(檔案管理)某知名公司文件管理程序

文件管理程序1．目的及范圍：成立企業(yè)文件制作、審查、贊同、發(fā)放、回收及更新、保留等程序，保證企業(yè)文件獲得實(shí)時(shí)正確的辦理和安全有效的運(yùn)行。該程序合用于以上環(huán)節(jié)所波及的有關(guān)部門及個(gè)人。2．職責(zé)：2.1總經(jīng)理室負(fù)責(zé)企業(yè)文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)察，并受理各部門有關(guān)文件延遲的投訴；2.2各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的詳細(xì)工作，即收發(fā)、登記、傳達(dá)、用印、立卷、歸檔和銷毀等。3．工作流程：3.1文件分類：通用文件：指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中廣泛使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來(lái)文件和外送文件。內(nèi)部文件：即企業(yè)制作的只在企業(yè)內(nèi)部使用的文件。如請(qǐng)示單、報(bào)告、工作聯(lián)系函、通知、會(huì)議文件、周記、制度文件等外來(lái)文件：即企業(yè)收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法例、政府來(lái)文、供方來(lái)文、顧客來(lái)文、公共事業(yè)單位來(lái)文等C.外送文件：即企業(yè)制作的對(duì)外發(fā)出的文件。如對(duì)政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等專用文件：指只在企業(yè)必定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的特意文件。分為技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價(jià)單和決算資料等。A．技術(shù)文件：即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報(bào)批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。B．財(cái)務(wù)文件：即在企業(yè)會(huì)計(jì)工作中形成和使用的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。如會(huì)計(jì)憑據(jù)、帳簿、報(bào)表及有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告等。C．人事資料：即企業(yè)職工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反應(yīng)個(gè)人基本狀況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。D．合同文件：即在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與外單位簽訂的擁有法律效勞的文件。如各種工程合同、設(shè)計(jì)合同、售樓合同樣。E．簽價(jià)單：即審計(jì)核算部在簽價(jià)認(rèn)價(jià)時(shí)專用的文件。．決算資料：即審計(jì)核算部在辦理工程結(jié)算審查過(guò)程中產(chǎn)生的文件。記錄：即企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)留下的記錄，是一種特別種類的文件。如合格供給商名錄、培訓(xùn)記錄、各種簽到表、登記表等3.2總要求：文件辦理一定做到實(shí)時(shí)、正確、安全。內(nèi)外行文要求做到格式一致、因素完好、文號(hào)分明。對(duì)外行文采納國(guó)家公函格式，內(nèi)部行文按企業(yè)老例采納英文格式。（格式及詳細(xì)規(guī)定詳見(jiàn)第三層次文件《融僑企業(yè)文件辦理方法》之第二章“文件格式”）各部室資料員為企業(yè)文件流轉(zhuǎn)的出入口，文件不贊同由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，因特別狀況一定超出傳達(dá)的，應(yīng)于過(guò)后按程序補(bǔ)辦登記。各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初，依據(jù)過(guò)去本部門文件的運(yùn)行狀況，估計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或訂正立卷類目。各部室資料員要成立本部門的文件清單。即依據(jù)訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面；隨時(shí)將已發(fā)放完成的文件按已編好的類目納入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)次序填寫文件清單。文件的管理一般要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：A．編制：文件由有關(guān)部門或個(gè)人擬寫，所在部室資料員進(jìn)行編號(hào)登記；若以企業(yè)名義對(duì)外行文則由總經(jīng)理秘書編號(hào)。B．贊同：文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的贊同人審查簽發(fā)；需要多個(gè)部門贊同的，須進(jìn)行會(huì)簽，簽發(fā)時(shí)須注明簽發(fā)時(shí)間；應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報(bào)送總經(jīng)理贊同。C．登記：收發(fā)文（除條子、介紹信、回執(zhí)等）應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并實(shí)時(shí)整理文件目錄。來(lái)圖加蓋受控散發(fā)號(hào)。D．用?。浩髽I(yè)印章由總經(jīng)理秘書保留，部門公章由各部室資料員保留。用印時(shí)，應(yīng)以有關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理署名的蓋印聯(lián)系單為依照。E．發(fā)放：各部室資料員依據(jù)贊同的發(fā)放范圍進(jìn)行散發(fā)。制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室或有關(guān)部門依據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。F．傳閱：分為張貼傳閱和傳達(dá)傳閱。張貼傳閱指了解性文件由發(fā)出部門的資料員在企業(yè)公告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門公告欄上張貼；傳達(dá)傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢署名。G．改正：技術(shù)文件需要改正時(shí)，應(yīng)由公布該文件的個(gè)人或部門提出，并填寫《文件改正申請(qǐng)單》，經(jīng)過(guò)資料員報(bào)原審批人贊同，并由原文件公布部門按原發(fā)放范圍下發(fā)，同時(shí)作好登記。H．版本宣布：制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號(hào)；總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法例清單及制度文件版本狀況并賜予宣布。I．回收：文件擁有人因辭職或工作調(diào)換不再切合擁有資格時(shí)，所在部門資料員負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)回收。J．歸卷：各部室資料員要做好平常歸卷和按期歸卷工作。平常歸卷即隨時(shí)將發(fā)放完成的文件按事先編制的立卷類目納入卷內(nèi)；按期歸卷即一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，敵手頭的全部文件進(jìn)行清理，對(duì)無(wú)存檔價(jià)值的文件資料可備文件夾獨(dú)自寄存。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其余部門保留復(fù)印件。波及付款的合同和請(qǐng)示單原件由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保留。K．借閱：文件需要借閱或復(fù)印時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。企業(yè)文件不外借給其余單位，如遇特別狀況，需經(jīng)部門經(jīng)理贊同。L．保護(hù)：文件不論處于使用或是保留狀態(tài)，都要注意保持筆跡清楚、份數(shù)完好。歸卷時(shí)，復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)從頭復(fù)印。M．歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時(shí)間將整理過(guò)的有保留價(jià)值的文件向圖書檔案室移交，無(wú)歸檔或存查價(jià)值的文件，經(jīng)鑒識(shí)和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。在文件辦理時(shí)限方面，一般文件2個(gè)工作日，加急文件1個(gè)工作日（加急文件可加蓋加急章）。若超出時(shí)限，一定先通知文件發(fā)出部門，并說(shuō)明原由和估計(jì)文件辦理結(jié)束時(shí)間。波及到較大審查工作量的文件在審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部等控制性部門的辦理時(shí)間可依據(jù)實(shí)質(zhì)需要合理延伸，但一定將延伸的時(shí)限見(jiàn)告文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)增強(qiáng)悍向聯(lián)系，發(fā)文部門應(yīng)付已顯然延遲的文件進(jìn)行追蹤。在文件辦理權(quán)限方面，部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其余原由未能實(shí)時(shí)執(zhí)行辦理、簽發(fā)文件職責(zé)時(shí)，由副經(jīng)理代替，必需時(shí)可經(jīng)過(guò)電話向正職經(jīng)理請(qǐng)示，有若干個(gè)副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理?？偨?jīng)理室指定專人將正式合同與會(huì)簽的合同草案進(jìn)行審定并簽認(rèn)，以省略各部室二次重復(fù)會(huì)簽的環(huán)節(jié)。（詳細(xì)做法拜見(jiàn)《合同管理制度》）?？偨?jīng)理室負(fù)責(zé)對(duì)文件的傳達(dá)、執(zhí)行狀況進(jìn)行監(jiān)察，受理各部室有關(guān)文件延遲的投訴，并按期向總經(jīng)理報(bào)告；各部室可依據(jù)實(shí)質(zhì)需要擬訂各種表單，但一定依據(jù)本程序供給的相應(yīng)表單款式及因素進(jìn)行調(diào)整；若需要增設(shè)程序之外的表單，在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批贊同，波及其余部門的需經(jīng)波及部門主管贊同并報(bào)總經(jīng)室。電子郵件及傳真收發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記和存盤，如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。3.3分類管理：通用文件：．內(nèi)部文件：．請(qǐng)示單：即各部室懇求總經(jīng)理指示建議或贊同事項(xiàng)時(shí)使用的陳說(shuō)性文件，以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時(shí)限要求的需在文中注明，各級(jí)審批人沒(méi)法實(shí)現(xiàn)的需實(shí)時(shí)向經(jīng)辦人反應(yīng)。經(jīng)辦人擬寫

所在部室資料員編號(hào)登記

有關(guān)部室會(huì)簽或在部室經(jīng)理簽發(fā)

所

總經(jīng)理秘書登記

總經(jīng)理簽發(fā)各部室資料員分發(fā)給經(jīng)辦人

各部室資料員交部門經(jīng)理批閱

總經(jīng)理秘書散發(fā)給各部室資料員報(bào)告：即各部室向總經(jīng)理報(bào)告工作狀況時(shí)使用的陳說(shuō)性文件，在我司，可視為請(qǐng)示單的增補(bǔ)形式。了解性報(bào)告：有關(guān)部門或個(gè)該部室經(jīng)理該部室資料總經(jīng)理秘書總經(jīng)理審人擬寫審查簽發(fā)員登記登記閱簽發(fā)b）執(zhí)行性報(bào)告：有關(guān)部門或個(gè)該部室經(jīng)理該部室資料總經(jīng)理秘書總經(jīng)理審人擬寫審查簽發(fā)員登記登記閱簽發(fā)部門經(jīng)理安部門資料員總經(jīng)理秘書蓋印排執(zhí)行簽收、存檔（必需狀況下）通知：即總經(jīng)理室或人力資源部要求全企業(yè)或有關(guān)部室了解或辦理事項(xiàng)時(shí)使用的文件，一般企業(yè)層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出，周知性通知由人力資源部發(fā)出。總經(jīng)理拜托有關(guān)個(gè)人總經(jīng)理或辦公總經(jīng)理秘書總經(jīng)理秘書宣布擬寫室主任簽發(fā)登記編號(hào)并存檔a）總經(jīng)理室發(fā)文：b）人力資源部發(fā)文：人力資源部經(jīng)理擬寫人力資源部人力資源部資或拜托有關(guān)個(gè)人擬寫經(jīng)理簽發(fā)料員登記編號(hào)人力資源部資料員宣布并存檔d．工作聯(lián)系函：即企業(yè)部門之間進(jìn)行的一般平常工作聯(lián)系時(shí)使用的見(jiàn)告性信函。有反應(yīng)需求的，須在文末寫明此種需乞降反應(yīng)時(shí)限。若有抄送部門，對(duì)方反應(yīng)時(shí)應(yīng)同時(shí)將反應(yīng)狀況函告抄送部門。有關(guān)個(gè)人擬寫部門經(jīng)理簽部門資料員發(fā)給對(duì)方部門資料發(fā)部門資料員，并存檔一員登記份有關(guān)人員依據(jù)經(jīng)理意見(jiàn)反應(yīng)或執(zhí)行

對(duì)方部門資料員部門經(jīng)理批閱

交e．會(huì)議性文件：即記錄企業(yè)經(jīng)理例會(huì)、專題例會(huì)、工程監(jiān)理例會(huì)等會(huì)議的主要精神、主要狀況及議定事項(xiàng)的一種文件。文件流程詳見(jiàn)《會(huì)議制度》。．周記：即各部室每周的工作總結(jié)及計(jì)劃、存在問(wèn)題的文字記錄。部門經(jīng)理擬寫或拜托相部門經(jīng)理簽發(fā)部門資料員自存一部門資料員關(guān)人員擬寫份，送交總經(jīng)理室四登記份g．制度文件：即企業(yè)對(duì)某項(xiàng)工作或某一方面活動(dòng)所擬訂的要求，擁有拘束力。制度文件作為一種規(guī)范，其編總經(jīng)理室組織總經(jīng)理室組織相人員編寫或修關(guān)人員評(píng)審，并改制定發(fā)放范圍

總經(jīng)理或管總經(jīng)理室編制目前版本號(hào)并理者代表審依據(jù)贊同的范圍發(fā)放給各部核簽發(fā)門。制、贊同、發(fā)放、評(píng)審、改正、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理贊同，管理制度和程序言件由管理者代表贊同。各部門內(nèi)部使用的制度文件（第三層次文件）由各部室主管贊同。聯(lián)合內(nèi)外審、管理評(píng)審及制度平常運(yùn)行狀況，由總經(jīng)理室組織人員進(jìn)行評(píng)審并確立能否進(jìn)行改正

在制度運(yùn)行階段，總經(jīng)理室負(fù)責(zé)采集和匯總反應(yīng)信息B.外來(lái)文件：a．法律法例：有關(guān)個(gè)人收到外來(lái)文件或資料員交所在部門經(jīng)理審經(jīng)過(guò)入會(huì)、與信息站掛鉤交所在部室閱，并依據(jù)經(jīng)理確立的發(fā)等形式收到外來(lái)文件資料員登記放范圍向有關(guān)部門傳達(dá)各部室于每年6月份向總經(jīng)理室上交法律法例清單。b．外面來(lái)文：如政府來(lái)文、供方來(lái)文、顧客來(lái)文等個(gè)人收到外面來(lái)文后交本部室資料員

資料員進(jìn)行登記并交部門經(jīng)理批閱

經(jīng)理確立傳達(dá)范圍或指定專人經(jīng)辦資料員依據(jù)經(jīng)理指示散發(fā)并存檔一份有關(guān)個(gè)人擬寫

有關(guān)部門經(jīng)理批閱認(rèn)同

以部門名義對(duì)外發(fā)文的交本部門資料員登記編號(hào)和蓋印、存檔，以企業(yè)名義對(duì)外發(fā)文的，填寫蓋印聯(lián)系函后交總經(jīng)理秘書登記編號(hào)和蓋印，并存檔一份C．外送文件：如對(duì)政府、供方、顧客等發(fā)出的文件專用文件：．技術(shù)文件：圖紙：詳細(xì)管理詳見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》施工專用文件：詳細(xì)管理詳見(jiàn)《施工管理程序》．財(cái)務(wù)文件：詳細(xì)管理詳見(jiàn)《財(cái)務(wù)管理制度》C．人事資料：詳細(xì)管理詳見(jiàn)《人力資源管理系統(tǒng)》之《人事檔案控制程序》合同文件：詳細(xì)管理詳見(jiàn)《合同管理制度》．簽價(jià)單：詳細(xì)管理詳見(jiàn)《工程造價(jià)管理程序》．決算資料：詳細(xì)管理詳見(jiàn)《工程造價(jià)管理程序》記錄：記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行，歸檔后則按《檔案管理程序》管理。有關(guān)文件：4.1《融僑企業(yè)文件辦理方法》（見(jiàn)第三層次文件《融僑集團(tuán)檔案工作手冊(cè)》之《文件辦理方法》）4.2《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》4.3《施工管理程序》4.4《財(cái)務(wù)管理制度》4.5《合同管理制度》4.6《工程造價(jià)管理程序》有關(guān)表單：5.1發(fā)文登記表5.2收文登記表5.3文件清單/移交清單5.4請(qǐng)示單登記表5.5文件借閱登記表5.6工作請(qǐng)示單5.7工作聯(lián)系函5.8工作周記5.9蓋印聯(lián)系單5.10圖紙收發(fā)登記表(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)5.11圖紙作廢通知單(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)5.12圖紙借閱登記表(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)5.13文件改正申請(qǐng)表審查：林立強(qiáng)、陳編制：包秋霞贊同：林權(quán)日期：衛(wèi)斌日期：日期：融僑/元洪房地產(chǎn)有限企業(yè)發(fā)文登記表類目名稱：頁(yè)號(hào)：頁(yè)文件編號(hào)日期文件名稱簽收號(hào)責(zé)任者融僑/元洪房地產(chǎn)有限企業(yè)收文登記表類目名稱：頁(yè)號(hào)：頁(yè)號(hào)文件編收到日文件名稱備注責(zé)任者來(lái)件部門號(hào)期融僑/元洪房地產(chǎn)有限企業(yè)文件清單/移交清單部門名稱：類目名稱：頁(yè)號(hào)：頁(yè)文件編號(hào)文件名稱日期備注號(hào)責(zé)任者移交人：移交時(shí)間：接收人：接收時(shí)間：融僑/元洪房地產(chǎn)有限企業(yè)請(qǐng)示單登記表頁(yè)來(lái)件編號(hào)號(hào)

日期

頁(yè)號(hào)：請(qǐng)示內(nèi)容

簽收部門

經(jīng)辦人簽收

備注融僑/元洪房地產(chǎn)有限企業(yè)文件借閱登記表頁(yè)號(hào)：借閱日

借閱部

借閱人

文件名稱

份

用途

送還日

簽收人

備注期

門

名稱

數(shù)

期工作請(qǐng)示單