有限公司總集成項(xiàng)目文檔管理實(shí)施細(xì)則

總集成項(xiàng)目文檔管理實(shí)施細(xì)則第一章總則為了使項(xiàng)目文檔能夠更有效地為項(xiàng)目組、用戶方及項(xiàng)目相關(guān)方服務(wù)，充分發(fā)揮項(xiàng)目文檔的作用，根據(jù)《公司集成服務(wù)項(xiàng)目文檔管理細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際情況特制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于項(xiàng)目組所有人員。項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目不可缺少的重要組成部分，對(duì)于項(xiàng)目涉及的文檔資料，項(xiàng)目組所有人員都具有按時(shí)提交、管理、保護(hù)、使用的義務(wù)和權(quán)利，任何個(gè)人不得將文檔據(jù)為已有、拒絕歸檔、丟失或銷毀。第二章項(xiàng)目文檔管理體制與職責(zé)項(xiàng)目文檔管理工作實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、管理的原則。項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目組所有成員的重要資源，項(xiàng)目組成員可在職責(zé)范圍內(nèi)，充分的利用項(xiàng)目文檔資料。項(xiàng)目組的項(xiàng)目助理直接負(fù)責(zé)項(xiàng)目組全過程文檔管理規(guī)劃與組織工作，直接對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。項(xiàng)目助理的職責(zé):①制定項(xiàng)目文檔管理工作規(guī)劃、文檔管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程并組織實(shí)施；②負(fù)責(zé)項(xiàng)目組內(nèi)部文件、分項(xiàng)集成商提交的相關(guān)文件、與業(yè)主方往來的文件資料等文檔的集中管理，做好各類文檔入庫后的加工、整理、分類、登記、編目等工作；③監(jiān)督和檢查項(xiàng)目組內(nèi)部以及分項(xiàng)集成商及時(shí)提交項(xiàng)目文檔資料；⑤負(fù)責(zé)文檔查閱服務(wù)管理工作，為項(xiàng)目相關(guān)人員提供所需要的文檔資料。項(xiàng)目經(jīng)理定期的召開項(xiàng)目組文檔會(huì)議，通報(bào)項(xiàng)目組文檔工作的進(jìn)展、總結(jié)工作成果、制定改進(jìn)計(jì)劃。第三章文件材料的積累與歸檔凡是總集成項(xiàng)目組業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都應(yīng)按規(guī)定由項(xiàng)目助理收集齊全整理歸檔。整理和分類的原則見《項(xiàng)目文檔管理辦法》第3.4章節(jié)。管理工作中形成的文件材料應(yīng)由項(xiàng)目助理負(fù)責(zé)積累、整理，辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔，并且定期對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)文檔的管理工作。歸檔時(shí)間（一）各分項(xiàng)集成商提交的文檔按時(shí)提交，并及時(shí)歸檔。（二）日常會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)當(dāng)日發(fā)送給相關(guān)的負(fù)責(zé)人員，并及時(shí)歸檔。（四）特殊的文檔必須經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理審核確認(rèn)后，定期歸檔。（五）每周至少對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行歸類整理一次。第四章項(xiàng)目文檔管理項(xiàng)目文檔的整理項(xiàng)目助理對(duì)接收的文檔要及時(shí)地進(jìn)行分類登記與編目，項(xiàng)目文檔的分類參照《項(xiàng)目文檔管理辦法》第3.5章節(jié)。項(xiàng)目文檔的保管（一）電子版本保存，同時(shí)要求有其他的備份；（二）紙質(zhì)資料保存：項(xiàng)目助理要要定期對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。項(xiàng)目文檔的保密（一）項(xiàng)目文檔在存檔時(shí)應(yīng)設(shè)定密級(jí)及保密年限，密級(jí)分為A：絕密、B：保密、C：一般，三個(gè)級(jí)別。參照《項(xiàng)目文檔管理辦法》第3.8.4章節(jié)。（二）B級(jí)以上的文檔材料，僅限于項(xiàng)目組內(nèi)部人員使用。其它人員使用必須通過項(xiàng)目經(jīng)理同意后方可借閱或查詢；（三）項(xiàng)目組所有成員對(duì)其接觸的密級(jí)項(xiàng)目文檔負(fù)有保密責(zé)任。項(xiàng)目助理應(yīng)建立項(xiàng)目文檔統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)項(xiàng)目文檔的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)送《項(xiàng)目文檔工作情況統(tǒng)計(jì)表》。項(xiàng)目文檔的利用（一）項(xiàng)目文檔的借閱1、項(xiàng)目相關(guān)成員查閱項(xiàng)目文檔要在項(xiàng)目助理的管理下進(jìn)行。如有特殊情況需要查閱重要及有密級(jí)的項(xiàng)目文檔，必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，外借項(xiàng)目文檔需限期歸還。2、項(xiàng)目文檔使用者,在借閱項(xiàng)目文檔時(shí)必須愛護(hù)項(xiàng)目文檔，不得涂改、抽拆文檔文件，未經(jīng)許可不得擅自傳閱、轉(zhuǎn)借、復(fù)制項(xiàng)目文檔材料。（二）項(xiàng)目文檔管理員應(yīng)根據(jù)需要編制各類項(xiàng)目文檔的檢索工具和參考資料，以保證及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用項(xiàng)目文檔信息。第五章附則項(xiàng)目文檔管理工作是能否完成項(xiàng)目的關(guān)鍵因素。對(duì)造成項(xiàng)目文檔損失或利用項(xiàng)目文檔中給公司造成經(jīng)濟(jì)損失負(fù)有直接責(zé)任者，公司可根據(jù)損失大小給予相應(yīng)處罰。對(duì)于不及時(shí)歸檔或歸檔不全的項(xiàng)目組人員，部門項(xiàng)目文檔管理員應(yīng)建議報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理處理。本辦法由中國電財(cái)東單新機(jī)房總集成項(xiàng)目組負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)行。附件：總集成項(xiàng)目文檔參考文件項(xiàng)目文檔分類大綱歸檔工作流程項(xiàng)目文檔借閱流程項(xiàng)目文檔借閱申請(qǐng)表項(xiàng)目文檔移交清單附件1、項(xiàng)目文檔歸檔參考文件項(xiàng)目分類啟動(dòng)階段實(shí)施階段驗(yàn)收階段項(xiàng)目文檔項(xiàng)目全過程通用文檔（會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目周報(bào)等等）1、需求大綱及確認(rèn)文件（本項(xiàng)目裁剪）2、工作說明書及確認(rèn)文件3、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員配備4、進(jìn)度計(jì)劃5、風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃1、項(xiàng)目采購文件2、項(xiàng)目技術(shù)文檔3、付款憑證4、項(xiàng)目階段性驗(yàn)收文件5、項(xiàng)目變更文件6、質(zhì)量、費(fèi)用等控制文件1、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告2、項(xiàng)目總結(jié)（結(jié)題報(bào)告）3、項(xiàng)目文檔移交清單附件2項(xiàng)目文檔分類大綱為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)國家有關(guān)項(xiàng)目文檔工作的規(guī)定，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定此分類大綱。本大綱適用于公司所有部門。本大綱規(guī)定包括項(xiàng)目文檔的分類、編號(hào)和排架管理的原則和方法。項(xiàng)目文檔分類標(biāo)準(zhǔn)見《項(xiàng)目文檔管理辦法》第3.5章節(jié)。附件3、歸檔工作流程

附件4、項(xiàng)目文檔借閱流程在填寫“項(xiàng)目文檔在填寫“項(xiàng)目文檔借閱申請(qǐng)表”需要借用文檔的使用者平時(shí)開始由項(xiàng)目助理負(fù)責(zé)登記審批。如果有保密的文檔，需要經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理的同意。由項(xiàng)目助理負(fù)責(zé)登記審批。如果有保密的文檔，需要經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理的同意。項(xiàng)目助理當(dāng)時(shí)可否直接發(fā)mail可否直接發(fā)mail發(fā)mail到文檔借用發(fā)mail到文檔借用者項(xiàng)目助理當(dāng)時(shí)N提供原件項(xiàng)目助理提供原件項(xiàng)目助理當(dāng)時(shí)工作地點(diǎn)閱覽項(xiàng)目助理當(dāng)時(shí)提供復(fù)印件提供復(fù)印件項(xiàng)目助理當(dāng)時(shí)到期是否歸還到期是否歸還催還項(xiàng)目助理催還項(xiàng)目助理限時(shí)利用完畢后放回案卷利用完畢后放回案卷項(xiàng)目助理當(dāng)時(shí)將調(diào)出的案卷歸還至原處并填寫穩(wěn)當(dāng)將調(diào)出的案卷歸還至原處并填寫穩(wěn)當(dāng)利用登記表項(xiàng)目助理當(dāng)時(shí)結(jié)束結(jié)束

附件5項(xiàng)目文檔借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期借閱目的借閱項(xiàng)目文檔標(biāo)題或內(nèi)容案卷號(hào)案件號(hào)具體項(xiàng)目文檔頁號(hào)審批情況借閱方式□發(fā)送電子文本□項(xiàng)目文檔室閱覽□提供復(fù)制品份□借出原件限年月日前歸還注銷時(shí)間注銷人借閱聯(lián)系電