采購人員崗前培訓(xùn)手冊

采購人員崗前培訓(xùn)手冊第一節(jié)采購人員應(yīng)當(dāng)做什么（一）采購人員崗前培訓(xùn)手冊一，分析采購需求（一）采購市場調(diào)查1，根據(jù)需求情況，制定市場調(diào)查方案，調(diào)查工作涉及資源市場調(diào)查，公司外部環(huán)境調(diào)查，公司內(nèi)部條件調(diào)查，供應(yīng)市場調(diào)查。2，針對物料，供應(yīng)市場的情況，分別設(shè)計市場調(diào)查問卷。3，收回市場調(diào)查問卷，將其進(jìn)行整理，記錄，分析，制作調(diào)查記錄卡，廠商資料卡，材料比價單等表單。4，制定分析競爭對手的框架，選擇分析競爭對手的方法，對競爭對手進(jìn)行分析。5，制定預(yù)測的環(huán)節(jié)，選擇預(yù)測的方法，對價格變化進(jìn)行預(yù)測。6，了解市場行情分析的內(nèi)容，設(shè)立分析市場行情的指標(biāo)，對市場行情的變動限度，運營的趨勢進(jìn)行分析。7，針對以上的調(diào)查分析撰寫調(diào)查報告。（二）擬定采購需求1，根據(jù)生產(chǎn)計劃表，采購告知單，銷售預(yù)測表等資料，分析生產(chǎn)計劃和銷售計劃。2，明確物料需求計劃的含義以及物料需求計劃與其他計劃之間的關(guān)系，分析物料需求，分析制造資源計劃。3，分析經(jīng)營計劃，消耗定額，需求報表，根據(jù)分析情況制定準(zhǔn)購單。4，根據(jù)公司內(nèi)部環(huán)境，生產(chǎn)計劃以及銷售預(yù)測等的變化，預(yù)測中長期需求變化，進(jìn)而修訂采購計劃。二，制定采購計劃（一）編制采購規(guī)劃1，了解原材料采購的特性，規(guī)劃原材料采購流程，制定原材料采購計劃。2，明確零部件的范圍，規(guī)劃零部件采購流程，制定零部件采購計劃。3，了解設(shè)備采購的特性，規(guī)劃設(shè)備采購流程，制訂設(shè)備采購計劃。4，根據(jù)商品準(zhǔn)購單，制訂商品采購計劃和采購計劃表。5，根據(jù)以上采購計劃的內(nèi)容，編制年度采購計劃和采購計劃表。6，結(jié)合公司內(nèi)外部環(huán)境變化，制定采購商品結(jié)構(gòu)優(yōu)化方案。7，明確經(jīng)濟(jì)訂購批量的基本原理，掌握經(jīng)濟(jì)訂購批量的計算公式，擬定采購經(jīng)濟(jì)批量。8，分析采購成本及影響采購成本的重要因素，掌握采購成本的控制策略。選擇采購成本控制的方法，分析預(yù)算，編制采購預(yù)算。9，明確決定自制/外包的環(huán)節(jié)，擬定業(yè)務(wù)外包的方案，制訂公司外包單。10，了解采購手冊的基本內(nèi)容與架構(gòu)，擬定編寫采購手冊的程序，編制采購手冊。（二）分解與調(diào)整采購計劃1，根據(jù)年度計劃，編制分期采購計劃，擬定月度采購計劃制訂的程序，制訂月度采購計劃表。2，根據(jù)月度采購計劃表，編制采購計劃明細(xì)表。3，制定采購月報表，采購進(jìn)度控制表，根據(jù)情況調(diào)整采購計劃。三，采購洽談（一）選擇供應(yīng)商1，擬定采購信息的內(nèi)容，選擇發(fā)布采購信息的方式，發(fā)布采購信息。2，收集供應(yīng)商的信息，索取供應(yīng)商的資料，對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，制訂征求建議書。3，擬定供應(yīng)商評價的標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行評審；擬定評價和選擇供應(yīng)商的環(huán)節(jié)，提供供應(yīng)商選擇方案。4，搜集采購洽談的資料，對資料進(jìn)行分析，制定采購訂單。（二）商務(wù)洽談1，制定談判框架，計劃，擬定洽談方案。2，了解，選擇，擬定采購方式。3，制定實行招標(biāo)采購的流程，制定無聊投標(biāo)須知及標(biāo)單，發(fā)布資格預(yù)審?fù)ǜ?，?zhǔn)備招標(biāo)文獻(xiàn)，發(fā)布招標(biāo)通告。4，了解訂貨會流程，組織國內(nèi)外訂貨會。5，掌握國際商務(wù)談判的基本形式，準(zhǔn)備國際商務(wù)談判，擬定洽談的內(nèi)容，程序，進(jìn)行國際采購洽談。6，了解期貨采購，期貨交易的程序，制定期貨交易方案。7，擬定評估的內(nèi)容，制定供應(yīng)商評估矩陣，對洽談進(jìn)行評估。（三）簽訂采購協(xié)議1，編寫采購協(xié)議，制定采購訂單協(xié)議模板。2，審查采購協(xié)議，對協(xié)議進(jìn)行管理。3，了解進(jìn)出口貿(mào)易的基本業(yè)務(wù)程序，簽訂進(jìn)出口協(xié)議。4，明確采購協(xié)議的內(nèi)容，了解簽訂采購協(xié)議的原則，掌握采購協(xié)議簽訂要點，簽訂協(xié)議。四，履行采購協(xié)議（一）訂單管理確認(rèn)采購訂單，制定產(chǎn)品采購記錄，對國外物料的采購狀況進(jìn)行控制，對采購訂單進(jìn)行傳遞和歸檔。（二）進(jìn)貨驗收1，明確運送規(guī)定，選擇承運人，制定運送戰(zhàn)略的決策框架和運送方案。2，了解減少采購費用的途徑，了解控制采購費用的方法，制定采購費用審批程序，控制采購費用。3，接受物料，制定收貨單，對物料進(jìn)行檢查；制定進(jìn)料驗收單，檢查報告單，來料檢查月報表。（三）貨款支付明確采購請付款流程，制定采購付款申請模板，進(jìn)行付款操作。（四）違約解決在采購協(xié)議履行的過程中，解決由于市場，供應(yīng)商生產(chǎn)能力等方面的因素出現(xiàn)的各種供應(yīng)商拒絕交貨，不適當(dāng)交貨以及拒絕或遲交單證及資料等違約情況。五，管理供應(yīng)商（一）供應(yīng)商關(guān)系管理1，擬定審查供應(yīng)商提供的資料和信息的內(nèi)容，對資料進(jìn)行審查，制定供應(yīng)商資料表。2，擬定創(chuàng)建供應(yīng)商檔案的流程，建立供應(yīng)商關(guān)系管理檔案，掌握供應(yīng)商關(guān)系策略。3，擬定評審，考核供應(yīng)商的流程，建立供應(yīng)商等級系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理。4，了解采購違約的種類，形式以及免責(zé)事由，擬定采購違約的解決措施，制定糾紛解決方案。5，區(qū)分索賠與理賠的含義，明確采購方向供應(yīng)商索賠的事由和供應(yīng)商向采購方理賠的方式，制定供應(yīng)商經(jīng)濟(jì)補償方案。（二）供應(yīng)商績效評估1，制定價格，質(zhì)量，交貨，服務(wù)等供應(yīng)商績效指標(biāo)。2，明確供應(yīng)商績效管理的內(nèi)容，制定并實行供應(yīng)商績效管理方案。六，采購控制管理（一）采購質(zhì)量控制1，明確采購商品質(zhì)量與控制的依據(jù)，擬定采購商品質(zhì)量管理與控制的方法，貨品檢查的一般程序，進(jìn)口物資的商檢與索賠程序。2，制定商品檢查說明書，商品檢查委托單，填寫商品送檢單。3，了解記錄質(zhì)量缺陷的過程，制定破損報告單，材料報損單，采購損失報告。4，明確不合格品的質(zhì)量責(zé)任，對不合格品進(jìn)行解決，制定損失索賠告知卡。5，制定退貨申請書，退貨單，辦理退貨事宜。（二）采購價格控制1，準(zhǔn)備價格調(diào)查資料，實行采購價格調(diào)查。2，分析供應(yīng)商材料成本，掌握供應(yīng)商定價策略。3，搜集公司產(chǎn)品資料，擬定商品的采購底價。（三）采購交期控制1，規(guī)劃購運時間，擬定交貨期限，明確交期違約責(zé)任。2，及時掌握備貨進(jìn)度，消除進(jìn)度落后現(xiàn)象。3，通過度析交期延誤因素，解決交期延誤事宜，進(jìn)行交期延誤管理。（四）采購成本控制1，節(jié)約采購需求調(diào)查成本，減少采購計劃制定成本。2，通過實行采購程序化控制，減少供應(yīng)商管理成本和積極進(jìn)行損失的索賠，縮減采購流程成本支出。3，熟悉各種減少采購成本策略，明確招標(biāo)采購，聯(lián)合規(guī)模采購，集中買斷采購，電子商務(wù)采購等各種采購方式的合用范圍與優(yōu)缺陷，有效減少采購成本。4，明晰采購人員權(quán)責(zé)，強化采購人員平常管理工作，杜絕業(yè)務(wù)的違規(guī)運作。七，管理采購信息（一)評估采購管理信息化方案1，明確采購作業(yè)電子化的含義，根據(jù)采購部門的具體情況編制采購信息分析報告。2，收集信息，數(shù)據(jù)，對采購管理信息化方案進(jìn)行論證。（二）建立采購管理信息系統(tǒng)1，根據(jù)具體情況，擬定采購信息系統(tǒng)的構(gòu)成，電子采購系統(tǒng)的架構(gòu)，制定采購管理信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃。2，擬定建立采購管理信息系統(tǒng)的環(huán)節(jié)以及具體操作，建設(shè)采購管理信息系統(tǒng)。3，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有系統(tǒng)的局限性并加以改善。八，電子商務(wù)與國際采購管理（一）電子商務(wù)采購管理1，了解電子商務(wù)采購的模式，根據(jù)具體采購工作的需要選擇合適的采購模式。2，擬定電子商務(wù)采購的流程，標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)電子商務(wù)采購流程進(jìn)行電子商務(wù)采購。（二）國際采購管理1，了解國際采購的模式，根據(jù)具體采購工作的實際需要選擇合適的采購方式。2，擬定國際采購的流程與標(biāo)準(zhǔn)，制定國際采購，保險，報關(guān)等相關(guān)工作規(guī)范，根據(jù)國際采購流程開展國際采購工作。第二節(jié)采購人員應(yīng)具有的知識（二）采購人員崗前培訓(xùn)手冊一，采購知識采購是指在市場經(jīng)濟(jì)條件下公司為獲取商品或服務(wù)而對獲取對象的渠道，方式，質(zhì)量，價格，時機等進(jìn)行選擇，并把貨幣資金轉(zhuǎn)化為標(biāo)的物的交易過程。（一）采購類型與方式1，采購的類型采購活動多種多樣，可以從采購對象，采購主體和采購技術(shù)等不同角度進(jìn)行歸類，具體如下所示。A，按采購對象劃分a,有形物品采購1，機器設(shè)備采購機器設(shè)備屬于在公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中長期，反復(fù)使用而基本保持原本實物形態(tài)的勞動工具。其采購則具體表現(xiàn)為生產(chǎn)和運營所需的各類設(shè)備的購買，特點是金額大，技術(shù)性和專業(yè)性強，往往需要采用招標(biāo)，租賃，委托與調(diào)撥等采購方式靈活進(jìn)行。2，原材料采購原材料是構(gòu)成產(chǎn)品實體的基本部分，他在聲場過程中要改變物理和化學(xué)特性，并有較大消耗。公司采購中原材料采購的比重大，頻率高。同時，原材料存在不同種類，可依其功能，質(zhì)地，產(chǎn)業(yè)類別，形態(tài)和產(chǎn)地做出多種劃分，其品種，形式，等級和特性往往有很大差異，采購過程也比較復(fù)雜。3，零部件采購在加工裝配產(chǎn)業(yè)，零部件是最基本的生產(chǎn)資料，隨著產(chǎn)業(yè)分工的日益深化，公司所用的大多數(shù)零部件需要外購。零部件種類繁多，規(guī)格，型號復(fù)雜，技術(shù)性強，生產(chǎn)過程中又需頻繁供應(yīng)，因此，其采購具有較強的專業(yè)性。4，MRO采購原材料，零部件以外的用于維護(hù)，修理及運營的雜項物件和設(shè)備的采購，MRO物料通常都是低值物品，品種繁多，不同行業(yè)的MRO物料需求差異極大，并且單項商品采購規(guī)模一般也較小，但對生產(chǎn)經(jīng)營的正常運營意義重大。b,無形服務(wù)采購1，按標(biāo)的物不同分為常規(guī)品采購，緊缺品采購，生鮮品采購，數(shù)字品采購，時令品采購，珍稀品采購等無形服務(wù)采購。2，技術(shù)采購一般涉及專利，商標(biāo)，版權(quán)和專業(yè)技術(shù)訣竅的獲取。技術(shù)采購的最重要特點是大多采用許可貿(mào)易的方式進(jìn)行，往往是使用權(quán)而不是所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓。3，服務(wù)采購1）售前服務(wù)的提供，即賣方在交易前提供的諸如產(chǎn)品說明，操作示范，制作規(guī)范或材料規(guī)范說明等產(chǎn)品信息，這些信息可增長采購人員的產(chǎn)品知識，利于采購決策。2）售后服務(wù)的提供，即賣方提供的關(guān)于設(shè)備或產(chǎn)品的安裝，維護(hù)，操作或使用方法的培訓(xùn)，運送及退換等服務(wù)3）專業(yè)服務(wù)的提供，即由律師，管理顧問，會計師，建筑師，電氣技師，廣告設(shè)計師和程序設(shè)計人員等所提供的特殊服務(wù)。4）物流和勤務(wù)服務(wù)的提供，重要涉及物流，信息，通信，餐飲，清潔，警衛(wèi)等方面的服務(wù)。4，工程發(fā)包涉及廠房，辦公樓等的建設(shè)與修繕以及配管工程，機械儲槽架設(shè)工程，空調(diào)或保溫工程，動力或網(wǎng)絡(luò)的綜合配線和儀表安裝等。B，按采購主體劃分a，個人采購個人或家庭通過各種市場渠道進(jìn)行的旨在滿足消費需要的購買行為。b，公司采購公司為滿足生產(chǎn)經(jīng)營，需要進(jìn)行的購買行為。c，團(tuán)隊采購政府以外的非營利組織進(jìn)行的各種采購活動。d，政府采購又稱統(tǒng)一采購或公共采購，指各級政府及其所屬實體為了開展平常的政務(wù)活動和為公眾提供社會公共產(chǎn)品或公共服務(wù)的需要，在財政部門的監(jiān)督下，以法定的方式，方法和程序從國內(nèi)外市場為政府部門及其所屬公共部門購買所需貨品，工程和服務(wù)的行為。C,按采購技術(shù)劃分a，傳統(tǒng)采購每月末，公司各單位！部門把下個月采購的申請計劃報到采購部門，采購部門把采購申請匯總，形成統(tǒng)一的采購計劃，采購部門根據(jù)采購計劃，分別派人找各個供應(yīng)商訂貨，然后策劃組織運送，將所采購的物資運送回來并驗收入庫，存放于公司的倉庫中，滿足下個月的物資需要。這種采購以各個單位的采購申請計劃為依據(jù)，以填充庫存為目的，管理比較簡樸，粗糙，市場響應(yīng)不靈敏，庫存量大，資金積壓多，庫存風(fēng)險大。b，現(xiàn)代采購1）定量訂貨法采購預(yù)先擬定一個訂貨點和一個訂貨批量，然后隨時檢查庫存，當(dāng)庫存下降到訂貨點時，就發(fā)出訂貨，訂貨批量的大小每次都相同，都等于規(guī)定的訂貨批量。2）MRP采購公司采購人員采用MRP（物料需求計劃）軟件制定采購計劃。3）JIT采購需方根據(jù)需要對供應(yīng)商下達(dá)訂貨指令，供應(yīng)商在指定的時間將指定商品按品種，數(shù)量規(guī)定送到指定的地點。4）供應(yīng)鏈采購在供應(yīng)鏈機制下，采購不僅由采購人員操作，供應(yīng)商操作的力量也在加大，形成供應(yīng)商管理用戶庫存（VMI)在VMI模式下，只需要把需求信息向供應(yīng)商連續(xù)，及時地傳遞，由供應(yīng)商根據(jù)需求信息預(yù)測用戶未來的需求量，并根據(jù)這個預(yù)測需求量制訂生產(chǎn)計劃和送貨計劃，積極小批量，多頻次向用戶補充貨品庫存，用戶庫存量的大小由供應(yīng)商自主決定。這種方法既能保證滿足用戶需要，又使貨品庫存量最小，浪費最少。5）電子商務(wù)采購即網(wǎng)上采購，是在電子商務(wù)環(huán)境下的采購模式，采購人員在網(wǎng)上尋找供應(yīng)商和所需品種，并在網(wǎng)上洽談貿(mào)易，訂貨甚至支付貨款，然后通過送貨，送貨環(huán)節(jié)完畢所有采購活動。2，采購的方式采購方式是采購主體獲取資源（物品），工程，服務(wù)的途徑，形式與方法。當(dāng)采購戰(zhàn)略及計劃擬定以后，采購方式的選擇就顯得格外重要。它是決定公司能否有效的組織，控制物品資源以保證其正常生產(chǎn)和經(jīng)營以及獲取較大利潤空間的關(guān)鍵。采購方式的選擇重要取決于公司制度，資源狀況，環(huán)境優(yōu)劣，專業(yè)水準(zhǔn)，資金狀況和儲運水平等。A，按貨品需求期限劃分a,現(xiàn)貨采購：方式說明與優(yōu)缺陷：指商品互換中即期實現(xiàn)貨幣轉(zhuǎn)化為商品的購買行為。優(yōu)點：即時交割，責(zé)任明確，無信譽風(fēng)險，靈活方便，手續(xù)簡樸，易于組織管理等缺陷：對市場的依賴性大合用范圍：1）公司生產(chǎn)和經(jīng)營臨時需要的物資2）公司新產(chǎn)品開發(fā)或研制所需要的物資3）設(shè)備維護(hù)，保養(yǎng)，修理或更新改造所需要的物資4）公司生產(chǎn)需要的通用，標(biāo)準(zhǔn)，易損件，普通原材料及輔料，工具，夾具和低值易耗品等b,遠(yuǎn)期協(xié)議采購方式說明與優(yōu)缺陷：指供需雙方為穩(wěn)定供需關(guān)系，實現(xiàn)商品購銷而簽訂遠(yuǎn)期協(xié)議的采購方式。通過協(xié)議約定，實現(xiàn)商品的供應(yīng)和資金的結(jié)算，并通過法律和供需雙方信譽與能力來保證預(yù)定交割的實現(xiàn)合用范圍：1）公司生產(chǎn)和經(jīng)營長期需要的物資，以主料和關(guān)鍵件為主2）科技開發(fā)和產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)入穩(wěn)定成長期后的物資3）國家戰(zhàn)略收購，大宗農(nóng)副產(chǎn)品收購，國防需要的物資等c,期貨采購方式說明與優(yōu)缺陷：采購者在交易所買入標(biāo)準(zhǔn)化的，受法律約束的期貨合約，在未來的某時間，某地點按規(guī)定購入貨品的采購方式，是一種進(jìn)化了的遠(yuǎn)期協(xié)議采購形式合用范圍：能進(jìn)行期貨交易的物品B，按采購權(quán)限劃分a，集中采購方式說明與優(yōu)缺陷：公司在核心管理層建立專門的采購機構(gòu)，統(tǒng)一組織實行公司所需物品的采購進(jìn)貨業(yè)務(wù)優(yōu)點：是經(jīng)營主體贏得市場，控制節(jié)奏，保護(hù)產(chǎn)權(quán)，技術(shù)和商業(yè)秘密，取得最大利益的戰(zhàn)略方法合用范圍：1）大宗或