秘書理論與實務概述課件

第一講

秘書理論概述

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1第一節(jié)

秘書的含義

毛澤東

的秘書

胡喬木，1941年2月起任毛澤東秘書、中共中央政治局秘書。

田家英，毛澤東秘書，新中國成立后，歷任中央辦公廳秘書室主任。

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2案例導入

小姜大學畢業(yè)后，經(jīng)過一段時間的努力工作，被調(diào)到經(jīng)理辦公室當秘書。

這天，總公司的李副總經(jīng)理來他們公司視察工作。姜秘書搶著介紹公司的具無一遺漏。對自己了解得不太準確的情況，也能靈機一動，迅速作出匯報。對李副總經(jīng)理給公司布置的任務，她也毫不猶豫地滿口應承下來。

體情況，從現(xiàn)狀到未來發(fā)展趨勢、從具體工作到宏觀評價，侃侃而談，娓娓道來，

視察結束后，姜秘書還給李副總經(jīng)理留了名片，并向李副總表示：今后不管要辦什么事，無論公私，都可以直接找自己。

送走李副總經(jīng)理后，姜秘書對自己的這次表現(xiàn)有些沾沾自喜。卻發(fā)現(xiàn)羅經(jīng)理的臉色有些不對頭。過了幾天，姜秘書被調(diào)到銷售科當業(yè)務員去了。她怎么也沒有想到會落得這么個結果。

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3天生郭奉孝，豪杰冠群英。

腹內(nèi)藏經(jīng)史，胸中隱甲兵。

運籌如范蠡，決策似陳平。

可惜身先喪，中原棟梁傾。

——《三國演義》

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4一、秘書的含義

我國歷史上，秘書有多種歷史性含義。如在辭海中有五種涵義（陳合宜《秘書學》）：

1、指職務名稱之一，是領導的助手。

三國時曹操高級助手

郭嘉

《三國志》記載，曹操赤壁之戰(zhàn)后，“

嘆

曰

：

郭

奉

孝

在

，

不

使

孤

至

此

”。

又

云

：

“

哀

哉奉

孝

！

痛

哉

奉

孝

！

惜

哉

奉

孝

！”

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2、指官名。中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書主、秘書郎等官職，掌握官員向皇帝奏事的奏章函牘及皇帝宣布命令的宣示及官禁的圖書等工作。

3、特指使館的外交人員，分為一、二、三等級秘書。

4、指宮禁藏書。

5、指讖緯、圖錄

。

尚書令印章?

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宮禁藏書-文皇帝實錄

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就我國面言，普遍認同用的定義是以下3種：

1、秘書是為領導或雇主提供輔助管理、綜合服務的人員。（陳合宜《秘書學》）

2、秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機關、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務、參謀咨詢、聯(lián)絡協(xié)調(diào)等等?！保ㄔS國《秘書學》）

3、秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦會、辦事等為主要職能，是主事者的參謀和助手。（方國雄《秘書學》）

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二、秘書是一個統(tǒng)稱，從不同的角度，可分為不同的類別。

1、從組織形式分（從服務對象和經(jīng)濟來源分）可分為公務秘書與私人秘書

公務秘書——是指為各級機關、企事業(yè)單位、社會體團服務，由組織與人事部門選調(diào)，從國家集體領薪的人員。

私人秘書——指為民辦、集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)產(chǎn)、個體戶及外資企業(yè)服務，由它們聘請并支付薪酬的秘書工作人員。

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2、從工作性質、擔任的角色分（即不同領域的秘書：政治生活中的秘書；經(jīng)濟生活中的秘書；科技文化領域的秘書。）

就工作性質分：可分為機要秘書、黨務秘書、行政秘書、文字秘書、事務秘書、生活秘書、通訊、信訪秘書等。

（周總理秘書名單及分類）

就社會領域分：可分為黨政秘書、企業(yè)秘書、科技秘書、教學秘書等。

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9鏈接：周總理秘書分類

周恩來的秘書們

（部分）

趙

煒——周恩來的生活秘書

越茂峰——周恩來的機要秘書

張永池——周恩來的貼身秘書

趙行杰——周恩來的警衛(wèi)秘書

李越然——周恩來的俄文秘書

雷英夫——周恩來的軍事秘書

馬

列——周恩來的外事秘書

錢嘉東——周恩來的外事秘書

韋

明——周恩來的文教秘書

李

巖——周恩來的經(jīng)濟秘書

顧

明——周恩來的工業(yè)秘書

楊

純——周恩來的農(nóng)業(yè)秘書

周研森——周恩來的行政秘書

王伏林——周恩來的秘書

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10三、秘書的層次

系統(tǒng)論認為，一切有機體都是按照嚴格的等級層次組織起來的，秘書作為一項職業(yè)種類也不例外。

秘書的層次主要指兩方面的內(nèi)容：一方面秘書人員所在的機關單位，其級別的高低，可分為中央、省、市、縣、基層。另一方面，同一機關、單位秘書人員的職位也有高低不同，顯現(xiàn)不同的層次

按秘書人員擔任的職務劃分：

秘書長、辦公廳主任、秘書處處長、科長（含科級干事）、股長（非正式級別但有實際職務）、科員、辦事員七個層次。

職業(yè)資格等級可分：

高級秘書；中級秘書；初級秘書。

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11例如省市政府機關秘書層次劃分：

高級秘書：指秘書長、辦公廳（室）主任。他們可以參改議政，深入到?jīng)Q策全過程，是領導的重要助手，大部分是廳處級干部，有些人本身就是領導成員。

中級秘書：一般指任非領導職務的秘書，例如機要秘書、黨務秘書、行政秘書、文字秘書等正副科級秘書及秘書科長等，大部分是科級以上、處級以下的干部，處于黨政或企事業(yè)單位辦公室的中層。他們負責起草文稿，辦理文書，處理公文，調(diào)查研究，整理信息等工作，其工作成效，以領導決策起重要作用。

初級秘書：指從事一般日常工作的事務秘書，如接待、聯(lián)絡、會務、印校、收發(fā)與財務等，他與人民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度與作風，往往影響整個機關的形象。

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12第二節(jié)

秘書的職業(yè)特征

一、輔助性管理

從管理系統(tǒng)看，領導處于主導地位，屬于管理的中心；秘書則是處在為領導中樞和領導者的工作創(chuàng)造各種便利條件，以保證領導中樞和領導者順利地進行工作的地位。因此，秘書具有輔助性管理的特征。

輔

助

性

管

理

輔助管理

的全過程

參與管理

的輔助性

處理事務

的被動性

工作結果

的幕后性

1、獲取信息、發(fā)現(xiàn)問題，提出解決問題方案供決策；對決策方案實施進行協(xié)調(diào)監(jiān)控直到最終目標的實現(xiàn)。

2、參加會議并參與研究有關問題，可以提出解決問題的意見和建議，有發(fā)言權，沒表決權，更沒決定權。

3、處理任何問題，只能按領導意圖和指示精神辦理，不能超越職權范圍，不能背離領導的意圖和指示。

4、秘書只能隱匿在領導的身后，出主意，想辦法，獻計獻策，而不能走上前臺，與領導“搶鏡頭”

。

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二、綜合性服務

秘書是領導的左右手，秘書部門是機關、單位的綜合性服務部門，其工作涉及機關、單位工作的方方面面，具有工作內(nèi)容的全面性、活動范圍的寬廣性以及主體角色的多重性，從而決定了秘書在進行工作時有著鮮明的綜合性的特點。

工作內(nèi)容的多樣性

綜合服務的全面性

秘書工作涉及單位的所有方面，許多無人承辦的工作，都由秘書部門去辦理。秘書部門實際上成了“不管部”。

秘書輔助領導者的工作，領導工作涉及到哪里，秘書工作就要延伸到哪里，為領導者提供全方位的服務工作。

綜

合

性

服

務

工作服務的前導性

秘書聯(lián)系上下、溝通協(xié)調(diào)與獻策，都是在工作開展的前頭就先做；外人來辦事，也都是秘書部門先行處理。

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14第三節(jié)

秘書的職業(yè)素養(yǎng)

?

一、秘書的知識與能力要求

1.秘書應有的知識

1、基礎知識：社會科學基礎知識，自然科學基礎知識。

2、專業(yè)知識：秘書工作專業(yè)知識（如管理、服務）；所在部門的業(yè)務知識。

3、相關知識：與秘書工作相關的知識，如運籌學、法學、編輯學等。ppt課件

152.秘書的能力要求

理解與領會：領會上級意圖，理解相對人想法。

1．辦事能力

分析與梳理：把要辦的事按輕重緩急梳理辦理。

原則與應變：原則性與靈活性相結合，靈活變通。

２．交際能力

３．管理能力

善于交際，廣交朋友，使人容易接近，被人信賴。

輔助計劃、組織、指揮、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)、實施

了解情況，發(fā)現(xiàn)問題，科學分析和歸納，輔助管理。

對外界（自然和社會）發(fā)生變化的承擔和自控能力。

口頭表達和書面表達能力。

電話、錄音、擴音、照相錄象、復印、傳真、通訊等

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16４．調(diào)研能力

５．承受能力

６．表達能力

７．操作能力

二、秘書修養(yǎng)與道德要求

?

1.秘書的理論與作風修養(yǎng)：

?

1)秘書的理論修養(yǎng)

?(１)政治理論修養(yǎng)

?

主要有馬克思列寧主義哲學、政治經(jīng)濟學和科學社會主義理論及毛澤東思想、鄧小平理論等。馬克思主義揭示了世界發(fā)展的普遍規(guī)律，揭示了社會主義必然代替資本主義最終實現(xiàn)共產(chǎn)主義的普遍規(guī)律，是無產(chǎn)階級和勞動人民認識世界和改造世界的強大思想武器。中國革命和建設必須以馬克思主義為指導。但對馬克思主義理論的認識和理解不能是教條的，必須把馬克思主義的基本原理同中國的具體實際相結合。政治理論修養(yǎng)還包括政策水平。秘書工作的政策性和實踐性很強，秘書必須具有較高的政策水平，正確理解ppt課件

黨和國家的方針政策，并貫徹到工作實踐中去。

17(２)經(jīng)濟理論修養(yǎng)

?

秘書要加強經(jīng)濟理論的學習，提高經(jīng)濟理論修養(yǎng)。改革開放以來，我國的工作重心轉移到經(jīng)濟建設上來，各級領導都要抓好經(jīng)濟工作。秘書作為領導的參謀助手，也必然要輔助抓經(jīng)濟工作，因此，秘書必須學習和掌握經(jīng)濟理論，要學習社會主義經(jīng)濟理論，同時還要學習西方資本主義經(jīng)濟理論，批判地吸收其有用的成分，為建設有中國特色的社會主義事業(yè)服務。

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18(３)專業(yè)理論修養(yǎng)

?

秘書要加強專業(yè)理論的學習，提高業(yè)務理論修養(yǎng)。秘書要輔助領導搞好管理工作，必須要具有較高的秘書專業(yè)理論修養(yǎng)。秘書業(yè)務理論主要包括：秘書學的基本原理

和基礎知識；秘書實務性的知識

和實際操作方法、技巧。

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192)秘書的作風修養(yǎng)

?

(1)思想作風：

?

秘書思想作風的基本要求就是要實事求是，謙虛謹慎：這就要求秘書人員在工作中，要善于把黨的路線、方針、政策同本地區(qū)、本單位、本部門的具體情況結合起來，勇于探索，及時總結經(jīng)驗，創(chuàng)造性地開展工作；在辦文辦事、信息調(diào)研、督查落實、輔助決策中，尊重客觀事實，如實反映情況，有喜報喜，有憂報憂，敢于堅持原則，不弄虛作假，更不欺上瞞下，力戒工作的片面性、主觀性。

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20?

?

(2)工作作風：

秘書工作作風上的基本要求，就是要雷厲風行、一絲不茍：貫徹執(zhí)行上級的指示和決策，動作要迅速，工作效率要高，要認真負責，不折不扣，全面落實到位；以人民群眾的利益為根本利益，及時轉達人民群眾的呼聲，使上級領導能根據(jù)群眾的反映，迅速作出決策，滿足人民群眾的要求。

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21?

?

(3)生活作風：

秘書生活作風上的基本要求，就是要有禮有節(jié)、落落大方：待人接物

要謙虛，要正直無私，不媚

上，不驕下，要擯棄裝腔作

勢、盛氣凌人的官僚惡習。

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222.秘書的職業(yè)道德要求?

職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的、具有自身職業(yè)特征的道德準則和規(guī)范。

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23熱愛工作

甘于平凡

秘書職業(yè)道德

秘書工作的輔助性、“潛隱性”，決定他要有甘當無名英雄的胸懷

不辭勞苦

不計報酬

自尊自重

克已奉公

謙虛謹慎

平等待人

嚴守機密

提高警惕

工作面廣量大，政策性強，擔子、責任重，要有無私奉獻精神

不能謀私利，不能攙私心，不能搞不正之風，在廉政中發(fā)揮作用

不以“二首長”自居，對上尊敬，對下熱情，不擺架子、盛氣凌人

秘書知密早，知密多，知密深，要提高警覺，加強保密觀念。

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24第四節(jié)

秘書工作的特點和作用

一、秘書工作的內(nèi)容

秘書工作，是以為領導中樞與領導者的工作運轉和決策服務為目的，由秘書完成的一系列綜合性、輔助性工作的統(tǒng)稱。具體而言，秘書工作主要包括文字工作、文書工作、調(diào)研工作、信息工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作、信訪

工作、會務工作、接待工作、保密工作、

事務管理工作以及領導交辦的其他工作

等。

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25二、秘書工作的特點

機要性

秘書部門貼近領導中樞，參與各種重大問題的研究，這在未公布之前都屬于機密；秘書輔助領導、上司進行管理決策和公務活動，有時還代替領導、上司實施管理和公務活動，因此構成了秘書工作的重要性。

秘書和秘書部門的工作總是圍繞著領導中樞和領導者的工作而進行。一般都是領導交待干什么，他就必須干什么，而自己分內(nèi)工作，只能在領導交待的任務少時，插縫自行調(diào)劑。故秘書工作總是處于被動地位。

被動性

事務性

秘書和秘書部門為領導中樞和領導者服務，這種服務體現(xiàn)在對各種事務工作的處理上，如收發(fā)文件、起草公文、打印校對、加蓋印章、組織會議、安排洽談、接聽電話、送往迎來、派車買票、安排食宿等。

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26三、秘書工作的作用

?

(一)秘書工作的作用

?

秘書工作服從并

?

服務于領導工作，因

?

此從某種意義上來講，

?

也是領導工作的組成部

?

分；同時，它也是機關、

?

單位能正常、有效運轉

?

的基本保障。

秘書工作的作用

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27樞紐作用

第五節(jié)

秘書學的性質與研究對象

一、秘書學的學科性質

應用說

認為秘書學是近些年來在我國形成的一門新興的應用學科。

認為秘書學是人文社會科學中的政治學、管理學、行政學或領導科學中的一個分支。

認為秘書學是從政治學、領導學、管理學和文書學（寫作學）的邊緣產(chǎn)生的邊緣學科。

是研究秘書工作、機構、職能、隊伍和實務的本質、特征和規(guī)律的綜合性應用學科。

認為秘書學的理論來源于秘書實踐，先有秘書實踐，然后才有秘書學。

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28秘書

分支說

學的

邊緣說

學科

綜合說

性質

實踐說

對秘書學學科性質的看法

秘書學是一門實踐性很強的技術性應用學科。秘書學源于秘書實踐，反過來又為指導秘書實踐服務，它有自己完整的理論體系和理論知識，它不是一門純理論的學科，它強調(diào)的是理論與實踐的有機結合。

秘書輔助職業(yè)古已有之，只不過是過去對其研究甚少。今天，隨著管理事務越來越趨于復雜化，現(xiàn)代決策管理中心需要眾多輔助管理機構的協(xié)助，因此，秘書輔助管理的研究越來越引起人們的重視，秘書學因而應運而生

秘書學在形成過程中，借鑒了政治學、領導科學、管理學、社會學、行為科學、信息學、公共關系學、文書學、檔案學、寫作學等姊妹學科的研究成果，在借鑒過程中形成了29ppt課件

有自己血肉的、有新的內(nèi)涵和新的特征的一門獨立的學科。

二、秘書學的研究對象

王千弓：秘書學是“以秘書工作為研究對象……的一門新科學”。朱佳林

：“秘書學是研究秘書工作規(guī)律及其應用的科學”。

董維超在其主編的《秘書學教程》中認為：“秘書活動是秘書學的學科對象?！?/p>

秘書工作說

秘書活動說

秘書工作說

秘書活動說

對象多元說

輔助管理說

袁維國：“秘書學是研究秘書工作和秘書活動規(guī)律的科學，是一門綜合性的應用學科”，“秘書學的研究對象，包括秘書工作、秘書活動兩個方面?！?/p>

歐陽周：“秘書學……是以秘書、秘書工作、秘書機構、秘書職能、秘書隊伍建設和秘書實務的本質、特征、發(fā)展及其規(guī)律為研究對象的一門學科”。

秘書學的研究對象就是秘書和秘書部門對領導進行輔助的一般規(guī)律，或者認為秘書學是研究如何進行輔助性管理的一門科學。

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30對秘書學研究對象的看法：

秘書工作與秘書活動，其內(nèi)涵應該說是同質的，沒有大的區(qū)別；而“對象多元說”，羅列再多的對象，卻仍還有一些對象沒被羅列進去，遺漏是必然存在的，因此，概念定義肯定是不完善的。

“輔助管理說”把秘書所有的工作內(nèi)容和活動范圍都囊括進來，并突出秘書工作輔助性這一本質特征而進行研究，對象全面而又緊扣其本質屬性，應該說這是一個比較科學合理的概念定義。

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31三、秘書學的研究方法

歷史與邏輯相統(tǒng)一方法

理論與實踐相結合方法

多學科比較借鑒的方法

經(jīng)驗分析的方法

案例研究的方法

秘書學研究的問題，都是在歷史發(fā)展過程中產(chǎn)生和形成的，但不同時代的同一行為又會有不同的含義，故必須以邏輯“濃縮”的形式再現(xiàn)秘書學和秘書工作的歷史進程

學習和研究秘書學，要在詳細占有材料基礎上，從客觀事實中尋找規(guī)律性的東西，提升為理論；再返回來指導秘書工作實踐，又通過實踐來驗證和發(fā)展秘書學理論。

秘書學與哲學、管理學、寫作學、領導科學等學科有聯(lián)系，可借鑒姊妹學科的相關理論及原理、方法、原則、技巧進行研究比較，從中總結出帶有規(guī)律性的理論。

實踐經(jīng)驗是經(jīng)實踐檢驗并對以后同類實踐具有指導作用的理性知識。經(jīng)驗分析法就是通過對秘書工作進行比較和分析，使其成為條理、系統(tǒng)、有聯(lián)系的科學經(jīng)驗。

就是對一件具體真實的事件做出客觀而準確的敘述或報道并進行研究