辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二

辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)二第1頁/共47頁實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)方法1.校內(nèi)校外頂崗實(shí)習(xí)。2.見習(xí)、參觀考察、操作。3.撰寫實(shí)訓(xùn)報(bào)告。

4.討論、教師講評、總結(jié)。第2頁/共47頁第三單元：辦公設(shè)備管理實(shí)訓(xùn)1.復(fù)印機(jī)使用、維護(hù)與管理2.傳真機(jī)使用、維護(hù)與管理第3頁/共47頁

靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟：

（1）預(yù)熱（2）放置原稿（3)設(shè)定份數(shù)（4）設(shè)定復(fù)印倍數(shù)；（5）選擇復(fù)印紙尺寸；（6）調(diào)節(jié)復(fù)印對比度；（7）當(dāng)復(fù)印紙張較薄而底稿兩面都有字時，可在該頁背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來。當(dāng)復(fù)印無法拆開的書本時，可兩頁中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁和中縫。復(fù)印機(jī)的使用第4頁/共47頁

復(fù)印機(jī)送紙方式：

復(fù)印送紙有兩種：送紙盒自動送紙和手動送紙。一般情況使用自動送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動方式送紙。

復(fù)印機(jī)的使用常識：

1.選擇合適的地方安裝復(fù)印機(jī)。

2.應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為：220-240V，50Hz，15A。第5頁/共47頁

復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天下午下班時關(guān)機(jī)。不得擅自復(fù)印絕密文件和個人材料，復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源開關(guān)，切斷電源。4.復(fù)印機(jī)管理第6頁/共47頁復(fù)印機(jī)必須進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)，也就是對靜電復(fù)印機(jī)的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學(xué)系統(tǒng)、供輸紙機(jī)構(gòu)等進(jìn)行檢查、清潔、潤滑、調(diào)整或更換。復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)操作時，應(yīng)首先切斷電源，打開各機(jī)門，卸下稿臺玻璃，然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置、消電燈等取出。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周圍部件時，要小心，不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復(fù)印件留下與劃痕相對應(yīng)的污跡，很難修復(fù)。復(fù)印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)第7頁/共47頁復(fù)印機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)要求：到復(fù)印室或校外復(fù)印店觀摩復(fù)印機(jī)復(fù)印程序，請操作員介紹復(fù)印機(jī)的型號、性能與操作程序，并進(jìn)行復(fù)印操作。第8頁/共47頁

（1）傳真準(zhǔn)備

①調(diào)整傳真機(jī)的工作狀態(tài)②裝紙記錄紙的幅面必須符合規(guī)格要求，紙卷兩端不要卡得太緊；記錄紙卷要卷緊后再安放到機(jī)內(nèi)，運(yùn)輸傳真機(jī)前要將紙卷取出；注意記錄紙的正反。紙的正面應(yīng)對著感熱記錄頭（沒有經(jīng)驗(yàn)的操作者可在紙的兩面劃幾下，有劃痕的一面為正面）。傳真機(jī)的操作方法第9頁/共47頁③原稿

凡出現(xiàn)下列情況之一的原稿都不能使用：大于技術(shù)規(guī)格規(guī)定的最大幅面的原稿；紙張厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；紙上有大頭針、曲別針或其他硬物的原稿。④放置文件一次放置的文件頁數(shù)不能超過規(guī)定頁數(shù)；文件正反面按要求放置；文件頂端要推進(jìn)到能夠啟動自動輸紙機(jī)關(guān)的地方；送多頁文件時，兩側(cè)要排列整齊，靠近導(dǎo)紙板，前端要摞成楔形。第10頁/共47頁（2）試運(yùn)行

通常采用復(fù)?。–OPY）方式，檢查傳真機(jī)是否能夠正常工作。復(fù)印的具體操作步驟：①接通電源開關(guān)，觀察液晶顯示屏是否出現(xiàn)“準(zhǔn)備好”（READY），或檢查指示燈亮否，若處于READY狀態(tài)或指示燈亮，則表明機(jī)器可以發(fā)送或接收。②將欲復(fù)印的原稿字面朝下放在引導(dǎo)板上。第11頁/共47頁

③選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細(xì)”級，此檔的主掃描線密度為8線/mm，副掃描線密度為7.7線/mm。也可選擇“標(biāo)準(zhǔn)”級或“超精細(xì)”級，不管選用哪個檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。④原稿灰度調(diào)整。當(dāng)原稿圖文顏色較深時，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時，就將該鍵調(diào)至“深色”位置。⑤最后按復(fù)?。–OPY）鍵。第12頁/共47頁（3）發(fā)送方式

發(fā)送文件前不通話，操作步驟如下：①檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③摘取話機(jī)手柄，撥對方號碼，并監(jiān)聽對方的應(yīng)答信號(長鳴聲)④按啟動鍵（START），這時發(fā)送指示燈或液晶顯示“TRANSMIT”，表明機(jī)器開始送文件；⑤掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束并收取對方記錄報(bào)告；⑥根據(jù)報(bào)告上的差錯情況，再進(jìn)行重發(fā)，直至全部無誤為止。第13頁/共47頁

發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下：

①檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②放置好發(fā)送原稿；③選擇掃描線密度和對比度；④摘取話機(jī)手柄，撥對方號碼，并等待對方回答；⑤雙方通話；⑥通話結(jié)束后，由收方先按啟動鍵；⑦當(dāng)聽到收方的應(yīng)答信號時，發(fā)方按啟動鍵，開始發(fā)送文件；⑧掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯，則應(yīng)重發(fā)，直至收方正確接收為止。第14頁/共47頁

發(fā)送操作時的注意事項(xiàng)

①若按下“停止”（STOP）鍵時，發(fā)送馬上停止，此時不能強(qiáng)行抽出卡在傳真機(jī)中的原稿，只能掀開蓋板取出；②在發(fā)送期間，也不允許強(qiáng)行抽出原稿，否則會損壞機(jī)器和原稿；③當(dāng)出現(xiàn)原稿阻塞時，要先按“停止”（STOP）鍵，然后掀開蓋板，小心取出原稿。若原稿出現(xiàn)破損，一定要將殘片取出，否則將影響機(jī)器的正常工作；④若聽到對方的回鈴音，而聽不到機(jī)器的應(yīng)答信號時，不要按啟動鍵，應(yīng)打電話問明情況后再作處理。第15頁/共47頁（4）接收方式

自動接收具有自動接收功能的傳真機(jī)才能按此方式操作。自動接收時，無需操作人員在場。過程如下：①電話振鈴一次，機(jī)器自動啟動，液晶顯示“RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開始；②接收結(jié)束，液晶顯示“RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅；③機(jī)器自動回到“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)。第16頁/共47頁人工接收，操作步驟如下：

①使機(jī)器處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)；②當(dāng)電話振鈴后，拿起話機(jī)與對方通話；③通話結(jié)束，按發(fā)方要求，按啟動鍵（START），開始接收；④掛上話機(jī)；⑤若接收處現(xiàn)差錯或質(zhì)量不好時，可與對方聯(lián)絡(luò)，要求重發(fā)，直至滿意為止。第17頁/共47頁（5）解決“卡紙”問題①定期進(jìn)行全面的清潔保養(yǎng)，可減少“卡紙”率。②選好紙張。對于普通紙傳真來說，紙張的好壞對傳真機(jī)的“卡紙”率及其使用壽命都會產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。③不選用同一包紙內(nèi)厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的傳真紙。④不選用邊緣有毛茬傳真紙。⑤不選用紙毛太多傳真紙。在干凈的桌面上抖過后會留下一層白屑，說明紙毛太多，質(zhì)量低劣，會影響機(jī)器內(nèi)部清潔，加速機(jī)件磨損等。⑥一旦發(fā)生“卡紙”，在取紙時只可扳動傳真機(jī)說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋。第18頁/共47頁第三單元：辦公用品管理實(shí)訓(xùn)傳真機(jī)使用與管理實(shí)訓(xùn)要求：在實(shí)習(xí)單位請有關(guān)人員介紹傳真機(jī)的型號、性能與接收傳真、發(fā)送傳真的程序與操作要領(lǐng)；并進(jìn)行接發(fā)傳真操作。第19頁/共47頁辦公用品管理流程申請訂貨購入入庫庫存管理領(lǐng)用第20頁/共47頁第四單元：時間管理實(shí)訓(xùn)一、管理時間二、管理工作日志第21頁/共47頁時間管理的80:20原則第22頁/共47頁ABCD法則第23頁/共47頁第24頁/共47頁第25頁/共47頁第26頁/共47頁二、日程安排的形式（一）年計(jì)劃表(p128)（二）月計(jì)劃表（三）周計(jì)劃表（四）日程表第27頁/共47頁實(shí)訓(xùn)：上司國內(nèi)旅行日程表第28頁/共47頁上司工作日志的內(nèi)容1.上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動（要記錄清楚時間、地點(diǎn)、內(nèi)容）2.內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會時間）3.單位外部參加會議、活動、約會（要記錄清楚時間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式）4.個人的安排（看?。?.私人的信息（親屬生日）第29頁/共47頁時間活動內(nèi)容地點(diǎn)參與人員備注8：30部門經(jīng)理例會公司會議室各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗）9：0010：00總經(jīng)理面試營銷總監(jiān)總經(jīng)理辦公室面試人員（五位：ABCDE）11：0012：00總經(jīng)理聽取培訓(xùn)經(jīng)理匯并共進(jìn)午餐公司餐廳培訓(xùn)經(jīng)理許峰13：0014：00總經(jīng)理與法律顧問會面總經(jīng)理辦公室法律顧問鄭直）15：0016：00JB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會議項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人（F、G、H、J）第30頁/共47頁總經(jīng)理秘書工作日志時間地點(diǎn)活動內(nèi)容備注09：00辦公室工作人員會議日程09：30會議室會議開始進(jìn)行帶A文件10：30辦公室會議結(jié)束，整理信函10：45辦公室信函分類處理，文件經(jīng)理簽字11：00辦公室打字機(jī)維修工維修打字機(jī)11：30辦公室約會提醒：王總會見貝爾先生12：00銀行匯款：人民幣、美元14：30辦公室工作人員會議記錄15：00區(qū)郵政局郵寄公司信函17：00大森林酒店18：00開始的招待會，提醒總經(jīng)理20012年9月28日（星期五）第31頁/共47頁技能訓(xùn)練

以下是天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度的各種會議，假如你是王經(jīng)理的秘書，請你為王經(jīng)理制定一份該季度的會議時間表。第32頁/共47頁天地公司銷售部王經(jīng)理第三季度要參與的會議：七月的前兩周要在上海開會;八月的第二周要去香港參加5天會議;每月的最后一個星期五上午是銷售部固定的部門會議;八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議,七月的第三周星期二要在公司開銷售會議,傳達(dá)上海會議精神,八月第一周的星期一還要面試三個營銷員;九月的前兩周希望安排休假第33頁/共47頁第三季度會議時間表（2011.7—9）月份周次七八九一上海會議周一上午:面試3位營銷員(小會議室)休假二上海會議香港會議休假三周二：銷售會議,傳達(dá)上海會議精神(大會議室）四周五(上午)部門會議周三:辦公會議(大會議室)周五上午:部門會議周五上午:部門會議第34頁/共47頁第五單元：信息資源管理實(shí)訓(xùn)第35頁/共47頁實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)重點(diǎn)第36頁/共47頁信息資源管理流程第37頁/共47頁案例2012年10月11日，瑞典文學(xué)院宣布，中國作家莫言（山東高密縣人，原名管謨業(yè)

）因其作品將民間傳說、歷史和當(dāng)代相融合而獲得諾貝爾文學(xué)獎。

1.如果你是一家出版公司的秘書，當(dāng)你得知這一振奮人心的消息后，你會有怎樣的行動？

2.假若你是一家大型書店老總的行政助理，在你獲知這一消息后，你會有何打算？第38頁/共47頁關(guān)于莫言山東高密人，1955年生。1987年他創(chuàng)作了中篇小說《紅高梁》。該小說描述了20世紀(jì)二三十年代滋擾中國東部農(nóng)村地區(qū)的殘忍暴行。而他正是在當(dāng)?shù)亻L大的，后來，中國第一流的導(dǎo)演張藝謀將上述故事改拍成了一部備受好評的電影。還有備受讀者爭議和喜愛的《透明的胡蘿卜》。代表作：《紅高梁家族》《豐乳肥臀》《生死疲勞》《四十一炮》《?！贰妒巢菁易濉贰毒茋贰锻堋返取Ｈ鸬湮膶W(xué)院頒發(fā)的諾貝爾文學(xué)獎獎金為800萬克朗（約合120萬美元折合人民幣約750萬元）。

第39頁/共47頁莫言其人其小說著有《豐乳肥臀》、《檀香刑》、《生死疲勞》、《蛙》等長篇小說11部，《透明的紅蘿卜》、《司令的女人》等中短篇小說100余部，并著有劇作、散文多部；其中許多作品已被翻譯成英、法、德、意、日、西、俄、韓、荷蘭、瑞典、挪威、波蘭、阿拉伯、越南等多種語言，在國內(nèi)外文壇上具有廣泛影響。莫言和他的作品獲得過“聯(lián)合文學(xué)獎”（中國臺灣），“華語文學(xué)傳媒大獎”，法國“LaureBataillin外國文學(xué)獎”，“法蘭西文化藝術(shù)騎士勛章”，意大利“NONINO（諾尼諾）國際文學(xué)獎”，日本“福岡亞洲文化大獎”，中國香港浸會大學(xué)“世界華文長篇小說獎”，美國“紐曼華語文學(xué)獎”，中國最高文學(xué)獎“茅盾文學(xué)獎”。第40頁/共47頁獲諾貝爾文學(xué)獎的代表作《蛙》簡介《蛙》是莫言醞釀十余年、筆耕四載、三易其稿，潛心打造的一部觸及國人靈魂最痛處的長篇力作，初版于2009年。小說由劇作家蝌蚪寫給日本作家杉谷義人的五封書信、四部長篇敘事和一部話劇組成。在藝術(shù)上極大拓展了小說的表現(xiàn)空間。整部作品以從事婦產(chǎn)科工作五十多年的鄉(xiāng)村女醫(yī)生姑姑的人生經(jīng)歷為線索，用生動感人的細(xì)節(jié)和自我反省，展現(xiàn)了新中國六十年波瀾起伏的“生育史”，揭露了當(dāng)下中國生育問題上的混亂景象，同時也深刻剖析了以敘述人蝌蚪為代表的中國知識分子卑微、尷尬、糾結(jié)、矛盾的靈魂世界。本書獻(xiàn)給經(jīng)歷過計(jì)劃生育和在計(jì)劃生育年代出生的千千萬萬讀者。本書獲得中國最高文學(xué)獎——第八屆“茅盾文學(xué)獎”；2010年被《南方周末》評選為2009年“文化原創(chuàng)榜年度圖書虛構(gòu)類致敬作品”，并入選多項(xiàng)年度好書排行榜。第41頁/共47頁國外關(guān)于莫言代表作《蛙》的評論法新社評價稱，莫言的作品巧妙避開了時下的各種問題，通過一個個匪夷所思的黑色幽默故事，讓人們?nèi)シ此忌鐣l(fā)展過程中的一些問題。

諾貝爾文學(xué)獎