辦公室日常工作管理

辦公室日常工作管理第1頁(yè)/共70頁(yè)學(xué)習(xí)目標(biāo)1課堂導(dǎo)入2課堂開展3小結(jié)與練習(xí)4學(xué)習(xí)流程第2頁(yè)/共70頁(yè)

學(xué)習(xí)目標(biāo)

通過(guò)此次課的學(xué)習(xí)，你將掌握以下內(nèi)容：1.能夠區(qū)分辦公室布局，理解辦公室環(huán)境的構(gòu)成2.能進(jìn)行辦公用品的采購(gòu)、分發(fā)和管理3.能制定值班表和處理值班工作突發(fā)事件4.能夠進(jìn)行郵件收發(fā)、處理5.理解電話禮儀，能接打各種辦公室電話6.熟練操作辦公室常用設(shè)備7.合理安排個(gè)人時(shí)間，為上司制定合理形成安排8.掌握現(xiàn)金管理和商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷流程

第3頁(yè)/共70頁(yè)課堂導(dǎo)入問(wèn)題：1.涉外秘書辦公室日常工作有哪些？2.秘書應(yīng)該怎樣做來(lái)使得日常工作有序開展？

第4頁(yè)/共70頁(yè)第5頁(yè)/共70頁(yè)辦公室環(huán)境的維護(hù)與管理硬環(huán)境——自然環(huán)境：綠化、空氣、光線、顏色、聲音、設(shè)備、安全。軟環(huán)境——社會(huì)環(huán)境：辦公室人際關(guān)系。第6頁(yè)/共70頁(yè)

辦公室的布局1、開放式布局2、封閉式布局開放式布局優(yōu)于封閉式布局：能源成本、建筑成本、空間利用率、面積需求量、重新布局的靈活性、排除交流、溝通的心理障礙。封閉式布局優(yōu)于開放式布局：空間私密性、聲音環(huán)境第7頁(yè)/共70頁(yè)第8頁(yè)/共70頁(yè)第9頁(yè)/共70頁(yè)辦公室綠化會(huì)客室的綠化體現(xiàn)公司形象上司辦公室的綠化寧?kù)o、寬敞、舒適，色淡香微第10頁(yè)/共70頁(yè)辦公室的空氣溫度流通濕度清潔

第11頁(yè)/共70頁(yè)辦公室的光線

柔和

節(jié)能第12頁(yè)/共70頁(yè)辦公室的聲音防止噪音選取適當(dāng)?shù)霓k公室音樂(lè)

第13頁(yè)/共70頁(yè)辦公室的安全對(duì)安全隱患采取相應(yīng)措施，創(chuàng)造和維護(hù)健康安全的辦公環(huán)境。第14頁(yè)/共70頁(yè)Google的綠色辦公環(huán)境第15頁(yè)/共70頁(yè)Google的山景城（MountainView）

總部43號(hào)大樓第16頁(yè)/共70頁(yè)Google園區(qū)原屬SGI，這是當(dāng)年留下的工作區(qū)域，Google將其改造成為了閣樓風(fēng)格的辦公室第17頁(yè)/共70頁(yè)

Google43號(hào)大樓里的“帳篷辦公室”原型第18頁(yè)/共70頁(yè)

微軟MountainView辦公室內(nèi)的綠色植物，地毯中含有可循環(huán)再生的材料第19頁(yè)/共70頁(yè)

微軟MountainView辦公大樓外的露天休息區(qū)。

第20頁(yè)/共70頁(yè)

微軟MountainView辦公大樓外的噴泉雕塑墻。

第21頁(yè)/共70頁(yè)

Google總部開往其它城市的公交車，內(nèi)有無(wú)線互聯(lián)網(wǎng)接入裝置。

第22頁(yè)/共70頁(yè)

這是微軟MountainView大樓樓頂?shù)奶?yáng)能面板。

第23頁(yè)/共70頁(yè)

Google總部的電動(dòng)滑板車和自行車，這里更像是大學(xué)校園，而不是辦公場(chǎng)所。

第24頁(yè)/共70頁(yè)

Google員工可以帶著自己的狗狗上班，Google稱這可以讓他們身心愉快。第25頁(yè)/共70頁(yè)商務(wù)秘書對(duì)辦公責(zé)任區(qū)的管理上司辦公區(qū)個(gè)人工作區(qū)公共工作區(qū)第26頁(yè)/共70頁(yè)保持辦公桌干凈整齊的有效辦法：除了你手頭事情以外，把辦公桌上所有其它文件清理掉。所有其他文件都必須放在文件夾里或抽屜里，而且應(yīng)當(dāng)放在一個(gè)好找的地方。其它文件不要放到你正在進(jìn)行的工作中去，也不要做其它的很有吸引力的工作。一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。早晨你上班前，當(dāng)天首先要做的那件事所需要的資料都要放在辦公桌上。經(jīng)常查看你的辦公桌，保持桌面整潔。第27頁(yè)/共70頁(yè)辦公室用品的管理重要性：辦公人員工作效率企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益第28頁(yè)/共70頁(yè)（一）辦公用品的計(jì)劃辦公用品的分類辦公用品的計(jì)劃與采購(gòu)第29頁(yè)/共70頁(yè)辦公用品采購(gòu)計(jì)劃

辦公用品采購(gòu)計(jì)劃（年月）編號(hào)：0074223版本：A流水號(hào)：006序號(hào)名稱規(guī)格單位數(shù)量申請(qǐng)部門庫(kù)存實(shí)需購(gòu)買量完成情況1墨盒EPSON750彩個(gè)2辦公室022回形針盒3辦公室033剪刀中把3辦公室034臺(tái)筆支3辦公室035茶葉包2辦公室02第30頁(yè)/共70頁(yè)采購(gòu)要求了解需求適合需要合乎規(guī)格及時(shí)供應(yīng)經(jīng)濟(jì)合理第31頁(yè)/共70頁(yè)（二）辦公用品的發(fā)放建立發(fā)放制度：專人負(fù)責(zé)；定時(shí)發(fā)放；填寫申請(qǐng)；明確緊急領(lǐng)用程序。緊急領(lǐng)用物品時(shí)應(yīng)遵循的程序和步驟：申請(qǐng)表＋特批單＋領(lǐng)導(dǎo)簽字節(jié)約教育第32頁(yè)/共70頁(yè)辦公用品申請(qǐng)表領(lǐng)用單位領(lǐng)用人領(lǐng)用時(shí)間用途部門負(fù)責(zé)人簽字管理部門負(fù)責(zé)人簽字品種數(shù)量單價(jià)總價(jià)發(fā)放人簽字第33頁(yè)/共70頁(yè)值班工作值班工作內(nèi)容1、制定值班制度2、安排值班人員3、制定值班表第34頁(yè)/共70頁(yè)制定值班制度建立崗位責(zé)任制建立信息處理制度嚴(yán)格的保密制度堅(jiān)持交接班制度第35頁(yè)/共70頁(yè)值班具體工作接聽電話禮貌的語(yǔ)言態(tài)度，專業(yè)的工作方式做好電話記錄接待來(lái)訪并作記錄完成上司臨時(shí)安排的任務(wù)收取郵件及文件并作登記第36頁(yè)/共70頁(yè)值班注意事項(xiàng)嚴(yán)格執(zhí)行以下制度：工作崗位責(zé)任制信息處理制度保密制度交接班制度第37頁(yè)/共70頁(yè)郵件管理(MailManagement)Procedure收郵件

分發(fā)處理郵件

登記郵件

第38頁(yè)/共70頁(yè)定時(shí)收取郵件

清點(diǎn)簽收郵件注意事項(xiàng)第39頁(yè)/共70頁(yè)MAILREGISTER(登記)DATEFROM/DESCRIPTIONMAILREGISTER/DISPOSITION/TODATEFOLLOW-UP第40頁(yè)/共70頁(yè)部門郵件的分發(fā)處理上司郵件的分發(fā)處理

注意事項(xiàng)第41頁(yè)/共70頁(yè)接打電話(Telephoning)

打電話

時(shí)間選擇充分準(zhǔn)備禮貌對(duì)人撥打記錄第42頁(yè)/共70頁(yè)Date/TimeToTel.No.DescriptionByRemarks

第43頁(yè)/共70頁(yè)接打電話(Telephoning)接電話三聲原則自報(bào)家門認(rèn)真記錄第44頁(yè)/共70頁(yè)Date/TimeFromTel.No.DescriptionByRemarks

第45頁(yè)/共70頁(yè)接打電話(Telephoning)靈活處理打給上司的電話

領(lǐng)導(dǎo)不在領(lǐng)導(dǎo)正忙領(lǐng)導(dǎo)不想接聽第46頁(yè)/共70頁(yè)接打電話(Telephoning)手機(jī)的使用

文明使用信息安全放置到位第47頁(yè)/共70頁(yè)OfficeEquipmentOperation打印機(jī)（Printer）

第48頁(yè)/共70頁(yè)OfficeEquipmentOperation復(fù)印機(jī)（Photocopier）

第49頁(yè)/共70頁(yè)OfficeEquipmentOperation數(shù)碼相機(jī)（DigitalCamera）

第50頁(yè)/共70頁(yè)OfficeEquipmentOperation掃描儀（Scanner）

第51頁(yè)/共70頁(yè)時(shí)間與效率管理TimeandEfficiencyManagement日常工作時(shí)間安排與計(jì)劃ArrangementforDailyAffairs

上司商務(wù)旅行日程安排與管理ScheduleforBusinessTrip

第52頁(yè)/共70頁(yè)ArrangementforDailyAffairs

日程安排的內(nèi)容（MainContents）日程安排的基本要求（BasicRequirements）日程安排的形式（ItineraryForms）日志的系統(tǒng)（ItinerarySystems）第53頁(yè)/共70頁(yè)年度計(jì)劃日程安排表一月14日召開職工代表大會(huì)23日董事會(huì)二月參加廣交會(huì)三月召開股東大會(huì)董事長(zhǎng)去日本考察四月3日職工技能大賽開始，5日結(jié)束公司舉行“以人為本”演講比賽………….十二月進(jìn)行年終總結(jié)大會(huì)，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)個(gè)人和車間第54頁(yè)/共70頁(yè)月計(jì)劃日程安排表日期星期上午下午1二條山酒業(yè)集團(tuán)公司建廠50周年廠慶

2三皇臺(tái)集團(tuán)等兄弟單位參觀

3四李銀城董事長(zhǎng)、王強(qiáng)元副經(jīng)理去比利時(shí)參加展銷會(huì)人力資源部召開會(huì)議，在2樓會(huì)議室

31一全體職工大會(huì)，王曉元經(jīng)理做年度報(bào)告并獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀員工

第55頁(yè)/共70頁(yè)周計(jì)劃日程安排表星期上午下午一8點(diǎn)半，2樓，李董事長(zhǎng)介紹參展情況11點(diǎn)，李董事長(zhǎng)參加市委的午餐會(huì)14點(diǎn)市場(chǎng)營(yíng)銷科匯報(bào)工作，3樓會(huì)議室二8點(diǎn)王強(qiáng)元副經(jīng)理組織各部部長(zhǎng)學(xué)習(xí)新的《企業(yè)法》；10點(diǎn)，王曉元經(jīng)理在衢州飯店與新加坡客商進(jìn)行談判，12點(diǎn)共進(jìn)午餐15點(diǎn)迎接市工商局、環(huán)保局檢查徐可圣副經(jīng)理負(fù)責(zé)三9點(diǎn)半，李董事長(zhǎng)會(huì)見日本客人16點(diǎn)李董事長(zhǎng)、王曉元經(jīng)理會(huì)見新到的大學(xué)畢業(yè)生四

五

六

日

第56頁(yè)/共70頁(yè)日計(jì)劃日程安排表?xiàng)l山酒業(yè)集團(tuán)公司慶祝建廠50周年日程安排表12月1日（星期二）8：30~9：00條山酒業(yè)集團(tuán)公司慶祝建廠50周年代表簽到9：00~9：05王強(qiáng)元副經(jīng)理主持，李銀城董事長(zhǎng)致歡迎辭9：05~9：10皇臺(tái)酒業(yè)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)王自興致辭9：10~9：15市政府涉外秘書長(zhǎng)王鵬元致辭9：15~9：45王曉元經(jīng)理做主題發(fā)言，介紹集團(tuán)發(fā)展過(guò)程和未來(lái)目標(biāo)9：45~10：40構(gòu)建共贏的價(jià)值鏈，推進(jìn)競(jìng)合策略。廣告科科長(zhǎng)趙志強(qiáng)第57頁(yè)/共70頁(yè)10：40~11：00短暫休息，與會(huì)人員留影11：00~13：00午餐14：30~16：30李董事長(zhǎng)陪同各位來(lái)賓去車間參觀16：30~17：30圓桌會(huì)議17：30~19：30答謝酒會(huì)19：30~21：00一起觀看晚會(huì)由公司公關(guān)部、文藝部負(fù)責(zé)第58頁(yè)/共70頁(yè)ScheduleforBusinessTrip

旅行計(jì)劃內(nèi)容旅行日程表的格式要求與內(nèi)容辦理出國(guó)旅行手續(xù)的內(nèi)容、程序第59頁(yè)/共70頁(yè)旅行日程表第60頁(yè)/共70頁(yè)辦理出國(guó)旅行手續(xù)的內(nèi)容、程序申請(qǐng)護(hù)照簽證健康證書辦理出境登記卡訂票第61頁(yè)/共70頁(yè)第62頁(yè)/共70頁(yè)P(yáng)ettyCashManagement領(lǐng)取現(xiàn)金收到單據(jù)授權(quán)人簽字核查內(nèi)容支付登記第63頁(yè)/共70頁(yè)P(yáng)ETTYCASHVOUCHER

零用現(xiàn)金憑單

PETTYCASHVOUCHERNO.：

DATE：AMOUNT：PAIDTO：FOR：RECEIVEDBY：

第64頁(yè)/共70頁(yè)BusinessExpenseReimbursement申請(qǐng)取得授權(quán)人同意領(lǐng)取借款自己墊付發(fā)生費(fèi)用，取得發(fā)票憑票報(bào)銷第65頁(yè)/共70頁(yè)單位名稱姓名職別出差事由到達(dá)地點(diǎn)出差日期自年月日至年月日共天項(xiàng)目金額城鄉(xiāng)間交通工具住宿費(fèi)伙食補(bǔ)助火車飛機(jī)汽車輪船共天在途天住勤天火車臥鋪補(bǔ)助費(fèi)不乘飛機(jī)補(bǔ)助外地市內(nèi)交通費(fèi)住宿費(fèi)包干結(jié)余其他金額人民幣（大寫）￥主管：報(bào)銷