《秘書學(xué)概論》課件

秘書的人際關(guān)系3/9/20231本章重點(diǎn)與要求掌握秘書的社會(huì)角色與地位，便于在實(shí)際工作中擺正自己的位置熟練掌握秘書處理幾種主要人際關(guān)系的具體方法及技巧了解秘書處理人際關(guān)系的原則2第一節(jié)秘書的社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)地位一、秘書的社會(huì)活動(dòng)（一）現(xiàn)代秘書社會(huì)活動(dòng)的特點(diǎn)秘書的活動(dòng)可以說是以整個(gè)社會(huì)為背景。活動(dòng)的目的、活動(dòng)的方式也明顯地復(fù)雜化、多樣化?，F(xiàn)代秘書有機(jī)會(huì)隨同領(lǐng)導(dǎo)、上司或單獨(dú)外出聯(lián)系工作、訪問、調(diào)查研究或參加各種會(huì)議、集會(huì)。秘書將出入各種機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，出人各種公共和交際場(chǎng)合，將接觸各行各業(yè)的人。隨著工業(yè)化社會(huì)的發(fā)展，人與人交往的頻率和信息量劇增，使得秘書的活動(dòng)已經(jīng)充分社會(huì)化了。3第一節(jié)秘書的社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)地位二、秘書的社會(huì)地位隨著社會(huì)的發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，秘書已經(jīng)成為我國社會(huì)從業(yè)人數(shù)最多的社會(huì)群體之一，秘書在不同的領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，其地位也正在逐漸開始顯現(xiàn)出來。（一）領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀（二）公司的高級(jí)管理人員（三）增長才干的理想職位5第一節(jié)秘書的社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)地位三、秘書社會(huì)地位的特點(diǎn)秘書作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級(jí)或階層，也承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)。但它依附于某個(gè)機(jī)關(guān)、單位，或依附于某個(gè)個(gè)人。這就意味著他所就職的機(jī)關(guān)、單位，他們擔(dān)任的職務(wù)、職位，他所服務(wù)或代表的那位個(gè)人賦予他某種社會(huì)地位。因此，不少人認(rèn)為，秘書是沒有獨(dú)立的社會(huì)地位的。6第一節(jié)秘書的社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)地位然而，如果秘書人員即使就職于小機(jī)關(guān)或基層單位，或是充當(dāng)?shù)匚?、并不顯赫的人的秘書，而由于他具有較高的德、才、學(xué)、識(shí)，作出了出色的成績，他仍然會(huì)獲得周圍人的尊重，也可說是取得了較高的社會(huì)地位。因此，秘書人員既要承認(rèn)自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會(huì)地位的依附性。7第二節(jié)秘書的角色意識(shí)一、社會(huì)角色和角色活動(dòng)1．社會(huì)角色社會(huì)角色，是指人在社會(huì)中所處的地位，這種地位賦予人的權(quán)利和義務(wù)，以及這種地位要求人具有的與之相適應(yīng)的意識(shí)和行為。2．角色與地位一方面，社會(huì)總是期望每個(gè)個(gè)人的意識(shí)、言行符合他的地位；另一方面?zhèn)€人也會(huì)不斷努力按照社會(huì)的期待去認(rèn)識(shí)、去行動(dòng)。因此，地位乃是角色自靜態(tài)表述，角色乃是地位的動(dòng)態(tài)表現(xiàn)。9第二節(jié)秘書的角色意識(shí)3．角色的轉(zhuǎn)移、沖突與適應(yīng)每個(gè)人在人生舞臺(tái)上都要扮演一定的角色，又往往在不同的場(chǎng)合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色(即角色轉(zhuǎn)換)或同時(shí)扮演多種角色。個(gè)人承擔(dān)多種角色，每一種角色的意識(shí)和行為規(guī)范不可能一樣，有可能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，也可能產(chǎn)生矛盾沖突，產(chǎn)生矛盾沖突的即稱之為“角色沖突”。消除“角色沖突”，取決于個(gè)人的“價(jià)值取向”(即角色選擇)和個(gè)人的努力(即角色適應(yīng))。10第二節(jié)秘書的角色意識(shí)二、秘書的角色意識(shí)

(一)秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中擔(dān)任的角色1、領(lǐng)導(dǎo)工作的助手。2、領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的幫手。3、領(lǐng)導(dǎo)思維的腦筋。4、政策活動(dòng)的樞紐。5、決策（決定）的督辦員。6、領(lǐng)導(dǎo)信息的資料庫。7、領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)活動(dòng)的組織者和隨員。11第三節(jié)秘書處理人際關(guān)系的原則一、人際關(guān)系的內(nèi)容與方式（一）人際關(guān)系的涵義人際關(guān)系是指在社會(huì)活動(dòng)中，人們之間所結(jié)成的各種關(guān)系。（二）影響人際關(guān)系的因素1．距離的遠(yuǎn)近。2．交往的頻率。3．態(tài)度相似性。4．需要的互補(bǔ)性。5．情景因素。13第三節(jié)秘書處理人際關(guān)系的原則（三）人際關(guān)系的障礙1．心理障礙。2．語言障礙。3．地位障礙。4．物理障礙。（四）人際關(guān)系的方式1．語言。2．體態(tài)或身勢(shì)。3．物質(zhì)。14第三節(jié)秘書處理人際關(guān)系的原則（五）人際關(guān)系中的自主性自主性既是指在人際交往中要主動(dòng)去接近人，了解人，主動(dòng)去爭取合作與支持；又是指在人際關(guān)系中要獨(dú)立自主。（六）人際關(guān)系中的適應(yīng)性為了達(dá)到自己的行為目的，要善于在行為方式上適應(yīng)社會(huì)習(xí)俗的要求，適應(yīng)各種不同的交往對(duì)象的要求，適應(yīng)特定環(huán)境與場(chǎng)合的要求。15第三節(jié)秘書處理人際關(guān)系的原則（二）禮貌和禮儀禮貌要求秘書在公司或其他場(chǎng)合會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)、上司、同事或客人時(shí)，首先應(yīng)做到服裝整潔、修飾得體，表情自然，待人接物時(shí)，面帶真誠的微笑，舉止文雅；與人交談時(shí)，用語得體、口齒清晰語音溫和。禮儀是人際交往中約定俗成的行為方式。我國現(xiàn)行的禮儀以社會(huì)主義精神文明為主體，又吸收了優(yōu)秀的歷史傳統(tǒng)和現(xiàn)代西方文明，已成為現(xiàn)代人、尤其是文化人不可缺少的修養(yǎng)和學(xué)問，值得秘書人員去學(xué)習(xí)并融化到自己的意識(shí)和行動(dòng)之中。17第三節(jié)秘書處理人際關(guān)系的原則（三）樂于助人秘書人員應(yīng)具有根深蒂固的“助人為樂”的意識(shí)，養(yǎng)成主動(dòng)、勤勞的習(xí)慣。無論對(duì)上司、或同事、或客戶、或有工作交往的普通群眾，只要知道或看出對(duì)方有需要，就應(yīng)主動(dòng)地伸手幫助。（四）贊美他人秘書不是卑賤者，但他(她)的角色地位要求其必須是個(gè)真正的謙虛者。秘書從處理好人際關(guān)系角度麗言，應(yīng)該多注意他人的優(yōu)點(diǎn)，多慷慨地贊美他人。真誠、慷慨地贊美他人，會(huì)使秘書獲得愈來愈多的朋友。18第三節(jié)秘書處理人際關(guān)系的原則（五）寬容與體諒秘書人員要善于在人際交往中學(xué)會(huì)寬容與體諒。對(duì)別人身上這樣或那樣的弱點(diǎn)或缺點(diǎn)要予以寬容，對(duì)別人的粗魯言語、舉止或錯(cuò)誤行為，只要不傷害公司及個(gè)人，要予以寬恕。（六）公允公允要求秘書處事待人要公正，誠實(shí)，既不自欺，又不欺人。不貪人之功以為己有，也不文過飾非或推卸責(zé)任。19第四節(jié)秘書主要人際關(guān)系的處理要求（二）要善于處理各種情況首先，當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的缺點(diǎn)時(shí)，不要毫不留情地揪住其缺點(diǎn)不放，應(yīng)盡可能多方面幫助他。其次，要看準(zhǔn)時(shí)機(jī)。21第四節(jié)秘書主要人際關(guān)系的處理要求（三）秘書與上司關(guān)系的特征1．工作上的主從性。2．知識(shí)、能力、體力、思維的補(bǔ)充性。3．人際關(guān)系的首屬性。4．人格上的平等性。22第四節(jié)秘書主要人際關(guān)系的處理要求（四）秘書與上司關(guān)系的處理原則1．主動(dòng)配合、適應(yīng)。2．服從，但不盲從。3．委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸。4．維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。23第四節(jié)秘書主要人際關(guān)系的處理要求（二）秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求1．了解同事2．與同事打成一片第一，與同事合作。第二，對(duì)同事一視同仁。第三，注意并欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)。第四，關(guān)心同事。25第四節(jié)秘書主要人際關(guān)系的處理要求3．做好領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的意見溝通工作（1）真誠地關(guān)心別人。（2）同等友好。（3）維護(hù)團(tuán)結(jié)。261．你認(rèn)為秘書的社會(huì)地位應(yīng)該是怎樣的?2．秘書如何才能扮演好自己的角色?3．秘書處理人際關(guān)系的一般準(zhǔn)則有哪些?4．秘書應(yīng)怎樣處理好與上司的關(guān)系?5．秘書應(yīng)怎樣處理好與一般同事的關(guān)系?6.秘書處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則與要求？復(fù)習(xí)思考題291會(huì)議概述2會(huì)務(wù)工作流程3會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4常用會(huì)議的組織程序5會(huì)見與會(huì)談6技能訓(xùn)練會(huì)議組織與管理30

教學(xué)目的

通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。31教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。32案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后

某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請(qǐng)柬上，等開會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？33前言會(huì)議概論34一、會(huì)議的涵義

會(huì)議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會(huì)”。二、辦會(huì)的涵義

辦會(huì)就是指秘書部門和秘書人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會(huì)議文件、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)務(wù)接待、會(huì)議議題與議題磋商、生活安排、會(huì)議記錄、掌握會(huì)議進(jìn)展和會(huì)后貫徹工作等等。

35第一節(jié)會(huì)議的特點(diǎn)作用與種類36一、會(huì)議的主要特點(diǎn)

１、集體性；２、程序性；３、公開性；4、規(guī)范性。二、會(huì)議的作用1、會(huì)議體現(xiàn)了民主。2、會(huì)議交流了信息。3、會(huì)議統(tǒng)一了集體認(rèn)識(shí)和行為。4、會(huì)議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。

37三、會(huì)議的種類

1.按規(guī)模分：

特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。3、按時(shí)間分：定期和非定期。4、按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì).

5、按召開方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。

6、公司常見會(huì)議類型：

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì).新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。

38四、會(huì)議的要素１、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

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大家談

你參加過一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？

40第二節(jié)會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)41一、組織的工作1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；2、根據(jù)議題安排議程、日程；3、發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；4、對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；5、布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；6、印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；7、負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；8、會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；9、會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；10、會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。11、會(huì)議的結(jié)束收尾工作。4243二、文書工作

1、會(huì)議文書的起草；2、會(huì)議文書編寫；3、會(huì)議文書印發(fā)及管理。

三、生活管理工作1、與會(huì)人員的食宿管理；2、會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；3、會(huì)議的交通保障；4、會(huì)議的文化活動(dòng)；5、與會(huì)人員的醫(yī)療保健。

四、安全保衛(wèi)工作

1、會(huì)議的保密工作；2、會(huì)議的警衛(wèi)工作；3、會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。44會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單45會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作46會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道47第三節(jié)會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容48一、指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1、準(zhǔn)備充分；２、組織嚴(yán)密； ３、服務(wù)周到；４、確保安全。二、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、確定會(huì)議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。492、確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期

會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。505、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）．必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。51

6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。

8、確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。529、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會(huì)議議程表1、推選銷售部經(jīng)理的人選。2、年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。4、下年度銷售目標(biāo)。5、銷售人員的招聘和重組。53某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開始，張董致開幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11：30大會(huì)結(jié)束5410、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件、飛信。55

11、制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件來賓證會(huì)議證件旁聽證列席證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。56

12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

13、安排食住行

⑴會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

⑵會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。

⑶安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。57

14、制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

15、布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。58

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。59

②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。60主席臺(tái)坐次61禮堂型62教室型會(huì)場(chǎng)63

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

64

會(huì)標(biāo)會(huì)徽65

16、檢查會(huì)場(chǎng)

（1）方式一種是聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。

（2）檢查的內(nèi)容A.文件的材料準(zhǔn)備情況。B.會(huì)場(chǎng)布置情況。C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。D.其他內(nèi)容。66問題討論

1、會(huì)議議程與日程的區(qū)別。2、簡述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。3、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布置工作？5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？67三、會(huì)中服務(wù)工作

1、報(bào)到及接待工作

（1）與會(huì)人員的接送;（2）會(huì)議交通工具的安排;（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買;（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。683、做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

①記錄頭:

會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。

②記錄主體

與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。③記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字。69

（2）會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。

（3）會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。70（4）會(huì)議記錄方法

①記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其他的可簡要記錄.

②漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。③與會(huì)者提的意見、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改

①定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。

②與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書可改。

③會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。714、確保會(huì)議期間信息的溝通（1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.①秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

②深入會(huì)議，掌握第一手資料。

③注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。

④注重實(shí)效，并收集反饋信息。72⑵會(huì)議期間的對(duì)外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。②注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。③選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。④收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).⑤為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會(huì)提供資料。735、編發(fā)會(huì)議簡報(bào)（1）類型綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求簡練、快捷、準(zhǔn)確。

74報(bào)頭，多有一套專門設(shè)計(jì)的固定版式。上面正中用醒目大字標(biāo)明簡報(bào)名稱，報(bào)名下面要標(biāo)明編印機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、編號(hào)。簡報(bào)名稱可由會(huì)議會(huì)稱和文種類別（簡報(bào)）組成，也有的只標(biāo)“會(huì)議簡報(bào)”字樣。編號(hào)常用括號(hào)標(biāo)在標(biāo)題正下方靠近標(biāo)題的地方。75報(bào)核，即報(bào)身又稱正文，是會(huì)議簡報(bào)的主體。會(huì)議簡報(bào)正文的寫法，要根據(jù)具體情況來定，通常大致有三種：第一種為綜述法。由編者采集各方面的言論、意見加以概括而成，相當(dāng)于一份會(huì)議的綜合報(bào)道，將會(huì)議的進(jìn)程、出席情況、會(huì)議的發(fā)言和議程一一攝人，全面加以反映。第二種是重點(diǎn)報(bào)道法。重點(diǎn)反映會(huì)議的某個(gè)重要報(bào)告的內(nèi)容、小組討論情況或一個(gè)與幾個(gè)人的發(fā)言等。第三種為摘要法。摘錄代表發(fā)言的概要，供與會(huì)者參閱。76報(bào)尾在簡報(bào)最后一頁的下方，注明主送單位或個(gè)人姓名、抄送單位、增發(fā)單位和印發(fā)份數(shù)。77

6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作

①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)78

7、會(huì)議保密工作

⑴會(huì)前保密工作①涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。②召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

④選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

79

⑵會(huì)中保密工作

①加強(qiáng)保密教育。

②加強(qiáng)文件管理。

③加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

⑶會(huì)后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。

③對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。

80

8、會(huì)議的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會(huì)議車輛管理工作。(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。(5)安排好會(huì)議的文化生活。(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。81問題討論

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？2、如何做好會(huì)議記錄？3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？5、會(huì)議后勤保障工作包括哪些？

82四、會(huì)后整理工作

1、安排與會(huì)人員離會(huì)2、撰寫會(huì)議紀(jì)要3、會(huì)議的宣傳報(bào)道4、會(huì)議文書的立卷歸檔5、會(huì)議總結(jié)工作6、會(huì)后催辦和反饋工作

83相關(guān)知識(shí)

發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議;對(duì)于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票;發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。

84第四節(jié)常用會(huì)議的組織程序85一、行政辦公會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會(huì)。議題安排→發(fā)送會(huì)議通知→做好會(huì)議記錄→撰寫辦公會(huì)議紀(jì)要→議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進(jìn)行反饋86二、職工代表大會(huì)

職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會(huì)條例》召開的具有法律效力的會(huì)議。其組織程序如下:

1.籌備會(huì)議

確定大會(huì)議題→做好宣傳發(fā)動(dòng)工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會(huì)議文件→準(zhǔn)備會(huì)議文件87

2.預(yù)備會(huì)議

（1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過大會(huì)議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專門小組的設(shè)置及組成人選名單.（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。88

3.召開會(huì)議

（1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過。（2）聽取各專門小組的報(bào)告。（3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過大會(huì)決議。

894.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)

（1）整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。（2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。90第五節(jié)會(huì)見與會(huì)談91一、會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備1、收集對(duì)方的相關(guān)資料①對(duì)方求見的目的②對(duì)方的求見對(duì)象③對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征④對(duì)方參加會(huì)見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤主要求見人的詳細(xì)資料922、通知主方參加會(huì)見和會(huì)談的人員

①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會(huì)談人員933、了解會(huì)見與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間

（1）會(huì)見的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)見的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。會(huì)見的時(shí)間根據(jù)會(huì)見的性質(zhì)來定。（2）會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會(huì)議室。會(huì)談的時(shí)間安排應(yīng)先征求對(duì)方的意見。944、通知對(duì)方

會(huì)見與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方。了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會(huì)見和會(huì)談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會(huì)見、會(huì)談的具體日程。955、場(chǎng)所的布置及座位安排（1）場(chǎng)所的布置會(huì)見場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗)，現(xiàn)場(chǎng)可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。96（2）會(huì)見與會(huì)談的座次安排

①會(huì)見的座次安排

會(huì)見時(shí)應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員97②會(huì)談的座次安排雙方會(huì)談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)方語種的座位卡。如圖所示。多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。

98正門客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人（一）（二）99課堂討論

一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因?yàn)檫@對(duì)于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對(duì)方以滿意的答復(fù)，會(huì)議沒有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。為什么會(huì)談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？100相關(guān)知識(shí)會(huì)見會(huì)見，國際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為會(huì)見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。101相關(guān)知識(shí)會(huì)談

會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。102相關(guān)知識(shí)會(huì)見、會(huì)談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會(huì)見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。2、功能不同：會(huì)見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。

103會(huì)見與會(huì)談的基本程序

迎接致辭、贈(zèng)禮、合影會(huì)見或會(huì)談?dòng)涗浗Y(jié)束104合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員（或主客插排）5---主方人員6---攝影師105技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析

案例1：一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，開會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

106案例2：

一次重要的國際會(huì)議，十多個(gè)國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會(huì)議的“全家?！?，競找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。

從此案例中說明會(huì)議組織應(yīng)注意哪些問題？107案例3：

某校召開一次表彰大會(huì)，對(duì)全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競亂糟槽。

以上三個(gè)案例中的問題都是由會(huì)議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬?duì)于會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。108

二、觀察并制作觀察你見到的辦公會(huì)、研討會(huì)、論證會(huì)、茶話會(huì)、洽談會(huì)等，注意會(huì)場(chǎng)布置的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會(huì)議的布置圖，并注明會(huì)議所有參與者的座位安排。

三、參考會(huì)議組織籌備的預(yù)案要求為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會(huì)擬出會(huì)議籌備方案。109問題討論

1．怎樣做好會(huì)見的準(zhǔn)備工作?2．會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么?3．什么是會(huì)見?什么是會(huì)談?秘書人員為什么要做好會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作?110第三章秘書素養(yǎng)與悟性1、秘書的知識(shí)和能力2、秘書修養(yǎng)和職業(yè)道德3、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)4、秘書的能力要求

3/9/2023111秘書知識(shí)要求具有博與專的兼容性，成“T”型展開。秘書應(yīng)有的三層知識(shí)結(jié)構(gòu)：一、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)秘書應(yīng)有的知識(shí)2、專業(yè)知識(shí)：即秘書業(yè)務(wù)知識(shí)（文書寫作、檔案管理等）和從事專業(yè)知識(shí)3、相關(guān)知識(shí)：如經(jīng)濟(jì)、法律、管理、公關(guān)及心理學(xué)等1、基礎(chǔ)知識(shí)：即具有相當(dāng)于高中程度的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)112二、秘書的能力要求耐心傾聽并正確理解他人的發(fā)言精通禮儀禮節(jié)，善于處理人際關(guān)系，獲取支持善于發(fā)現(xiàn)矛盾，及時(shí)協(xié)調(diào)關(guān)系善于觀察、善于發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)做拾遺補(bǔ)缺工作善于閱讀，抓住精要，提煉濃縮，把握關(guān)鍵公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力觀察分析能力協(xié)調(diào)能力社交活動(dòng)能力閱讀概括能力聽知能力口頭表達(dá)能力寫作能力應(yīng)變能力設(shè)備操作能力面對(duì)突發(fā)事件要遇急不慌、臨危不懼，冷靜處理電話、錄音、擴(kuò)音、照相錄象、復(fù)印、傳真、通訊標(biāo)準(zhǔn)而流利的普通話，口齒清楚而又簡明扼要113（一）政治修養(yǎng)：秘書工作是從屬于一定的階級(jí)和政治集團(tuán)，因此，具有明顯的政治傾向性：第一、必須忠誠于共產(chǎn)主義事業(yè)的崇高理想。第二、堅(jiān)定的政治方向，四項(xiàng)基本有原則。第三、要有強(qiáng)烈的憂患意識(shí)，黨和人民憂患。第四、要有較高的政策水平。第五、要具有較強(qiáng)的法制觀念。第六、要正確地服從領(lǐng)導(dǎo)。三、秘書思想修養(yǎng)114理論修養(yǎng)：是指人們從實(shí)踐概括出來的關(guān)于自然界和人類社會(huì)的知識(shí)的有系統(tǒng)的結(jié)論。科學(xué)的理論是對(duì)客觀世界本質(zhì)及其規(guī)律的反映，其任務(wù)在于提示客觀事物的發(fā)展規(guī)律，并用以指導(dǎo)人們的實(shí)踐活動(dòng)。秘書需要掌握的理論有三個(gè)方面：一是政治理論；二是經(jīng)濟(jì)理論；三是秘書專業(yè)理論。（二）理論修養(yǎng)

115四、秘書思想作風(fēng)秘書思想作風(fēng)1、為人民服務(wù)5、實(shí)事求是8、開拓創(chuàng)新6、認(rèn)真仔細(xì)2、對(duì)黨和人民負(fù)責(zé)4、謙虛謹(jǐn)慎3、密切聯(lián)系群眾7、敏捷高效116秘書職業(yè)道德忠于職守嚴(yán)守機(jī)密恪守信用文明禮貌廉潔奉公接觸領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議，知道機(jī)密多，不得泄露黨、國家單位政治、經(jīng)濟(jì)、科技機(jī)密講信譽(yù)，言必行、行必果，按時(shí)兌現(xiàn)承諾，不能承諾之事不輕易答允文明禮貌、舉止大方、談吐文雅、常帶微笑，舉止言談得體，不傲慢又不做作奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私、不接受賄賂忠于黨和人民利益、單位利益；恪守本分，甘當(dāng)配角，不供僭權(quán)、不越權(quán)五、秘書職業(yè)道德

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指在社會(huì)環(huán)境和社會(huì)實(shí)踐中形成和發(fā)展的，主要是指人自身表現(xiàn)出來的穩(wěn)定的、經(jīng)常性的、本質(zhì)的個(gè)性心理特征，包括人格、意志、情緒、思維、動(dòng)機(jī)、興趣等。六、秘書的心理與心理調(diào)適（一）心理素質(zhì)：118

是在一定社會(huì)中個(gè)人做人的尊嚴(yán)、價(jià)值和品格的總和。人格是在社會(huì)生活中產(chǎn)生和形成的，人們?cè)诟脑熳匀缓透脑焐鐣?huì)的實(shí)踐中逐漸認(rèn)識(shí)了自己的地位和作用，因而便形成了對(duì)自己做人的尊嚴(yán)、人生的價(jià)值和道德品格的認(rèn)識(shí)，這就是人格。

1、人格119

是指人自覺地確定目標(biāo)，并根據(jù)目標(biāo)來支配、調(diào)整自己的行動(dòng)，克服各種困難，實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的心理過程。人有了意志才能積極地改造主觀世界和客觀世界，成為現(xiàn)實(shí)世界的主人。意志具有自覺性、果斷性、自制性和支持性等積極的品質(zhì)，也具有盲目性、頑固性、沖動(dòng)性和脆弱性等消極的品質(zhì)。2、意志120是人的情感較強(qiáng)烈的、帶沖動(dòng)性的、明顯的外部表現(xiàn)。它是一種高度擴(kuò)散的興奮或抑制狀態(tài)。沖動(dòng)性、情境性、短暫性和不穩(wěn)定性是情緒的突出特征。情緒表現(xiàn)為：喜悅或悲哀、喜愛或憎恨、驚奇或憤怒、恬靜或煩躁、輕松或緊張、樂觀或憂郁等，成熟的情緒表現(xiàn)為；自信、沉著、冷靜、持恒、溫情等。

3、情緒121是人的認(rèn)識(shí)過程，思維是把感覺、知覺加以抽象、概括、比較、綜合；或是利用概念進(jìn)行判斷、推理，即感性思維和理發(fā)思維。思維有深刻或膚淺、廣闊或狹隘、靈活或呆板、清晰或紊亂、獨(dú)立或因循、縝密或粗疏之分，秘書人員的思維須敏捷和縝密，忌呆板和粗疏。4、思維122

5、動(dòng)機(jī)又稱內(nèi)驅(qū)力，指滿足某種需要有關(guān)的活動(dòng)動(dòng)力，也就是推動(dòng)人的行動(dòng)的內(nèi)在原因。需要產(chǎn)生動(dòng)機(jī)，動(dòng)機(jī)產(chǎn)生動(dòng)力。人的一切行為都是要?jiǎng)訖C(jī)支配制約的。動(dòng)機(jī)屬于人的個(gè)性的積極性，也就是個(gè)性需要的具體表現(xiàn)。動(dòng)機(jī)可分為物質(zhì)性動(dòng)機(jī)和精神性動(dòng)機(jī)、天然性動(dòng)機(jī)和社會(huì)性動(dòng)機(jī)等。

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是指人的意識(shí)中對(duì)事物所持的一種積極的選擇態(tài)度或探索的認(rèn)識(shí)傾向。興趣是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，也可以在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中改變。由于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的豐富性，導(dǎo)致人的興趣也多種多樣，如直接興趣、間接興趣、積極興趣、消極興趣、短暫興趣、穩(wěn)定興趣等。秘書應(yīng)積極培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，還必須培養(yǎng)和發(fā)展職業(yè)外的興趣愛好，如旅游、書法、繪畫、音樂、攝影、集郵、體育活動(dòng)等。6、興趣124

秘書人員由于工作的繁雜性、地位的附屬性，很容易產(chǎn)生厭煩或消極情緒。為了有效地工作和正常地生活，秘書人員要善于調(diào)適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)。（二）心理調(diào)適：125

1、博覽群書、開闊胸襟2、興趣廣泛、豐富生活3、善于反省、自我調(diào)適4、傾訴、渲瀉、調(diào)節(jié)情緒心理調(diào)適方法126

氣質(zhì)是人的心理活動(dòng)的強(qiáng)度、速度、靈敏度等典型的、穩(wěn)定的心理特征。表現(xiàn)為人的感受性（感覺能力的大?。?、耐受性（感覺的強(qiáng)化或消退）、敏捷性（言語、動(dòng)作、記憶、注意力轉(zhuǎn)移的快慢）、可塑性（根據(jù)外界事物變化而改變自己適應(yīng)性行為的程度）、興奮性（情緒興奮的強(qiáng)弱和情緒表現(xiàn)的強(qiáng)烈程度）、傾向性（情緒、言語、動(dòng)作等反應(yīng)傾向于外或是傾向于內(nèi)）。七、秘書的性格與性格要求（一）氣質(zhì)127性格表現(xiàn)為人對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度和行為方式中的比較穩(wěn)定的、獨(dú)特的心理特征的總和。性格表現(xiàn)為態(tài)度特征：如對(duì)社會(huì)、集體、他人的關(guān)心或冷漠、同情或自私、誠實(shí)或虛偽等；對(duì)勞動(dòng)和工作的勤勞或懶惰、認(rèn)真或馬虎、細(xì)致或粗心等；對(duì)己對(duì)人謙虛或驕傲、自信或自卑、大方或羞怯等。（二）性格128

性格表現(xiàn)為意志特征：如對(duì)行為目標(biāo)的目的性或沖動(dòng)性、獨(dú)立性或依附性、對(duì)行為方式的主動(dòng)性或被動(dòng)性、自制性或放縱性；在緊急或困難情況下勇敢或膽怯、果斷或猶豫、鎮(zhèn)定或驚慌等；在行為過程中堅(jiān)定或動(dòng)搖、始終如一或反復(fù)無常、善始善終還是虎頭蛇尾等。性格表現(xiàn)為情緒特征：如穩(wěn)定或波動(dòng)、持久或短暫、抑郁低沉或開朗飽滿，善于受意志支配或失去控制。129性格還表現(xiàn)為思維特征：如敏感或遲鈍、精細(xì)或粗疏，善于獨(dú)立思考或喜歡拾人牙慧；富于想象或囿于直觀，善于分析概括或偏于就事論事等。成熟的性格表現(xiàn)為各個(gè)特征之間的相互關(guān)系、相互制約、相對(duì)穩(wěn)定；不成熟的性格表現(xiàn)為各個(gè)特征之間的相互矛盾和反復(fù)無常。性格又是隨著人的活動(dòng)的多樣性而表現(xiàn)出變化性。性格是在客觀環(huán)境中受客觀的人、事、物的影響而形成的，一旦形成后，便有相對(duì)的穩(wěn)定性，但它又可隨著客觀影響的變化而變化，具有可塑性。130如從小家境優(yōu)裕、備受寵愛的孩子，性格容易外向、大膽、靈活、善于表達(dá)，但也容易急躁、浮滑、脆弱；反之，性格容易內(nèi)向、沉默寡言、不合群、悲觀，但身心忍受力強(qiáng)，內(nèi)心驕傲、堅(jiān)定、頑強(qiáng)。經(jīng)常成功的人性格容易驕傲、暴躁、急于求成、過于自信，但一旦失敗，很快轉(zhuǎn)化成垂頭喪氣，甚至自暴自棄。相反，經(jīng)常遭受挫折的人容易內(nèi)向、反思、甚至悲觀，但也能錘煉出豎毅的性格。所以有人說，挫折也是一種財(cái)富。131秘書的性