國際貿(mào)易有限公司規(guī)章制度

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度內(nèi)部管理制度二0八年三月Page1of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度目

錄一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、十一、十二、十三、十四、十五、十六、十七、十八、

員工行守員工工守考勤制合同管制單證管制進出口務作制度資產(chǎn)管制支付貨和用審批度計算機理度印章管制檔案管制安全衛(wèi)管制度駐廠員責采購員責倉庫管規(guī)制度財務部作責員工報制駕駛員理度Page2of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度一、員工為守則為了規(guī)范公司員工的行為培養(yǎng)健康向上的工作觀德觀和價值觀提高每位員工的綜合素質(zhì)從塑造企業(yè)的良好公司形象和文化內(nèi)涵導誠實守信的公司經(jīng)營理念特制定公司員工守則。第一條遵守制，嚴格遵守國的政策法律、法規(guī)和本公司的各項規(guī)章制度。第二條熱愛司，維護公司形，與公司榮辱與共。不斷學習，不斷提高自身綜合業(yè)務素質(zhì)與工作能力，團結(jié)協(xié)作，多提合理化建議，開拓創(chuàng)新。第三條聽從司領導指揮，服公司的各項決定，高效優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領導交辦的各項工作任務；積極向公司獻計獻策，推動公司的各項業(yè)務發(fā)展。第四條嚴格守公司紀律。不到、不早退、工作時間不串崗、不辦私事、不打私人電話、不做與工作無關(guān)的事。不私拿或損壞公物，不做有損團結(jié)的事。第五條注重表，注意著裝及表整潔。第六條講究貌，做到待人熱、舉止文明、談吐優(yōu)雅，使用“您好”、“歡迎您”、“不客氣等貌用語客人相遇禮讓客人先行乘電梯讓客人先上先下。第七條尊敬戶1、接客人時面帶微笑，與客人談話時應站、坐端正、講究禮貌、不搶話、插話、爭辯、講話聲音適度有分寸，語氣溫和、不大聲喧嘩。2、遇客人詢問，做到有問必答，不能說“不管”、不行”等生硬詞語，不得以冷淡態(tài)度待客。3、尊客人，不議論、不指點。4、接電話時，先要說“您好，恒海聯(lián)公司”，聲音要溫和。5、會客人時，應姿勢端正，握手時用力適度，不得用左手，左手不得插兜。第八條嚴守司機密，不得泄或傳播公司商業(yè)機密及相關(guān)文件，不向客戶或外部人員談論本公司的一切事物。要做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。一切內(nèi)部文件、資料、報表、總結(jié)，都應做到先鎖再離人，保證桌上無泄密。秘密文件由綜合管理部統(tǒng)一歸檔保管，個人不得私自保存。第九條保證潔，不貪污、不受回扣、不挪用公款、不以權(quán)謀私。要勇于揭發(fā)問題，敢于同不良現(xiàn)象作斗爭，要打擊不正之風，樹立正氣。饋贈物品要如數(shù)交公不得私留。Page3of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度第十條要厲行節(jié)約，消滅長明燈，長流水。節(jié)約使用文具、器材，愛惜各種設備和物品。要發(fā)揚勤儉興業(yè)的好傳統(tǒng)，為公司增收節(jié)支做貢獻。Page4of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度二、

員工工作則1、本司員工應認真學習黨的方針政策，具有高度的政治思想覺悟和堅定的信念，熱愛祖國、熱愛社會主義。2、本司員工應當遵守國家和政府的法律、法規(guī)和社會主義公共規(guī)則、遵紀守法，具有良好的社會公德。3、本司員工應當愛公司、愛崗、廉潔、勤奮，具有埋頭苦干、任勞任怨的敬業(yè)精神和認真負責的工作態(tài)度。4、本司員工執(zhí)行各項業(yè)務，在合法原則下，必須以公司利益為核心，嚴格遵守公司各項規(guī)章制度。5、本司一切業(yè)務必須以公司名義統(tǒng)一承接和管理工個人不得私自或盜用本公司名義承接業(yè)務。6、本司員工必須具有良好的職業(yè)道德、忠于職守、不泄露任何商業(yè)秘密。7、本司員工必須時刻維護公司形象，對客戶必須誠懇熱忱。8、同之間團結(jié)協(xié)作，具有很強的團隊協(xié)作精神。Page5of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度三、考制度1、本司員工均需參加考勤。2、本司行政財務部負責管理公司考勤工作。3、本司正常上班時間為上9：00-11：30下午：00-5：004、職遲到或早退二次以上每一次扣發(fā)工5元5、職因故缺勤，均需事先辦好請假手續(xù)（特殊情況例外）。否則作曠工處理（1）（2）（3）

職工因故請事假，需填寫請假單，并經(jīng)常務副總經(jīng)理同意批準職工因病需請假休息或治療，須出示指定醫(yī)院的醫(yī)療證明（急診例外）其他假期按國家規(guī)定執(zhí)行，但均須事先辦好請假手續(xù)。6、職出勤與月薪掛鉤（1）（2）

事假超過七天者（含雙休日）每一天扣發(fā)工50在連續(xù)病假30天以上時，按每基本工60%放Page6of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度四、合同管理制度一、合同管理包括內(nèi)銷合同和外銷合含銷售確認書形式發(fā)票等二、內(nèi)外銷合同由各業(yè)務員根據(jù)經(jīng)營業(yè)務的要求負責對外簽,所訂合同要求做到：格式規(guī)范、內(nèi)容齊全、責任明確。三、合同編號要求全公司統(tǒng)一，由貿(mào)管部負責編號。四、所有合同需經(jīng)法人或法人授權(quán)的經(jīng)理簽字生效后方可對外。五、簽字后的所有合同應交財務部壹份留檔，由財務部負責保管。六、所有合同內(nèi)容屬于公司經(jīng)營機密不能外泄客戶行等有關(guān)部門需用合同外其他人不能隨便查閱司內(nèi)部因工作需要接觸合同的人要對合同內(nèi)容嚴格保密泄公司經(jīng)營機密者將對其做出相應的處理，情節(jié)嚴重者可對其追究法律責任。七、年度終了時財務部應按合同種類的不同編寫好目錄分別裝訂成冊保管查。Page7of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度五、單證管理制度一、單證管理的范圍包括1、用證、貨物明細單3貨物報關(guān)單4、外銷發(fā)票5、裝箱單6、提單7、匯票8、全套結(jié)單據(jù)、結(jié)匯清單、核銷單11、他與經(jīng)營業(yè)務有關(guān)的單證。二、信用證由貿(mào)管部負責審核和保管用的條款有不符合公司經(jīng)營要求或有軟條款的應及時匯報分管經(jīng)理根分經(jīng)理的意見通知對方修改信用證條款果本信用證要到銀行打包貸款財部出申請分管財務的經(jīng)理簽字同意后方可將正本信用證移交財務部并做好交接簽收工作。三、出口核銷單由貿(mào)管部到外管局申領并交船公司或貨代公司用作出口報關(guān)的貨商品名稱和數(shù)量做好對應的記錄口后由船公司或貨代公司退回的核銷包括報關(guān)單的核銷聯(lián)和退稅聯(lián)）由財務部負責簽收、保管、核銷。四、其他單據(jù)由貿(mào)管部根據(jù)實際發(fā)生的業(yè)務和信用證對單據(jù)的要求負責繕制并送關(guān)部門（包括客戶、船公司、貨代公司、商檢部門、銀行等）。五、所有單據(jù)的制作必須認真責果發(fā)生因制單錯誤而造成不符點扣款的單審單人均要按銀行扣款金額的壹倍扣發(fā)當月工資因單錯誤造成無法結(jié)匯的扣工資外公司將視具體情況對當事人做出相應的處罰。六、所有單據(jù)均屬公司經(jīng)營機密做單據(jù)的保管和保密工作度終了時對留檔的單據(jù)要分門別類、裝訂成冊。Page8of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度六、進出口業(yè)務操作制度為了規(guī)范業(yè)務的操作健全和完經(jīng)營環(huán)節(jié)保障每筆業(yè)務順利進行使業(yè)務逐步逐步走上合法化、制度化、規(guī)范化軌道，特制定本制度，要求各部門嚴格遵照執(zhí)行。一、業(yè)務操作的規(guī)定1、各業(yè)務員必須了解和掌握本公司的經(jīng)營范圍與要求正式與客戶簽訂外銷合同前首先核算好換匯成本，填寫好成本預算單，報分管經(jīng)理審核簽字，憑簽字后的成本核算單到貿(mào)管部領取合同編號，由貿(mào)管部統(tǒng)一編制合同號，以便統(tǒng)計、確認和存檔，預算單一式三份，一份交財務部，一份交貿(mào)管部，一份自留。2、在管經(jīng)理簽字同意預算單的前提下，業(yè)務員可簽訂外銷合同，合同一式四份，統(tǒng)一由分管經(jīng)理簽字后生效。一份交財務部，一份交貿(mào)管部，一份自留。3、根外銷合同的結(jié)算方式，如果用跟單信用證結(jié)匯，各業(yè)務員要催客戶按期開出以我公司為受益人的信用證。4、正信用證到后，貿(mào)管部在一個工作日內(nèi)完成審證工作并填寫好審證記錄。對于信用證上難以接受的軟條款，以及其他需要更改的條款，貿(mào)管部應立即通知業(yè)務員，向客戶提出書面修改通知。信用證的修改應該改至可接受為止，由貿(mào)管部審定并報分管經(jīng)理審核簽字，正本信用證由貿(mào)管部保管，貿(mào)管部要做好信用證臺帳登記工作，并有責任提請業(yè)務員注意信用證的裝運期和有效期。5、信證確認后，由各業(yè)務員負責訂立內(nèi)銷合同，合同由法人委任授權(quán)的經(jīng)理簽字后組織安排生產(chǎn)、收購、商檢、入庫等。按照外銷合同的交貨時間，由貿(mào)管部負責租船訂艙、制好所有單證和報關(guān)出運，并保證全部單證的正確性，如因單證錯誤造成報關(guān)或以后結(jié)匯受阻由貿(mào)管部負責。6、貨出運后貿(mào)管部要及時將出口貨物明細表和外銷發(fā)票交給財務部提收到后復印一份交財務部。7、貿(mào)部收到提單后，如需辦理保險的單據(jù)，應立即辦理投保手續(xù)。8、貿(mào)部在收到提單后二個工作日內(nèi)將全套議付單據(jù)制妥后交有關(guān)銀行議付、托收或押匯，并根據(jù)信用證要求寄交有關(guān)單據(jù)。9、貿(mào)部要及時催促海關(guān)、外運將報關(guān)單（退稅聯(lián)和核銷聯(lián)）、外匯核銷單及時退回，交財務部以便辦理核銷、退稅等事宜。同時財務部將報關(guān)單退稅聯(lián)復印一份留存?zhèn)浒?。結(jié)匯到帳后，財務部憑銀行結(jié)匯水單外管核銷聯(lián)、涉外收入報表、外銷發(fā)票、報關(guān)單和核銷單負責外管核銷和退稅申報工作。Page9of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度10、非用證結(jié)算的業(yè)務，如D/P期、前（D/P遠期D/A，后風險較大，應慎重）需報分管經(jīng)理簽字同意后方可進行，并由當事人承擔責任。其他操作同信用證結(jié)算一樣。11、代出口業(yè)務須在成本預算單上注明代理業(yè)務分經(jīng)理簽字同意后方可簽訂外銷合同和代理協(xié)議，在代理協(xié)議上要明確經(jīng)濟責任和代理收益，“四自三不見”的代理業(yè)務嚴格禁止，合同的協(xié)議必須有分管經(jīng)理簽字后才能生效，代理業(yè)務原則上不準墊付資金，如有特殊情況需墊付資金要報分管經(jīng)理簽字后方可墊付，且委托方須提供有實質(zhì)性的擔保，并由當事人承擔經(jīng)濟責任。二、進口業(yè)務操作規(guī)定：1、必掌握在國家核定的經(jīng)營范圍與要求下開展進口業(yè)務。2、根國外商品的行情，工廠或單位需進口的商品，了解掌握進口商品的名稱、商標、規(guī)格、型號、性質(zhì)、用途、包裝和產(chǎn)地。在此基礎上，向國外生產(chǎn)公司詢價，力爭做到貨比三家，擇優(yōu)定價。3、根國外客戶還盤的價格，加上需交納的關(guān)稅、增值稅和利潤部分，測算好銷售價格水準，并簽訂好內(nèi)銷合同，合同由法人授權(quán)的經(jīng)理簽字后生效，合同一式四份，一份交購貨方，交財務部、貿(mào)管部、業(yè)務員各一份。4、在銷合同簽訂的同時，確認國外客戶的報價，并添置進口成本預算單，經(jīng)分管經(jīng)理簽字同意貿(mào)部統(tǒng)一編制合同訂進口合同復印二份交貿(mào)管和財務部各一份，同時按進口合同上的條款，在規(guī)定付款期內(nèi)開證。5、接銀行單據(jù)后，按合同上的支付方式及時向國外客戶辦理付款。并在海關(guān)規(guī)定的時間內(nèi)，辦好納稅清關(guān)手續(xù)。6、貿(mào)部將提單和進口發(fā)票的正本交給財務部，貿(mào)管部自留復印件，以便統(tǒng)計與存檔。7、對代理進口業(yè)務，應簽訂合同或代理協(xié)議（簽訂合同或代理協(xié)議由分管經(jīng)理簽字），貫徹“控制貨權(quán)，帶款贖單”的原則，并收則必須有委托單位提供可靠的實質(zhì)性的信用擔?；?qū)嵨飺?。開立10萬元以上的信用證和其他重大業(yè)務，須經(jīng)董事長或經(jīng)理室集體商量通過，貨物到港或單據(jù)到銀行后，及時通知委托進口單位帶款贖單、提貨。進口合同與開證申請書由分管經(jīng)理簽發(fā)。8、如現(xiàn)質(zhì)量和數(shù)量短裝問題，應在索賠有效期內(nèi)，會同商檢部門及早辦理商檢索賠等事宜。9、業(yè)員要配合財務部及時做好代理單位的賬戶清算工作。Page10of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度七、資產(chǎn)管理制度．強資產(chǎn)的內(nèi)部核算和管理，確資產(chǎn)的安全、完整，維護出資人的合法權(quán)益，特制定資產(chǎn)管理制度（下簡稱本度）。．度所稱的資產(chǎn)主要是指各類實資產(chǎn)，包括：1、單項價值2元（2000元）的固定資產(chǎn)；2、單項價值2元的值易耗品、辦公設施；3、已計入費用列支的各類辦用品、學習書籍等；4、庫存各類物資及其他等。．類由財務部歸口管理，并建相應的責任制度。1）、財務部門應設立固定資產(chǎn)細賬，詳細記錄單項固定資產(chǎn)的名稱、存放部門、原始價值、規(guī)定使用限、預計殘值、年折舊率，并按規(guī)定每月計提折舊。辦公室和行政事業(yè)部應建立定資產(chǎn)使用臺帳。2）、室或行政事業(yè)部對使中的低值易耗品主要是辦公設施應建立臺帳，明確使用人或保管人，經(jīng)常檢查使情況。3）存應設立明細賬專人保管人員收到物資應認真清點驗收，辦理入庫手續(xù)。各部門領用時一開具領料單，貴重物資領用時應經(jīng)有關(guān)領導批準。．公各類資產(chǎn)實行定期清查盤制度。1）、固定資產(chǎn)每年年終決算前點一次；2、使用中的低值易耗品及辦設施每半年清查盤點一次；3、庫存物資每季盤點一次。．各類產(chǎn)償轉(zhuǎn)讓、盤盈（虧、廢應明因?qū)憰閳筘攧詹块T審核批準，按規(guī)定進行務處理。Page11of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度八、支付貨款和費用的審批制度為了加強財務管理，提高資金的使用效率，降低資金運作的風險，特制定本辦法。一．實資金統(tǒng)一借貸一使用的辦法分管財務部門的領導和財務部根據(jù)業(yè)務需要向銀行借貸（打包、押匯等貸款方式）或通過其他融資渠道統(tǒng)一籌集資金、統(tǒng)一調(diào)度使用。二．資的審批程序和要求：1、出產(chǎn)品貨款的支付業(yè)務員提供全套付款單據(jù)：供貨方開出的已出運（或已收購入庫的）的出口產(chǎn)品外銷合同、增值稅發(fā)票、專用繳款書、入庫單（已入庫未出運的），填寫付款申請單（已出運的按編號分別填寫）報送財務部門審核，財務部根據(jù)成本預算單、出口貨物明細表（已出運的）、入庫單（未出運的）、內(nèi)銷合同等資料審核簽字，再由分管經(jīng)理審批同意后交財務部安排付款果廠暫時不提供專用繳款書則先行扣除稅款后支付，余款待專用繳款書齊全后支付。2、內(nèi)銷產(chǎn)品貨款支付：業(yè)務員根據(jù)供貨方開出的發(fā)票（或收據(jù)）、入庫單和填寫的付款申請單一并報送財務部審核，財務部門根據(jù)內(nèi)銷合同等資料審核簽字，再由分管經(jīng)理審批同意后交財務部安排付款。3、預付貨款：原則上不預付貨款，如果因商品或市場行情特殊性，確需預付部分貨款的（最高不超過貨款總額的）。在信用證結(jié)算的情況下，需信用證副本到達本司、經(jīng)貿(mào)管部審核認可后業(yè)員填報與付款申請單分管經(jīng)理審核同意后交財務部安排付款其他結(jié)算方式下需預付貨款的由辦業(yè)務填寫預付款申請單呈分管經(jīng)理審批管理視具體情況審核同意后方可交財務部安排付款預付款數(shù)額較（或占貨款總額百分比比較高情況下應由董事長或經(jīng)理室集體議同意后才可付款辦務員應對全部預付款承擔風險和責任。4、代理出口業(yè)務的付款必須是代理出口貨款收妥入賬后，由代理業(yè)務員憑委托方開具的增值稅發(fā)票和專用繳款書扣除代墊的全部費用和應取的代理費后填寫付款申請單報財務部審核務門根據(jù)代理出口協(xié)議和結(jié)匯水單及代墊費用等資料和對無誤后簽字分管經(jīng)理審核同意后送財務部安排付款。Page12of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度5、付款原則:原則上只能按增值稅發(fā)票抬頭付款，個別工廠確因收購原料、輔料、包裝物等原因，需代其將貨款付至供貨方時,必須在辦妥委托付款手續(xù)后方能申報付款,且委托付款的手續(xù)必須是加蓋公章或財務專用章的正(特殊情況下可用傳真件代)6、付款預申報規(guī)定：為了使財務部能夠有計劃籌集資金，既能保證各類貨款的及時支付而不耽誤貨款的收購，又要不是資金在賬面上閑置而造成資金成本的增加求業(yè)務員作好貨款支付的預申報工作貨款十萬元以內(nèi)的要前二天申報萬元的提前三天申殊情況除外三、直接費用的審批１、運、保、商檢等費的審批根據(jù)出口成本預算單險同經(jīng)分管經(jīng)理簽字的代理船公司的運費檢等費用的傳真確認件由財務部門先行預待正式發(fā)票入賬時先由貿(mào)管部核對交財務部審核無誤后提交分管經(jīng)理審核同意后方可付款。２、傭金的審批由業(yè)務員提供傭金協(xié)議外銷合同副本好付傭申請單報財務部審核簽字后再由分管經(jīng)理審批簽字后交財務部安排付款。３、其他直接費用與業(yè)務有關(guān)的郵寄費報關(guān)費輻照費和包裝費等須在發(fā)票或入庫單齊全的情況下才能申請辦理付款額發(fā)票要附明細單經(jīng)辦人員申請呈分管經(jīng)理審核簽字后交財務部安排付款。以上規(guī)定請各業(yè)務員遵照執(zhí)行。Page13of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度九、計算機管理制度一、本公司財務部負責本公司計算機及相關(guān)設備的管理。二、全公司的計算機及相關(guān)設備的配置計劃由各部門根據(jù)工作需要提出需求量室批準后統(tǒng)一購置。公司的計算機及相關(guān)設備由財務部逐一編號，并建立臺帳。三、各部門的臺式計算機及相關(guān)設備定點放置和使用，未經(jīng)同意不得隨意搬動。四、當計算機設備發(fā)生故障本司人員不能排除時應及時與財務部聯(lián)系并填寫故障記錄單，由其安排檢修或送修。未經(jīng)同意各部門不得擅自拆裝計算機。五、未經(jīng)專門訓練者不得上機操作，不準利用計算機玩游戲或做其他與工作無關(guān)的事。六、計算機使用人員應經(jīng)常做好本人使用的計算機的清潔保養(yǎng)工作。七、未經(jīng)許可嚴禁在計算機上運行與工作無關(guān)的軟盤和光盤必運行軟盤時先該軟盤進行病毒檢查，確保沒有病毒時方可運行八、計算機備件和耗（備件包鍵盤數(shù)鍵盤鼠網(wǎng)等耗材包括打印紙軟盤、色帶、墨盒和硒鼓等）由財務部根據(jù)需要進行采購。并建立備件和耗材的領用臺帳。Page14of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十、印章管理制度1、本司的印章分為公章、財務專用章法人代表章和其他業(yè)務性印章2、本司除業(yè)性印章外均財務部保管3、財專用章、法人代表章（不含法人代表簽字章）由財務部專人保管4、印不得隨意帶出，如遇特殊情況需帶離本公司需經(jīng)有關(guān)負責人同意5、公使用時，必須做好登記，注明蓋章日期、部門、事由、經(jīng)辦人等內(nèi)容，經(jīng)審批同意后才能加蓋印章。6、加印章的份數(shù)要與原稿標明印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不予蓋章。7、凡本公司業(yè)務工作無關(guān)系的蓋印章證明重要事項的經(jīng)有關(guān)負責人批準。8、介信蓋章，按指定的地點開具介紹信并給予蓋章。9、印必須定期擦洗，以保持使用時清晰，蓋章必須端正、清晰，對好方位。Page15of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十一、檔案管理制度1、檔案管理范圍：業(yè)務檔案、書檔案，人事檔案、會計檔案。2、檔案管理內(nèi)容：（1）、凡本公司在進出口業(yè)務動中的各種單證（信用證文本復印件、制單資料等）等均為業(yè)務檔案。（2）、凡上級來文，或以本所義擬定的上行文、下行文、總結(jié)、計劃、工作匯報及內(nèi)部管理的文件均為文書檔案。（3）、凡本公司員工的履歷表獎懲材料、任免晉升材料、勞動合同等均為人事檔案。（4）、凡本公司財務部門的會憑證、賬冊和報表均為會計檔案。3、檔案管理具體規(guī)定：（1本司各類經(jīng)濟活動的合文本關(guān)經(jīng)辦人在合同簽訂生效后個工作日內(nèi)送交財務部（2）、本公司交易活動中的各單證、獲得的客戶資料在此項交易結(jié)束5個工作日內(nèi)，由相關(guān)人員整理好全部資料送交財務部（3）、文書檔案按文檔要求整裝訂成冊于次年二季度移交檔案室。（4）、財務部門的會計憑證應每月終了后，依時序先后分類編號，裝訂成冊，裝訂時必須折疊整齊便于查閱會帳憑證會計報表等有關(guān)資料于次年二季度移交檔案室保管。4、查檔和閱檔、（1、各部門因工作需要，須閱業(yè)務檔案和文書檔案，由經(jīng)辦人到檔案室辦理有關(guān)手續(xù)后方可查閱。（2）、會計檔案須經(jīng)所領導批后方可查閱。（3）、人事檔案應按查檔的規(guī)辦理手續(xù)方可查閱，本人不得查閱本人檔案。（4）、查閱、借閱人員必須嚴遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料，違者視情輕重，予以批評教育直至紀律處分。5、檔案室管理人員必須堅持原，嚴格按檔案工作的各項規(guī)章制度辦事，遵守保密制度，不得擅自向無關(guān)人員提供檔案或向他人泄露檔案內(nèi)容，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。Page16of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十二、安全衛(wèi)生管理制度1、下時要及時切斷辦公室內(nèi)的電器設包括空調(diào)、微機、復印機、電腦打印機電源，中午午休時間，辦公室內(nèi)空調(diào)、日光燈應關(guān)閉。2、各公室內(nèi)，無人及下班時要關(guān)閉好門窗。3、本司員工的私人現(xiàn)金、存折及貴重物品，要妥善保管，不要放在辦公室內(nèi)過夜，以免造成不應有的個人經(jīng)濟損失。4、切做好防火防盜等安全保衛(wèi)工作，加強值班防范。5、員上、下班要確保交通安全，本所不承擔因員工本人責任（或主要責任）造成的交通事故的費用。6、各公室內(nèi)應保持環(huán)境衛(wèi)生，做到每日一小掃，每周一大掃，月末徹底掃。7、衛(wèi)標準要求按照規(guī)定達到“三凈、三無、三齊”。三凈：門窗玻璃、地面凈，櫥、椅、桌面、沙發(fā)凈，公用茶具、電器凈；三無：地面無痰跡、廢紙、煙頭，室內(nèi)無垃圾、蛛網(wǎng)，無衛(wèi)生死角；三齊：辦公用具、書籍資料放置整齊，室內(nèi)雜件堆放整齊，櫥、柜、桌、椅安放整齊。8、成所安全衛(wèi)生檢查小組安全衛(wèi)生檢查小組不定期對各辦公室內(nèi)的安全衛(wèi)生情況進行檢查，檢查情況納入考核。Page17of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十三、駐廠員職責質(zhì)量是企業(yè)的生命為范公司作，提高工作質(zhì)量，明確公司員工的責任性，特制訂駐廠員責任制。一、加強工作責任性，每位駐廠員要牢記把質(zhì)量作為自己的生命來對待，明確自己的責任，上班必須按所在單位的作息時間進行。二、每天必須了解所在單位原料收購的數(shù)量和價格，以便公司對市場做出合適的定位。三、每天上班必須親自到冷庫去把隔日做的產(chǎn)品娶3樣中小規(guī)格各取一片一檢驗報告，如實填寫好檢驗報告，由工廠負責人簽字確認并傳真公司。四、加強重點部位的巡回檢查原料驗收→清洗→蒸（100℃水煮5-6分鐘冷常溫水-4℃冰水）→去頭、撥殼、黃→分級→漂洗（最2次）→瀝水（檢查蝦仁是否有天然香味）→稱重（控制好讓水率）→裝袋→真空封口→速凍→裝箱（剔除漏氣）包裝→冷藏。每隔兩小時檢驗一次，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。五、做好每天產(chǎn)品規(guī)格的統(tǒng)計工作位廠員必須把每天生產(chǎn)的成品統(tǒng)計出來便司了解生產(chǎn)的進度，并傳真到上海分公司。六、要以公司利益為核心嚴守司機密樹立公司形象與在單位的管理人員協(xié)調(diào)好工作，決不搞有損公司形象的事，嚴禁利用工作之便牟取私利，否則將追究相應的責任。七、駐廠員所監(jiān)管的產(chǎn)品，如符合出口要求，順利潼關(guān)，年終公司將對其進行一次性獎勵。反之，由于質(zhì)量問題，給公司造成損失的，則取消獎勵并追究責任。以上職責希每位駐廠員認真執(zhí)行。Page18of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十四、采購員職責為了加強企業(yè)內(nèi)部管理制度，做到職責明確，獎罰分明，特制定采購員職責。一、積配合企業(yè)領導做好采員本職工作從導安排領導意圖開展好每一項業(yè)務，隨時掌握好市場消息，并及時反饋給領導。二、在展業(yè)務活動過程中加與客戶的溝通與聯(lián)系做事踏踏實實不做有損公司利益的事不說有損公司益的話嚴守公司機密努力維護公司利益三、配領導管理和監(jiān)督駐廠務人員調(diào)和解決好與客戶的關(guān)系理監(jiān)督好產(chǎn)品的每一個環(huán)節(jié)使其符合出口的要求因品的質(zhì)量問題造成公司損失，相關(guān)人員須承擔相應的責任四、規(guī)合同協(xié)的管理對簽訂合同協(xié)議，必須得到公司領導授權(quán)或批準，對每一個客戶的具體內(nèi)容做到心中有數(shù)，按公司計劃完成出口任務五、在作中不斷提高業(yè)務水益求精使公司的產(chǎn)品在國際上暢銷為公司全年創(chuàng)收努力工作六、有的選擇加工廠，做到比三家，所進產(chǎn)品物美價廉七、采員所監(jiān)管的產(chǎn)品符合口要求安全通關(guān)年公司將對其進行一次性獎勵如采購員嚴重失職營私舞弊給公司造成的則取消其獎勵并追究相應責任以上職責希望每位采購員認真執(zhí)行。Page19of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十五、倉庫管理規(guī)章制度一、嚴格商品出庫制度：1、倉保管員必須憑公司有關(guān)部門開出的發(fā)貨通知書才能發(fā)出商品，嚴禁私自發(fā)出商品。2、商入庫要認真檢查商品的質(zhì)量和數(shù)量，并在送貨單上簽上實收商品的名稱、規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量，以便送貨方憑送貨回單到財務上結(jié)賬。二、及時做好商品的掛牌和臺帳記錄1、做入庫商品的吊牌工作，表明商品的名稱、工廠產(chǎn)地、規(guī)格和數(shù)量。2、做商品出入庫的臺帳記錄，每次庫存有變動后報送庫存商品報表至總經(jīng)理室及財務部，月末及時與財務部核對庫存帳。三、做好各方面的銜接工作要做好與各商品存放庫工作人員的銜接工作經(jīng)與各出租倉庫方保管員核對商品數(shù)量并監(jiān)督被保管商品的數(shù)量情況絕商品變質(zhì)情況出現(xiàn)做到帳帳一致、帳貨一致、帳牌一致。四、做好庫存商品的盤點工作季盤點一次并做好商品盤店表報公司財務部商品短少變質(zhì)，則由倉庫保管員全額賠償。五、首先要了解所輻照產(chǎn)品的要求菌指標是多少做心中有數(shù)輻時按照公司的要求進行。六、輻照出庫時數(shù)量要清點清楚，到輻照現(xiàn)場交代清楚所要輻照的要求，如翻箱要貼標簽，在現(xiàn)場自己進行監(jiān)管止照貼標簽發(fā)現(xiàn)有破袋要及時分開破壞箱、漏照、漏貼標簽等造成公司利益受損，須承擔責任。七、裝箱時要清點數(shù)量在上定要制冷防止回溫到公司后要及時進庫并和倉庫保管員協(xié)調(diào)好工作。八、輻照時要一批一批出貨要的產(chǎn)品必須在較短的時間內(nèi)進行照畢時要及時進冷庫，防止回溫而影響產(chǎn)品。Page20of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十六、財務部工作職責一，參與起草、擬訂本公司的財務管理制度，做好財務預測，編制財務計劃，參與財務決策，實行財務監(jiān)督，嚴守財經(jīng)紀律。二據(jù)貿(mào)企業(yè)財務成本核算要求對本公司的全部經(jīng)營過程進行正確時、全面的核算，按照會計制度的規(guī)定設置總賬和分類明細賬，訂真記好銀行日賬，各類明細賬及總賬。三，協(xié)助總經(jīng)理做好資金的籌集、調(diào)撥、和運用工作，做到積極籌集、統(tǒng)籌安排，合理運用及時還貸有的資金揮最佳的作用減少資金占用利息低金運作成本，提高經(jīng)濟效益。四，嚴格按照現(xiàn)金管理的要求負責貨幣資金的完整與安全，根據(jù)公司的規(guī)定做好工資、獎金的發(fā)放和費用報銷等與現(xiàn)金有關(guān)的工作。五，負責與銀行聯(lián)系，做好與本公司經(jīng)營有關(guān)的進口付匯、出口收匯、國內(nèi)貿(mào)易結(jié)算、借、貸款等各種貨幣資金收支環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)賬工作。六，根據(jù)經(jīng)總經(jīng)理審核簽字的成本預算單，負責審核每一筆進口、銷業(yè)務的實際成本及盈利，并按月做好銷售利潤表報總經(jīng)理。七，及時做好委托其他外貿(mào)公司代理出口業(yè)務的審核、對賬及算工作，保證每一筆收益及時、足額到賬。八，按照外匯管理的有關(guān)規(guī)定助管部做好進、出口外匯的核銷工作爭杜絕非人為因素的逾期核銷。九責據(jù)業(yè)務部門和倉庫提的出庫單上所列商品的名稱量及收貨單位等內(nèi)銷資料，開具增值稅專用發(fā)票，普通發(fā)票和其他收入的發(fā)票。十，負責編制本公司的全部財務報告，年度寫好財務分析，提出合理建議時上報董事長、總經(jīng)理和各有關(guān)部門。十一，，負責本公司的納稅申報、規(guī)費上交、退稅申報等工作，及時足額地上交國家稅收。十二及做好與各業(yè)務單位的賬工作時催收國內(nèi)外應收賬款減少不合理資金占用，降低經(jīng)營成本。Page21of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十三參與導督庫定期做好庫存商品的盤點工作握庫存商品的實際情況，查明庫存商品的損耗原因，及時調(diào)整賬務，做到賬實相符。十四負責保管和監(jiān)督使用公章財務印鑒章蓋公章必須有總經(jīng)理簽字同意后方可蓋章并到先登記后蓋章，財印鑒章與支票必須分人保管，以便于相互監(jiān)督不簽發(fā)空白支票，如遇特殊情況需開空白支票時，需經(jīng)總經(jīng)理同意并簽上限額。十五做好與其他各部門的工作系和合作時了解國外來證貨物出運單議付、商品入庫各環(huán)節(jié)的信息，為正確、及時的財務核算打下基礎。十六，做好財會資料、賬冊、憑證的裝訂和保管工作，按照制度規(guī)定及時、定期地建冊歸檔，保證財會資料的安全和完整。十七，做好財會人員調(diào)動的交接工作，編寫好調(diào)動人員移交的資產(chǎn)、，賬冊、憑證、文件和清冊，辦理好交接手續(xù)。十八，完成領導交辦的其他工作。Page22of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十七、員工報銷制度為了規(guī)范本公司有關(guān)費用的開支范圍和標準，做到既有利于工作又降低不必要的費用支出，特制定本規(guī)定：一，出差費用及手機標準：項目出差費標準類別

手機費交

通工具輪船二等

住宿費三星級賓

伙食費經(jīng)理室

飛機

火車軟臥

出租車

50元

全報艙輪船三等

館業(yè)務經(jīng)理======

火車硬臥

★出租車0-150元30元

分別定艙輪船四等業(yè)務員=======

火車硬臥

★出租車0-100元30元150月艙說明：1，以項目標準除伙食補貼外均必須以真實、有效的住宿發(fā)票、車費等票據(jù)在不超過上限標準的范圍內(nèi)按實報銷，超出標準部分一律自理，如發(fā)生票據(jù)遺失均不得報銷。2，工人員外出盡量減少乘坐出租車費用。有★類別人員無特殊情況、未經(jīng)公司領導同意的不能乘坐出租車，有特殊情況乘坐出租車報銷時應注明原因、起訖地、時間后方可報銷。3，本司人員分類及司機報銷制度見附表。二，上海本部人員在正常工作期間，中、晚餐集中就餐，另外補貼每人每天10元餐費，星期天加班不供餐的情況下，每人每天補貼30元三，在上海工作的外地人員回家探親的交通費由公司同意后實報實銷人員上下班車票