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文檔簡介
Word版本,下載可自由編輯建立ERP項目管理制度的重要性實施ERP是一項深刻的管理革命,是一場耗資大、實施周期長、涉及面廣的系統(tǒng)工程,項目不僅涉及企業(yè)運營各個環(huán)節(jié)和相關的部門,同時也涉及ERP軟件供給商、ERP顧問服務提供給商、硬件供給商和系統(tǒng)集成供給商等多個商業(yè)組織,如何在這種復雜的局面下穩(wěn)步高效推動ERP實施項目,并達到預期效果?建議一套項目管理制度是項目管理的前提和基礎,同時項目管理制度還必需具備“行之有效”的核心含義。本文筆者以領導的一個ERP實施項目為實例,探討了建議行之有效的項目管理制度在ERP實施項目中的重要性。
行之有效的項目管理制度不僅是項目需求和項目范圍管理和項目團隊組建的基礎,同時也是項目方案制定的依據(jù),是項目各項目干系人合作的基礎,是先進項目管理思想在ERP實施項目上的詳細體現(xiàn)形式,在項目的啟動、方案、執(zhí)行、控制、收尾等各過程組中發(fā)揮著重要的作用,行之有效的項目管理制度是ERP實施項目的綱領,是項目的“憲法”。
ERP管理系統(tǒng)具有雙重核心,即管理思想和信息技術。ERP就是運用信息技術將企業(yè)內(nèi)的資金流、物流和信息流舉行有效集成,使其協(xié)調(diào)運作,從而實現(xiàn)囫圇企業(yè)績效最優(yōu)化。同時,ERP系統(tǒng)對信息的準時高效處理,減輕了加工負擔,對數(shù)據(jù)舉行統(tǒng)計、分析與挖掘,提煉了學問。實施ERP系統(tǒng)是有效解決企業(yè)的諸多困擾,提高綜合管理能力的最有力的手段。
ERP實施項目是一個浩大的系統(tǒng)工程,是一場耗資大、實施周期長、涉及面廣的系統(tǒng)工程,目的是要實現(xiàn)系統(tǒng)運行集成化、業(yè)務流程合理化、績效監(jiān)控動態(tài)化、管理改善持續(xù)化。但要達到這些目的,會涉及到企業(yè)管理理念的變革、流程的新建、重組與再造及企業(yè)資源的整合,因變革可能各方存在職能與觀念的錯位。同時面臨無數(shù)不行控因素,不僅涉及到囫圇企業(yè)運營各業(yè)務部門,同時也涉及軟件供給商、顧問服務供給商和硬件供給商及系統(tǒng)集成供給商,惟獨有效協(xié)調(diào)各項目涉及各方,協(xié)調(diào)各方能有效預防、規(guī)避或浮現(xiàn)問題能有效舉行商議解決,是勝利實施ERP實施項目勝利的必備條件。在項目涉及各方共同協(xié)調(diào)的基礎上建立行之有效的項目管理制度便是增進項目勝利必備條件的最有效的手段。
項目管理制度就是項目各方事前商定、并保證遵照執(zhí)行的描述各方義務、職任和各類工作流程及各類異樣處理流程的項目正式文件。通常在項目啟動階段制定總則部分,并在項目啟動會義上明確并確認。項目啟動后,在項目方案階段由各方項目經(jīng)理牽頭協(xié)同各項目干系人制定詳細的工作流程、異樣工作流程等細則部分。
筆者曾作為ERP軟件和服務供給商的項目經(jīng)理中途接手領導某地有政府信息化資金支持的一大型創(chuàng)造企業(yè)ERP實施項目,項目除甲乙雙方外還涉及政府信息化資金支持的一家代理公司,丙方主要考核項目進度和監(jiān)控項目風險,并幫助政府舉行項目驗收。此項目需求范圍涉及甲方全部業(yè)務,包括銷售管理、選購管理、應收對付管理、總賬管理、預算管理、生產(chǎn)方案管理、車間管理、倉庫管理、立體倉位管理、分銷管理、生產(chǎn)成本管理、質量管理等。甲方為流程式創(chuàng)造企業(yè),乙方提供的軟件產(chǎn)品偏重于業(yè)務應用平臺,生產(chǎn)方案管理、車間管理、分銷管理、質量管理模塊現(xiàn)有功能無法滿足甲方的業(yè)務需求,但乙方的軟件應用平臺能針對不同的業(yè)務需求迅速定制成型系統(tǒng)功能,甲方挑選乙方的軟件產(chǎn)品也正是看重“快帶成型”這一特點,以便有針對性地量身定做。項目實施周期預定1.5年。
因乙方原項目經(jīng)理離職的緣由,筆者接手該項目。當初項目已啟動5個月有余,但項目預算和項目進度徹低失控,雖然甲乙丙三方仍在樂觀努力地在工作,但還未給甲方交付任務軟件產(chǎn)品,當初已顯然感覺到甲方項目成員和關鍵用戶的焦慮。
利用認真了解狀況和仔細分析后發(fā)覺,項目運作過程雖經(jīng)過嚴格的項目預備、項目啟動、項目方案等過程,項目立項目書、項目經(jīng)理任命書、項目公約、項目組織結構、項目整體方案支配、SOW等文檔也一應俱全。項目公約上也描述了甲乙丙三方合作的原則、立場和各自的責任和義務。但是,對于標準產(chǎn)品實施的工作流程和定制開發(fā)的工作流程等各類工作流程沒有嚴格定義出來,囫圇項目實施沒有可操性的指導性文件,雖然有項目整體方案支配,企業(yè)變化因素無數(shù),無法徹低適應方案的支配,方案變更頻繁,發(fā)生方案變更后總是由乙方項目經(jīng)理發(fā)布一份新的方案,在方案面前甲方、丙方總是處于十分被動的局面,以至于大家都想樂觀協(xié)作、努力工作把項目做好,但向來未找到突破口,向來未收到好的效果?,F(xiàn)場實施顧問和工程師整天糾纏在細節(jié)的技術問題里,關鍵用戶局限在各自的業(yè)務需求描述中陷入“不見樹葉不見森林的”的迷茫中,甲方項目組成員分工也不明確,無數(shù)問題未能準時分析和確認,造成大量的時光鋪張在等待和費勁的交流上。
利用分析,該項目正是缺乏一份行之有效的項目管理制度,致使甲方、丙方人員不知項目該如何穩(wěn)步地往下走,對于異樣狀況也不知如何預防和規(guī)避,浮現(xiàn)問題時也未能準時舉行迅速響應。雖然一旦問題浮現(xiàn),乙方項目經(jīng)理就苦口婆心地舉行講解和解釋,但向來未預防問題、分析問題、解決問題的思路和辦法系統(tǒng)地收拾成文件,也未系統(tǒng)地為甲方、丙方舉行講解,只做到“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”。
筆者接手該項目后,針對上述問題召集甲方、丙方項目經(jīng)理及甲方各關鍵用戶,花了一個多月的時光,制定了一份十分完整的操作性十分強的項目管理制度,自此項目依整于這份項目管理制度指導,在合同允許的時光范圍內(nèi)完成了項目,管理不平ERP系統(tǒng)支持下得到了很大的提高,同時也被當?shù)卣袨槠髽I(yè)信息化樣版工程,并如愿獲得了政府的信息化資金支持。
項目管理制度不僅要明確項目涉及各方的義務、職責,還得要鋪設出項目運行的“軌道”。ERP實施是項目工作,項目工作總是具有暫時性、獨特性和漸進明細的特點,項目工作一條不變的原則是——方案總是在變,變化假如在項目各方的預期內(nèi),在預設的“軌道”內(nèi),總是可控的,假如沒有這一“軌道”,會給項目各方造成項目脫軌的假像,或者真像,致使項目不行控。從上述項目實例分析,該項目立項時也定立了項目公約,也明確了項目各方合作的基礎、原則及職責和義務,這也是一份各方商定的項目制度。但這份項目制度過于粗放,原則性強,操作性差,無法指導詳細的工作。談不上是行之有效的項目管理制度,缺的就是“行之有效”這核心含義。固然,各方商議基礎上定義好了操作性很強的管理制度,終于項目各方不遵照執(zhí)行,那就得提交項目管理委員會來推進了,不在本文研究的范疇。
從本例,筆者為使項目管理制度具有“行之有效”的核心,明確定義了該項目的各項目階段和各階段的重要工作流程及注重事項和項目各方的義務和職責,從啟動到驗收到后期維護等和階段都明確了項目各方的角色主次。從項目管理制度上明確了每個階段走什么工作流程,流程節(jié)點上誰擔當什么角色,具有什么義務,業(yè)務需求如何取得,范圍如何確定,每階段應交付什么成績,由哪方審核等。這份制度為WBS、活動分解、歷時估算、費用估算等工作打下了堅實的基礎。
行之有效的項目管理制度是ERP實施項目穩(wěn)定運行的“軌道”,是項目的綱領,是項目的“憲法”,也是項目管理學問體系的詳細體現(xiàn)形式。固然,項目的勝利處理決眾多的因素,PMBOK上定義的44個項目管理過程,任何一個過程都不能忽略,但是并不是任何項目都會徹低經(jīng)受44個過程,在ERP實施項目上,正是行之有效的項目管理制度明確了ERP實施項目要經(jīng)受的項目過程。有了行之有效的項目管理制度,確了了項目階段重要的工作流程,是項目勝利能的基礎。有了這些工作流程,更有利于有效地舉行項目組織和項目
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