時間管理培訓課件(企業(yè)用)

時間管理培訓課件(企業(yè)用)第一頁，共52頁。時間管理

HR沈維東第二頁，共52頁。

大綱時間與事件

時間管理的誤區(qū)時間管理的原則如何制定計劃如何排除干擾

授權(quán)管理會議管理結(jié)束語第三頁，共52頁。時間統(tǒng)計有人統(tǒng)計過一個平均活到72歲的人群對時間的分配:睡覺21年工作14年個人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊6年學習4年開會3年打電話2年找東西1年其它3年第四頁，共52頁。什么是時間?定義從過去通過現(xiàn)在直到將來，連續(xù)發(fā)生的各種各樣事件的過程所形成的軌跡。特征時間供給毫無彈性

時間無法蓄積時間無法取代

時間無法失而復得結(jié)論時間獨特和絕無僅有的特性決定了它是世界上最稀缺最寶貴的一種資源。第五頁，共52頁。時間的意義使時間具有意義的要素:時間的管理是單位時間內(nèi)要選擇的事件時間因為事件的不同而變得意義不同因此，使時間具有意義的要素是事件。第六頁，共52頁。事件的控制時間的意義在于人們所選擇和控制的事件1.能夠控制的事件2.不能夠控制的事件第七頁，共52頁。什么是時間管理時間管理的關(guān)鍵是:如何選擇,支配,調(diào)整,駕駛在單位時間里所做的事情.學習時間管理的目的怎樣充分地利用時間來創(chuàng)造最大的價值怎樣判斷哪些是最重要的事件怎樣在創(chuàng)造個人效益和社會(公司)效益的同時,還能夠享受更加舒適的生活.第八頁，共52頁。誤區(qū)之一：工作缺乏計劃盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們大部分同事從來不做或是不重視做計劃，為什么呢?1.因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；2.不做計劃也能獲得實效；3.不了解做計劃的好處；4.計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5.不知如何做計劃。第九頁，共52頁。誤區(qū)之一：工作缺乏計劃我們要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該一些原因當做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：1.固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。2.不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位.3.由于目標中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。第十頁，共52頁。誤區(qū)之一：工作缺乏計劃綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果：

1、目標不明確

2、沒有進行工作歸類的習慣

3、缺乏做事輕重緩急的順序

4、沒有時間分配的原則第十一頁，共52頁。誤區(qū)之二：組織工作不當組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面：1.職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復2.事必躬親，親力而為3.溝通不良4.工作時斷時續(xù)第十二頁，共52頁。誤區(qū)之二：組織工作不當首先，學會如何接受請托：對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。1.職務(wù)所系而責無旁貸的；2.雖然也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；3.屬無義務(wù)履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。第十三頁，共52頁。誤區(qū)之二：組織工作不當“明智地接受請托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。第十四頁，共52頁。誤區(qū)之二：組織工作不當其次，學會利用資源：對于基層人員而言，要善于利用資源，學會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，第十五頁，共52頁。誤區(qū)之二：組織工作不當對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤：

1、擔心部屬做錯事；

2、擔心下屬表現(xiàn)太好；

3、擔心喪失對下屬的控制；

4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；

5、找不到合適的下屬授權(quán)。第十六頁，共52頁。誤區(qū)三：時間控制不夠我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井：1、習慣拖延時間2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端電話的打擾。4、泛濫的“會議病”困擾。第十七頁，共52頁。誤區(qū)四：整理整頓不足“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”第十八頁，共52頁。誤區(qū)四：整理整頓不足快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。1、訂購下個月辦公用品后所取得的明細。2、流覽一些書籍，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。3、來自上司,同事的會議通知（下周一舉行會議）。4、外部公司寄來的相關(guān)資料。5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月工作報告的有關(guān)資料。6、一封需要盡快回復的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復。7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的技術(shù)或市場信息。9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。10、客戶寄來的一封投訴信。11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。12、提醒自己下個月及早準備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。第十九頁，共52頁。誤區(qū)五：進取意識不強我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識.1.個人的消極態(tài)度2.做事拖拉，找借口不干工作3.唏噓不已，做白日夢3.工作中閑聊第二十頁，共52頁。

昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！第二十一頁，共52頁。時間管理的六項基本原則

1、明確目標

2、有計劃、有組織地進行工作

3、分清工作的輕重緩急

4、合理地分配時間

5、與別人的時間取得協(xié)作

6、制定規(guī)則、遵守紀律第二十二頁，共52頁。原則之一：明確目標1.目標刺激我們奮勇向上第二十三頁，共52頁。原則之一：明確目標我們認為在選擇或制定目標時應(yīng)考慮兩個方面：一是目標要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。

第二十四頁，共52頁。原則之一：明確目標2.如何制定目標具體的（specific）可衡量的（measurable）可達到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時間的（time-based）

第二十五頁，共52頁。原則之二：有計劃、有組織地進行工作所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結(jié)果。通常會體現(xiàn)在以下五個方面：1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理。2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進行處理。4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進行，有哪些是可以同時進行的工作。第二十六頁，共52頁。原則之二：有計劃、有組織地進行工作究竟該怎樣做計劃呢？1、確立目標；2、探尋完成目標的各種途徑；3、選定最佳的完成方式；4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項；5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。第二十七頁，共52頁。原則之二：有計劃、有組織地進行工作有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記住：

1、切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值。

2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。第二十八頁，共52頁。原則之三：分清工作的輕重緩急請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。7、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。第二十九頁，共52頁。時間矩陣第三十頁，共52頁。第一象限文化這一象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。第三十一頁，共52頁。第二象限文化在四個時間象限中，最有價值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。未雨綢繆是對第二象限事件管理的形象描述制定計劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。第三十二頁，共52頁。原則之四：合理地安排時間

80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。第三十三頁，共52頁。原則之五：與別人的時間取得協(xié)作任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。第三十四頁，共52頁。原則之六：制定規(guī)則、遵守紀律制定規(guī)則、遵守紀律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面：

1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。

2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。

3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。第三十五頁，共52頁。如何制定計劃事先的了解：

1、所在部門的業(yè)務(wù)定位

2、所在崗位的業(yè)務(wù)定位

3、上級主管的業(yè)務(wù)目標

4、上級主管對你的期望和要求

5、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系第三十六頁，共52頁。如何制定計劃遵循5W2H原則Why:為什么要做這項任務(wù)，對工作目標是否有支持What：任務(wù)的內(nèi)容和達成的目標When：在什么時間段進行Where：任務(wù)發(fā)生的地點Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰負責Howto：用什么方法進行Howmuch：需要多少成本第三十七頁，共52頁。如何制定計劃設(shè)置控制點（milestone）1、在目標或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導的支持。2、堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進行調(diào)整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。第三十八頁，共52頁。干擾的判斷要排除干擾就需要對干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個方面入手：是否經(jīng)常會有人打擾你的工作這是判斷干擾是否存在的前提條件，經(jīng)常有人打擾，就有干擾存在。是否清楚別人打擾你的目的明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個人是來工作，還是來調(diào)侃。目的、程序、制度是否明確有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現(xiàn)。緊急突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn)緊急突發(fā)狀況并不經(jīng)常出現(xiàn)，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。第三十九頁，共52頁。如何排除干擾1.來自上司的干擾來自上司的干擾往往是最難控制的，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時間讓給他。讓上司清楚知道你的工作目標通過溝通，通過年度經(jīng)營計劃，通過一些會議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個月、這個季度、今年的工作是什么。上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。主動地約見你的上司以減少干擾主動約見你的上司，就會由被動變主動，避免上司給你添加計劃外的任務(wù)。減少上司對你的時間干擾需要做到，依據(jù)對公司的理解制定自己的工作計劃并讓上司知道這些；主動約見上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。第四十頁，共52頁。如何排除干擾2.來自同事的干擾（1）雙方應(yīng)事先達成共識。你應(yīng)該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。（2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。（3）想想為什么你的中斷情形無法受控第四十一頁，共52頁。如何排除干擾3.來自下屬的干擾下屬的干擾往往會把你太多的時間占據(jù)掉，但是，人們往往會忽視下屬的干擾，原因在于人們認為下屬的干擾是天經(jīng)地義的。你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項問題：（1）你是否曾經(jīng)訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報？（2）你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？（3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時，會告訴對方何時見面較合適？（4）你是不是曾經(jīng)鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？第四十二頁，共52頁。授權(quán)管理授權(quán)定義:一個管理者職責范圍內(nèi)的任務(wù)或者轉(zhuǎn)移到一個部屬的身上，與工作托付的同時，專業(yè)范圍內(nèi)，完成任務(wù)所需要的權(quán)限也應(yīng)當一并授權(quán)。管理者保留并承擔其管理行為責任，這是不能授權(quán)的。授權(quán)是任何工作技術(shù)者以及領(lǐng)導人的關(guān)鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授權(quán)幫助領(lǐng)導者自我減輕負擔或節(jié)省時間，去做更重要的任務(wù)。授權(quán)的規(guī)則5W1Hwhat什么？who誰？Why為什么？How如何？Which用什么？When何時？

第四十三頁，共52頁。會議管理項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。第四十四頁，共52頁。會議管理第四十五頁，共52頁。會議管理會議規(guī)范包含3個部分：1.會議時間安排的規(guī)范2.固定的會議流程規(guī)范3.會議規(guī)范本身。第四十六頁，共52頁。會議時間安排的規(guī)范◆上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的?！羯衔?-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機?！羯衔?0-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法?！粝挛?-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。第四十七頁，共52頁。固定的會議流程規(guī)范第四十八頁，共52頁。固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。（1）一個中心一個中心