第二章-Access2010-表課件

第二章

表本章導讀：

數(shù)據(jù)表是Access數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，也是存儲和管理數(shù)據(jù)的基本對象。

Access數(shù)據(jù)庫的其他對象，如查詢、窗體、報表等都是在表對象的基礎(chǔ)上建立并使用的。

在創(chuàng)建了一個空數(shù)據(jù)庫之后，首先要做的就是在其中的表對象中創(chuàng)建或添加若干個數(shù)據(jù)表。

本章詳細介紹了表的組成，表的創(chuàng)建方法，表的維護和使用以及如何建立表之間的關(guān)系。

建議學時:6學時主要內(nèi)容回顧數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理員、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基本概念關(guān)系模型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建及基本設置本章主要內(nèi)容：表的創(chuàng)建1表的編輯（設置字段屬性和輸入數(shù)據(jù)）2維護表3

4操作表

5表間關(guān)系的創(chuàng)建6表的輸入和導出2.1表的創(chuàng)建表將具有相同性質(zhì)或相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)存儲在一起，以行和列的形式來記錄數(shù)據(jù)。表由表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容兩部分組成。表結(jié)構(gòu)主要包含組成表的所有字段的信息，包括字段名稱、字段數(shù)據(jù)類型、字段說明以及字段屬性。表內(nèi)容就是表中的數(shù)據(jù)。2.1表的創(chuàng)建在Access2010中表具有四種視圖：一是設計視圖（表設計器），用于創(chuàng)建和修改表結(jié)構(gòu)；二是數(shù)據(jù)表視圖，用于瀏覽、編輯和修改表的內(nèi)容；三是數(shù)據(jù)透視圖視圖，用于以圖形的形式顯示數(shù)據(jù)；四是數(shù)據(jù)透視表視圖，用于按照不同的方式組織和分析數(shù)據(jù)。視圖之間通過“開始”選項卡“視圖”組中的視圖按鈕進行切換?！皩W生”表的設計視圖“學生”表的數(shù)據(jù)表視圖字段的命名規(guī)則：（1）可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，但不能以空格開頭（2）長度為1~64個字符（包括空格）（3）不能包含句號（.）、驚嘆號（!）、方括號（[]）和單引號（’）（4）不能使用ASCII為0-32的字符（5）字段名應避免過長，最好使用便于理解的名字（6）同一表中不允許有相同的字段名，字段名也不要與Access內(nèi)置函數(shù)或者屬性名稱相同，以免引用時出現(xiàn)錯誤2.1表的建立（三種方法）1.使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表

使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表，用戶可以在輸入數(shù)據(jù)的同時對表的結(jié)構(gòu)進行定義。實例2.1使用數(shù)據(jù)表視圖在“學生信息管理”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建“學院”表。表結(jié)構(gòu)如表所示。字段名字段類型字段大小學員編號文本2學院名稱文本20“學院”表的數(shù)據(jù)表視圖歸納分析（1）數(shù)據(jù)表視圖是按行和列顯示數(shù)據(jù)的視圖，用于數(shù)據(jù)記錄的顯示、添加、刪除、修改和查找等操作。其中每列稱為字段，每行稱為記錄。（2）利用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表的方式操作簡單，適用于創(chuàng)建字段少、記錄少的表。通過這種方法創(chuàng)建的表還需要經(jīng)過再次修改字段的屬性，如字段的數(shù)據(jù)類型、大小、格式等。歸納分析（3）利用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表時，Access2010會自動為表添加一個數(shù)據(jù)類型為“自動編號”，名稱為“ID”的字段，并以該字段作為主鍵。歸納分析（4）與Access2003不同的是，在Access2010的版本中，數(shù)據(jù)表視圖下可以完成字段數(shù)據(jù)類型的修改，但要修改字段的屬性，還需要在表的設計視圖中完成。（5）利用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表時，也可以不選擇字段類型而直接輸入數(shù)據(jù)，此時Access2010會根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動選擇合適的數(shù)據(jù)類型，并根據(jù)數(shù)據(jù)類型設置表的字段屬性?！?.使用設計器創(chuàng)建表

使用設計視圖創(chuàng)建表，用戶可以根據(jù)自己的需求創(chuàng)建表并定義各字段的屬性。實例2.2使用設計視圖創(chuàng)建“學生”表,“表結(jié)構(gòu)如圖所示。3.通過數(shù)據(jù)導入創(chuàng)建表

通過數(shù)據(jù)導入創(chuàng)建表是指利用已有的數(shù)據(jù)文件創(chuàng)建新表，這些數(shù)據(jù)文件可以是電子表格、文本文件或其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)創(chuàng)建的數(shù)據(jù)文件。利用Access系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入功能不僅可以建表結(jié)構(gòu)，而且同時也為表中添加了數(shù)據(jù)?！纠?.3】將Excel電子表格文件“課程成績.xlsx”中的數(shù)據(jù)導入到“學生信息管理”數(shù)據(jù)庫中，表的名稱為“課程成績”。操作要點：在功能區(qū)選擇“外部數(shù)據(jù)”選項卡的“導入并鏈接”組中，單擊“Excel”命令按鈕，打開“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框。歸納分析表的創(chuàng)建三種常用方法：1、利用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表2、利用設計視圖創(chuàng)建表3、獲取外部數(shù)據(jù)2.2.1設置字段屬性Access2010支持12種數(shù)據(jù)類型。1.文本——最常用可以保存文本或文本與數(shù)字的組合，也可以是不需要計算的數(shù)字。例如，姓名、學號、電話號碼。默認文本型字段大小是255個字符，但一般輸入數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)只保存輸入到字段中的字符。文本型字段的取值最多可達到255個字符，如果取值的字符個數(shù)超過了255，需要使用備注型或附件型。2.2.1設置字段屬性若實際輸入時，輸入的字符個數(shù)超過了設定的字段大小，系統(tǒng)會自動截去超出的字符。例如，設定字段大小為5，實際輸入數(shù)據(jù)“student”，則系統(tǒng)只保留“stude”。注意：在Access中一個漢字和一個英文字母都是一個字符。比如：學號、身份證號、聯(lián)系電話、聯(lián)系地址、學院、班級、姓名等2.備注備注類型能夠解決文本數(shù)據(jù)類型無法解決的問題，它可以保存較長的文本和數(shù)字。例如簡歷、附注、說明等。與文本類型一樣，備注類型也是字符或字符和數(shù)字的組合，它允許存儲長達64000個字符的內(nèi)容。文本型與備注型的另一個區(qū)別就是不能對備注型字段進行排序或索引，但文本型字段可以。3.數(shù)字型可以用來存儲進行數(shù)學計算的數(shù)值數(shù)據(jù)，例如，年齡、成績等。根據(jù)數(shù)字型數(shù)據(jù)的表示形式和存儲形式的不同，數(shù)字型可分為字節(jié)型、整形、長整型、單精度型、雙精度型等。4.日期/時間用于存放日期、時間或日期時間的組合。例如出生日期、入學時間等字段。字段大小為8個字節(jié)。直接在數(shù)據(jù)表的單元格中輸入日期/時間型數(shù)據(jù)時，要滿足輸入格式：yyyy-mm-dd或mm-dd-yyyy，其中yyyy表示年，mm表示月，dd表示日。也可以使用單元格右側(cè)的日期選取器控件進行輸入。5.貨幣用于存放具有雙精度屬性的貨幣數(shù)據(jù)。向貨幣字段輸入數(shù)據(jù)時，不必鍵入人民幣符號和千位處的逗號，Access會自動顯示這些符號，并添加兩位小數(shù)到貨幣字段中。一般貨幣類型也需要進行算術(shù)運算，但是貨幣類型與數(shù)字類型不同，它可以提供更高的精度，以避免四舍五入帶來的計算誤差。精確度為小數(shù)點左邊15位數(shù)及右邊4位數(shù)。6.自動編號用于存放系統(tǒng)為記錄綁定的順序號，字段大小為4個字節(jié)。當添加新記錄時，系統(tǒng)為該記錄自動編號，不能人工指定或更改自動編號型字段中的值。一個表只能有一個自動編號型字段，自動編號類型一旦被指定，就會永久地與記錄連接。如果刪除了表中含有自動編號字段的一個記錄，Access并不會對表中自動編號型字段重新編號。當添加某一記錄時，Access不再使用已被刪除的自動編號型字段的數(shù)值，而按遞增的規(guī)律重新賦值。7.是/否又稱為布爾型或邏輯型，字段大小為1個字節(jié)，用來表示“是/否”，“True/False”或“Yes/No”等只有兩種不同取值的邏輯數(shù)據(jù)。例如是否黨員、婚否，貸款否……這類字段。輸入是/否型數(shù)據(jù)只需用鼠標單擊是否型字段中的復選框，

表示“True”或“Yes”，

表示“False”或“No”。在Access中，使用-1表示真值，使用0表示假值。8.OLE對象OLE（ObjectLinkingandEmbedding）的中文含義是“對象的鏈接與嵌入”，用來存儲其他程序創(chuàng)建的數(shù)據(jù)對象（如word文檔、圖像、聲音、表格等）的字段。由于OLE存儲的數(shù)據(jù)都較大，所以不能排序、索引和分組。OLE對象字段最大可為1GB。表中的照片字段應設為OLE對象類型。8.OLE對象OLE對象型字段和前面幾種類型不同，不能在數(shù)據(jù)表的單元格中直接輸入，輸入方法如下：右鍵單擊OLE對象字段的單元格，在快捷菜單中選擇“插入對象”，打開“MicrosoftOfficeAccess”對話框，然后按照提示進行操作。9.超鏈接超鏈接型字段是用來保存超級鏈接地址的，如網(wǎng)址、電子郵件等，包含文本或以文本形式存儲的字符與數(shù)字的組合。當單擊一個超級鏈接時，Web瀏覽器或Access將根據(jù)超級鏈接地址到達指定的目標。超級鏈接字段允許存儲最長為2048個字符內(nèi)容。10.附件附件型字段是Access2010具有的一種新類型，它可以將圖像、電子表格文件、文檔、圖表等各種文件附件添加到數(shù)據(jù)庫記錄中。附件字段可以在一個字段中存多個文件，甚至文件類型可以不同。最多可以添加2G的數(shù)據(jù)，每個文件大小不能超過256M。11.計算計算型字段是Access2010新增加的數(shù)據(jù)類型，是指根據(jù)表中的一個或多個字段使用表達式建立的新字段。計算時必須引用同一張表中的其他字段。12.查閱向?qū)碎喯驅(qū)且环N比較特殊的數(shù)據(jù)類型，字段中顯示為文本型。在進行記錄輸入的時候，如果希望通過一個列表或組合框選擇所需要的數(shù)據(jù)以便將其輸入到字段中，而不必靠手工輸入，此時就可以使用查閱向?qū)АＴ谑褂脰碎喯驅(qū)ь愋妥侄螘r，列出的選項可以來自其他的表或查詢，或者是事先輸入好的一組固定的值?！纠?.7】在“教師”表中，將“職稱”字段設置為“查閱向?qū)А鳖愋?，并設置其數(shù)據(jù)集合為“教授、副教授、講師、助教”。2.2.2設置主鍵在表中能夠唯一標識記錄的字段或字段組合稱為主關(guān)鍵字，簡稱主鍵。表只有定義了主鍵，才能與數(shù)據(jù)庫中的其他表建立聯(lián)系，從而能夠利用查詢、窗體和報表迅速、準確地查找和組合不同表中的信息，這也正是數(shù)據(jù)庫的主要作用之一。主鍵字段的取值不能重復，也不能為空。1）主鍵的分類在Access中主要有三種主鍵：自動編號主鍵、單字段主鍵和多字段主鍵。（1）自動編號主鍵：在用戶沒有設置主鍵的情況下，系統(tǒng)創(chuàng)建的一個自動編號的主鍵。（2）單字段主鍵：如果一個字段包含的值，能夠?qū)⒉煌挠涗泤^(qū)分開，就可以將該字段設置為主鍵。例如：“學號”字段。（3）多字段主鍵：如果表中任意單字段都不能唯一標識每一條記錄，則可以將兩個或多個字段的組合定義為主鍵。例如，“課程成績”表中所有單字段都有重復值，都不能單獨定義主鍵，但“學號”+“課程編號”的字段組合滿足要求，可以定義為多字段主鍵。2）主鍵的創(chuàng)建注意：如果主鍵是多個字段的組合，直接用鼠標拖動或者按下Shift鍵可以選中多個連續(xù)的字段，按下Ctrl鍵則可以選中多個不連續(xù)的字段?！纠?.9】實例2.4設置“課程成績”、“學生”、“教師”、“班級”表的主鍵。3）主鍵的刪除如果想刪除主鍵，先選中主鍵字段，然后單擊“工具”組上的“主鍵”按鈕，這時字段前面的“鑰匙”圖標就消失了，表示這個字段不再是“主鍵”了。待刪除的主鍵若已經(jīng)和某個表建立了關(guān)系，Access2010會警告必須先刪除該關(guān)系才能刪除主鍵。2.2.2字段屬性的設置字段屬性是一組特征，使用它可以控制數(shù)據(jù)在字段中的保存、處理或顯示。例如，通過設置文本字段的字段大小屬性來控制允許輸入的最多字符數(shù)；通過定義字段的有效性規(guī)則屬性來限制在該字段中輸入數(shù)據(jù)的規(guī)則，如果輸入的數(shù)據(jù)違反了規(guī)則，Access將顯示提示信息，告知合法的數(shù)據(jù)是什么。字段屬性分為常規(guī)屬性和查閱屬性。常規(guī)屬性用于設置字段大小、格式、輸入掩碼、標題、默認值、有效性規(guī)則等，該屬性隨字段的類型不同而有所不同。1.字段大小該屬性只適用于文本、數(shù)字或自動編號類型的字段。1）文本型字段大小是0~255，默認值是255。2）數(shù)字型包括字節(jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型等，各類型具體的取值范圍和字節(jié)長度有所不同。原則上應該使數(shù)字型字段大小盡可能小，因為字段越小，對存儲空間的要求越低，操作處理速度就越快。3）自動編號型自動編號型字段的字段大小屬性可設置為“長整型”和“同步復制ID”兩種“數(shù)字”類型的字段大小字段大小可輸入數(shù)值的范圍標

識小數(shù)點存儲空間字節(jié)0～255Byte無1字節(jié)整數(shù)?32

768～32

767Integer2無2字節(jié)長整數(shù)?2

147

483

648～2

147

483

647Integer4無4字節(jié)單精度數(shù)?3.4×10308～3.4×10308Float474字節(jié)雙精度數(shù)?1.797×10308～1.797×10308Float8158字節(jié)小數(shù)點?1.797×10308～1.797×10308Dec(<all>，<dec>)2812字節(jié)1.字段大小原則上應該使數(shù)字型字段大小盡可能小，因為字段越小，對存儲空間的要求越低，操作處理速度就越快。3）自動編號型自動編號型字段的字段大小屬性可設置為“長整型”和“同步復制ID”兩種1.字段大小實例2.5將“學院”表中“學院編號”字段的字段大小設置為2，“學院名稱”字段大小設置為20，將“學院編號”設置為主鍵。問題的提出數(shù)據(jù)在輸出時使用什么格式呢？在向數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)時有沒有辦法保證輸入的數(shù)據(jù)與字段設計的要求是一致的呢？2.格式格式屬性決定數(shù)據(jù)的顯示和打印方式，可以使數(shù)據(jù)的顯示統(tǒng)一美觀。不影響數(shù)據(jù)在表中的存儲。Access提供了7種日期時間格式和7種數(shù)字格式。用戶可以從系統(tǒng)提供的預定義格式中進行選擇，若不能滿足需要，也可以使用自己創(chuàng)建的自定義格式。例如“yyyy/mm/dd”，表示使用4位數(shù)字的年，年月日之間的分隔符為“/”。2.格式實例2.6將“學生”表中“出生日期”字段的“格式”設置為“yyyy年mm月dd日”格式；3.輸入掩碼輸入掩碼用于設置字段中的數(shù)據(jù)格式，可以控制用戶按指定格式在文本框中輸入數(shù)據(jù)。一般用于文本型和日期/時間型字段，也可以用于數(shù)字型和貨幣型字段。與前面講過的“格式”屬性相比，“格式”屬性控制數(shù)據(jù)的顯示格式，而輸入掩碼屬性用來控制數(shù)據(jù)的輸入格式。例如，某公司的員工編號為6位0~9的數(shù)字，其中前3位表示部門號，后3位表示個人編號，要求按“xxx-xxx”格式輸入?？蓪⑤斎胙诖a設置為“000-000”，當在數(shù)據(jù)表視圖中輸入數(shù)據(jù)“201312”時，數(shù)據(jù)會自動顯示為“201-312”。3.輸入掩碼設置輸入掩碼最簡便的方法是單擊“輸入掩碼”屬性框右側(cè)的

按鈕，打開Access提供的“輸入掩碼向?qū)А毕驅(qū)Хㄖ惶峁┝肃]政編碼、身份證號碼、密碼和日期等幾種預定義的格式。如果預定義格式不能滿足用戶需要，那么用戶可以利用向?qū)ё远x輸入掩碼，或者直接使用字符定義輸入掩碼。自定義輸入掩碼格式為：<輸入掩碼的格式符>;<字符串>其中：1）輸入掩碼的格式符用于定義字段的輸入數(shù)據(jù)的格式，如表所示。2）<字符串>用來指定在輸入掩碼中輸入字符的地方如果輸入空格時顯示的字符。可以使用任何字符，默認為下劃線；如果要顯示空格，應使用雙引號將空格括起來。自定義輸入掩碼實例2.6將“學生”表中“出生日期”字段的“格式”設置為“yyyy年mm月dd日”格式；為“宿舍電話”字段設置“輸入掩碼”，只能輸入4位數(shù)字區(qū)號和7位電話號碼，區(qū)號和電話號碼間用“-”分隔。注意：如果為某字段定義了輸入掩碼，同時又設置了它的格式屬性，那么格式屬性將在數(shù)據(jù)顯示時優(yōu)先于輸入掩碼的設置。這意味著即使已經(jīng)為某字段設置了輸入掩碼，但在顯示數(shù)據(jù)時，也會忽略輸入掩碼。4.有效性規(guī)則和有效性文本有效性規(guī)則屬性可以限制非法數(shù)據(jù)輸入到表中，對輸入的數(shù)據(jù)起了限定的作用。有效性規(guī)則使用文本或Access表達式來描述。有效性文本屬性是出現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)時的提示信息，用來配合有效性規(guī)則使用的，只能包含文本。當輸入的數(shù)據(jù)違反有效性規(guī)則時，用戶會看到系統(tǒng)彈出的在有效性文本屬性中輸入的信息。實例2.7設置“課程成績”表中的“考試成績”、“平時成績”字段的“有效性規(guī)則”與“有效性文本”屬性，使得“考試成績”、“平時成績”只能輸入0到100的數(shù)字，如果輸入其他數(shù)字則給出提示“成績應在0到100間”。注意：有效性規(guī)則中的標點符號和運算符必須是英文半角，字符則需用雙引號括起來。對于復雜的有效性規(guī)則可以使用“表達式生成器”來設置。4.有效性規(guī)則和有效性文本有效性規(guī)則有效性文本<>0必須是非零值>1000OrIsNull必須為空值或大于

1000Like"A????"必須是

5個字符并以字母

A為開頭Like"王*"必須姓王>=#1/1/96#And<#1/1/97#必須是

1996年中的日期常用的有效性規(guī)則示例5.“默認值”與“必需”屬性默認值是一個對提高輸入數(shù)據(jù)效率很有用的屬性。一個表中，經(jīng)常會有一些字段的數(shù)據(jù)值相同。例如，“學生”表的“性別”字段只有“男”或“女”，而在某些情況下，如果女生的人數(shù)較多，就可以把默認值設置為“男”，這樣輸入學生信息時，系統(tǒng)自動填入“男”，避免了大量人工輸入的操作，只需對少數(shù)女生進行修改即可。實例2.8設置“學生”表“性別“字段的“默認值”為“女”，設置“姓名”字段的“必需”為“是”。歸納分析（1）“默認值”屬性是一個十分有用的屬性。在一個數(shù)據(jù)庫表中，往往會有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或者包含有相同部分。為減少數(shù)據(jù)輸入量，可以將出現(xiàn)較多的值作為該字段的默認值。（2）設置默認值后，在生成新記錄時，將這個默認值插入到相應的字段中。設置“默認值”屬性時，必須與字段中所設的數(shù)據(jù)類型匹配，否則會出現(xiàn)錯誤。歸納分析（3）“必需”屬性取值有“是”或“否”兩項。當取值為“是”時，表示該字段的內(nèi)容不能為空，必須填寫。一般情況下，作為主鍵字段的“必需”屬性為“是”，其他字段的“必需”屬性為“否”。6.其他屬性（1）標題

“標題”屬性是用來設置標題的別名。當字段標題空白時，顯示的標題就等于字段名。（2）輸入法模式輸入法模式屬性一般在文本、備注和日期/時間型字段中設置。“輸入法模式”屬性框中包含“開啟”、“關(guān)閉”等多項選擇。（3）“索引”屬性索引是一種邏輯順序，它不能改變表中記錄的物理順序。建立索引的目的是為提高查詢的速度，但會使表的更新操作變慢。備注、超鏈接、OLE對象、附件、計算數(shù)據(jù)類型字段不能建立索引6.其他屬性（4）允許空字符串在Access2010中有兩類空值：Null值和0長度字符串?？兆址?長度字符串，“”。Null表示未知的數(shù)據(jù)，即空白。例如，“教師”表有“電話”字段，如果不知道教師的電話號碼可以將該字段留空。這時，將字段輸入Null值表示不知道是什么，以后可以再輸入，但是主鍵字段不能使用Null值。（5）Unicode壓縮該屬性定義是否對文本、備注、超鏈接數(shù)據(jù)類型字段進行Unicode壓縮，即將每個字符表示為兩個字節(jié)。內(nèi)容小結(jié)表的創(chuàng)建三種方法常用的字段類型簡單的字段屬性設置本章主要內(nèi)容：表的創(chuàng)建1表的編輯與維護2創(chuàng)建索引和表間關(guān)系3

4數(shù)據(jù)表的操作

2.2.1修改表的結(jié)構(gòu)主要包括修改字段、刪除字段、添加字段、重新設置主關(guān)鍵字、設置字段屬性等。修改表結(jié)構(gòu)只能在“設計視圖”中完成?！纠?.10】在“學生”表中，按照以下要求修改表結(jié)構(gòu)：（1）將“學號”字段的字段大小改為10；（2）將“出生日期”字段的格式改為“短日期”；（3）將“電話”字段的名稱改為“手機號碼”；（4）在“專業(yè)代碼”字段前添加“是否黨員”字段，數(shù)據(jù)類型為是/否型；（5）刪除“是否黨員”字段。步驟：略注意：在修改表結(jié)構(gòu)之后，可能會造成某些數(shù)據(jù)丟失。2.2.2編輯表中的數(shù)據(jù)1.記錄的定位通過記錄定位來定位。2.修改數(shù)據(jù)記錄定位后直接修改。3.刪除數(shù)據(jù)記錄刪除的記錄不能通過撤銷命令來撤銷。4.復制數(shù)據(jù)記錄單擊要復制記錄的行選定器，選中該行數(shù)據(jù)，然后“復制”+“粘貼“。5.記錄的選擇單擊記錄最左端的記錄選定器。選擇多條連續(xù)記錄使用shift鍵。【例2.11】在學生表中，按照下列要求修改表中的記錄：（1）將姓名為“楊帆”的學生的“出生日期”改為1990-11-12。（2）在表的末尾插入一條新記錄，內(nèi)容自擬。（4）刪除最后一條記錄。2.4.3調(diào)整表外觀行高域列寬字段的隱藏與顯示字段的凍結(jié)與取消子數(shù)據(jù)表的插入與刪除數(shù)據(jù)的查找與替換本章主要內(nèi)容：表的創(chuàng)建1表的編輯與維護2創(chuàng)建索引和表間關(guān)系3

4數(shù)據(jù)表的操作

索引：索引是按照某個字段或字段集合的值進行記錄排序的一種技術(shù)，其目的是為了提高檢索速度。索引是一種邏輯排序，它不改變數(shù)據(jù)表中記錄的排列順序，而是按照排序關(guān)鍵字的順序提取記錄指針生成索引文件。當打開表和相關(guān)的索引文件時，記錄就按照索引關(guān)鍵字的順序顯示。通?？梢詾橐粋€表建立多個索引，每個索引可以確定表中記錄的一種邏輯順序。索引除了能提高檢索速度之外，還對建立表的關(guān)系，驗證數(shù)據(jù)的惟一性有著重要作用。2.3.1創(chuàng)建索引在一個表中可以用單個字段創(chuàng)建一個索引，也可以用多個字段（字段集合）創(chuàng)建一個索引。使用多個字段創(chuàng)建的索引進行排序時，一般按照索引第一個字段進行排序，當?shù)谝粋€字段有重復值時，再按第二個字段進行排序，依次類推。在表中創(chuàng)建索引的原則是確定經(jīng)常依據(jù)哪些字段查找信息和排序。根據(jù)這個原則對相應的字段設置索引。在Access2010中，除了OLE對象型不能建立索引外，其他類型的字段都可以建立索引，其中最常用的類型是文本型、數(shù)字型、貨幣型和日期/時間型。1.索引的類型按照功能可以將索引分為三種類型：唯一索引、主索引和普通索引。1）唯一索引：索引字段的值不能重復。若某字段已設置為唯一索引，為該字段輸入重復的值時，系統(tǒng)會提示操作錯誤。若某個字段的值有重復，則不能創(chuàng)建唯一索引。一個表可以創(chuàng)建多個唯一索引。2）主索引：主索引與唯一索引類似，要求索引字段的值不能重復。當把字段設置為主鍵后，該字段就是主索引。主索引與唯一索引的區(qū)別是一個表只能創(chuàng)建一個主索引，但可以創(chuàng)建多個唯一索引。3）普通索引：普通索引字段的值可以重復，主要作用就是加快查找和排序的速度。一個表可以創(chuàng)建多個普通索引。2.創(chuàng)建索引1）利用索引屬性創(chuàng)建索引索引屬性是字段的常規(guī)屬性之一，通過表設計器進行設置。索引屬性可以取三個值：“無”、“有（有重復）”和“有（無重復）”。（1）無：表示該字段無索引。（2）有（有重復）：表示該字段有索引，且索引字段的值可以重復，創(chuàng)建的索引是普通索引。（3）有（無重復）：表示該字段有索引，且索引字段的值不可以重復，創(chuàng)建的字段是唯一索引和主索引?！纠?.12】在“教學管理”數(shù)據(jù)庫的學生表中，為“學號”設置唯一索引。2）利用索引對話框創(chuàng)建索引

選擇上下文選項卡“表格工具/設計”中“顯示/隱藏”組，單擊“索引”按鈕，即可打開“索引”對話框。用戶可以根據(jù)需要確定索引名稱、字段名稱、排序次序和索引屬性等。這兩種方法的區(qū)別是：（1）索引屬性只能創(chuàng)建單個字段索引，若要設置多字段索引，則需要使用“索引”對話框。（2）索引屬性只能創(chuàng)建唯一索引和普通索引，不能設置主索引。但如果將某字段設置為主鍵，則該字段的唯一索引即為主索引。使用“索引”對話框可以設置任意一種索引。（3）索引屬性只能按升序索引，使用“索引”對話框可以按升序、降序索引?！纠?.13】在“教學管理”數(shù)據(jù)庫的“教學計劃”表中，建立多字段索引，索引關(guān)鍵字為“專業(yè)代碼”+“課程代碼”，并設置為主索引。做同步實驗之2-4索引的建立為“教學管理”數(shù)據(jù)庫中所有的表創(chuàng)建索引，要求：1．為“學院”表的“學院代碼”字段創(chuàng)建主索引；2．為“專業(yè)”表的“專業(yè)代碼”字段創(chuàng)建主索引，“所屬學院代碼”字段創(chuàng)建普通索引；3．為“課程”表的“課程代碼”字段創(chuàng)建主索引，“開課學院代碼”字段創(chuàng)建普通索引；4．為“教師”表的“教師代碼”字段創(chuàng)建主索引；5．為“學生”表的“學號”字段創(chuàng)建主索引，“專業(yè)代碼”字段創(chuàng)建普通索引；6．為“教學計劃”表的“專業(yè)代碼”+“課程代碼”組合字段創(chuàng)建主索引；7．為“學生其他情況”表的“學號”字段創(chuàng)建主索引，“身份證號”字段創(chuàng)建唯一索引；8．為“成績”表的“學號”+“課程代碼”組合字段創(chuàng)建主索引。關(guān)系：建立表的關(guān)系，可以將不同表中的相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)系起來，減少數(shù)據(jù)的冗余，為進一步管理和使用表中的數(shù)據(jù)打好基礎(chǔ)。所謂表間的關(guān)系，指的是兩個表中有一個相同的數(shù)據(jù)類型、大小的字段，利用這個字段來建立兩個表之間的聯(lián)系。通過這種表之間的關(guān)聯(lián)性，可以將數(shù)據(jù)庫中的多個表聯(lián)結(jié)成一個有機的整體。關(guān)系的主要作用是使多個表中的字段協(xié)調(diào)一致，以便快速地提取信息。2.3.2創(chuàng)建表間關(guān)系1.表間關(guān)系的類型2.創(chuàng)建表間關(guān)系創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫中表間關(guān)系之前，必須先給相應的表建立索引。在創(chuàng)建表間關(guān)系時，可以編輯關(guān)聯(lián)規(guī)則。建立了表間關(guān)系后可以設置參照完整性、設置在相關(guān)聯(lián)的表中的插入記錄、刪除記錄和修改記錄的規(guī)則。打開“關(guān)系”窗口的方法：（1）選擇“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡中的“關(guān)系”組，單擊“關(guān)系”按鈕。（2）選擇“表格工具/表”選項卡中的“關(guān)系”組，單擊關(guān)系按鈕。（3）選擇“表格工具/設計”選項卡中的“關(guān)系”組，單擊關(guān)系按鈕?！纠?.14】為“教學管理”數(shù)據(jù)庫中的“學生”表、“學生其他情況”表和“成績”表創(chuàng)建關(guān)系，關(guān)聯(lián)字段為“學號”。3.實施參照完整性參照完整性就是在對相關(guān)表進行更新、輸入或刪除記錄時，為維護表與表之間已定義的關(guān)系而必須遵循的規(guī)則。參照完整性規(guī)則包括級聯(lián)更新相關(guān)字段和級聯(lián)刪除相關(guān)記錄兩個規(guī)則。如果實施了參照完整性，則當添加或刪除數(shù)據(jù)時，Access會按所建立的關(guān)系來檢查數(shù)據(jù)。若違反了這種關(guān)系，就會顯示出錯信息且拒絕這種數(shù)據(jù)操作。在建立關(guān)系的兩個表中，如果建立關(guān)系的關(guān)聯(lián)字段是單字段主鍵或者是建立了唯一索引，稱該表為主表，否則稱為相關(guān)表。例如，“學生”表和“成績”表通過關(guān)聯(lián)字段“學號”建立了一對多關(guān)系，“學生”表為主表，“成績”表為相關(guān)表。1）實施參照完整性后主表、相關(guān)表操作應遵循的規(guī)則（1）不能將主表中沒有的鍵值添加到相關(guān)表中。（2）不能在相關(guān)表存在匹配記錄時刪除主表中的記錄。（3）不能在相關(guān)表存在匹配記錄時更改主表中的主鍵字段值。也就是說，實施了參照完整性后，如果對主鍵字段的修改違背了參照完整性的要求，系統(tǒng)就會顯示出錯信息且拒絕這種數(shù)據(jù)操作。注意：在“編輯關(guān)系”對話框中，只有選中“實施參照完整性”復選框后，“級聯(lián)更新相關(guān)字段”和“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”兩個復選框才可以使用。2）“級聯(lián)更新相關(guān)字段”選項（1）如果不選中“級聯(lián)更新相關(guān)字段”，就不能在相關(guān)表中存在匹配記錄時修改主表中的主鍵字段的值。（2）如果選中“級聯(lián)更新相關(guān)字段”，則無論何時修改主表中主鍵字段的值，Access都會自動在所有相關(guān)的記錄中將主鍵字段值更新為新值。3）“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”選項（1）如果不選中“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”，則不能在相關(guān)表中存在匹配記錄時刪除主表中的記錄。（2）如果選中“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”，則在刪除主表中的記錄時，Access會自動刪除相關(guān)表中相關(guān)的記錄。4.編輯表間關(guān)系1）更改關(guān)聯(lián)字段打開“關(guān)系”窗口，右鍵單擊表之間的關(guān)系連接線，選擇“編輯關(guān)系”或者直接雙擊關(guān)系連線，打開“編輯關(guān)系”對話框，重新選擇關(guān)聯(lián)的表和關(guān)聯(lián)字段即可完成對關(guān)系的更改。2）刪除關(guān)系如果要刪除已經(jīng)建立的關(guān)系，需要先關(guān)閉所有已打開的表，然后再打開“關(guān)系”對話框，單擊關(guān)系連線，按Delete鍵，或右鍵單擊關(guān)系連線，在快捷菜單中選擇“刪除”即可完成對關(guān)系的刪除。做同步實驗之2-5表間關(guān)系的創(chuàng)建觀察“教學管理”數(shù)據(jù)庫的所有表的索引情況，并為相關(guān)表之間建立關(guān)系，要求所有關(guān)系都必須實施參照完整性。要求：1．建立“學院”表與“專業(yè)”、“課程”、“教師”表之間的關(guān)系；2．建立“專業(yè)”表與“學生”、“教學計劃”表之間的關(guān)系；3．建立“學生”表與“學生其他情況”、“成績”表之間的關(guān)系。4．建立“課程”表與“教學計劃”、“成績”表之間的關(guān)系；5．建立“學生其他情況”表和“成績”表之間的關(guān)系；6．編輯“學生”表與“學生其他情況”表之間的關(guān)系，要求滿足“級聯(lián)更新”和“級聯(lián)刪除”。修改后，打開“學生”表，刪除或修改某條記錄，觀察“學生其他情況”表的變化。7．刪除第5題中所建的“學生其他情況”表和“成績”表之間的關(guān)系，因為此關(guān)系無實際用處，請自行分析原因。本章主要內(nèi)容：表的創(chuàng)建1表的編輯與維護2創(chuàng)建索引和表間關(guān)系3

4數(shù)據(jù)表的操作

2.4.1記錄排序排序需要設定排序關(guān)鍵字，排序關(guān)鍵字可由一個或多個字段組成，排序后的結(jié)果可以保存在表中，再次打開時，數(shù)據(jù)表會自動按照已經(jīng)排好的順序顯示記錄。對于不同字段類型，排序順序有所不同，具體如下：（1）數(shù)值型、貨幣型數(shù)據(jù)：按數(shù)據(jù)的大小順序排序。（2）日期/時間型數(shù)據(jù)：按時間的先后順序排序。（3）文本型數(shù)據(jù)：按照首字母或漢字拼音的首字母的順序來排序的。但如果它的內(nèi)容有數(shù)字，那么Access將數(shù)字視為字符串，排序時按照ASCII碼值的大小排列，而不是按照數(shù)值本身的大小排列。如希望按數(shù)值大小排序，應在較短的數(shù)字前加零。如“10”和“3”按ASCII碼值升序排列“10”<“3”，但“10”>“03”。（4）備注、超級鏈接和OLE對象的字段類型不能進行排序。1.按照一個字段重新排序在表的數(shù)據(jù)表視圖下，要按照一個字段重新排序，有兩種操作方法。1）選中該列或?qū)⒐鈽硕ㄎ挥谠摿兄畠?nèi)，單擊“開始”選項卡中“排序和篩選”組中的升序排列按鈕或降序排列按鈕。2）右鍵單擊該列，在彈出的快捷菜單中選擇“升序排列”或“降序排列”命令。2.按照多個字段的組合重新排序在Access中不僅可以按照一個字段排序，也可以按照多個字段的組合重新排序。按照多字段組合排序的規(guī)則是：首先根據(jù)第一個字段指定的順序進行排序，當記錄中出現(xiàn)第一個字段具有相同的值時，再按第二個字段排序，以此類推，直到表中記錄按照全部指定的字段排好順序為止?！纠?.15】對“教學管理”數(shù)據(jù)庫中“學生”表進行排序，要求依次按照字段“籍貫”降序、“專業(yè)代碼”升序和“姓名”升序的順序排列。操作要點：（1）打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，進入“學生”表的數(shù)據(jù)表視圖。（2）選擇“開始”選項卡的“排序和篩選”組，單擊“高級”按鈕，打開“高級”菜單。（3）單擊“高級篩選/排序”命令，打開篩選窗口，按需設置即可。3.取消重新排序如果要取消排序，使數(shù)據(jù)表恢復到排序前的狀態(tài)，只需單擊“排序和篩選”組中的“取消排序”按鈕

即可。2.4.2記錄篩選

篩選指的是只顯示滿足條件的記錄，將不滿足條件的記錄暫時隱藏起來。三種方法：

1.選擇篩選選擇篩選用于查找某一字段滿足一定條件的數(shù)據(jù)記錄，條件包括“等于”、“不等于”、“包含”、“不包含”等，其作用是隱藏不滿足選定內(nèi)容的記錄，顯示所有滿足條件的記錄。2.按窗體篩選是在空白窗體中設置篩選條件，然后查找滿足條件的所有記錄并顯示，可以在窗體中設置多個條件。按窗體篩選是使用最廣泛的一種篩選方法。3.高級篩選/排序使用“高級篩選/排序”不僅可以篩選滿足條件的記錄，還可以對篩選的結(jié)果進行排序?！纠?.16】完成如下篩選操作，要求：（1）在“學生”表中，顯示籍貫中含有“山東省煙臺市”的學生記錄。（2）在“教師”表中，顯示性別為“男”，職稱是“教授”的教師記錄。（3）在“教師”表中，顯示性別為“男”，職稱是“教授”，并按“出生日期”降序排列的教師記錄。

操作步驟：略2.4.3記錄的查找與替換模糊查找時可以使用的通配符：【例2.17】在“學生”表中，將所有“政治面貌”字段取值為“黨員”的值替換為“中共黨員”。做同步實驗之2-6記錄的排序和篩選1．將“專業(yè)”表分別按照“專業(yè)名稱”字段升序、“所屬學院代碼”降序排列，并切換到數(shù)據(jù)表視圖查看結(jié)果。2．將“成績”表按照“課程代碼”和“學期”兩個字段升序排列，并切換到數(shù)據(jù)表視圖查看運行結(jié)果。3．從“學生”表中篩選出所有班級名稱為“商貿(mào)103”的學生記錄。4．從“課程”表中篩選出所有課程名稱為“微觀經(jīng)濟學”的課程情況。5．從“教師”表中篩選出所有職稱不是“講師”的教師記錄。6．從“教學計劃”表中篩選出第1學期開課且學分為3的所有課程。7．從“課程”表中篩選出滿足以下條件的記錄：學分為“4”，開課學院代碼為“01”，考核方式為“考試”，并按課程名稱降序排列。2.4.4調(diào)整表的外觀1.調(diào)整列寬將鼠標移到任意兩個字段名稱之間的分界線上，當它變成“左右雙箭頭”時，