【優(yōu)選】聲像檔案管理教案PPT文檔

一、聲像檔案概述二、聲像檔案的收集與歸檔三、聲像檔案的整理四、聲像檔案的保管與利用主要內(nèi)容一、聲像檔案的概念聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映國家機構(gòu)、社會組織以及個人在行使職責(zé)或從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、影片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。又稱音像檔案、視聽檔案。聲像檔案作為檔案的一種載體形式，是紙質(zhì)檔案的重要補充，是機關(guān)、企事業(yè)單位檔案的重要組成部分，也是和國家的寶貴財富。第一節(jié)聲像檔案概述（一）形象生動

聲像檔案以畫面的可視形象，生動地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)在利用者面前，有的配有聲音，具有較強的形象性和直觀性，能使利用者有“身臨其境”的感覺，其生動性和形象性是其他類型檔案難以達到的。（二）時空感受

聲像檔案運用先進科學(xué)技術(shù)，可將一瞬即逝的現(xiàn)場記錄和再現(xiàn)，并可進行超越時空的傳遞，具有較強的時間感和空間感。二、聲像檔案的特點

（三）便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換

聲像檔案復(fù)制簡捷，并可運用多媒體技術(shù)在不同載體之間進行互相轉(zhuǎn)換，利用數(shù)字多媒體技術(shù)進行存儲和傳播。（四）攜帶使用方便

聲像檔案信息存儲量大，體積小，攜帶方便，可多次重復(fù)使用。（五）保管要求高

聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，這些材料對溫濕度變化、灰塵、有害生物和有害氣體、外界磁場較敏感，保管要求高。二、聲像檔案的特點

三、聲像檔案的作用●（一）較強的憑證作用●（二）重要的科研和宣傳素材●（三）便捷的信息交流手段●（四）較高的藝術(shù)欣賞價值能第二節(jié)聲像檔案的收集歸檔一、聲像檔案的收集原則

為保證將有保存和利用價值的聲像材料收集齊全，在收集工作中應(yīng)遵循“以我為主、突出主題、質(zhì)量精良、內(nèi)容齊全”的原則。（一）以我為主——即要以本單位形成的并反能反映本單位職能活動的聲像材料作為收集重點。（二）突出主題——即收集的聲像材料要能反映出重要活動、會議等的主要內(nèi)容、場景、人物的實況。（三）質(zhì)量精良——對收集來的聲像材料必須進行精心挑選，把主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的聲像材料歸檔。（四）內(nèi)容齊全——歸檔的聲像材料內(nèi)容要完整。即照片檔案要照片、底片、文字說明（應(yīng)含事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等諸要素）齊全，照片與底片相符；錄像檔案要錄像片、解說詞、文字說明（含錄像片的片名、制式、語種等）齊全。

二、聲像檔案的歸檔制度

按照《中華人民共和國檔案法》確定的檔案管理原則和《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，單位、部門或個人在各種重大活動中拍攝的具有保存價值的聲像檔案應(yīng)及時向檔案部門移交歸檔，任何部門或個人不得以任何借口據(jù)為已有。

（一）聲像檔案歸檔范圍

1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料；2、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的聲像材料；3、本單位組織或參加的重要外事活動的聲像材料；4、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；5、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民風(fēng)民俗和著名人物的聲像材料；6、其他具有保存價值的聲像材料。

應(yīng)根據(jù)實際情況，采取隨時歸檔與定期歸檔相結(jié)合的方式：

隨時歸檔。對具有歸檔價值的聲像材料，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時系統(tǒng)規(guī)范整理后，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。定期歸檔。依《檔案法實施辦法》之規(guī)定，聲像檔案應(yīng)隨立檔單位其他載體形態(tài)檔案一并向有關(guān)檔案館移交。特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可提前或延遲移交。（二）聲像檔案歸檔時間（三）聲像檔案歸檔要求

聲像檔案的搜集、征集和移交應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821—2002）、《磁性載體檔案管理與保護技術(shù)規(guī)范》（DA/T15—95）等有關(guān)標準的要求。對于錄音錄像帶要特別注意保護好，防止被消磁，失去效用。（一）集中收集

即有計劃、有針對性地進行階段性收集，這是聲像檔案收集的重要途徑。（二）定向收集

即向某項活動的主辦、承辦單位或參與活動的單位和個人進行重點收集。（三）直接參與收集

即單位檔案機構(gòu)派員直接參與現(xiàn)場拍攝的收集方法。（四）隨時收集

即要求檔案人員平常要注意收集有關(guān)活動信息，發(fā)現(xiàn)線索及時跟蹤，及時收集。三、聲像檔案的收集方法

聲像檔案的收集工作要注意“四結(jié)合”，即：1、檔案部門與相關(guān)部門相結(jié)合，調(diào)動相關(guān)部門參與收集的積極性，多渠道、多層次地開展搜集工作。有條件的單位，應(yīng)與崗位職責(zé)和財務(wù)報銷、年終績效考核、獎懲相結(jié)合，以取得更好的實效。2、檔案館（室）收集聲像檔案與清理機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的積存聲像材料相結(jié)合，明確聲像檔案搜集的重點單位。3、向機關(guān)、企事業(yè)單位征集與個人征集相結(jié)合，取得單位與個人的有力支持，進一步拓寬搜集渠道。4、無償收集與有償收集相結(jié)合。第三節(jié)聲像檔案的整理照片檔案的整理錄音錄像檔案劃分保管期限和價值鑒定錄音錄像的整理一、照片檔案的整理

照片檔案的整理應(yīng)遵循“三個有利于”（即有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用）的原則。

歸檔的照片與底片影像應(yīng)一致；無底片的照片應(yīng)翻拍底片，無照片的底片應(yīng)沖洗出照片；照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放；

照片檔案整理時，應(yīng)附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄；

重要的、永久、長期保存的數(shù)字照片檔案應(yīng)及時拷貝出紙質(zhì)照片。

目前的照片檔案有兩種：一種是用一般相機和普通膠卷，采用可見光使膠片感光的照片；另一種是運用數(shù)字技術(shù)與光學(xué)技術(shù)相結(jié)合而形成的照片，即我們通常說的數(shù)碼相片。（一）照片檔案的構(gòu)成與種類

照片檔案由底片、照片及文字說明三部分構(gòu)成。

底片——底片是與被攝景物顏色相反的負影像，以感光膠片為載體。底片是照片檔案的重要組成部份，它可分為原底片和翻版底片（原底片的拷貝或通過原照片的翻拍形成）。對于一些重要的、珍貴的照片，應(yīng)制作翻版底片，并與原底片同時保存。照片——照片是與被拍攝景物顏色相同的正影像，它是通過底片沖印而成的。文字說明——文字說明是對照片檔案內(nèi)容的介紹和補充，它與照片相輔、互不可分。文字說明應(yīng)包含事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等諸要素。

數(shù)字照片檔案一般包括照片、說明和元數(shù)據(jù)三部分。

1、照片檔案的構(gòu)成：概念：是指用數(shù)碼相機等數(shù)字設(shè)備獲得的，存儲于存儲卡、閃存盤、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。特點：成像快、傳輸快、編輯快、查閱快、存儲成本低、可共享瀏覽、可長期保存等。缺點：對軟、硬件的依賴性；信息的易改性；數(shù)據(jù)的不兼容性及信息與載體的可分離性。

18數(shù)字照片：數(shù)字照片檔案的概念數(shù)字照片元數(shù)據(jù)與文件格式◆數(shù)字圖像元數(shù)據(jù)文件◆圖像文件格式19數(shù)字圖像元數(shù)據(jù)文件元數(shù)據(jù)是用來描述文件的內(nèi)容、格式、編碼方式、解密方法、背景和結(jié)構(gòu)及其變化情況，包含作者、主題、位置等重要信息的單元。元數(shù)據(jù)隨電子文件存在于數(shù)字環(huán)境中。它與信息對象共為一體，可一起存儲和流轉(zhuǎn)。公務(wù)活動攝影中的圖像元數(shù)據(jù)，一般分為兩個層次：數(shù)碼相機拍攝圖像的元數(shù)據(jù)和提交圖像文件的元數(shù)據(jù)。20

數(shù)字圖像元數(shù)據(jù)文件1．數(shù)碼圖像拍攝的元數(shù)據(jù)。數(shù)碼圖像拍攝的元數(shù)據(jù)就是通過數(shù)碼相機拍攝得到的原始數(shù)據(jù)，各個數(shù)碼相機生產(chǎn)廠家設(shè)置的數(shù)據(jù)數(shù)量不盡相同，在信息顯示格式上也略有差異。一般來講，圖像數(shù)據(jù)的描述大多遵守EXIF標準。21222．提交稿件的元數(shù)據(jù)。提交稿件的元數(shù)據(jù)，是在拍攝圖像元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，增加了攝影者或單位信息流程與信息要素。信息標注一般遵循或參照IPTC(“國際出版電信委員會”簡稱）標準執(zhí)行。該標準的作用是為攝影者提供一種可向TIFF或JPEG文件頭寫入個人信息的方法，包括題注、關(guān)鍵字、類別、資料來源、原稿條目等。

數(shù)字圖像元數(shù)據(jù)文件

EXIF信息(可交換圖像文件)EXIF文件是圖像文件的一種，只是在文件頭信息中增加了有關(guān)拍攝信息的內(nèi)容和索引圖，是記錄圖像文件附加信息的規(guī)格，包括文件信息、拍攝信息和圖像信息。文件信息主要有存儲的文件名、圖像存儲格式、創(chuàng)建時間、修改時間等；拍攝信息主要有拍攝時的光圈、快門、焦距、感光度、測光模式、拍攝日期時間等；圖像信息主要有數(shù)碼相機的型號、圖像分辨率、色彩編碼、拍攝時錄制的聲音、全球定位系統(tǒng)等。23TIFF圖像文件格式（標記圖像文件格式）一種基于標記的無損(不丟失信息)壓縮格式，后綴名一般為.tif，用于在應(yīng)用程序之間和計算機平臺之間交換文件。存儲的圖像細微層次的信息非常多，可以保存圖層，圖像質(zhì)量高。TIFF格式的圖像也可以使用LZW無損壓縮方式，壓縮時只刪除一些無用的圖像數(shù)據(jù)，所以不會損失圖像質(zhì)量。非常有利于原件為黑白檔案的復(fù)制儲存。24JPEG圖像文件格式（聯(lián)合照片專家組）JPEG是一個數(shù)字圖像壓縮的國際標準。專門用于攝影圖像的存儲與顯示，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要的計算機平臺和Web瀏覽器。JPEG是一種有損壓縮技術(shù)，格式文件小，其壓縮方法可以節(jié)省大量的空間；被解壓后的圖像與壓縮前的圖像不完全一樣，影響質(zhì)量多數(shù)情況下均可接受。JPEG可以通過調(diào)節(jié)壓縮參數(shù)來改變損失程度。原件為彩色的檔案可選此格式復(fù)制存儲。25RAW格式RAW的英文原意是“自然的，原始的，未經(jīng)加工處理的”，RAW格式文件的后綴名一般為.raw。采用RAW格式拍攝照片時，從感光元件上得到的原始影像電信號在進行模擬／數(shù)字轉(zhuǎn)換后，不經(jīng)過任何軟件處理而直接存儲為影像文件。RAW格式文件是一個數(shù)據(jù)包，它將拍攝時相機感光芯片取得的數(shù)據(jù)都包容在里邊，反映的是從感光元件得到的最原始的影像信息，包含相機中與圖像有關(guān)的所有信息，是一種未經(jīng)任何軟件調(diào)整的影像原始數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過軟件轉(zhuǎn)換才能成為最終的圖像文件。262、照片檔案的種類（1）按性質(zhì)、內(nèi)容分：新聞類、社會活動類、科技類、藝術(shù)類照片等；（2）按作用分：工作參考類、憑證（證據(jù)）類、對外宣傳類照片等；（3）按時間分：照片、近期照片等；

（二）照片的選擇

對收集歸檔的照片檔案，檔案人員應(yīng)精心挑選，對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進行鑒定；對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要的、主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的照片歸檔，力求完整性、完美性、典型性相統(tǒng)一。

對于照片檔案數(shù)量較少的單位，照片檔案可從屬文書檔案或科技檔案，并統(tǒng)一整理、編號；對于照片檔案數(shù)量較多，且所收集的照片檔案與文書檔案或其他類型檔案相對獨立的單位，應(yīng)將照片檔案單獨分類、編目，單獨存放。（三）照片檔案的分類、排列及編號工程項目、科研課題、設(shè)備、產(chǎn)品名稱及主要特點。事由：照片所反映事件、事物的情由；數(shù)字照片元數(shù)據(jù)與文件格式TIFF格式的圖像也可以使用LZW無損壓縮方式，壓縮時只刪除一些無用的圖像數(shù)據(jù)，所以不會損失圖像質(zhì)量。不要使用“圖為”或“這張圖表示”這樣的描述語。文件信息主要有存儲的文件名、圖像存儲格式、創(chuàng)建時間、修改時間等；二、錄音錄像檔案的整理采用RAW格式拍攝照片時，從感光元件上得到的原始影像電信號在進行模擬／數(shù)字轉(zhuǎn)換后，不經(jīng)過任何軟件處理而直接存儲為影像文件?！窦訌娙粘９芾砭S護工作請有關(guān)專家進行技術(shù)鑒定等。四、聲像檔案的保管與利用3、防塵、防有害氣體和有害生物文件信息主要有存儲的文件名、圖像存儲格式、創(chuàng)建時間、修改時間等；2、聲像檔案的復(fù)制聲像檔案的收集工作要注意“四結(jié)合”，即：格式：類別代號—順序號。錄音錄像帶原則上應(yīng)平放，以免因磁帶擠壓而發(fā)生粘連；非常有利于原件為黑白檔案的復(fù)制儲存。（1）底片的分類對于大部分單位來說，底片數(shù)量不多，可不分類，只按底片收集的先后順序編流水號即可。對于底片數(shù)量和類型較多的單位，可按以下幾種方式分類：第一，按制成材料分類，可分為軟制底片和硬制底片，黑白底片和彩色底片；第二，按形成方式分類，可分為原底片與翻版底片；第三，按底片呈像分類，可分為負片和反轉(zhuǎn)片；第四，按尺寸大小分類，可分為2寸、4寸和特大號等；第五，按年度分類，即按不同時期、不同年度產(chǎn)生的底片來分類；第六，按內(nèi)容分類，即按底片反映的問題、項目、產(chǎn)品等來分類。各單位可根據(jù)實際情況采用切合本單位實際的分類法。注意：一個全宗的底片要單獨整理，不同全宗的底片不可混雜。1、底片的分類、排列、編號

底片排列是按收集時間順序進行。底片號編制格式：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)枴Ｈ谔枺簷n案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應(yīng)代表永在某、長期、短期。

張?zhí)枺阂蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片從“1”開始順編流水號。例：44—Y—6，即代表泉州市檔案局永久卷中的第6張底片。底片號登錄順序應(yīng)與照片號登錄順序保持一致。（2）底片的排列與編號

底片應(yīng)放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋，并在底片袋右上方標明底片號。翻拍底片應(yīng)在底片袋左上方標明“F”字樣；拷貝底片標明“K”字樣。對大幅底片，應(yīng)墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后放入專用檔案袋檔案盒。

（3）底片裝袋插冊（1）照片的分類

應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限—問題—年度進行分類。不同全宗照片不可混雜。分類方案應(yīng)前后一致，不應(yīng)隨意變動。（2）照片的排列

應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度、保密等級等進行排列。（3）照片檔案的編號2、照片檔案的分類、排列及編號

格式一：全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)?/p>

格式二：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)柶渲腥谔枴⒈９芷谙薮a與底片號中的全宗號、保管期限代碼是一致的。

冊號：是指在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始編流水號。張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號；格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號。照片號的編制有兩種格式：例一：泉州市檔案局（館）的照片檔案分類大綱與編號方法：分類大綱：群類、行政類、業(yè)務(wù)類、領(lǐng)導(dǎo)視察類四類。編號方法：采用全宗號—保管期限—冊號—序號編號方法。如：44—C—1—3代表泉州市檔案局長期保管的照片檔案中的第1冊（群類）的第3張照片。

例二：全市重大活動照片檔案分類大綱及編號方法：泉臺交流及僑務(wù)活動（全宗號384）、“海絲”活動（385）、泉州文化建設(shè)重大活動（386）、泉州城市建設(shè)重大活動（387）等等。如：385—Y—11即代表海絲活動永久保管的第11張照片。注意：照片檔案的編號應(yīng)做到不重號、不空號、不漏號。照片檔案經(jīng)分類、排列、編號后，即可按編號順序?qū)⑵涔潭ㄔ谡掌瑑缘男卷撋?。對于大幅照片，可將其放入專用的檔案盒（袋）中。照片編號裝冊后應(yīng)填寫冊內(nèi)備考表、冊脊及本冊情況說明。

文字說明是照片檔案不可或缺的重要組成部分，說明了照片的意義。

（四）照片檔案的說明照片說明的作用注釋照片說明的基本原則照片說明的注釋方法和表達要求單張照片說明的寫作組合照片說明的寫作401、照片說明的撰寫照片說明的作用1．清除照片的模糊性和多義性，準確傳達傳播信息；2．引導(dǎo)讀者對照片的理解；3．提供畫面不能提供的基本事實；

4．提供畫面不能提供的背景資料；

5．提供畫面不能提供的趣味點與理解和欣賞角度，為照片增色添彩。

41注釋照片說明的基本原則1.客觀準確

2.編寫及時4.內(nèi)容一致5.信息完整

6.表達清晰3.真實可靠7.注意版權(quán)42照片說明撰寫照片說明的注釋方法和表達要求

1．文字說明一般以照片的自然張為單元編寫，一組聯(lián)系密切的組合照片可以編寫組合照片總說明，已采用組合照片總說明的單張照片其說明可以從簡。

2．對于屬科學(xué)技術(shù)范疇方面的數(shù)字照片，還要注明工程項目、科研課題、設(shè)備、產(chǎn)品名稱及主要特點。

3．六要素的內(nèi)涵、注釋方法和表達要求：43照片說明撰寫時間：事件發(fā)生或事物變化的時間和拍攝時間。用阿拉伯數(shù)字表示拍攝時間。年、月、日用8位數(shù)表示。例2004年1月13日寫作。地點：被攝物所在的地理位置或具體地點、場所。人物：照片上主要人物的姓名、職務(wù)、在照片中所處的位置。事由：照片所反映事件、事物的情由；（工程部位、施工工藝等）背景：對揭示照片主題具有一定作用的背景。攝影者：照片的拍攝人。一般為攝影者個人，必要時可加寫單位。44

照片說明六要素的注釋方法和表達要求照片說明撰寫單張照片說明的寫作結(jié)構(gòu)。單張照片說明一般只有兩句話。第一句講畫面上正在發(fā)生什么，第二句講與正在發(fā)生的事情相關(guān)的背景材料或情況介紹。時態(tài)。第一個句子一定要用現(xiàn)在時態(tài)，講明正在做什么。第二個句子一定要用過去時態(tài)，因為講的是背景或已發(fā)生的事。解釋。照片中容易被讀者注意到的東西原則上都應(yīng)給予解釋，不應(yīng)讓讀者猜測。如果物體是重要的新聞（信息）因素，就可單獨放在第二個句子中作為背景。45照片說明撰寫單張照片說明的寫作（續(xù)）

位置。一般用“左起”而不用“從左至右”來表示方向，有時也在姓名后加上“左…右”。原則上要點出畫面中每一個主要人物的姓名，有時也只點出相關(guān)的人物。要盡量避免使用括弧并在括弧中點出人名、地名、職務(wù)等，不然句子會顯得破碎，文氣不通暢。描寫。不要對觀點或十分明顯的東西進行描寫，如美麗、迷人、微笑、巨大、蒼老等。要直接寫出事實，如直徑十厘米的氣球、八十五歲的老人等。46照片說明撰寫組合照片說明的寫作組合照片說明是指對一組(若干張)聯(lián)系密切的照片所作的說明。組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項，并標明所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。但其說明編寫應(yīng)符合客觀準確、編寫及時的要求。47照片說明撰寫組合照片說明寫作應(yīng)注意的事項組合照片說明由兩部分組成，一是總說明，二是分說明(單張照片的說明)。總說明可以使用任何體裁，主要依賴于個人的寫作才能。處理好總說明和分說明的關(guān)系，避免在標題、總說明和分說明之間的重復(fù)。不要將好的材料都集中到總說明中，分說明也需要實質(zhì)性內(nèi)容。48照片說明撰寫組合照片說明寫作應(yīng)注意的事項一般說來，分說明點明人物、場景和正在發(fā)生什么就行，深入的解釋是總說明的任務(wù)。分說明必須服從總說明，分說明不要大量重復(fù)總說明的內(nèi)容。不要使用“圖為”或“這張圖表示”這樣的描述語。49

題名：簡明準確概括基本內(nèi)容、人物、時間、地點、事由。照片號：照片在照片冊中的順序號。底片號：底片在底片冊中的順序號。參見號：與本張照片有聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。如：2003年泉州市檔案局（館）長會議照片（參見號44—1—88—1）表示與泉州市檔案局文書檔案永久目錄88案卷號第1頁對應(yīng)。

拍攝時間：以8位阿拉伯數(shù)字表示，如：20030208。

拍攝者：拍攝人或單位

文字文明：事由、人物、時間、地點、背景、拍攝者等。（備注：對于歸屬權(quán)不屬于本單位的照片，還應(yīng)在說明標注照片版權(quán)及來源，防止利用時出現(xiàn)版權(quán)糾紛。）2、照片說明的格式一組中的每張照片均應(yīng)在其左上角或右上角標出組聯(lián)符號。同組照片中的組聯(lián)符號應(yīng)相同。組聯(lián)符號用“①”、“②”、“③”……表示。如文件夾內(nèi)只有一組照片和其他單張照片時，組聯(lián)符號采用“①”。組聯(lián)符號不宜跨冊。513、組聯(lián)符號的編寫組聯(lián)符號編寫示例（一）：組與組之間的編號①①①②②②組聯(lián)符號編寫示例（二）：組與單張照片之間的編號①①①

照片經(jīng)分類、排列、編號后，即可按照片編號順序裝入照片冊的芯頁上。特殊規(guī)格照片應(yīng)另外存放，并在冊內(nèi)目錄中注明。照片檔案組卷后，應(yīng)按《照片檔案管理規(guī)范》標準編制檔案目錄。照片檔案目錄種類包括基本目錄、冊內(nèi)目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。（五）照片檔案的組卷及目錄編制芯頁格式參考示例56芯頁格式參考示例571、照片檔案的鑒定

（1）鑒定的內(nèi)容。包括鑒定照片形成的年代、反映的內(nèi)容及載體材料等。（2）鑒定的方法。有通過史料考證鑒定；調(diào)查詢問有關(guān)人員考證鑒定；實地考察鑒定；內(nèi)容對照比較考證鑒定；請有關(guān)專家進行技術(shù)鑒定等。2、照片檔案保管期限的確定

根據(jù)照片檔案的價值確定其保管期限，分永久、長期、短期三種?？蓞⒄张c之相對應(yīng)的文書檔案的保管期限確定其保管期限。（六）照片檔案的鑒定（一）種類錄音、錄像檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的，以機械、光學(xué)、電磁等記錄方式記錄聲音、影像，以特殊材料為載體的記錄。1、錄音檔案主要有唱片和錄音帶兩種。錄音帶有盤式和盒式兩種，其中以盒式為常見。盒式錄音帶分60、90、120分鐘三種；按其制成材料，有氧化鐵磁帶、鉻磁帶、鐵鉻磁帶、摻鈷磁帶及金屬磁帶等，氧化磁帶又分為低噪聲帶、低噪聲高輸出帶及高保真帶等。2、錄像檔案錄像帶同樣分盤式和盒式兩種，同樣以盒式為常見。其寬度有：2英寸、1英寸、3/4英寸、1/2英寸及1/4英寸等，制成材料有鉻帶、摻鈷氧化鐵帶等。二、錄音錄像檔案的整理（二）錄音錄像帶的驗收

為保證歸檔的錄音錄像檔案的質(zhì)量及完整、準確，需要在整理前進行驗收。主要是把握：

1、質(zhì)量關(guān)。包括錄音帶有無變調(diào)失真或噪音干擾，錄像帶內(nèi)容是否完整、畫面是否清晰、聲音是否清楚等。2、完整關(guān)。包括與錄音錄像帶相應(yīng)的文字說明是否完整齊全等。二、錄音錄像檔案的整理（三）錄音錄像檔案的分類與編號1、分類

必須將錄音檔案和錄像檔案分開。音像制品多的單位，如電視臺、廣播電臺等，還可在錄音檔案或錄像檔案內(nèi)按內(nèi)容等劃分屬類。

2、編號

錄音錄像檔案是以盤或盒為保管單位進行編號的。編號可按歸檔的時間順序結(jié)合內(nèi)容編制流水號。格式：類別代號—順序號。如：像—05，表示錄像檔案第5盒（盤）。

編號中必須注意兩個一致：一是錄音錄像盒上的編號與外包裝盒上的編號一致；二是錄音錄像盒上的編號與其相應(yīng)的文字說明一致。

二、錄音錄像檔案的整理（四）編寫文字說明

錄音錄像檔案的文字說明必須詳細準確。錄音帶要寫明：講話內(nèi)容、講話人姓名、身份、錄音時間、錄音帶播放時長、錄音帶型號規(guī)格、設(shè)備的型號規(guī)格。錄像帶要寫明：所攝內(nèi)容、主要人物、拍攝時間、錄像帶型號規(guī)格、設(shè)備的型號規(guī)格。二、錄音錄像檔案的整理（五）填寫標簽

標簽內(nèi)容包括：編號、參見號、片名、播放時間、攝制單位、攝制時間、規(guī)格、制式、密級、主要人物的姓名、身份等。（六）錄音錄像檔案的編目

錄音錄像檔案整理后，要分開編目。著錄時需注意：第一，要以一盒（盤）錄音（錄像）帶為一個保管單位著錄一條；第二，如一盒（盤）錄音（錄像）帶錄制多人講話或多個節(jié)目，應(yīng)在題名欄中逐一注明；第三，如一個活動錄制多盒（盤）錄音（錄像）帶，則應(yīng)在題名欄后注明錄音（錄像）帶的順序號。二、錄音錄像檔案的整理（一）錄音錄像檔案保管期限的劃分

可參照文書檔案的保管期限確定。（二）錄音錄像檔案價值的鑒定

三、錄音錄像檔案劃分保管期限

和價值鑒定

一、聲像檔案的保管

聲像檔案保管的主要任務(wù)是通過科學(xué)、規(guī)范、合理的管理，采取必要的措施，維護聲像檔案的完整和安全，最大限度的延長其壽命。第四節(jié)聲像檔案的保管與利用（一）存儲載體的標識與方法

◆存儲載體的標識。

◆刻制、打印和粘貼標簽的方法。66存儲載體的標識立檔單位按全宗原則標識存儲音像檔案的光盤。光盤盤面及裝具應(yīng)刻制或打印有識別光盤的統(tǒng)一規(guī)格的標簽。內(nèi)容包括：光盤編號、套別、名稱、形成時間、制作單位、制作日期、密級、保管期限、審核人、光盤種類、軟硬件背景等。67特殊規(guī)格照片應(yīng)另外存放，并在冊內(nèi)目錄中注明。不要使用筆直接在刻錄盤的印刷面上書寫標識內(nèi)容。無底片的照片應(yīng)翻拍底片，無照片的底片應(yīng)沖洗出照片；例二：全市重大活動照片檔案分類大綱及編號方法：一般說來，分說明點明人物、場景和正在發(fā)生什么就行，深入的解釋是總說明的任務(wù)。底片應(yīng)放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋，并在底片袋右上方標明底片號。錄像帶要寫明：所攝內(nèi)容、主要人物、拍攝時間、錄像帶型號規(guī)格、設(shè)備的型號規(guī)格。二、多媒體技術(shù)在聲像檔案管理中的應(yīng)用（二）突出主題——即收集的聲像材料要能反映出重要活動、會議等的主要內(nèi)容、場景、人物的實況。（三）聲像檔案庫房的管理請有關(guān)專家進行技術(shù)鑒定等?？讨啤⒋蛴『驼迟N標簽的方法圖像文件是由磁性載體和光盤承載的。1、溫濕度控制著錄時需注意：第一，要以一盒（盤）錄音（錄像）帶為一個保管單位著錄一條；光盤種類：光盤的類型,如CD-R、DVD-R等。存

儲

載

體

的

標

識光盤編號：由電子文件類別代碼、全宗代碼、分類代碼、光盤序號組成。套別：音像檔案光盤存儲套號，用大寫英文字母A、B、C表示。A表示查閱利用；B表示本地備份；C表示異地封存保管。名稱：單位全稱。形成時間：光盤內(nèi)音像檔案的起始年月和終止年月。起始年月和終止年月用6位阿拉伯數(shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，起始年月和終止年月中間用“—”分隔，如01—12。68制作單位：光盤制作單位的全稱或通用簡稱。制作日期：音像檔案刻錄到光盤上的日期。包括年月日，用阿拉伯數(shù)字八位數(shù)標識。如年1月25日，標識為。密級：光盤內(nèi)存儲的音像檔案的最高密級。保管期限：光盤內(nèi)存儲的音像檔案的保存時間。審核人：負責(zé)檢查光盤存儲質(zhì)量的人員姓名。光盤種類：光盤的類型,如CD-R、DVD-R等。軟、硬件背景：制作、識別或運行光盤內(nèi)音像檔案的軟、硬件環(huán)境，包括光盤存儲容量、電子文件格式。69存儲載體的標識

刻制、打印和粘貼標簽的方法

打印光盤盤面

刻制光盤盤面70在光盤盤面上標識的幾種方法采用噴墨打印機，將標識內(nèi)容直接打印在光盤盤面上。（光盤印刷面為白色盤面的刻錄盤）采用光雕刻錄機，在光盤盤面上直接雕刻標識的內(nèi)容。（專用刻錄盤）一般不要使用光盤紙粘貼在刻錄盤的印刷面上。不要使用筆直接在刻錄盤的印刷面上書寫標識內(nèi)容。71圖像文件存儲載體的選擇與保護光盤光盤的保護移動設(shè)備存儲圖像文件載體的保護環(huán)境要求圖像文件內(nèi)容的保護要求72工作中對盤片的選擇

如果沒有特殊的要求，僅僅只是用來保存資料，金綠盤和藍盤是最好的選擇；如果對資料保存要求很高，就要選用金盤，它的刻盤數(shù)據(jù)品質(zhì)是最好的；綠盤感光性好，對所有的刻錄軟件和刻錄機都可以很好的支持，如果你對刻錄機的性能還不太了解，那么應(yīng)選用綠盤。7374圖像文件載體的保護

與紙質(zhì)檔案相比，圖像文件載體材料的壽命要短得多。圖像文件是由磁性載體和光盤承載的。影響圖像文件載體耐久性的物化因素更多、更復(fù)雜，載體的壽命也比紙張短。因此，對圖像文件載體的保護重點在于對影響載體的物化因素的控制?！窨刂七m宜的溫濕度●防止灰塵

●防止外來磁場

●防止機械震動

●防止光線和有害氣體的影響

●加強日常管理維護工作照片、底片溫濕度控制范圍影響經(jīng)載體轉(zhuǎn)換后圖像文件

長期保存的幾個因素噴墨打印機的墨水

·染料墨水

·顏料墨水打印紙

·紙張纖維

·防水761、照片檔案的包裝物與裝具

照片檔案的包裝物與裝具應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》的規(guī)格和要求。

底片袋應(yīng)選擇表面略粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質(zhì)材料和中性膠粘劑制作；照片冊、底片冊的封面、封底、芯頁應(yīng)采用PH值為中性偏堿性紙質(zhì)材料制作。

裝具應(yīng)選用耐腐蝕、不釋放有害氣體、表面光潔平整的金屬或低塑性塑料材料，避免使用木制材料。

（二）照片檔案的保管2、照片檔案的存放

一般的照片、底片冊應(yīng)立放，以免照片、底片受壓后發(fā)生粘連；對于大幅照片，可采用平放方式，但疊放高度不宜超過5cm；對于珍貴的、重要的、使用頻繁的照片，應(yīng)進行復(fù)制、拷貝，以拷貝照片提供利用，或掃描刻制成光盤備份。（一）照片檔案的保管3、照片檔案的保管與保護數(shù)字照片的存儲不要編輯原始照片數(shù)字照片要采取雙重備份措施圖像文件存儲載體的選擇與保護79（一）照片檔案的保管數(shù)字照片的存儲

數(shù)字照片檔案應(yīng)安全存儲在計算機系統(tǒng)的硬磁盤中，并適時進行脫機備份。脫機備份存儲載體推薦使用不可擦除型光盤。重要的數(shù)字照片檔案應(yīng)備