辦公室管理培訓

辦公室管理培訓第一篇tc"第一篇"辦公室基礎(chǔ)工作管理標準tc"制度與表格"●辦公室機構(gòu)設(shè)置和人員配備標準●辦公環(huán)境設(shè)計與管理標準●辦公自動化建設(shè)與管理標準●辦公用品配備與管理標準●辦公室工作目標管理標準辦公室的組織與管理一、現(xiàn)代辦公室的組織1.辦公室的組織原則所謂組織，是指一個有共同目標和一定邊界的社會實體和活動過程及活動系統(tǒng)。通過既定的社會實體及其活動，組織自身才得到延續(xù)和發(fā)展?，F(xiàn)代組織理論認為，任何組織都是一個整體、一個系統(tǒng)，它的功能是由其結(jié)構(gòu)決定的?，F(xiàn)代辦公室也是一種社會實體，一種組織形式，它通過行政、事業(yè)或企業(yè)本身形成的結(jié)構(gòu)，將各活動指派給一定的為其工作的人員。因此，辦公室組織涉及的是人與人、人與事之間構(gòu)成的活動，在特定的結(jié)構(gòu)中，每個人都與其他人形成特定的關(guān)系諸如上下級關(guān)系、同級關(guān)系、咨詢關(guān)系，并由這種關(guān)系來確定相應的責任。由此可見，組織一個辦公室就是正確安排布置好它的各個部分及每一個人，使各個部門、各個人之間形成關(guān)系明確的有機的整體，使彼此協(xié)調(diào)有效地運轉(zhuǎn)。一個良好的辦公室組織必須符合下列原則：(1)明確性明確性是指各部門、各個工作人員之間的關(guān)系是明確的，不存在職責不分、責權(quán)混亂的情況。(2)動態(tài)性任何一個辦公室都沒有一個統(tǒng)一的組織模式，要根據(jù)需要“因事設(shè)置”，要隨著工作結(jié)構(gòu)的變化而變化。(3)適當性適當性是指每一個辦公室工作人員都要有適當?shù)墓芾硐聦偃藛T的幅度。根據(jù)現(xiàn)代組織原理，一位辦公室工作人員涉及到的人際關(guān)系總數(shù)可用下面公式表示：C=(N/2-N/2+N-1)式中：Ｃ——可能涉及到的人際關(guān)系數(shù)； Ｎ——管理幅度。可見，若管理下屬人員的幅度過大，勢必增加人際關(guān)系數(shù)，這就決定了任何管理者都應當有一個適當?shù)姆取?.辦公室的組織方式根據(jù)現(xiàn)代組織理論，現(xiàn)代辦公室的組織方式主要有以下五種：(1)集權(quán)組織方式集權(quán)組織方式是指由一個中心(可以是某一個人)來行使指揮權(quán)的組織方式。例如，一個總部給各分部發(fā)指示，分部必須執(zhí)行且必須把執(zhí)行情況向總部反饋。利用集權(quán)組織方式，可以由總部包辦分部的財務，也可以由分部實行獨立核算，自己管理財務。①集權(quán)組織方式的優(yōu)點a.效率高，它避免了各部門相互摩擦而造成的力量分散和能量損耗，可以使各部門更加步調(diào)一致，共同為達到組織的總目標而努力。b.這種組織方式可以充分調(diào)動各部門的閑置力量投向某項重點工作，以保證重點工作的優(yōu)先完成。c.可以制定一個統(tǒng)一的組織標準，便于統(tǒng)一協(xié)調(diào)。d.可以更有效、更充分地利用辦公設(shè)備。e.可以節(jié)省經(jīng)濟開支。②集權(quán)組織方式的缺點a.由于過分強調(diào)統(tǒng)一性，從而不可避免地帶來僵死的弊端。b.由于最高組織者遠離基層，在信息不可能完全掌握的情況下容易產(chǎn)生官僚主義。c.容易壓抑部門和個人的積極性和獨創(chuàng)性。d.容易造成信息反饋的滯后現(xiàn)象。③集權(quán)組織方式的適用范圍作為一種組織方式，集權(quán)組織方式并非適用于每一個辦公室部門，這要視其具體工作結(jié)構(gòu)。一般說來，只要是能把辦公室工作人員集中在一起的那些工作,都可以實行集權(quán)組織方式。具體說來主要有：處理往來郵件、接待來訪者、復印、打印、文件檔案管理、辦公用品管理、人員招聘和培訓、文件印刷、辦公室衛(wèi)生、食堂衛(wèi)生、應急工作等一般雜務。(2)線性組織方式線性組織方式是指按照縱向關(guān)系逐級安排責、權(quán)的組織方式。其特點是上一層的責、權(quán)大于下一層，逐級降低，構(gòu)成一個金字塔狀的責權(quán)管理系統(tǒng)。在這樣的系統(tǒng)中，每個人只對一個上級負責。線性組織方式的優(yōu)點是：責權(quán)清楚，相對穩(wěn)定性較大，易于保持良好的紀律，不易發(fā)生責權(quán)混亂的現(xiàn)象。線性組織方式的缺點是：可能導致管理方式死板僵化，工作作風武斷甚至獨裁；某一位領(lǐng)導人負擔過重，而其他人員又閑著無事；可能有的部門會強調(diào)局部目標和局部利益而忽視整體目標與整體利益；可能因某位領(lǐng)導離職或調(diào)離工作崗位而影響整個工作。(3)職能組織方式職能組織方式是指任命一些專家負責辦公室內(nèi)部某一部門的工作，從而減輕行政首長負擔的組織方式。這種組織方式能夠充分利用專家的特長，發(fā)揮業(yè)務和技術(shù)專門人才的作用，但由于基層單位或工作者個人的領(lǐng)導者不止一個，容易造成無所適從的現(xiàn)象，有時反而會降低整個辦公室工作的效率。(4)線性—職能組織方式這種組織方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)點，是我國辦公室組織中常用的方式。采用這種方式應注意的問題是：應該明確的職責一定要有專門的說明，以免互相推諉。(5)委員會組織方式這是一種集體領(lǐng)導型的組織方式。其特點是主席是由委員們推選出來的，在重大決策上沒有決定權(quán)，必須經(jīng)委員們討論或投票決定。主席負責收集委員們的意見，按照大多數(shù)人的意志辦事。一般情況下，委員會可設(shè)置常務委員會，負責處理日常事務，除重大決策問題交全體委員們討論決定外，一般性決策只要常務委員們討論決定就可以了。委員會組織方式的優(yōu)點有：避免了獨斷專行和不民主，能夠充分聽取各方面的意見，充分了解各種看法和意見，避免決策失誤。委員會組織方式的缺點有：由于事事都要經(jīng)過討論，往往延誤了決策時機，不適合那些需要當機立斷問題的決策；由于委員們來自各個層次，不一定熟悉和關(guān)心討論的議題，可能說外行話或者根本漠不關(guān)心；由于每個人都可能堅持自己的看法，對某項議題可能久議不決，或者最終只能達成一種妥協(xié)的協(xié)議。利用這種方式需要注意的是一定要有一個比較精明強干的主席，否則往往易受委員們的左右或支配。從上面幾種組織方式我們可以看出，任何一種方式都不是十全十美的。單純采用任何一種方式都可能出現(xiàn)某些失誤或偏差。因而，在具體的辦公室組織中，應針對自己的特點和工作結(jié)構(gòu)，綜合考慮各種組織方式的優(yōu)點，博采眾長，尋找一種最佳的組織方式，以避免辦公室工作的失誤，提高工作效率。3.辦公室工作的簡化在我國，由于長期以來形成的人浮于事、因人設(shè)事的現(xiàn)象十分突出，因而，辦公室工作的簡化就成為組織工作的重要內(nèi)容。(1)辦公室工作簡化的目標辦公室工作簡化的目標是提高辦公室的工作效率。具體有：①建立明確的責任制，實行責、權(quán)一致的原則，減少互相推諉，互相扯皮。②通過簡化工作，將辦公費用降到最低。③建立最有效的文件批閱傳送程序。④縮減行政人員、辦公室空間和資金，并將縮減的人、財、物用于其他更重要的工作。⑤用準確的時間傳遞和反饋各種信息。(2)辦公室工作簡化的程序①確定調(diào)查對象并擬定有關(guān)文件。②規(guī)劃調(diào)查測定范圍及測定方法。③通過個人觀察、與工作人員面談或發(fā)問卷等多種形式，收集各種必需的資料。④對各種資料進行深入而細致地分析，重點是工作的內(nèi)容、目標、時間、地點及人員素質(zhì)等，通過分析，提出改進意見，擬定改進方案。⑤將改進方案上報，待批準后即可付諸實施，在實施過程中，尤其應注意信息的反饋及方案的修正。在辦公室簡化工作中，很重要的一條就是文件報表和工作程序的簡化。一般說來，辦公室所使用的文件報表總是由一定的工作人員來填寫、處理及歸檔保存，文件報表越少，所需要的工作人員就越少，簡化工作就做得越徹底。同時，簡化文件報表，清除一些不必要的文件，把長文件變成短文件，有利于解放辦公室工作人員，使事務型辦公室變成思考型辦公室，提高辦公室決策水平。而精簡、合并工作程序，去掉不必要的中間環(huán)節(jié)，更是提高辦公效率的重要前提。因此，我們一定要把辦公室簡化工作當作一件長期性的任務來完成。(3)辦公室簡化工作需注意的問題在辦公室簡化工作中需要注意的一個重要問題是，由于辦公室自動化程度的不同，辦公室工作的性質(zhì)和對工作人員的要求也會產(chǎn)生很大的差別，有時會發(fā)生根本性的變化，這對工作簡化的形式和內(nèi)容都提出了新的要求。因而，工作簡化還必須結(jié)合辦公自動化程度來進行，必須考慮如何引入辦公室自動化設(shè)備來達到簡化效果。而這樣，傳統(tǒng)的辦公室工作簡化的許多概念都會發(fā)生根本性的變化。二、辦公室管理的任務一個單位內(nèi)有各個部門，如計劃部門、供銷部門、財務部門和后勤部門等，這些部門都具有各自的辦公地點，配備了相應的物質(zhì)條件及環(huán)境，并在一定人員的組織下達到各自的辦公目的。此外，任何單位都設(shè)總辦，它是整個單位的指揮部和神經(jīng)中樞，大量的信息流入這里(辦公地點)，經(jīng)過領(lǐng)導和文職人員的處理后(文職工作)，又從這里流出，從而，促使各個部門協(xié)調(diào)一致，使整個單位正常運轉(zhuǎn)(辦公目的)。1.辦公室管理的概念所謂辦公室管理，就是對辦公室的構(gòu)成條件及其信息服務活動進行計劃、組織、指揮和控制的活動。管理的核心內(nèi)容是采取一系列有效的手段、技術(shù)、方法、制度，從而最大限度地調(diào)動辦公室工作人員的積極性與主動性；管理的目的在于實現(xiàn)包括制定計劃、組織實施、指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督控制諸環(huán)節(jié)在內(nèi)的整個過程的總體目標優(yōu)化，從而盡可能提高辦公室的運行效率，最大限度地實現(xiàn)辦公室的工作目的。2.辦公室管理的內(nèi)容如果撇開各類辦公室處理的具體事務，就會發(fā)現(xiàn)它們都有一個共同點，即接收和處理信息。從根本上說，辦公室工作就是提供信息溝通和記錄的某種服務的機構(gòu)，辦公室管理就是圍繞著這些信息服務工作來開展的。若從信息角度看，辦公室的管理工作可以歸納為以下幾方面：(1)接收信息例如，在企業(yè)，主要是接收生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)計、設(shè)備、勞動定額、工資、人事、市場、價格、存貨增減等信息；在事業(yè)單位，主要是接收下級單位的報文或上級單位的政策性文件等信息。(2)記錄信息記錄信息是指將接收的信息記錄下來，分類存儲，包括立卷存檔，以備查詢。(3)處理信息根據(jù)接收到的信息的性質(zhì)和內(nèi)容，進行分析、綜合、判斷、預測，并按照先后次序或輕重緩急，作出各種具體的安排決定，或報送領(lǐng)導人決定，或責成相應的人員去辦理。(4)傳遞信息傳遞信息有兩重含義，一是將接收信息的處理結(jié)果發(fā)出；二是自身也是信息源，其自身的信息也在不斷發(fā)出。例如高校的校級辦公室，一方面?zhèn)鬟f上級的各種文件；另一方面自身也在制定一些規(guī)章制度、發(fā)布有關(guān)文件。3.辦公室管理的職能和任何社會管理一樣，辦公室管理也具有二重性，即維護生產(chǎn)關(guān)系和組織生產(chǎn)力，提高工作效率。在這里，我們著重從后者出發(fā)談談辦公室管理的職能。從組織生產(chǎn)力(辦公室所擁有的人、財、物)角度看，辦公室管理總是以制定切實可行的計劃為起點，通過對辦公室諸要素的組織和對人們的各項活動的指揮與控制，使整個辦公室的活動協(xié)調(diào)發(fā)展，最后以實現(xiàn)辦公目的(計劃目標)為終點，構(gòu)成一次循環(huán)；然后，在此基礎(chǔ)上再提出新的目標，開始新的循環(huán)。這種周而復始的循環(huán)過程就是辦公室的管理過程。這個過程的順序是既定的，但每一次循環(huán)的目標和具體內(nèi)容卻不是簡單地重復，而是根據(jù)不同的時間、地點和條件加以變化。正是由于管理過程的不斷重復和各環(huán)節(jié)在時間、空間上的并存和繼起，才使得辦公室管理的任務和辦公目的得以順利實現(xiàn)。辦公室管理過程的每一次循環(huán)，都包含著相同的環(huán)節(jié)，都是各環(huán)節(jié)在較高層次上的重復。各環(huán)節(jié)在每一次循環(huán)中處于不同的地位，擔負著不同的職能，這些職能的總和就是現(xiàn)實的辦公室管理過程。對于管理職能的分類，國內(nèi)外的說法不同。我們把辦公室管理的職能歸納為計劃、組織、指揮、控制四項內(nèi)容。其中，計劃職能屬于決策性職能，居于各項職能的起點和首位，為辦公室的管理過程提出目標和達到目標的途徑；組織和指揮屬于執(zhí)行性職能，是把計劃內(nèi)容付諸實施的環(huán)節(jié)；控制屬于保證性職能，其作用在于對辦公室管理活動的進程和結(jié)果進行監(jiān)督和調(diào)節(jié)，以防止組織和指揮環(huán)節(jié)偏離計劃目標，使管理過程的循環(huán)得以順利進行。

第二節(jié) 辦公室的機構(gòu)設(shè)置一、辦公室機構(gòu)設(shè)置的要求辦公室是一種管理組織形式，具有組織的基本特征。所謂組織就是依據(jù)一定的任務或目標由許多互相聯(lián)系、互相依賴、互相作用的部分組成并具有一定功能的整體。或者說是為完成一定的任務組織起來的有統(tǒng)屬關(guān)系和辦事程序的機構(gòu)。一個良好的系統(tǒng)或組織機構(gòu)必須具備三個條件：一是必須明確規(guī)定各成員的職務分工及其范圍；二是根據(jù)職務規(guī)定責任與權(quán)限的分配，明確各職務間的相互關(guān)系；三是必須與母系統(tǒng)的性質(zhì)、規(guī)模相適應。從而使所有成員在這組織中有一個很協(xié)調(diào)的工作環(huán)境，每個成員都能為完成系統(tǒng)的目標很好地作出自己的努力。作為綜合管理機構(gòu)的辦公室，除了必須設(shè)立一個處理日常事務工作的機構(gòu)外，更重要的還在于設(shè)立一個與決策中心相適應的“參與政務”的組織機構(gòu)。但一般基層機關(guān)以及企、事業(yè)單位的辦公室，多是停留在事務的管理上，整天忙忙碌碌，很難發(fā)揮辦公室參與政務的作用。這與單位領(lǐng)導對辦公室工作安排、人員使用有關(guān)，也與機構(gòu)設(shè)置、人員素質(zhì)有關(guān)。如果辦公室人員太少，素質(zhì)不高，而工作任務又繁重，甚至超負荷的情況下，辦公室領(lǐng)導不可能擺脫事務性工作，真正協(xié)助領(lǐng)導抓大事和出謀獻策。當然，其他業(yè)務性職能部門也可以當領(lǐng)導參謀，反映情況，參與職權(quán)范圍內(nèi)決策討論，但業(yè)務部門往往局限于從本部門利益出發(fā)考慮問題，而辦公室的性質(zhì)和地位決定其必須從全局出發(fā)協(xié)助領(lǐng)導去解決問題。這是因為辦公室是直接為領(lǐng)導工作服務的一個部門，辦公室工作好壞直接影響領(lǐng)導決策的正確程度與貫徹執(zhí)行決策的全部過程。這是辦公室與其他業(yè)務職能部門不同之處。辦公室還具有由領(lǐng)導授予的對外處理問題的一定職權(quán)。因此，在機構(gòu)設(shè)置時必須按“參與政務”的規(guī)定要求適當設(shè)置某些機構(gòu)和配合相應的人員，并明確規(guī)定任務。建立合理的組織機構(gòu)，充分地調(diào)動辦公室全體人員的積極性，發(fā)揮每個成員的聰明才智，使辦公室有條不紊地有規(guī)范地進行工作，使全部工作達到高效率化。機構(gòu)設(shè)置與工作手段的自動化有很大關(guān)系。電子信息技術(shù)減輕了辦公室的工作量，提高了工作效率。所以，設(shè)計辦公室組織機構(gòu)時既要從現(xiàn)狀出發(fā)，又要考慮到未來，才能不脫離實際而又能適應事業(yè)發(fā)展的需要。二、辦公室機構(gòu)設(shè)置的基本原則1.目標一致原則一個單位或系統(tǒng)首要關(guān)鍵是確定目標。目標的明確性與管理工作的有效性是緊密相聯(lián)的。它是提高效能的前提條件，也是團結(jié)和鼓舞全體人員同心協(xié)力地完成預定目標的動力。領(lǐng)導者的主要職責首先是正確地確定目標，然后科學地組織人力、物力、財力去實施目標。使個人工作與組織目標協(xié)調(diào)一致，才能達到結(jié)果最佳化?？梢?，目標一致原則要求從整個系統(tǒng)來權(quán)衡利弊得失，小局服從大局，具有目的性、全面性，整合程度愈高，目標成果就越大；否則反之。為此，辦公室機構(gòu)設(shè)置要考慮如何有利于實現(xiàn)組織目標。2.職、責、權(quán)一致原則職是職務，責是責任，權(quán)是指依據(jù)任務所賦予的權(quán)力。職、責、權(quán)一致是指機構(gòu)設(shè)置以任務為依據(jù)，因事設(shè)職，一個蘿卜一個坑，貪多增設(shè)，盲目縮小都不利于任務的完成。每個人職責都要明確，在其職責范圍內(nèi)有權(quán)處理各種問題，不要設(shè)置有職無權(quán)的崗位。同時，每個人之間的分工也要清楚，不要有事無人干。任何情況下都能按分工標準找到經(jīng)辦的人員，還要考慮在特殊情況下也能做到有人辦理，以免產(chǎn)生無人過問現(xiàn)象。以上所說的就是職、責、權(quán)一致，切忌設(shè)置虛職，權(quán)與責是相稱的。當然，有時權(quán)力是可以授予的，如辦公室代表單位處理全局性問題。在這種情況下，其責任不是全部由被授權(quán)人員承擔，領(lǐng)導者即授權(quán)人也承擔一定的責任。3.效率原則機構(gòu)的設(shè)置目的在于實現(xiàn)既定目標。要實現(xiàn)目標必須講究效率，特別是高科技迅速發(fā)展的信息化時代，企業(yè)不講效率，就無法競爭，就有吃虧和倒閉的危險。行政和事業(yè)單位不講效率就不能使事業(yè)發(fā)展，甚至造成重大損害。如發(fā)生火警，消防車不能及時趕到，便會造成生命財產(chǎn)的損失，其原因在于效率不高。過去不少部門最薄弱的環(huán)節(jié)就在于信息反饋系統(tǒng)，幾乎等于空白，雖然強調(diào)調(diào)查研究，深入基層掌握第一手資料，但往往是走馬觀花或等待下屬部門送材料，層層上報。由于浮夸等不正之風，材料不真實和失時效情況時有出現(xiàn)。因此，在機構(gòu)設(shè)置時就必須考慮如何有利于提高效率。機構(gòu)臃腫，人浮于事是與效率原則相違背的。為了抬高自己身份，用各種手段將下屬機構(gòu)任意擴大與升格，也會造成人浮于事的不良現(xiàn)象。為了避免這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，在機構(gòu)設(shè)置時切忌因人設(shè)事，而要根據(jù)任務繁重程度，并要考慮現(xiàn)代科學管理的要求。對辦公室來說，必須克服過去那種信息傳遞緩慢的狀況，建立一個健全的信息反饋系統(tǒng)，以保證信息反饋快，辦事的線路與過程短，處理公文迅速、準確、保密。4.依法設(shè)置原則對于國家各級行政機關(guān)來說，機構(gòu)設(shè)置必須依照國家組織法規(guī)定并經(jīng)過正式手續(xù)報上級批準。企、事業(yè)單位的機構(gòu)設(shè)立也應經(jīng)過正式的程序報上級批準，才能有合法的地位，受法律保護和社會的承認。5.精簡原則辦公室是根據(jù)單位體制、規(guī)模、業(yè)務范圍大小，以及工作特點而設(shè)立的。也就是說要因事制宜。有時還要依據(jù)決策中心在不同時期的工作需要，合理地設(shè)置相應的機構(gòu)，在一般情況下，單位大、職工多、業(yè)務廣的部門，辦公室工作機構(gòu)應有嚴密的分工，使工作規(guī)范化、系統(tǒng)化，才有利于提高工作效率。如果是專業(yè)性較強的單位，辦公室內(nèi)還應設(shè)立專業(yè)性的秘書機構(gòu)，才有利于協(xié)助領(lǐng)導開展工作?？偟恼f來，機構(gòu)設(shè)立要貫徹精簡的原則，要重質(zhì)不要圖人多，人多不一定能辦好事。6.層次管理原則層次管理原則要求，根據(jù)辦公室性質(zhì)任務、工作量分設(shè)若干個部門和層次，做到層層負責、分級管理、上下配合、左右協(xié)調(diào)。下一層次服從上一層次，受上一層次的直接領(lǐng)導和指揮。辦公室領(lǐng)導不應越過所屬部門負責人直接指令基層工作人員辦事。層次管理原則還要求在分工負責的情況下，強調(diào)組織與協(xié)調(diào)的作用，在上下層次任務有矛盾時，服從上一層次總?cè)蝿盏囊?，才能形成一個完整的有機的系統(tǒng)。層次結(jié)構(gòu)在一個單位里一般分為三層：高層是決策中心；中層主要是貫徹執(zhí)行高層的決策與規(guī)定的任務；基層指一般工作人員。層次設(shè)置還要考慮到領(lǐng)導有效管理幅度，這與辦公室領(lǐng)導的能力與素質(zhì)有關(guān)，與業(yè)務性質(zhì)的難易有關(guān)。要從實際出發(fā)，不能一樣看待。

第三節(jié) 辦公室人員配備一、人員配備標準單位或組織猶如一架機器，要使其正常運行就要有一個“機關(guān)”。這個“機關(guān)”從廣義上理解，可以把所有的辦事機構(gòu)都包括在其中。比如通常所說的“行政機關(guān)”，就是指政府為推行政務而組成的各種機構(gòu)，這就不僅包括辦公室(或廳)，還要包括政府所屬的各種部、委、辦、局等職能機構(gòu)。從行政管理學的角度來看，主要是從狹義上來理解“機關(guān)”，這就是指辦公室，也就是說僅僅限于對辦公室管理工作的方法和原則進行研究。因此，辦公室就是一個系統(tǒng)得以正常運行的“機關(guān)”，其人員的組成和要求，就有許多問題值得詳細了解和認真的研究。1.配備原則由于辦公室是為領(lǐng)導開展工作而設(shè)置的輔助性機構(gòu)，因此，在選擇和配備人員時，必須突出精兵簡政、優(yōu)化組合、健全制度、優(yōu)質(zhì)服務等原則。(1)精兵簡政原則從現(xiàn)代行政管理來看，一個辦公室的人員過多，勢必造成工作相互推諉、扯皮的現(xiàn)象，不可避免帶來官僚主義的弊病。只有精干的人員組合，才能有效地提高辦公室工作效率，使上情下達和下情上達，以及前后左右的聯(lián)系渠道暢通無阻。通常一個較小的組織和單位，辦公室人員應當限制在5人以內(nèi)，稍大一點的單位也不宜超過10人。否則，就要在辦公室內(nèi)設(shè)若干處、科，加以分解。當然，這就要求這些人屬于精兵強將，一般說來，辦公室工作不適宜老弱病殘者擔任。優(yōu)化組合原則。現(xiàn)代化的生產(chǎn)、管理和服務的基本特點就是分工協(xié)作。這就要求辦公室人員配備要強調(diào)科學合理，從年齡、知識、技能、性格、特長甚至性別等多方面綜合考慮。(2)優(yōu)化組合原則表現(xiàn)在工作安排中，是根據(jù)各人的長處和優(yōu)勢，進行合理分工，要求相互配合，強調(diào)從全局著眼通力合作。(3)健全制度原則辦公室工作承辦各種行政事務，涉及面非常廣泛，包括許多有關(guān)組織和個人的利益及榮譽的具體問題。應當建立健全嚴格、細致、明確的規(guī)章和制度，使辦公室人員工作有章可循。即便規(guī)章中有不盡合情合理的內(nèi)容，也應當在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)問題，及時向領(lǐng)導提供合理化建議。而不應借口拖延甚至放棄工作，更不能憑主觀情緒和舊有經(jīng)驗對制度和規(guī)章視若無睹。(4)優(yōu)質(zhì)服務原則在我們國家，各種機構(gòu)的設(shè)立根本目標都是為人民服務。辦公室作為領(lǐng)導工作的輔助機構(gòu)，主要也是服務，即為領(lǐng)導、為機關(guān)、為基層提供服務。怎樣提供優(yōu)質(zhì)服務應當是辦公室人員明確的指導思想和信念，不能做到這一點者堅決不應讓其進入辦公室人員隊伍。優(yōu)質(zhì)服務應主要把握三點：①平等。要求辦公室人員對領(lǐng)導和基層員工一視同仁，確立對上負責和對下負責實質(zhì)是一致的觀念。②及時。辦公室承辦的行政事務大都具有時效性、臨時性等特點，要求辦公室人員具有時效意識，努力提高工作效率，使辦公室工作正常運轉(zhuǎn)并取得成效。③嚴格。辦公室工作頭緒很多，事務龐雜，容易導致“跟著感覺走”的傾向，應當嚴格按照規(guī)章辦事，防止發(fā)生不講原則、親疏有別的現(xiàn)象。遇到問題多請示匯報，主動向其他部門請教和協(xié)調(diào)。2.基本要求辦公室的特殊地位，決定了對辦公室人員的素質(zhì)要求，主要是忠誠可靠、謙虛好學、工作勤奮、廉潔奉公。(1)忠誠可靠辦公室人員為領(lǐng)導工作提供輔助，是領(lǐng)導的助手和參謀，崗位的重要性不言而喻。辦公室人員在工作中經(jīng)常接觸領(lǐng)導、組織會議、處理公文、保管文件、對外聯(lián)絡(luò)及處理內(nèi)部事務等等，耳聞目睹大量的機密信息，必須自覺防范失密、泄密的發(fā)生。(2)謙虛好學辦公室是公司的窗口和門面，其人員則是領(lǐng)導身邊的“近臣”，被人視為領(lǐng)導的代表或代言人，直接關(guān)系領(lǐng)導的形象和威信。辦公室人員應充分認識自己所處的特殊位置，尤其注重謙虛謹慎，平等待人，尊重他人，不能前倨后恭，傲氣臨人，以勢壓人。不因認為自己掌握情況多、接觸事物早而沾沾自喜，而要自覺地向群眾學習，向?qū)嶋H工作者學習，不斷提高自身的知識素養(yǎng)和工作技能。(3)工作勤奮辦公室人員工作點多面廣，許多工作只能埋頭苦干。好出風頭、信口開河是大忌。不論組織會議，安排會場，還是接待來賓，管理文件，人們能看到的只是隆重的會場，印制精美的文件和資料，舒適的食宿和交通等等，而很少了解辦公室人員為此所進行的緊張繁忙的工作，甚至加班加點，通宵達旦的努力。許多細小甚至瑣碎的具體事務要辦公室人員承擔，所以辦公室人員應當發(fā)揮兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞、埋頭苦干、不計名利的優(yōu)良傳統(tǒng)。(4)廉潔奉公辦公室人員的工作特點，經(jīng)常是對上靠近領(lǐng)導，對下管理許多的人、財、物，如果沒有廉潔奉公的基本素質(zhì)和要求，不僅容易發(fā)生“近水樓臺先得月”的行為，而且將嚴重影響領(lǐng)導及整個組織的對內(nèi)對外形象。二、辦公室人員個體素質(zhì)結(jié)構(gòu)1.知識結(jié)構(gòu)辦公室工作頭緒繁多，涉及面廣，要求工作人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。但是現(xiàn)代社會科學技術(shù)突飛猛進，知識更新速度加快，一個人終其畢生，所學也極為有限。因此，怎樣的知識結(jié)構(gòu)，或者說怎樣的知識層次和內(nèi)容的構(gòu)成，才能適應實際工作的需要，就成為重要的問題。(1)基礎(chǔ)知識這是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)中最基本的，內(nèi)容也最廣泛。具體可以分為三大部分。①科學文化基礎(chǔ)知識。包括語文、數(shù)學、物理、化學、歷史、地理、生物及外語等各方面的常識，有了這樣的文化基礎(chǔ)，才能談得上學習和掌握其他的知識。②政策法規(guī)基礎(chǔ)知識。主要指黨現(xiàn)行的路線、方針、政策，國家的憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度等等。只有熟練掌握這些知識，辦公室人員才能在工作中有章可循，而不至于在龐雜的事務堆中迷失方向。(2)專業(yè)知識這是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，也是有別于其他人才知識結(jié)構(gòu)的主要方面。其中又具體分為兩個部分。①秘書專業(yè)知識。秘書學、文書學、邏輯學、應用寫作、檔案管理、行政管理學、領(lǐng)導學、信息學、信訪學、調(diào)研學、速記學等，只有掌握了這些知識，才能勝任辦公室為領(lǐng)導服務、承辦行政事務的工作。②辦公專門知識。主要是指除辦公室工作外的針對行業(yè)和部門不同的其他事務管理知識和技能，如計劃學、運籌學、統(tǒng)計學、財務管理、物業(yè)管理、辦公物品管理等，新的形勢還要求掌握計算機知識、演講與口才，以適應無紙化辦公和推廣普通話的要求。此外，針對不同的行業(yè)和部門，又有一些具體的知識要求，例如在企業(yè)中，辦公室人員應當掌握一些生產(chǎn)、經(jīng)營方面的經(jīng)濟知識；在軍事部門工作，就應當具有軍事科學方面的知識。(3)相關(guān)知識這是指與專業(yè)知識密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識，學習這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：①方法論知識。包括系統(tǒng)論、信息論、控制論、科學哲學等。②心理學知識。包括普通心理學、領(lǐng)導心理學、管理心理學、社會心理學、秘書心理學等。③社交知識。如人際關(guān)系學、公共關(guān)系學、禮儀學等。④其他科學知識。有行為學、預測學、咨詢學、倫理學、新聞學、編輯學、傳播學、人才學、文學藝術(shù)及書法等。只有具備了豐富的知識，才能使辦公室人員頭腦充實，視野開闊，工作有效。而且我們可以發(fā)現(xiàn)，隨著知識結(jié)構(gòu)的不斷完善，反映出辦公室人員學識層次的不斷提高，這就表明對辦公室人員的學歷要求也在逐步提高，更要求辦公室人員自覺地在實際工作中努力學習，更新知識。2.能力要求能力，對于辦公室人員而言，是指完成其承擔工作的本領(lǐng)。基本上可分為基礎(chǔ)能力、一般技巧和特殊技能三個層次。這是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)和良好素質(zhì)在工作中的綜合體現(xiàn)。(1)基礎(chǔ)能力辦公室人員應具有基本的寫作和辦事能力。對日常會議和領(lǐng)導指示的記錄，要能領(lǐng)會精神，把握實質(zhì)；起草文件應突出重點，觀點鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要言簡意賅，快速及時。如果會議記錄掛一漏萬，甚至錯誤百出，起草文件事無巨細，輕重不分，詞不達意，這樣的辦公室人員則缺乏基本的工作能力，應當考慮提高其能力或調(diào)離。同時，辦公室人員還要辦事干練，具備基本的辦事能力，包括辦文要及時、簡潔，辦會要有序、有效，對于領(lǐng)導交辦的其他事務要準確、踏實地去完成。反應遲鈍，辦事拖拉，遇到困難一籌莫展的人，即便是忠誠老實，也因缺乏基本能力，而決不會成為一個稱職的辦公室人員。(2)一般技巧辦公室人員除了必須具備基礎(chǔ)能力，要提高工作水平和自身素質(zhì)，還要掌握許多工作的技巧。包括發(fā)揮參謀作用，學會調(diào)查研究，掌握協(xié)調(diào)技巧等等。①發(fā)揮參謀作用。發(fā)揮參謀作用，首先要講求膽略，敢于直陳己見，據(jù)理力諫。其次要講求技巧，看問題，想辦法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟慮。再次要講求藝術(shù)，選擇最佳的時機場合、方式，向領(lǐng)導提出建議，便于其采納，提高參謀效率。②學會調(diào)查研究。當好參謀助手，辦好行政事務，離不開對情況的熟悉掌握，而認識事物最有效的辦法就是調(diào)查研究。做好這項工作的訣竅在于：一要做有心人，以敏銳的觀察力去發(fā)現(xiàn)他人不易發(fā)現(xiàn)和忽視的小問題；二要深入實際，同群眾交朋友，談真心話；三要方法得當，民意測驗、抽樣調(diào)查、個別談心、開會討論等，根據(jù)具體情況選擇一種，或者綜合運用；四要綜合分析，對調(diào)查獲取的大量信息和材料，能夠去粗存精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中概括總結(jié)出事物的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。③掌握協(xié)調(diào)技巧。辦公室處于各個職能部門的中樞，要發(fā)揮其上下內(nèi)外左右聯(lián)系溝通的作用，辦公室人員要學會良好的組織協(xié)調(diào)技巧。明白對什么事情應當運用有關(guān)政策、法令和規(guī)章制度強制執(zhí)行；對什么事情必須使矛盾各方彼此了解情況，從而消除誤解，團結(jié)協(xié)作；對有的事情則要著眼全局，又為各方面著想，使全局和局部利益有機統(tǒng)一；對另一些事情則要求說服教育矛盾各方顧全大局，發(fā)揮風格，互諒互讓，達到步調(diào)一致的目的。這些都對辦公室人員提出了較高的要求。(3)特殊技能辦公室人員除了日常的工作之外，還要根據(jù)自身分工的不同和形勢發(fā)展的需要，掌握一些特殊的技能。如電腦應用、復印縮微技術(shù)、錄音錄像和攝影技術(shù)、速記和書法藝術(shù)、打字和編輯技能、駕駛技術(shù)、維修和保養(yǎng)設(shè)備的簡單技能等等。這部分技能主要是根據(jù)辦公室人員分工的不同而提出的要求，并且主要是隨著形勢發(fā)展和工作需要，在實踐中學習、提高。3.道德素質(zhì)這是指辦公室人員與自身工作和職業(yè)活動密切相關(guān)的行為規(guī)范。主要是服從領(lǐng)導、埋頭苦干、公道正派、嚴守機密等等。(1)服從領(lǐng)導這是由辦公室人員職業(yè)性質(zhì)所決定的，作為領(lǐng)導工作的助手和參謀，要求所作所為，舉手投足，應當嚴格按照領(lǐng)導的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導自行其是，別出心裁胡亂發(fā)揮，都是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性也只能在服從領(lǐng)導的前提下發(fā)揮，而且更多地限于建議獻策等方面。其中要注意，不能將個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導的工作及決策。(2)埋頭苦干辦公室工作性質(zhì)，決定其人員的工作主要是實干，而不是夸夸其談。要圍繞領(lǐng)導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干。不聽召喚，或陽奉陰違，也是職業(yè)的大忌。期望通過跟隨領(lǐng)導而沽名釣譽、仗勢欺人和出人頭地，都是辦公室人員的工作紀律所不允許的。相反，只有抱定在具體而又繁忙的工作中，任勞任怨，腳踏實地，密切聯(lián)系實際的態(tài)度，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神，才能成為合格和優(yōu)秀的辦公人員。(3)公道正派辦公室人員在工作中經(jīng)常接觸領(lǐng)導，與領(lǐng)導相對熟悉，關(guān)系密切。這就尤其要注意自重自強，不能將為領(lǐng)導服務理解為主仆關(guān)系而獻媚領(lǐng)導，阿諛奉承，溜須拍馬，這種做法是把工作中的服務關(guān)系庸俗化。同時，也不應利用接近領(lǐng)導的機會，進讒言，泄私憤。上下左右內(nèi)外各方面的溝通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促進團結(jié)，而不應制造矛盾，擴大分歧，以圖從中漁利。對待上級領(lǐng)導，不論資歷職務，接待來賓及基層群眾，都要一視同仁，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情，只有公道正派的辦公室人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。(4)嚴守機密辦公室工作人員還有一個顯著特點，是掌握和知道機密較多，并容易成為打探消息的渠道和獲取情況的對象。因此，要求辦公室人員必須具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。以往泄密、竊密現(xiàn)象的發(fā)生，許多是由于辦公室人員的過失造成的。有意泄密、竊密是個人品格問題，姑且不論。即便是無意的泄密，也大都因為吹噓、炫耀，嘴巴不牢，這是職業(yè)道德問題。要求辦公室人員具備這一道德素質(zhì)，首先要克服愛慕虛榮的心態(tài)，才能真正做到不把機密作為“吹牛”的材料和資本。4.心理條件了解和掌握必要的心理知識，培養(yǎng)良好的心理品質(zhì)，對于做好辦公室工作，也具有重要意義。這里主要介紹記憶、思維、興趣、性格等方面的心理知識，以便于辦公室人員的了解和學習。(1)記憶記憶是人的頭腦對以往事物的反映。辦公室人員工作頭緒繁多，需要各方面的知識，又要了解各種具體情況，應當具備良好的記憶能力。其中又要求記得快，對領(lǐng)導的指示、交代的任務、聽取匯報的數(shù)字、接聽電話的內(nèi)容等等，沒有較長的時間可供反復消化，必須迅速記住。記得準，僅有快而不準的記憶是沒有意義的，對人、事、物及相關(guān)的數(shù)據(jù)、材料、觀點要力求記得準確無誤，不能出錯。辦公室工作內(nèi)容較多，記東忘西不行，丟三拉四也不稱職，要求頭腦的儲量大，多記各種知識、資料、情況等，如果臨時四處查找，就影響工作效率。培養(yǎng)記憶力的方法有多種，但根本一條是工作中的認真、細心、踏實，記憶才能準確而量大。(2)思維思維，是人腦對所經(jīng)歷的事物和知識信息進行分析、概括的過程。辦公室工作人員承辦事務和處理問題，首先要經(jīng)過自己的頭腦思考，有了指向，然后動手實干。問題解決的過程，也就是思維完成的過程，這是思維的問題性。思維的理解性，是指通過事物之間的聯(lián)系而認識新事物的過程，面對各種材料和文件，進行閱讀并力求理解，這是思維的又一特性。思維又有概括性，能將各種不同事物的共性歸并起來，或者找出內(nèi)在的聯(lián)系。思維還有間接性，就是對不能把握和不是親歷的事物，借助已有的知識經(jīng)驗和某種中介來認識事物。提高思維能力的途徑也有很多種，但主要是努力學習新知識，積極地獨立思考，而不能唯領(lǐng)導之言是從，更不可人云亦云。迷信盲從及隨聲附和，不僅是心理素質(zhì)有缺陷的表現(xiàn)，也是提高思維能力的大敵。(3)興趣興趣，是指在認識活動中積極探索某種特定事物的主觀傾向，也可稱之為愛好興趣對人的活動具有指向性。興趣具有中心性，一個人的愛好可能非常廣泛，但真正熱衷愛好的只應是其中一個或幾個方面。興趣的效能性，指的是對人的活動能夠產(chǎn)生不同的效果，短暫的興奮，在這里我們排除在興趣之外，有效的興趣和愛好，應當是持續(xù)較長時間。辦公室人員要自覺對與工作有關(guān)的知識和技能加強學習，努力培養(yǎng)許多的愛好，以適應自身工作點多面廣的實際需要。(4)品格品格，是指人對現(xiàn)實的穩(wěn)固態(tài)度及其習慣化的行為方式。主要表現(xiàn)為：①對現(xiàn)實的態(tài)度。如愛集體、愛勞動、敬業(yè)愛崗，或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等等，這是一個人的基本道德品質(zhì)，是個人品格中的核心內(nèi)容。②情緒特征。主要指情感方面的強弱、持續(xù)時間長短等，人與人之間存在差異。③意志特征。如行為目標是否明確堅定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等，這在個體之間也是不同的。④理智特征。如在想象事物的過程中，表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實主義，在感知事物的。過程中是主動觀察還是被動感知，個體之間也是存在差異的。由于一個人的品格對工作和生活影響很大，要求辦公室人員具備良好的品格，主要是嚴格要求自己，克服不良習慣。三、辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)1.群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)的涵義群體是組織起來的個體，為著共同的目標，群體成員分別擔任不同的角色，彼此相互影響，并遵循特定的行為規(guī)范。素質(zhì)，原本是心理學中的概念，指人的心理狀態(tài)的生理條件。后來泛指為一個人的品質(zhì)、知識、才能、體格等狀態(tài)。結(jié)構(gòu)，在這里指的是群體中個體的排列組合方式。這樣，我們再來看辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)的涵義就可以比較明確，辦公室群體就是若干個人按照不同的分工需要以及相關(guān)的品質(zhì)、知識、才能、身體條件進行合理的組合，形成一個相互配合協(xié)作，共同為完成領(lǐng)導工作而服務的組織。2.辦公室群體的功能一個有效的辦公室群體，應具備以下幾項功能：(1)辦公室群體必須充分了解自己的任務辦公室群體中的個體很可能對工作任務有不同的理解和思考，如果這些不同的看法和思考無法協(xié)調(diào)，辦公室群體就無法齊心協(xié)力。(2)辦公室群體內(nèi)部應有健全的意見溝通每個個體都可能從自己的渠道獲得一定的材料和信息，這些信息有些涉及到自己的工作，有些涉及到他人的工作，為了制定計劃或修訂計劃，辦公室群體中的個體應克服心理上的障礙，充分了解能夠收集的信息。意見溝通應盡量公開、徹底、全面。(3)辦公室群體中的個體之間應保持高度的相互信任和相互忠誠坦誠相見的意見溝通需要以信任為基礎(chǔ)，否則不可能有充分的意見溝通。反之，高度的相互信任又以充分的意見溝通為前提。然而在工作實踐中，要保持辦公室群體中個體之間的長期相互信任比較困難。(4)辦公室群體中各個體之間應當相互協(xié)調(diào)和支持作為一個有系統(tǒng)性的辦公室群體，它的各個個體在活動中形成了揚長避短的“互補性”，即每個個體活動是整體活動的一部分，整體活動也是個體活動實現(xiàn)的先決條件，一個健全的辦公室群體，個體之間應當毫無顧慮地相互出謀劃策、磋商討論，彼此支持。(5)辦公室群體應當實行差別協(xié)調(diào)辦公室群體的各個個體在智力、才能、技術(shù)和性格上必然各具特點，因此，一個辦公室群體的個體之間存在這樣那樣的差別，這種差別是造成分歧和沖突的潛在因素。辦公室群體的一項重要功能就是差別協(xié)調(diào)，容忍差異，自動協(xié)調(diào)，減少分歧和沖突。(6)辦公室群體應具備應變性所謂應變性即指能積極促進辦公室群體各個體充分發(fā)揮能量。在辦公室群體中，領(lǐng)導應特別關(guān)心個體，鼓勵個體奮發(fā)努力。在健全的辦公室群體形式中，工作效率的提高不在于某個個體，而在于整個辦公室集體。3.群體的結(jié)構(gòu)因素辦公室工作人員一般總是在一個辦公室群體中進行活動，辦公室工作人員影響這一群體，也受這一群體的制約。而辦公室群體能否正?；顒觿t在很大程度上取決于辦公室群體的結(jié)構(gòu)是否合理。當代辦公室工作人員在某種程度上都是專才，這是科學技術(shù)日益專門化和辦公室工作的分工決定的，專才的優(yōu)點在于精通某一領(lǐng)域，缺點在于對于其他領(lǐng)域涉獵不深。不過，專才的集合在某種程度上能產(chǎn)生一種全才。辦公室群體就擔負著這一互補專才和偏才的功能。與個體比較而言，其本質(zhì)和意義也在這里。辦公室群體應是一種綜合個體專才的全才，它應當發(fā)揮出遠遠大于個體的能量。當然，這一能量發(fā)揮得如何，還有賴于以下一些因素的結(jié)合狀況。(1)年齡因素年齡代表著一個人的成熟程度。老中青結(jié)合的辦公室群體結(jié)構(gòu)是一種常見的結(jié)構(gòu)。不同年齡區(qū)域的人有不同的長處和短處，他們之間在年齡上的互補，有助于發(fā)揮領(lǐng)導集體的能量。例如，一般來說，年輕人有活力，精力充沛，對新事物敏感，富有創(chuàng)新精神，但易偏激；老年人穩(wěn)重，富有經(jīng)驗，深謀遠慮，善于處理、應付復雜局面，但易保守；中年人年富力強，兼有青、老年的長處，但缺乏激情，易守成。老、中、青三者的結(jié)合是一個變量，理想的狀態(tài)是取長補短。(2)知識因素可以把“知”看成是學問，把“識”看成是見識，學問和見識一般成正比，但并非絕對一致。在當代社會，知識一般是專門化的，學歷越高，專門化的程度就越深。由于不同的專門知識在辦公室管理過程中有其限制，因此，這些知識的互相補充和合理搭配是構(gòu)筑辦公室群體知識結(jié)構(gòu)需要考慮的一個因素。(3)個體因素辦公室工作人員是由人組成的，因而也具有人的個性。有的人直率熱情，情緒變化激烈；有的人活潑好動，善交際，興趣廣泛；有的人持重而沉穩(wěn)，情緒內(nèi)含；有的人謹小慎微，善控制感情，如此等等。正是辦公室工作人員豐富的個性，使得他們在處理同一事件上所采取的方式方法呈現(xiàn)出不同的特點。盡管對辦公室群體個性因素的互補見仁見智，但個性因素對辦公室群體的影響則是確定無疑的。(4)集體的文化因素通常的情況是工作人員被不斷地充實到一個既存的辦公室群體中去(也有新建立的情況)，因此，這一既存的辦公室群體存在著它固有的文化特征。這一文化特征是該群體的歷史、傳統(tǒng)、習慣、風氣、承擔的任務特點等因素的綜合結(jié)果。所有工作人員都在不同程度上受到這一文化特征的影響。當然，也不排除工作人員可以逐漸地、以致最終改變這一辦公室群體的文化特征。4.群體的優(yōu)化辦公室群體結(jié)構(gòu)是一個多系列、多層次的動態(tài)綜合體，為實現(xiàn)群體組織的優(yōu)化，應遵循如下一些原則：(1)個人要素有效的原則應當保證進入辦公室群體的工作人員個體具有良好素質(zhì)和能力，這是保證群體優(yōu)化的一個條件。為此，在挑選工作人員時，首先要注意堅持德才兼?zhèn)涞臉藴?，挑選的對象不能有才無德或有德無才。其次要善于揚長避短，“金無足赤，人無完人”，要對工作人員作全面的分析，只要揚長避短，就能各得其所。再者要適才適用，即讓適當?shù)娜烁蛇m當?shù)氖?，實現(xiàn)人與事的最佳配合。為此，要了解每個被選者的專長、經(jīng)歷、性格等，以選出理想的人選。(2)群體互補原則群體互補是指科學地搭配辦公室群體的各結(jié)構(gòu)因素，使之產(chǎn)生良好的總體效應。合理的結(jié)構(gòu)主要包括：①梯形的年齡結(jié)構(gòu)。這一結(jié)構(gòu)應以中年人為主，呈梯形狀態(tài)，使群體始終處于新陳代謝的動態(tài)平衡之中，保證工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性。老、中、青成員的具體比例，應視具體情況而定。②合理的知識專業(yè)結(jié)構(gòu)。群體成員的知識結(jié)構(gòu)在內(nèi)容上要能互相補充，如文理搭配、精通理論與實踐見長互補等；對群體中不同成員的知識水平應有不同的要求。③多類型的智能結(jié)構(gòu)。理想的結(jié)構(gòu)中，應該既要有善于交際的活動家，又有腳踏實地的實干家。④協(xié)調(diào)的氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)。根據(jù)心理學原理，人的氣質(zhì)可分膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)和抑郁質(zhì)四種類型，它們對外界事物的反應各不相同，而性格則有內(nèi)向與外向、獨立型與順應型、情緒型與理智型等區(qū)別。氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)會對辦公室工作產(chǎn)生影響。如一個群體內(nèi)的成員都屬獨立型性格，那么彼此的合作就不那么容易，反過來，如都屬順應型，那么這一群體很難擔當起管理的職能。(3)經(jīng)常調(diào)整流動原則辦公室群體的結(jié)構(gòu)必須隨著客觀情況的發(fā)展變化不斷調(diào)整，如更新工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，搞好新老工作人員的合作交替，及時調(diào)整工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。此外，辦公室群體的人員結(jié)構(gòu)不應當是靜止的，應該鼓勵人員積極流動，使他們開擴視野，增長見識，充分發(fā)揮自己的才干。

第四節(jié) 辦公室人員的招聘與培訓一、辦公室人員的招聘對辦公室人員進行科學管理，提高工作效率的前提是招聘到優(yōu)秀的人才。企業(yè)招聘人才的依據(jù)主要是職務說明和職務規(guī)范。其中職務說明描述了所要執(zhí)行的工作，列出了工作所包含的主要方面，如工作目標、工作范圍、工作職責、權(quán)力以及要執(zhí)行的任務，所要求的技能等級、所屬的部門、工作條件、工作危險特性要求以及向誰匯報等。職務規(guī)范描述了職務的智能與體能要求，知識與培訓要求，能力和態(tài)度要求等。下面分別從辦公室人員的招聘信息來源、求職申請、面試、測試選拔、最后確定來對辦公室人員的招聘工作做具體介紹。1.招聘信息來源招聘信息來源是指用哪些方法，或者說通過哪些途徑使求職者知道其需要招聘人員的信息。一般來說，招聘信息的來源主要有以下幾種：(1)廣告廣告通?？窃诤退蟮募寄芟噙m應的報紙或雜志上。一般來說，辦公室職位空缺可登在地方和全國性報紙上。有時職位空缺廣告通過電視或收音機播送。無論將招聘廣告登在什么地方，都應當陳述職務說明和職務規(guī)范的要點，并簡要說明職務的前景和報酬問題。此外，企業(yè)概況、產(chǎn)品和服務的類型也要表達清楚。(2)政府職業(yè)介紹中心許多國家都有類似的政府機構(gòu)為勞動力提供就業(yè)信息，為企業(yè)提供人力來源。例如我國的人才交流中心、英國的PER等。(3)私人職業(yè)介紹所在國外這種職業(yè)介紹所很多，而且大部分為某一特定工作領(lǐng)域提供專門服務。例如私人秘書、速記員、打字員等。其他的包括記錄員、一般辦公室人員、計算機操作和程序員、以及處于等級鏈的頂部的管理和職業(yè)人員，如會計師、總經(jīng)理秘書等。一些規(guī)范的職業(yè)介紹所在為企業(yè)的特定崗位提供人選前，就已經(jīng)對申請人進行了一次篩選，這對于一個工作繁忙的辦公室經(jīng)理來說是一個很大的幫助。這些機構(gòu)高度專業(yè)化，完全按照辦公室最終選拔的要求來執(zhí)行職位空缺的招聘程序。(4)職業(yè)團體許多職業(yè)機構(gòu)和協(xié)會為他們的成員提供就業(yè)服務。因此，企業(yè)辦公室完全可以通過這些職業(yè)團體為其提供具有合適的資格條件、職業(yè)能力和可靠人品的辦公室人員。(5)專業(yè)院校與綜合性大學所有的教育機構(gòu)，包括各種專業(yè)院校和綜合性大學，提供了從16歲就離開學校的辦公室低級員工，到擁有專門學位、適合某種特殊工作的大學畢業(yè)生等各種層次的招聘來源。高等教育造就了大量擁有不同資格條件的學生，從打字技能到各種職業(yè)技能，如會計、人事、市場等。(6)個人推薦現(xiàn)在的和過去的員工，業(yè)務上的熟人以及其他人員會經(jīng)常為辦公室職位空缺或潛在空缺提供候選人。如果推薦者是可靠的，那么這種招聘來源就是有價值的。許多富有進取精神的求職者還會主動地與潛在的需求單位進行聯(lián)系。即使沒有現(xiàn)成的職位空缺，辦公室也應當對這種申請進行認真考慮。(7)內(nèi)部和外部升補職位空缺產(chǎn)生時，辦公室常?？蓮膬?nèi)部來選拔人員填補空缺，當職位空缺包含晉升或調(diào)換工作因素時尤其如此，盡管這種做法會產(chǎn)生另一個職位。職位空缺也經(jīng)常通過外部員工來填補，尤其是在職位空缺需要某種特別技能時。(8)其他途徑辦公室人員招聘信息來源的途徑多種多樣。除了以上所列舉的之外，企業(yè)也可通過其他途徑招聘。比如在辦公大樓外部貼海報，向商業(yè)協(xié)會或辦公設(shè)備的制造商提出要求等。任何一種途徑都有其特殊的應用領(lǐng)域，當一種途徑不能奏效時，應當考慮替代途徑。2.求職申請求職申請是指應聘人員向企業(yè)就自己感興趣且能勝任的工作崗位提出的申請。這一過程是通過應聘者填寫求職申請表來完成的。求職申請表和人事檔案有些類似。事實上，求職申請表即是企業(yè)人事檔案的基礎(chǔ)。求職申請表包括個人信息、教育和培訓信息以及過去的職業(yè)和工作經(jīng)歷等。求職申請表還為求職者提供專欄填寫興趣和愛好，說明他們的求職原因，以及填寫能證明其適應性的材料。求職申請表的形式與內(nèi)容在很大程度上取決于工作的性質(zhì)和工作的等級。對于高級職位來說，求職申請表可能是非標準化的，求職者可能被要求以信函的形式進行申請，并附上個人簡歷。一旦求職者填寫了申請表，我們就可以根據(jù)表中的信息進行第一階段的人員與職位的匹配工作。應聘登記之后，要對求職申請者進行篩選，列出候選人的清單。在面試過程中，求職申請表對于提供求職者的有關(guān)信息十分有用，面試主考官可以要求求職者對表中的有關(guān)問題進行解釋、證明或擴充已有的某些信息。3.面試在對求職者的申請表和個人書面材料進行研究后，辦公室主任應列出候選人名單，并挑選出一些在面談時要討論或澄清的問題。面談應根據(jù)職務說明和職務規(guī)范的要求進行，并盡可能做到結(jié)構(gòu)化，力求擴充求職者在求職申請表上提供的信息，并據(jù)此來評估候選人的未來工作績效。(1)一般來講，面試中應注意求職者以下七個方面的問題：①身體外表形態(tài)求職者的穿著打扮是否適宜？言談舉止是否恰當？在健康或體格方面是否有明顯的缺陷使得求職者不適合該項工作？②知識水平求職者在什么地方、哪個學校畢業(yè)？是否取得了某種教育上的資格條件，如果是，這些資格條件是什么？處于什么等級？求職者具有哪些相關(guān)的工作經(jīng)歷或接受過什么相關(guān)的培訓？③興趣愛好求職者有什么業(yè)余愛好？這些愛好活動是實際作業(yè)性的、智力運用性的，還是社交偏向性的？④傾向性求職者是否表現(xiàn)出自信、自我約束、可信賴的品質(zhì)？⑤智力水平求職者表現(xiàn)出了什么水準的智力？他申請的工作職位要求什么程度的智力水平？⑥特殊能力求職者有什么樣的特殊才能？例如，運用文字的能力或數(shù)學能力，是否有手工操作技巧？等等。⑦環(huán)境求職者的家庭環(huán)境如何？如果正式錄用，他是否會覺得上下班方便而又安全？如果由他填補職位空缺，是否既對求職者本人有益(從個人的職業(yè)發(fā)展角度看)，又對整個企業(yè)有益？通過面談不大可能獲得這七個方面的精確信息，而只能形成一個印象，因此有必要安排一系列面談，或在面談之外組織一些社交活動，如共進午餐、參觀企業(yè)等，以使辦公室主任對候選人有一個更深層次的了解。(2)對應聘人員進行面試時，面談的方法主要有直接面談、間接面談和典型面談三種。其特點、典型問題和優(yōu)缺點比較可參閱表1-1。

表1-1

面談方法概覽表4.測試選拔很多時候，僅僅是面談并不能確定是否錄用某一位求職者，測試選拔也是人員招聘工作中的一個重要環(huán)節(jié)。(1)選拔測驗的原則①測驗在執(zhí)行和解釋上必須公正。②確保測驗與職務的聯(lián)系。③測驗不是惟一的手段，而是對人員進行全面評價的輔助工具。④測驗必須遵循效率原則。(2)選拔測驗的類型①智力測驗。用來衡量智力和推理能力。②能力傾向測驗。衡量完成某種特定工作的能力(如以數(shù)值表示概念的敏捷性)，預測未來工作績效。③水平測驗。衡量精通某類工作的程度，如打字及有關(guān)的辦公技能。④人格測驗。衡量抽象的概念，如進取心、自主性、服從性等。⑤興趣測驗。類似于個人好惡的清單，一般用于職業(yè)咨詢。在選拔辦公人員時，應綜合運用一整套測驗，以檢驗合乎特定職務要求的多種能力。5.錄用決定通過面談和測驗，辦公室主任獲得了充分的信息，通過對這些信息的分析，就可以做出最后的選拔決策。如果面談和測驗證明沒有合適的人選，辦公室應重新刊登招聘廣告，而不能任命一個沒有達到規(guī)定標準的申請人。一旦做出錄用決定，應當盡快通知申請者本人，并簽訂工作合同(協(xié)議)。工作合同應包括以下內(nèi)容：(1)準確的頭銜和職務名稱。(2)工作場所。(3)員工的任務和責任。(4)員工的權(quán)力范圍，以及向誰負責。(5)如有可能，規(guī)定工作時間(對于高級職位，常常不采用這一條)。(6)現(xiàn)時工資及有關(guān)增加工資和加班工資的規(guī)定。(7)獎金、紅利的正式規(guī)定。(8)休假方面的權(quán)利。(9)病假和疾病補助金的規(guī)定。(10)產(chǎn)假規(guī)定。(11)退休規(guī)定，包括退休年齡、退休金以及退休的資格條件。(12)有關(guān)解聘和員工自愿離職的規(guī)定。如果涉及解聘，應規(guī)定預先通知的期限和報酬支付的方法。(13)缺勤(疾病和正常休假除外)規(guī)定，包括帶薪的缺勤，例如參加婚禮、葬禮。上述條目當然不可能包括工作合同所有的內(nèi)容。在有些情況下，必須做出細則規(guī)定。很多合同，尤其是工作合同，經(jīng)常會引發(fā)解釋爭議。因此，工作合同一般由企業(yè)的律師或法律部門起草，起碼應經(jīng)過他們的審查。二、辦公室人員的培訓企業(yè)在招聘到合格的辦公室人員后，就要對其進行一些基本工作技能的培訓，這種培訓主要是入門介紹，目的是使其能盡快地熟悉新環(huán)境，適應新工作。此外，對于原有的辦公室人員，企業(yè)也要對其進行必要的培訓，使他們不斷提高業(yè)務水平與工作效率。因此，對辦公室人員進行培訓是辦公室主任的一項重要職責。1.培訓的意義對辦公室人員進行培訓，能給企業(yè)帶來許多利益。最切實的是可以使辦公室人員的工作效率得到提高。研究表明：培訓與員工效率有密切的關(guān)系。許多人，尤其是第一次找工作的年輕人，都希望在那些能提供培訓機會的企業(yè)中供職，因此，培訓有助于招聘工作的開展。培訓還能提高企業(yè)的形象。當企業(yè)出現(xiàn)勞動力短缺，尤其是熟練人員短缺時，培訓可消除或減輕這個問題。培訓可以提高和維持員工的士氣。當員工經(jīng)培訓后能輕松地完成自己的工作時，其士氣經(jīng)常是最高的。而且員工還可能因此形成對企業(yè)的向心力。對員工的培訓還可以為辦公室提供未來的經(jīng)理人員和監(jiān)督人員，這些內(nèi)部晉升對員工是一種激勵。培訓對采用新的設(shè)備和工藝方法來說也是必不可少的，它可以縮短機器達到滿負荷運轉(zhuǎn)所必須經(jīng)歷的時間，同時也節(jié)省大量的經(jīng)費。2.培訓計劃的目的對員工進行培訓必須先制定合適的培訓計劃。任何一項培訓計劃在制定和實施前，必須先解決其目的問題。辦公室培訓計劃的目的一般包括：(1)提供入門訓練，使新員工具備接受新分配工作的條件。(2)為在職人員提供進修機會，提高他們的專業(yè)知識和技能。(3)為工作任務發(fā)生變化的辦公人員提供再訓練。(4)提供管理培訓和進修，使辦公人員具有承擔更多責任和更高職務的能力。培訓目的根據(jù)履行職務的實際情況來確定，并應在培訓前將其傳達給受訓人員。在確定了培訓目的后，負責實施辦公室培訓的人員就可以編制培訓計劃了。3.培訓計劃的要點(1)用特設(shè)的表格列出培訓目標。(2)概述計劃的范圍和要點。(3)可采用的培訓方法和技術(shù)。(4)說明與訓練有關(guān)的受訓人員和教員類型。(5)指定編寫教材和大綱的負責人。(6)列舉訓練成本。(7)培訓計劃呈最高管理部門審批。(8)定期跟蹤評價計劃成效。4.入門訓練入門培訓的目的是使新進人員具備接受所分配的工作應具備的條件。在這種培訓中，新進人員所學到的大部分知識是從上下級關(guān)系的工作環(huán)境中獲得的。入門培訓一般由辦公室監(jiān)督人員或培訓部主任負責。入門培訓的方法和技術(shù)選擇基于以下因素：受訓人員的人數(shù)和地址；他們在教育、經(jīng)驗、能力、職責和專業(yè)水平方面的相似點和不同點；培訓人員的能力；教學場地、設(shè)備和培訓計劃的現(xiàn)有手段；以及各種方法和技術(shù)的成本。在選擇培訓方法和技術(shù)時，要充分考慮培訓的目標。培訓的目標不論是為了增加知識、提高技能，還是為了影響態(tài)度和改變行為方式，都對技術(shù)和方法的選擇有很大影響。下面列出一些入門培訓的方法和技術(shù)問題，它們同樣適于升級培訓和再培訓。(1)在職訓練在職訓練是培訓新辦公室人員最常見的方法，一般利用現(xiàn)有設(shè)備和資料為受訓人員提供完成工作所需要的知識和技能。采用在職訓練的方法，新工作人員可以在同事、辦公室監(jiān)督者或辦公室經(jīng)理的指導下，以一對一的方式，在工作崗位上學會自己的工作。指導者除了傳授知識和技能外，還可以時常討論部門中的一些問題，而且還可以把一些職責交給受訓人員。在職培訓適用于多種辦公室事務性工作的傳授，比如信件的開啟和分類、為用戶開票、為買方和賣方的賬目過賬、直接記錄和操作電話交換機等。(2)企業(yè)學習班企業(yè)學習班可由企業(yè)在工作時間內(nèi)或工作時間外舉辦。許多企業(yè)，如美國電話電報公司、通用電氣公司、通用汽車公司、國際商用機器公司和施樂公司，都為其員工的入門培訓建立了專門的學習班。這種內(nèi)部培訓的費用很高，但對需要大量文書工作人員的公司來說，仍不失為最好的解決辦法。(3)工作輪換工作輪換是指讓受訓人員在不長的一段時間內(nèi)輪流到公司各部門或部門各環(huán)節(jié)去見習一些職能工作，以使受訓人在觀察或擔任各項工作時親自體會各種業(yè)務，學會各種技能。例如，一個公司在招聘一般文書、速記和秘書人員時，不按具體職務聘任，而是把他們派到培訓中心去。新員工在獲得一個合適的職位之前，臨時從一個部門調(diào)到另一個部門，各種工作都做一做，最后回到培訓中心，以便進一步培訓。(4)內(nèi)部講授—示范在規(guī)模較大的企業(yè)中，當指導者需要把大量實際知識傳授給一批辦公室新職員時，經(jīng)常使用講授——示范法。為了說明辦公室程序中的主要步驟，如如何處理新來的訂單、如何記錄或如何使每月銀行里的結(jié)賬單與工資賬目余額保持一致，一般都親自示范或用電影和錄像磁帶示范來輔助講授。但示范法是一種單向溝通，在影響辦公人員的態(tài)度或塑造辦公人員的行為等方面的作用不如雙向溝通方法的作用大。入門培訓的其他方法還有循序漸進教學法、計算機輔助教學法、電影、電視和其他視聽媒介教學法等等。5.管理培訓和進修管理培訓和進修的目標是使工作人員在辦公室內(nèi)(或企業(yè)內(nèi))能夠擔當更高一級職位的任務和責任。舉辦管理培訓和進修，為辦公室人員提供晉升機會，將極大地提高辦公室人員的士氣。許多企業(yè)為其基層管理人員和中層管理人員提供內(nèi)部培訓，培訓計劃是定期安排的，例如每周4小時，共6周；每月1天，共6個月；或每年一周。但大部分管理培訓和進修都由外部組織負責，中層管理人員參加外部計劃比基層管理人員更常見。管理培訓和進修的訓練方法主要有：(1)討論法由小組長領(lǐng)導受訓人員進行討論。主持討論的人可以為參加學習的受訓人員進行講解，或指導受訓人員自己作出部分或全部決定。在利用典型例證從人際關(guān)系和改變?nèi)后w態(tài)度與行為方面訓練未來的管理人員上看，討論法很有效。但討論法的費用一般較講授法高，而且要求主持討論的人有較高的敏感性和技能。(2)案例研究在培訓班集合之前給每一個受訓人員發(fā)一份書面案例，說明公司過去或現(xiàn)在存在的問題或情況，要求每個受訓人員在研究背景材料后在班上提出一個解決問題的方案，然后受訓人員互相評價提出的方案。由于一個案例問題往往有多種解決方案，所以受訓人員通過對一些可能的解決方法進行分析和討論，能逐步加深對管理行為的了解。(3)評價中心評價中心采用的模擬管理練習近似于受訓人員在較高級職務中將遇到的某種工作情形。評價中心一般用于鑒定工作人員的管理才干，如分析問題的能力、判斷力、領(lǐng)導能力、人際敏感性、創(chuàng)造性和組織規(guī)劃能力等。評價中心典型的練習包括文件處理決策、無領(lǐng)導小組討論、模擬面談、分析問題及調(diào)查問題等。這些模擬練習由受到專門訓練的評價員主持，他們以評價小組的形式對受訓者作出一致評價。(4)決策模擬決策模擬原是為高、中級管理人員設(shè)計的，通常稱作企業(yè)對策。這種方法模擬的是企業(yè)的實況或其中的一個職能。進行對抗賽的兩組受訓人員，分別扮演企業(yè)管理部門的各種角色，培訓人員會給他們一份虛擬的業(yè)務說明，然后要求他們完成任務和制定決策(經(jīng)常借助于電子計算機)。所要制定的決策，可能是要通過削減費用、改進生產(chǎn)和增加銷售等措施來提高企業(yè)的效益。企業(yè)對策能使受訓者深入了解組織的狀況，促進參與者之間的協(xié)作，進一步提高參與者解決實際問題的能力。(5)文件待處理訓練在這種決策模擬技術(shù)中，先向未來的辦公室管理人員簡單說明一個高級職位，然后將受訓人員“提升”到這個職位上，再給受訓人員一份有代表性的問題樣本，通常是郵來的備忘錄和業(yè)務函件，要求受訓人員在規(guī)定時間內(nèi)制定全部決策和解決所有問題，而且不能從外界獲得幫助。(6)講授法這是一種非參與性的單向溝通技術(shù)。運用這種方法，小組領(lǐng)導、教員或訓練專家能夠把許多實際知識在較短時期內(nèi)傳授給一大批人。在所有訓練方法中，講授法費用最低，運用得最多。講授法在影響受訓人員的態(tài)度和樹立一種行為模式方面的能力是有限的，而且在這種方法中受訓人員因不能參加實踐而得不到什么激勵。⑦角色扮演它要求將來的管理人員和其他受訓人員在模擬條件下扮演他們自己的或別人的角色。受訓人員可以扮演高級管理人員的角色，并對這一級人員可能遇到的問題提出解決辦法。在扮演結(jié)束之后，由直接上級或訓練專家來評定成績。

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具1"辦公室人員著裝管理規(guī)定第一條

為樹立和保持公司良好的社會形象，進一步規(guī)范管理，本公司員工應按本規(guī)定的要求著裝。第二條

員工在上班時間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔。第三條

男員工的著裝要求：夏天穿襯衣、系領(lǐng)帶；穿襯衣時，不得挽起袖子或不系袖扣；穿西裝時，要佩戴公司徽標。不準穿皮鞋以外的其他鞋類(包括皮涼鞋)。第四條

女員工上班不得穿牛仔服、運動服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服，并一律穿肉色絲襪。第五條

女員工上班必須佩戴公司徽標；男員工穿西裝時要求戴公司徽標。公司徽標應佩戴在左胸前適當位置上。第六條

部門副經(jīng)理以上的員工，辦公室一定要備有西服，以便有外出活動或重要業(yè)務洽談時穿用。第七條

員工上班應注意將頭發(fā)梳理整齊。男員工發(fā)不過耳，并一般不準留胡子；女員工上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應得當。第八條

員工違反本規(guī)定的，除通報批評外，每次罰款50元；一個月連續(xù)違反三次以上的，扣發(fā)當月獎金。第九條

各部門、各線負責人應認真配合、督促下屬員工遵守本規(guī)定。一月累計員工違反本規(guī)定人次超過三人次或該部室員工總數(shù)20%的，該負責人亦應罰100元。

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具2tc"管

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具2"員工上下班打卡管理辦法第一條

本公司全體員工上下班打卡，依照本辦法辦理。第二條

本公司內(nèi)勤員工上午上下班，下午上下班應打卡，住在市區(qū)內(nèi)的業(yè)務人員，上午及下午到公司打進卡，外出工作時打退卡。第三條

本公司員工下午加班者，普通下班時間不必打卡，待加班完畢才予打卡。第四條

本公司員工因事早退或出差需要離開公司，且當天不再返回公司者，應打退卡后才能離開公司。第五條

員工上下班，必須親自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均給予各記大過一次處分。第六條

上班中因事外出者，其出入均不必打卡，但須向主管領(lǐng)導或指定人員提出外出申請單，經(jīng)核準后轉(zhuǎn)交前臺文員，前臺文員將其出入時間，填妥于下班之前交人事部備查。公司員工因事外出者，經(jīng)直屬主管核準外出申請單轉(zhuǎn)交門衛(wèi)，門衛(wèi)將出入時間填入，于次日早晨交公司管理部門轉(zhuǎn)交公司人事部備查。第七條

上下班忘記打卡者，持記錄卡請直屬主管證明上下班時間，并簽名后，卡片放回原處。第八條

本公司上下班時間，由前臺文員(或由人事部派人)看守打卡情況及調(diào)整打卡鐘，公司由門衛(wèi)負責。第九條

在公司人員用餐時，內(nèi)勤人員中午可免打卡(僅上下班打卡即可)，在外面用餐時，則按規(guī)定每日打卡四次。

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具3辦公人員工作服配發(fā)規(guī)定第一條

本規(guī)定確定的是公司工作服配發(fā)、穿用及換發(fā)等有關(guān)事項。第二條

為使本規(guī)定順利執(zhí)行，總務部對每一套工作服配制管理表。管理表