公司公文管理制度

RRR公司公文管理制度第一章總則第一條為了實現(xiàn)公司公文管理的科學化、制度化、規(guī)范化，提高公文處理質(zhì)量和效率，結合公司實際，制定本制度。第二條公司公文是公司在經(jīng)營管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是實施管理、傳達信息、處理公務的載體，是指導、布置和商洽業(yè)務，請示和答復問題，報告、通報和交流工作情況等的重要工具。第三條公司辦公室主管公司公文處理工作，負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作；并對公司所屬部門和分/子公司的公文處理工作進行指導和督促檢查。第四條以公司、公司所屬部門和分/子公司的名義行文的紙質(zhì)、電子文件，均適用本制度。第二章公文種類第五條公司公文有如下文種，一般以紅頭文件印發(fā)。（一）決定、決議。對公司的重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員及變更或撤銷所屬部門或分/子公司不適當?shù)臎Q定、決議等事項用決定；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項用決議。（二）意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。（三）通知。用于頒布規(guī)章制度；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文；任免管理人員；傳達上級指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布、傳達要求所屬部門或分/子公司執(zhí)行、辦理和周知的事項。（四）通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和交流重要情況。（五）報告、請示。向上級匯報工作、反映情況及回復上級的詢問用“報告”；向主管部門、上級請求指示、批準用“請示”。（六）批復。適用于答復下級單位請示事項。（七）函。用于公司與其他無隸屬關系的單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項；答復征求對某項工作的意見。（八）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項，提示與會單位共同遵守和執(zhí)行。第六條公文按照行文方向分為:上行文:指下級單位向所屬上級單位的發(fā)文，如請示、報告。平行文:指平行單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文，主要是函，也包括紀要。下行文:指上級單位對所屬下級單位的發(fā)文，如決定、通知、批復等。第三章公文格式第七條公司公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄報抄送、印發(fā)單位、印發(fā)日期、頁碼等部分組成。（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。公司涉密公文分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級，保密期限：分別為20年、10年、5年。（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。（四）發(fā)文單位標志。公司發(fā)文，由公司全稱加“文件”二字組成。聯(lián)合發(fā)文時，發(fā)文單位標志用聯(lián)合發(fā)文單位名稱。部門發(fā)文，由公司全稱加部門名稱加“文件”二字組成。（五）發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成（附件1）；聯(lián)合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。（七）標題。一般情況下，標題由事由和文種組成。向黨政部門行文時，標題由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。（八）主送單位。公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。（十三）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應當加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。（十四）附注。對公文發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明。（十R五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。（十六）抄報抄送。除主送單位或部門外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位或部門，應當使用單位或部門的全稱或規(guī)范化簡稱。（十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位是指公文的印制主管部門，一般是單位辦公室或文秘部門，印發(fā)日期是送印日期。（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。第八條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。第九條公文用紙幅面采用國際標準A4紙型（210mm×297mm）。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。公文兩面印刷，左側裝訂。公文版面用紙?zhí)祛^（上白邊）為35mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm，版心尺寸約為156×225mm。公司文印格式要求（附件2）。第四章發(fā)文規(guī)范第十條印發(fā)公司正式公文（發(fā)文）應當確有必要，講究實效，注重針對性和可操作性，堅持言簡意賅。第十一條按隸屬關系發(fā)文：一般不得越級發(fā)文，應逐級上報、逐級下達。因特殊情況必須越級發(fā)文時，應同時抄送被越過的單位。第十二條按職責范圍發(fā)文:完全屬于職責范圍內(nèi)的事項，可直接發(fā)文;屬于職責范圍之內(nèi)，但涉及其他部門職責的事項，應與涉及部門協(xié)商一致，進行會簽，聯(lián)合發(fā)文。第十三條不相隸屬的單位之間發(fā)文雙方的關系平等，公文效力對等，一般用函發(fā)文。第十四條涉密公文的發(fā)文規(guī)則:“明來明復，密來密復”;主件和附件的秘密等級一致。第十R五條請示應當一文一事，一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式；對可行性研究報告、初步設計審核意見等業(yè)務性較強的公文，在報請上級和業(yè)務主管部門審批的同時，抄送有關單位。報告不得夾帶請示事項。第十六條公司對外發(fā)文必須交公司辦公室統(tǒng)一處理。第十七條不能發(fā)文的幾種情況：（一）不能對領導者個人發(fā)文(特別是請示、報告，不能出現(xiàn)領導姓名)。（二）所屬部門(辦公室除外)之間的工作往來一般不發(fā)文。（三）公司所屬部門不能對系統(tǒng)外發(fā)文。（四）相關部門就有關問題未協(xié)商一致時，不能各自發(fā)文。（五）能用簡報、電話、函等形式解決的事宜，不發(fā)文。（六）不屬于本部門職責范圍，但在履職時反映出來的事項，應以信息、簡報形式反映，一般不正式發(fā)文。第五章發(fā)文處理第十八條發(fā)文處理是指以本公司名義制發(fā)公文的過程，一般包括擬稿、部門審核、會簽、核稿、簽發(fā)、排版、校對、用印、分發(fā)、歸檔、銷毀等程序。第十九條以公司名義發(fā)文，由承辦部門負責起草公文，經(jīng)部門負責人審核、辦公室主任核稿、分管領導或總經(jīng)理、董事長審批后，由辦公室統(tǒng)一編號印發(fā)。公司所屬部門就自身職能與業(yè)務范疇向公司內(nèi)部發(fā)出一般性或?qū)ｍ椆ぷ饕?、會議通知等，以部門名義發(fā)文，由承辦部門負責按本制度要求起草公文，經(jīng)部門負責人、分管領導或總經(jīng)理審批后自行印發(fā)。第二十條起草公文的要求（一）擬制公文必須使用公司規(guī)定的公文模板，符合公文格式要求。（二）擬稿人應按公司《發(fā)文審批表》（附件3）上的欄目要求填寫清楚。（三）行文應內(nèi)容合規(guī)合法，主題突出、邏輯清晰、語法規(guī)范、表述準確、文字精煉、簡明扼要。（四）人名、地名、時間、數(shù)字、引文、計量單位、標點符號準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號。引用外文應當注明中文含義。時間應當寫明具體的年月日。（五）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語等數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。（六）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現(xiàn)時注明準確的外文全稱和中文譯名。第二十一條草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，應使用鋼筆或簽字筆，也可用激光打印機打印，不準用圓珠筆、鉛筆和彩筆，不得在文稿裝訂側處書寫。第二十二條擬稿部門審核。草擬后的公文應由部門領導審核。審核的主要內(nèi)容包括文稿數(shù)據(jù)、事實是否準確；所提要求、辦法、意見和措施是否切實可行；所要說明的問題是否全面清楚；文件是否需要有關部門會簽；公文主送、抄報抄送的范圍是否準確；附件是否齊全等。第二十三條其他部門會簽。公司發(fā)文凡涉及其他部門的應在擬稿后由起草部門送交有關部門領導會簽。第二十四條核稿。公文經(jīng)過部門審核、會簽后，應由公司辦公室主任或其委托人對擬稿進行核稿。核稿的主要內(nèi)容：是否需要行文；內(nèi)容是否合法合規(guī)；提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；文字表述、文種使用、公文格式是否準確、規(guī)范等。第二十R五條簽發(fā)。（一）向上級單位、業(yè)務主管部門的請示、報告等，由公司辦公室先送分管領導審核會簽，再送總經(jīng)理簽發(fā)。（二）需緊急簽發(fā)的公文，負責簽發(fā)的領導因出差等原因不能書面簽發(fā)時，由公文辦公室通過電話等方式請示負責簽發(fā)的領導。經(jīng)負責簽發(fā)的領導同意，文件可按程序發(fā)出，在領導返回后2日內(nèi)要進行補簽。（三）授權簽發(fā)公司賀電、唁電及公司辦公室職權范圍內(nèi)的一般性公文授權公司辦公室主任代簽發(fā)。（四）簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。第二十六條排版、校對、用印和分發(fā)（一）公司辦公室首先復核公文的審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全。（二）符合發(fā)文條件的文件，應交由公司辦公室文秘對簽發(fā)的公文進行統(tǒng)一編號登記《發(fā)文登記簿》（附件4）后打印清樣。（三）將公文定稿制文后履行用印手續(xù)，在公司辦公室登記用章，并按公文要求登記分發(fā)。（四）發(fā)文可通過紙質(zhì)公文印發(fā)、公文郵箱及辦公系統(tǒng)平臺三種形式進行發(fā)布。（五）外送公文需要收文單位簽收，需填制《文件發(fā)送登記簿》（附件5）。第二十七條會議紀要的發(fā)文。（一）公司級辦公會、周例會、月例會、年會由公司辦公室記錄；各部門組織的專題會由部門負責記錄。（二）負責會議記錄的部門，需按照會議記錄分析歸納、總結提煉出會議紀要，經(jīng)公司分管領導審核后印發(fā)。（三）部門內(nèi)部業(yè)務例會、部門級別的專業(yè)會,由會議組織部門按照公文規(guī)定的格式進行排版、印制；公司辦公會、周例會、月例會、年會、公司級別專題會等會議紀要由公司辦公室負責排版、印制。第六章收文處理第二十八條收文處理主要包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、督辦、移交等程序。公司辦公室負責公司外來文件以及各部門報送公司領導的文件的處理。各部門負責本部門外來文件以及公司下發(fā)文件的處理。第二十九條收文的類型分為辦理類、傳閱類、批示類三類。（一）辦理類公文，是指需要公司辦理的上級單位和其它不相隸屬單位的來文，以及需要答復的各分/子公司的請示和要求轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文。主要包括：1、政府相關單位下發(fā)的需要遵照執(zhí)行或參照執(zhí)行的公文。2、相關單位主送公司需要辦理的公文。3、各分/子公司報送的請示、請求批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文。4、其它不相隸屬的單位，主送公司需要辦理或答復的函件。5、其它需要辦理的公文。（二）傳閱類公文，是指抄送公司的知曉性或備案性公文、刊物、信函、內(nèi)部資料等。主要有：1、政府相關單位抄送公司的公文。2、其它不相隸屬的單位主送公司的情況說明或備案性公文。3、各類單位發(fā)來的各類刊物、信息、簡報等。（三）批示類公文，是指領導人在閱文上或其它材料上有批示的材料。主要有：1、政府相關單位轉(zhuǎn)來的領導批示件。2、公司領導在各部門、子公司抄報的公文上的批示。3、領導在各類信息、刊物、簡報、資料等的批示。第三十條簽收、登記。公司辦公室簽收或啟封公文后，統(tǒng)一按“年度+流水號”立即進行收文編號，填制《收文登記簿》（附件6）。第三十一條擬辦。公司辦公室根據(jù)來文內(nèi)容填制《收文處理簽》（附件7），辦公室主任提出處理的擬辦意見。第三十二條批辦。公司辦公室主任提出擬辦意見后，由文秘根據(jù)擬辦意見呈交有關公司領導批辦。第三十三條分辦和承辦。（一）文秘根據(jù)批辦意見，將《文件閱辦卡》（附件7）送有關領導或部門閱辦，或發(fā)送具體承辦部門辦理。（二）承辦部門應根據(jù)領導批示盡快辦理復文、執(zhí)行或反饋意見，做到件件有著落，事事有結果。（三）對需要公告的事項，通過會議、公告欄等方式負責傳達;對需要傳閱的文件，由文秘發(fā)送有關領導和部門，傳閱文件應及時處理并在《文件閱辦卡》上簽字確認。若電子版文件需要以紙質(zhì)文件傳閱，由文秘直接送交復印件，文件傳閱后及時返還，禁止積壓。第三十四條催辦和督辦。公司辦公室有權對承辦情況進行督促檢查和催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。督辦貫穿于簽批事項處理的各個環(huán)節(jié)，根據(jù)事項的緊急程度隨時或者定期向領導反饋辦理情況。第三十R五條公文辦理時效。特急文電要隨到隨辦，盡快處理；加急件應在當日辦理完畢；急件應在三日內(nèi)辦完；一般性問題，情況比較清楚，容易答復的，最遲不得超過五日；屬于重大問題，需調(diào)查研究，征求有關方面意見的，要抓緊辦理。承辦部門要在《文件閱辦卡》上注明承辦情況，并退還公司辦公室。各責任人應在相應時間范圍內(nèi)向公司領導、辦公室及時反饋承辦情況。第七章公文歸檔第三十六條公司公文需按照公司檔案管理制度要求進行分類立卷、歸檔及借閱。完整保存公文《發(fā)文審批表》原件和正式公文至少一份及電子版文件。第三十七條公司級別公文檔案由公司辦公室負責存檔，各部門公文檔案自行歸檔管理。第三十八條公司級公文檔案歸檔范圍包括公司紅頭發(fā)文、會議紀要(行政高管會、辦公會、專題會、生產(chǎn)安全會、質(zhì)量分析會、重要事項討論會、公司層面交流會議等)、專題材料、外部來文等。第三十九條通過辦公系統(tǒng)提交的電子文件處理完畢后應將電子文本及審批記錄打印，存檔保管。第四十條沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和公司主管領導批準，定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由公司領導指派人員監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷、不誤銷。第八章簽報第四十一條簽報是公司領導掌握公司工作動態(tài)和重要事項的公司內(nèi)部工作文書?！逗瀳蟆罚ǜ郊?）包括請示、報告兩種形式。請示要求一事一報，文字簡練，內(nèi)容清晰，并提出解決問題的意見和建議，必要時可附有關資料；報告要求觀點突出，條理清楚，簡單明了，實事求是。第四十二條《簽報》由職能部門擬稿，請示類《簽報》須由辦公室核稿，辦公室向相關分管領導呈報；報告類《簽報》由職能部門直接報分管領導簽批。重大經(jīng)營活動、人事安排、員工處理等暫時不便對的辦公室公開的《簽報》，職能部門直接呈報相關領導。第四十三條簽報內(nèi)容涉及其他職能部門工作的，必須送相關部門會簽。如會簽部門無不同意見，在會簽欄注明“同意”，如意見不一致或有相關建議，應書面提出，由部門主要負責人簽字后退回擬稿部門。擬稿部門不同意會簽部門意見時，附書面理由說明后，請示類《簽報》送辦公室核稿、報告類《簽報》直接報分管領導。第四十四條需辦公室核稿的請示類《簽報》，由辦公室統(tǒng)一編號，部門直接呈報的《簽報》，由部門自行編號。第四十R五條辦公室對經(jīng)公司領導批示的退還的《簽報》，按領導批示進行傳遞，并催辦、督辦。第四十六條辦公室負責不定期匯總編發(fā)《簽報要情》，將公司領導批示和承辦情況匯總送公司主要領導和有關處室負責人。第四十七條請示類《簽報》由辦公室負責分發(fā)、比照公文進行歸檔管理，報告類等直接呈報公司領導簽批的《簽報》，由呈報部門按有關規(guī)定進行分發(fā)、比照公文進行管理。第九章附則第四十八條對于涉密公文、簽報，應當嚴格遵守公司相關制度規(guī)范進行管理，故意泄露商業(yè)機密，給公司造成重大損失的，依法移交司法機關處理。第四十九條本制度公司辦公室負責解釋，并修訂完善。第五十條本制度自發(fā)布之日起施行。附件1發(fā)文代字表級別部門公司發(fā)文號內(nèi)容公司級公司發(fā)文RR發(fā)〔201〕R號包括決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、批復等RR函〔201〕R號函團體文件RR黨工〔201〕R號黨支部、工會等發(fā)文會議紀要RR紀要〔201〕R號會議紀要類簽報簽〔201〕R號需辦公室核稿的簽報部門級辦公室RR辦〔201〕R號以各部門名義發(fā)布的文件財務部RR財〔201〕R號…………會議紀要RRR紀要〔201〕R號部門會議紀要簽報R簽〔201〕R號部門直接呈報的簽報附件2文印格式要求（一）版頭1、份號：根據(jù)公文印制份數(shù)，編流水號。涉密公文一定要標注份號。份號用黑色6位數(shù)字頂格編排在版心左上角第1行。2、秘級和保密期限：一般用3號黑體字含，頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。3、緊急程度：一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4、發(fā)文單位標識：公司全稱或公司全稱加“文件”二字用套紅小標宋字體居中印在公文首頁上半部，發(fā)文機關標志上邊緣至版心上邊緣約為35mm。聯(lián)合行文時，并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，主辦單位名稱排列在前。5、發(fā)文字號：發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下12磅行距空2行位置，用3號仿宋字體。居中排布。年份、發(fā)文順序號用數(shù)字；年份用全稱4位，用六邊形括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不編虛位，不加“第”字。上行文發(fā)文字號標識在發(fā)文單位之下居左空1字。發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。6、簽發(fā)人：上報的公文需標識簽發(fā)人姓名。這時發(fā)文字號標識在發(fā)文機關之下居左空1字，簽發(fā)人姓名平行居右空1字?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字標注。聯(lián)合行文時有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關的順序排列從左到右、自上而下依次均勻順排，一般每行排2個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，最后一個簽發(fā)人姓名應與發(fā)文字號處在同一行。（二）公文主體1、標題。用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，空置的兩行行距固定值為12磅。標題分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2、主送單位。編排于標題下空一行位置，空置行距固定值12磅，用3號仿宋體字。居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標全角冒號。如主送單位名稱過多時，應當將主送單位名稱移至版記。3、正文。用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1、”“（1）”標注；一般第一層標題用黑體字、第二層標題用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。第四層標題字體應加粗。3、一般公文中標題行距28磅，正文及其他單倍行距，一行排28字，一頁22行。4、附件。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1、RRR”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。附件正文應當另面編排，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，后不加冒號。附件標題居中編排在第二行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件內(nèi)容格式要求同正文一致。5、發(fā)文單位署名。在正文（或附件說明）下至少下空兩行編排公司和聯(lián)合行文單位名稱，每排最多放三個單位，發(fā)文單位或編排在最后一個的聯(lián)合行文單位的署名居成文日期中。6、成文日期。在發(fā)文單位署名下一行右空四字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。如有聯(lián)系人、附注，編排在成文日期下一行左空兩字，先排聯(lián)系人、聯(lián)系電話，再排附注，用小括號分別括入。請示件應標注聯(lián)系人和聯(lián)系方式。7、印章。單一機關行文及編排在最后一個的聯(lián)合行文單位，印章端正、居中下壓成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文一行之內(nèi)。不得出現(xiàn)空白印章。聯(lián)合上行文，發(fā)文單位只署名主辦單位時，只加蓋主辦單位印章。所有單位需要署名時，一般將各發(fā)文單位署名按照發(fā)文單位順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文單位署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文一行之內(nèi)。8、特殊情況說明。除會議紀要和印有版頭的下行普發(fā)的公文外，公文一般應加蓋發(fā)文機關印章。用印頁，即發(fā)文機關署名頁，至少應有二行正文，不能采用頁首加圓括號標注“此頁無正文”字樣。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。務使印章與正文同處一面。（三）版記1、版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，高度為0.35mm，中間的分隔線用細線，高度為0.25mm。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。2、抄報抄送單位。用4號仿宋體字，編排在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排。先編排“抄報”后編排“抄送”，二字后加全角冒號和抄送單位名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄報抄送單位名稱后標句號。在排列順序上一般按單位性質(zhì)和隸屬關系確定，依照先上級、再平級、后下級的次序。3、印發(fā)單位和印發(fā)日期。用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即不編01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用