檔案保管期限表的編制

本文格式為Word版，下載可任意編輯——檔案保管期限表的編制檔案保管期限表,就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式,并指明其保管期限的一種依據(jù)性文件。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

一、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

檔案保管期限表,尋常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明〞等部分組成,其中條款和保管期限是最基本的項目。

1.順序號,是檔案保管期限表的各條款分類系統(tǒng)排列后編定的流水號。它可以固定條款在保管期限表中的位置,也可作為使用檔案保管期限表時引用條款的。

2.條款,是一組類型一致的文件的名稱或標(biāo)題。一般要求條款能反映出一組文件的來源、內(nèi)容和形式,文字要簡明確鑿、貼合語法規(guī)律。在列舉一組文件的來源、內(nèi)容和形式時,可以指出具體的、問題和種類,也可以概況地指出其類型。來源、內(nèi)容和形式三者,并不絕對要求一應(yīng)俱全,應(yīng)視檔案保管期限表的適用范圍、各種文件的特點及其價值而定。必要時,在條款中還應(yīng)指明文件的用途,如“執(zhí)行〞、“備案〞、“參考〞等。

3.保管期限,就是在每一條款之后,根據(jù)鑒定檔案價值的原則,指出該組文件應(yīng)保存的年限。機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般又分為30年、10年。

其中,永久保管的文書檔案主要包括:①本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料;②本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料;③本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料;④本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示,重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等;⑤本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)蛻變、人事任免等文件材料;⑥本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用,重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料;⑦上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料;⑧同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括:①本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;②本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;③本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料;④本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料;⑤本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示,一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等;⑥上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料;⑦上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料;⑧同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料;⑨下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

定期保存的時間計算方法,一般是從文件產(chǎn)生后的其次年計算,有些特別文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案,到保管期滿后還須復(fù)查,如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的,仍應(yīng)保存下去,有的延長保管期限,有的轉(zhuǎn)為永久保存。

4.附注,是在條款之下對條款及其保管期限所做的必要的注解和說明。例如一些合同、協(xié)議書、借據(jù)的保管期限往往需要從有效期滿后算起,就可在保管期限后面注明“失效后〞字樣。

5.說明,一般應(yīng)指出保管期限表的適用范圍,制定保管期限表的根據(jù),保管期限表的結(jié)構(gòu),保管期限的計算方法,以及其他有關(guān)事項。

二、編制檔案保管期限表的方法步驟

編制檔案保管期限表的方法步驟如下:

第一,做好調(diào)查研究與準(zhǔn)備工作。編制前,應(yīng)認(rèn)真調(diào)查和研究機(jī)關(guān)工作的職權(quán)范圍、任務(wù)、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)分工及文件的數(shù)量、類型等狀況。這些狀況,可以通過了解反映機(jī)關(guān)活動的文件和有關(guān)資料以及開座談會、立卷歸檔等方法獲得。

其次,草擬條款和保管期限。在調(diào)查研究機(jī)關(guān)工作狀況和以往檔案狀況的基礎(chǔ)上,設(shè)計檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)體系和格式,然后具體擬定內(nèi)容。起草工作也可以通過卡片來進(jìn)行,首先把條款和保管期限擬寫成條目,再將條目系統(tǒng)排列和編號,最終構(gòu)成檔案保管期限表的草案。

第三,征求看法和修正草案。檔案保管期限表的草案編程后,應(yīng)分送各有關(guān)單位和部門征求看法,經(jīng)修正的草案,須