物業(yè)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)方案書2322

物業(yè)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)方案書北京天誠卓越科技有限公司2008年3月目錄TOC\o"1-2"\h\z\u\h前言 3\h一、物業(yè)管理信息化的必要性 3\h二、物業(yè)管理信息化的目標(biāo)及內(nèi)涵 5\h1.物業(yè)管理信息化建設(shè)的目標(biāo) 5\h2.物業(yè)管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵 6\h三、物業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的原則 6\h1.實(shí)用性 6\h2.易用性 6\h3.安全性 6\h4.及時性 7\h5.可延續(xù)性 7\h四、物業(yè)管理系統(tǒng)V5.0功能介紹 7\h1.房產(chǎn)資源 7\h2.客戶管理 8\h3.收費(fèi)管理 8\h4.客服管理 9\h5.工程設(shè)備 9\h6.保安消防 9\h7.倉庫管理 9\h8.綠化保潔 10\h9.人事管理 10\h五、天誠物業(yè)管理軟件版本介紹 10\h1.單機(jī)版 10\h2.局域網(wǎng) 10\h3.廣域網(wǎng) 11前言北京天誠卓越科技有限公司是一家專業(yè)致力于物業(yè)管理行業(yè)信息化建設(shè)的高科技軟件公司。公司人才濟(jì)濟(jì)，軟件開發(fā)人員均具有多年物業(yè)管理行業(yè)應(yīng)用軟件開發(fā)和技術(shù)服務(wù)的成功經(jīng)驗(yàn)，保證了公司軟件產(chǎn)品完全符合物業(yè)公司的業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用特點(diǎn)。服務(wù)為本的宗旨：公司憑借多年應(yīng)用軟件的開發(fā)和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出行業(yè)應(yīng)用軟件的成功與否，關(guān)鍵在于確立全程服務(wù)的思想。我們認(rèn)為行業(yè)應(yīng)用軟件不存在產(chǎn)品的概念，標(biāo)準(zhǔn)的軟件產(chǎn)品只是提供服務(wù)的前提和基礎(chǔ)，對待每一個用戶，不論大小，都必須經(jīng)過前期的業(yè)務(wù)分析，中期的軟件修改，后期的繼續(xù)完善；這樣的應(yīng)用軟件才能真正的為用戶帶來效益，被用戶所接受，才能被用戶使用。公司成立以來，正是由于一直堅持著這樣的全程服務(wù)思想，才被每一家用戶所認(rèn)可，讓用戶和我們達(dá)到了雙贏。物業(yè)管理正在逐步走向規(guī)范化和現(xiàn)代化，隨著數(shù)字社區(qū)、智能化小區(qū)的不斷發(fā)展和完善，也要求物業(yè)管理公司提提升自己的管理手段和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)物業(yè)的計算機(jī)化管理是一個前提，也是一個基礎(chǔ)。天誠物業(yè)管理軟件首先實(shí)現(xiàn)了物業(yè)公司日常的業(yè)務(wù)處理，包括房間、住戶資料登記和管理，功能強(qiáng)大的物業(yè)收費(fèi)系統(tǒng)，收款方式靈活，收費(fèi)項目和標(biāo)準(zhǔn)的自定義等；物業(yè)公司內(nèi)部的信息化管理和無紙化辦公也是天誠科技物業(yè)管理軟件的重要組成部分，包括物業(yè)維修料庫、辦公用品庫的入庫出庫管理，社區(qū)設(shè)備的管理和維修，住戶維修的派工等內(nèi)容。天誠物業(yè)管理軟件不僅是物業(yè)公司全面規(guī)范和提升管理水平的載體和工具，更是物業(yè)公司為住戶提供多元化增值服務(wù)的平臺，數(shù)字化社區(qū)的綜合管理/服務(wù)平臺的基礎(chǔ)就是物業(yè)管理軟件。一、物業(yè)管理信息化的必要性由于物業(yè)管理涉及的管理范圍較為廣泛，管理內(nèi)容繁雜，加上政策性的變動因素，日常工作需要耗費(fèi)大量人力和物力，而采取現(xiàn)代化電腦管理手段是一種行之有效的解決方法，電腦化管理在物業(yè)管理中的作用主要體現(xiàn)在：全方位的快速查詢減少重復(fù)勞動：物業(yè)管理中房產(chǎn)資料、業(yè)主資料、交費(fèi)情況以及文件檔案的數(shù)量宏大，手工整理、統(tǒng)計匯總工作量非常大而且繁瑣，查詢某房產(chǎn)資料或業(yè)主交費(fèi)情況往往需要較長時間。通過計算機(jī)輔助管理，可以隨時按房間號、業(yè)主姓名等多種信息進(jìn)行任意查詢，更可按綜合組合條件查詢，減少了大量重復(fù)工作，工作效率也大大提高。完整的工程及服務(wù)檔案提高管理水平：物業(yè)管理除了涉及房產(chǎn)、業(yè)主和客戶管理之外，更要提供工程設(shè)施維護(hù)、維修、裝修服務(wù)與管理。計算機(jī)完整的工程檔案與客服檔案可以使管理人員隨時了解最新的情況，更可以規(guī)范維護(hù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，幫助管理人員合理安排工作時間。各項費(fèi)用自動計算減少工作差錯與負(fù)擔(dān)：物業(yè)管理中一項重要的工作是各項費(fèi)用的計算、統(tǒng)計、匯總，然而由于費(fèi)用項目較多、計算方法繁瑣、手工處理操作差錯率較高，而且工作負(fù)擔(dān)繁重。計算機(jī)光管理利用了計算機(jī)運(yùn)算速度快，準(zhǔn)確率高的特點(diǎn)，使得各項費(fèi)用的計算統(tǒng)計匯總工作既簡單、方便又能輕松自如。自動控制各項管理費(fèi)用收繳保證公司利益：管理費(fèi)用的收繳是物業(yè)公司能夠正常經(jīng)營的保證，也是物業(yè)公司利益實(shí)現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)。通過客戶自覺交費(fèi)和人工催收，往往效率較低，難以應(yīng)付自如。計算機(jī)管理可以隨時監(jiān)控客戶交費(fèi)和欠費(fèi)情況，自動打印繳費(fèi)通知書和催款通知書，提高收費(fèi)效率，有效加強(qiáng)資金的回收速度。靈活、準(zhǔn)確的收費(fèi)提高財務(wù)工作效率：管理面積越大、戶數(shù)越多，財務(wù)收費(fèi)工作越繁重，大量的水電氣費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)等其它費(fèi)用收費(fèi)不但繁雜，而且容易產(chǎn)生差錯。計算機(jī)管理收費(fèi)，靈活性、準(zhǔn)確性大大提高?？蛻舨坏梢苑猪椄犊?，還可以預(yù)付各項費(fèi)用，財務(wù)收費(fèi)人員勞動強(qiáng)度和工作量都大大降低，工作效率得到提高。全面的統(tǒng)計分析及時提供決策依據(jù)：在物業(yè)管理的市場競爭中，計算機(jī)快速、自動、強(qiáng)大的統(tǒng)計匯總功能和豐富的報表打印功能，是各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計匯總、分析表格一應(yīng)俱全，物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查閱到最新的詳情，并依此做出快速、準(zhǔn)確的決策，提供物業(yè)工事的管理水平與市場競爭力?？傊?，計算機(jī)管理在物業(yè)管理工作中的應(yīng)用，不僅可以簡化、規(guī)范物業(yè)公司的日常操作，更可以促進(jìn)物業(yè)管理全盤管理向現(xiàn)代化的企業(yè)管理邁進(jìn)。二、物業(yè)管理信息化的目標(biāo)及內(nèi)涵1.物業(yè)管理信息化建設(shè)的目標(biāo)以信息技術(shù)為支撐，以貫徹先進(jìn)的物業(yè)管理模式、規(guī)范物業(yè)服務(wù)、整體優(yōu)化公司資源為中心，集成房產(chǎn)管理、客戶管理、人事管理、倉庫管理、設(shè)備管理、收費(fèi)管理、保安管理、綠化保潔管理的統(tǒng)一運(yùn)行和集中監(jiān)控。其特點(diǎn)是：服務(wù)性規(guī)范性：信息化系統(tǒng)嚴(yán)格貫徹目前先進(jìn)管理模式，在實(shí)際工作中規(guī)范物業(yè)服務(wù)業(yè)務(wù)的流程，各部門協(xié)同工作，保證服務(wù)高效、優(yōu)質(zhì)。服務(wù)及時性：物業(yè)行業(yè)其本身為服務(wù)型行業(yè)，對住戶提供服務(wù)的實(shí)效性在很大程度上決定了公司的發(fā)展和效益，實(shí)現(xiàn)物業(yè)服務(wù)的信息化，為服務(wù)的及時性提供保障。節(jié)約目標(biāo)：物業(yè)管理業(yè)務(wù)繁瑣、復(fù)雜，具有各部門之間協(xié)同工作的特點(diǎn)。單純依靠人力來完成，不但不可能而且成本昂貴，實(shí)現(xiàn)信息化可節(jié)省大量人力資源，同時各部門信息共享，協(xié)同工作，從整體上降低成本。規(guī)模化目標(biāo)：隨著物業(yè)管理發(fā)展，破產(chǎn)與兼并將是今后物管市場的主旋律?！澳壳案黝愇飿I(yè)管理企業(yè)的發(fā)展水平差異較大，隨著市場的逐步規(guī)范，會導(dǎo)致兩種情況的產(chǎn)生：一是經(jīng)營規(guī)模小，、服務(wù)水平差、信譽(yù)低的物業(yè)管理公司因不能適應(yīng)市場變化，最終破產(chǎn)倒閉；二是這些公司被實(shí)力較強(qiáng)、具有專業(yè)服務(wù)水平的物業(yè)管理企業(yè)兼并?！蓖瑫r物業(yè)公司是微利行業(yè)，必須追求規(guī)模效益才能獲得利潤，謀取以后的發(fā)展。集成化：系統(tǒng)使用中心數(shù)據(jù)庫，保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。因此，幾乎所要的數(shù)據(jù)均可集成到中心數(shù)據(jù)庫內(nèi)，各職能系統(tǒng)模塊根據(jù)相應(yīng)的需求提取所需的數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)高度的數(shù)據(jù)集成，消除信息孤島。2.物業(yè)管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵天誠物業(yè)管理信息系統(tǒng)V5.0建設(shè)基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，面向物業(yè)管理各業(yè)務(wù)職能部門，為各相關(guān)部門提供所需的管理信息和決策科學(xué)化，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。具體體現(xiàn)如下：采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和高效的開發(fā)工具；管理信息化，決策信息化，工作高效率；加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)管理，實(shí)現(xiàn)動態(tài)成本分析；公司內(nèi)外信息資源的深層次開發(fā)與共享；樹立公司在物業(yè)行業(yè)的良好企業(yè)形象。三、物業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的原則1.實(shí)用性真正為物業(yè)公司準(zhǔn)備的管理平臺。一切從物業(yè)公司的實(shí)際需要出發(fā)，充分考慮了物業(yè)公司在管理上、服務(wù)上等多方面的不足和復(fù)雜需求。2.易用性本系統(tǒng)的開發(fā)始終圍繞“科技服務(wù)社會”、“以人為本”的核心。在功能和流程的設(shè)計上充分考慮到用戶實(shí)際操作過程中可能遇到的各類問題。即使您是一位對計算機(jī)不熟悉的工作人員，也可輕松的完成以前很久才能完成的工作。3.安全性本系統(tǒng)充分考慮到物業(yè)公司資料的保密性和安全性，特為此設(shè)置了權(quán)限功能、數(shù)據(jù)備份和修復(fù)等功能。系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置功能可根據(jù)用戶的部門及工作職責(zé)來自定義不同的操作權(quán)限，以保證每一用戶的合法性，保障公司數(shù)據(jù)的安全性、保密性。如收費(fèi)管理功能的權(quán)限應(yīng)該是由財務(wù)部門的相關(guān)的工作人員來使用，其他人員是不能進(jìn)入的。4.及時性本系統(tǒng)將時事的、動態(tài)的反映小區(qū)的情況。如：在工程管理模塊中系統(tǒng)能夠時事地、動態(tài)地顯示從各智能化系統(tǒng)采集過來的數(shù)據(jù)，以便及時地保養(yǎng)和維修設(shè)備。5.可延續(xù)性本系統(tǒng)的擴(kuò)展性極強(qiáng)，客戶可在以購買的基礎(chǔ)系統(tǒng)以外，根據(jù)自己的需求購買或升級特定的模塊，從而擁有更大的靈活性。四、物業(yè)管理系統(tǒng)V5.0功能介紹北京天誠卓越科技有限公司一直致力于物業(yè)管理行業(yè)的軟件開發(fā)工作，對物業(yè)管理工作有很深的了解。對各類物業(yè)辦公管理的實(shí)際情況進(jìn)行了深入細(xì)致的調(diào)查研究和跟蹤分析，對物業(yè)管理豐富復(fù)雜的物業(yè)收費(fèi)和管理實(shí)際做到心中有數(shù)，對各類需求進(jìn)行了深入分析，嚴(yán)格分類，為各類問題提出了科學(xué)合理的解決方案。在此基礎(chǔ)上，推出了一套集科學(xué)性、實(shí)用性和通用性于一體的物業(yè)管理系統(tǒng)解決方案。1.房產(chǎn)資源物業(yè)公司在接管物業(yè)項目時對小區(qū)、樓盤、住戶單元的位置、物業(yè)類型、小區(qū)設(shè)施分布、房屋結(jié)構(gòu)、房號、戶型等信息進(jìn)行詳細(xì)描述記錄。房產(chǎn)資源的基本結(jié)構(gòu)房產(chǎn)資源房產(chǎn)資源模塊說明：房產(chǎn)資源管理區(qū)資料管理區(qū)移交驗(yàn)收大樓資料生成房間大樓移交驗(yàn)收單個房間資料房間移交驗(yàn)收整個模塊采用樹導(dǎo)航,實(shí)現(xiàn)樹和三個頁面的連動,樹分為三級：管理區(qū)名稱、大樓名稱、房間代碼分別對應(yīng)三頁面：管理區(qū)資料、大樓資料、房間資料。資料的新增、編輯、保存、刪除都可以通過點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕來操作。整體操作需按一定的流程，要先新增加管理區(qū)，再生成大樓然后才能生成房間。其中三個頁面的功能如下：管理區(qū)資料：管理區(qū)資料記錄管理區(qū)的相關(guān)資料如管理名稱，地理位置等。大樓資料：大樓資料記載大樓相關(guān)資料如大樓名稱、入伙套數(shù)等。生成房間也是在這里能通過下級表單現(xiàn)實(shí)現(xiàn)。房間資料：房間資料記錄了房間類型、建筑面積等。為了方便用戶的錄入在這個頁面加了一個批量錄入的功能。該頁面可以錄入的值都可能通過這種方式來錄入?？梢源蟠鬁p少用戶的工作量。生成房間可以通過兩種方式來生成房間，一種按單元、樓層、房號批量生成，一種單個生成主要用于特殊房號。在這里也可以實(shí)現(xiàn)房間的批量刪除。2.客戶管理幫助物業(yè)管理公司建立起完整的客戶檔案，對物業(yè)公司所管房間的業(yè)主進(jìn)行管理的功能模塊，面向物業(yè)管理處所有工作人員?？稍敿?xì)記錄住戶的姓名、身份證號、住戶類型等信息，并且還可記錄和反映“同住人”的相關(guān)信息?？蛻艄芾砟K說明模塊采用房產(chǎn)資源的樹導(dǎo)航,實(shí)現(xiàn)樹和頁面的連動。主頁面分為入住登記、客戶管理。在入住登記、管戶管理下面分別有三個頁面，這三個頁面隨著樹點(diǎn)擊而連動，樹結(jié)點(diǎn)在管理區(qū)時顯示第一個頁面、樹結(jié)點(diǎn)在大樓時顯示每二個頁面、樹的結(jié)點(diǎn)在房間時顯示第三個頁面。3.收費(fèi)管理對物業(yè)公司向住戶收取各種費(fèi)用進(jìn)行管理，所有收費(fèi)項目、客戶價格類型、各類報表均可采用客戶自定義方式，可隨時增減修改，滿足物業(yè)管理公司靈活多變的收費(fèi)管理模塊。此模塊面向物業(yè)管理處的費(fèi)用征收員。收費(fèi)子系統(tǒng)功能模塊有：項目及標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，收費(fèi)參數(shù)設(shè)定，選取收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，收費(fèi)數(shù)據(jù)錄入，收費(fèi)數(shù)據(jù)計算，費(fèi)用收取登記，收費(fèi)憑證管理，雜費(fèi)收費(fèi)管理，收費(fèi)統(tǒng)計匯總，收費(fèi)情況總覽，收費(fèi)數(shù)據(jù)月結(jié)，報表打印功能。4.客服管理對小區(qū)內(nèi)和面向住戶的服務(wù)相關(guān)的各種情況進(jìn)行管理的功能模塊，此模塊面向物業(yè)管理公司所轄小區(qū)內(nèi)的所有住戶?？蛻敉对V的信息可來自電話投訴以及客戶上門投訴等多種投訴方式。這樣將更有效的提高物業(yè)公司的服務(wù)品質(zhì)，使物業(yè)公司不斷的完善自身的管理。客服管理模塊說明整個模塊采用時間樹的導(dǎo)航。三個主頁面分別是二次裝修、有償服務(wù)、客戶投訴。它們要用點(diǎn)擊頁頭的方式來進(jìn)切換。資料的新增、編輯、保存、刪除都可以通過點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕來操作。每個客房間都可能有多次的二次裝修、有償服務(wù)、客戶投訴，每個頁面都有相應(yīng)的列表框來記錄。三個頁面的功能如下：二次裝修：二次裝修記錄相應(yīng)房間二次裝修的公司，裝修驗(yàn)收情況，裝修中是否有違章行為。有償服務(wù)：有償服務(wù)記錄管理處對客戶提出服務(wù)要求進(jìn)行的服務(wù)派工安排，派工的時間，派工的人和處理的事情以及服務(wù)收費(fèi)情況登記?？蛻敉对V：對客戶投訴的資料進(jìn)行分類登記，根據(jù)投訴的內(nèi)容進(jìn)行分類派工到各個相關(guān)部門進(jìn)行處理。5.工程設(shè)備工程管理的目的是通過對物業(yè)設(shè)備的管理，使所有設(shè)備在使用中保證完好狀態(tài)，滿足服務(wù)的要求。其主要的工作有：接管設(shè)備的驗(yàn)收，設(shè)備的標(biāo)識、建帳和資料管理，設(shè)備的故障維修以及設(shè)備的圖紙資料。6.保安消防保安消防的管理工作主要表現(xiàn)為以下內(nèi)容：保安管理、器材管理、停車場管理。7.倉庫管理完成物業(yè)管理公司物品進(jìn)出庫管理、庫存物品統(tǒng)計查詢等工作，此模塊面向倉庫管理人員。功能模塊包括基礎(chǔ)設(shè)置、入庫出庫管理、統(tǒng)計報表等。8.綠化保潔對物業(yè)管理處所管轄區(qū)域的綠化、消殺、清運(yùn)等工作進(jìn)行記錄、檢查和管理，此模塊是面向管理處的相關(guān)工作人員。它功能模塊包括保潔管理、綠化管理。9.人事管理主要是登記部門以及相關(guān)人員基本信息、簡歷、培訓(xùn)情況、社會關(guān)系、獎勵記錄、崗位變動、待遇變更和考核記錄的相關(guān)資料。五、天誠物業(yè)管理軟件版本介紹1.單機(jī)版單機(jī)版只能在一臺計算機(jī)上運(yùn)用。每增加一個管理處需要增加一個單機(jī)版。2.局域網(wǎng)局域網(wǎng)指共用一個文件服務(wù)器，通過網(wǎng)線把計算機(jī)連接到一起。平常所說的網(wǎng)絡(luò)版指的是局域網(wǎng)。使用局域網(wǎng)的特點(diǎn)：在一