新能源汽車公司證件管理制度

公司證件管理制度一、目的為使本公司印章、營業(yè)執(zhí)照等證件的使用規(guī)范化、合法化以及安制度。二、適用范圍適用于上海某新能源汽車有限公司及下屬各單位對公司公章、法人代表印鑒、法人身份證、營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)專用章、合同專用章等具有法律效力的公司證件的管理。三、職責(zé)與權(quán)限公辦財務(wù)部是公司證照的管理部門，公司證照指的是法人代表印鑒、法人身份證、營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)專用章、合同專用章等；公司證照的原件、復(fù)印件、掃描件及公司法人身份證復(fù)印件統(tǒng)一由財務(wù)部負責(zé)保管四、關(guān)鍵控制點1.各部門不準(zhǔn)私自刻制部門印章?？讨朴≌拢仨毾蜣k公室提出刻章申請，由辦公室報總經(jīng)理審批后代為刻制。各部門印章正式啟用時，必須先到辦公室留存印簽備案。未經(jīng)留樣備案的，一律不準(zhǔn)自行2.證件保管員每個工作日應(yīng)檢查證件是否齊全、完好，發(fā)現(xiàn)異常情況立即報告。保管員因事、病、休假等原因不在崗位時，上級分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定他人代管證件，保管員應(yīng)向代管人員交接工作，說明注意事到人。證件保管員離職時，其管理的使用記錄須作為離職移交工作的一部分，并辦理證件的移交手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。保管員須堅持原則，遵守保密規(guī)定，蓋章前應(yīng)核實審批手續(xù)是否完備，蓋章文件內(nèi)容是否存在空白或其他隱患事項；經(jīng)辦人員拒絕保管員審核文件或者審批手續(xù)的，保管員可拒絕并報告領(lǐng)導(dǎo)處理。4.公司各類證件實行使用登記制，保管員應(yīng)每季度將該期間填寫的申請單、對應(yīng)的《公司證件使用登記表》打包存檔。明，依次經(jīng)部門負責(zé)人、分管副總審批(法人身份證復(fù)印件需經(jīng)總經(jīng)務(wù)部申請領(lǐng)??；證照復(fù)印件經(jīng)財務(wù)證照保管人員簽“本復(fù)印件僅供用于……”字樣后發(fā)放。6.公司公章、證照原件原則上不得帶出公司，確因工作需要，必須要在公司辦公場地以外的地方使用公章時，執(zhí)行以下流程：由使用部門在OA上提前填寫“《公司印章、營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件使名稱、申請人、用印時間等內(nèi)容，按上述審批通過后，由印章保管員在預(yù)約的時間，攜帶公章與用印申請人一同前往。公章外用結(jié)束后，由印章保管員和經(jīng)辦人在《公司證件使用登記表》上共同簽字確認(rèn)蓋章的文件明細。公章外用期間，公章必須由保管員保管和使用，期間發(fā)生的出差費用由需求部門/單位承擔(dān)。7.公章、證照(含復(fù)印件)在保管期間及使用期間，其保管人和使用人對公章、證照(含復(fù)印件)分別負有經(jīng)濟、行政、法律責(zé)任。如相關(guān)人員假公濟私，未經(jīng)批準(zhǔn)利用公章、證照辦理個人事務(wù)的，將直接予以辭退，給公司造成經(jīng)濟損失的應(yīng)予以賠償，對于造成重大損失或嚴(yán)重后果的承擔(dān)法律責(zé)任。8.公章、證照保管人因故造成公章遺失的，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)采取措施，并立即與發(fā)證機關(guān)聯(lián)系，及時辦理公章、證照的掛失和補辦手續(xù)。同時，公司將追究公章、證照保管人的管理責(zé)任，并賠償所一切損失。附件：附件：1.公章管理流程圖程)步流程流程擔(dān)當(dāng)部門職責(zé)(工作流程)輸出物公司各類印章刻制的申請由印章使用管理部步印章刻制申請需求部門將印章的用途、種類、名稱、樣式等進行詳細印章刻制申請驟表一 批通過后《印章刻制申請表》在公司辦公2印章樣式應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定制作。字體應(yīng)印章刻制使用宋體字和規(guī)范化的簡化字，材料選用根據(jù)步辦公室公安部門刻制辦公室公安部門刻制驟章、財務(wù)章、發(fā)票專用章必須按國家規(guī)定在國二家法定管理部門指定的地點辦理并履行備案章刻制完成后，辦公室應(yīng)指定專人領(lǐng)回并同申請部門辦理交接手續(xù)。填寫《印章啟用登步公章啟用記表》登記印章圖樣、領(lǐng)用時間、領(lǐng)交人員等驟需求部門印章啟用登記表步步驟四4印章保管人如有崗位變動或調(diào)離公司時，須門方當(dāng)事人及監(jiān)督人(辦公室)簽字。人。保管人由于各種原因不在工章交由本部門領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)指步步驟五門定的專人臨時保管，以保證工作需要。司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超2公司公章的使用范圍主要為： (1)公司對外簽發(fā)的文件； (2)公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件； (3)由公司出具的證明及有關(guān)材料； (4)公司對外提供的財務(wù)報告； (5)公司章程、協(xié)議； (6)勞動合同、聘用協(xié)議； (7)擔(dān)保書、承諾書等重要法律文件。 (1)對外投資、合資、合作協(xié)議； (2)各類商事合同等。在表步步驟六7公司各職能部門專用章，以部門名義印發(fā)的各類對內(nèi)函件上使用，禁止在對外文件上使各部門使用人填寫《印章使用審批表》，依次經(jīng)2所有需要加蓋印章的文件超過一頁的應(yīng)加蓋騎縫章，對內(nèi)容有修改的地方應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確3任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。嚴(yán)禁開具空白證4對已蓋印章的文件內(nèi)容更改時，印章使用人應(yīng)將原文件交回保管人銷毀并記錄之后，重新章保管人在加蓋印章時要嚴(yán)格審查有關(guān)文涂改部分；對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單使步步驟七1.因需要更換新印章，在新印章啟用同時，由印章所屬部門對原有印章進行銷毀處理申理(董事長)審批。 (1)印章?lián)p壞； 經(jīng)總經(jīng)理(董事長)批準(zhǔn)后，公司辦公室下發(fā)應(yīng)在3個工作日內(nèi)將印章交到辦公室，由辦公室按印章銷毀審批公司印章、營業(yè)執(zhí)照、法人身份證使用審批單提交人注明(使用原件或復(fù)印件)并將證件的用期部門、用途等說明單位或協(xié)議對方導(dǎo)意見印章保管保證書上海某新能源汽車有限公司：年月日起負責(zé)保管公章(印章已于即日起交付于本人，印章