工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案資料管理

工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案資料管理1、監(jiān)理單位檔案管理任務(wù)1.1建立本工程項(xiàng)目的信息管理體系，本工程所指工程信息主要為監(jiān)理文件檔案資料基本內(nèi)容及編號(hào)，執(zhí)行公司貫標(biāo)要求。1.2負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目各類信息及文檔的收集、整理和保存。1.3運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助監(jiān)理手段對(duì)本工程項(xiàng)目的投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和合同管理中形成的各種數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行收集、整理、匯總、分析，為業(yè)主決策提供依據(jù)，向業(yè)主提供有關(guān)本工程項(xiàng)目的項(xiàng)目管理信息服務(wù)，定期提交多種監(jiān)理報(bào)表。1.4建立工程會(huì)議制度，整理各類會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)發(fā)送有關(guān)單位。1.5督促施工、材料及設(shè)備供應(yīng)單位及時(shí)整理工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資料，并審查是否符合歸檔要求。2、監(jiān)理檔案資料的分類和編碼2.1項(xiàng)目監(jiān)理部文件資料臺(tái)賬為了對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部的文件資料進(jìn)行有效的管理，應(yīng)設(shè)立文件資料臺(tái)賬，對(duì)程序文件的質(zhì)量記錄分為六大部分，其具體的分類及要求參照本公司有關(guān)文件要求確定。2.1.1文件清單（技術(shù)性文件、法規(guī)性文件、管理性文件、外部性文件，同時(shí)包括監(jiān)理服務(wù)過程中形成的如監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等文件）。2.1.2收發(fā)文登記表2.1.3文件發(fā)放登記表2.1.4文件更改通知單2.1.5文件資料借閱申請(qǐng)表2.1.6文件銷毀登記表2.2業(yè)主提供圖紙及有關(guān)文件的控制記錄登記表。2.3監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日記的控制。2.4監(jiān)理實(shí)施過程控制。3.工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案資料管理措施根據(jù)業(yè)主委托的監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容，將建立以項(xiàng)目監(jiān)理部為處理核心的信息資料管理中心，協(xié)調(diào)項(xiàng)目業(yè)主、承建商、監(jiān)理三者之間信息流通，收集來自外部環(huán)境各類信息，全面、系統(tǒng)處理后，供參建各方處理造價(jià)、進(jìn)度、質(zhì)量事務(wù)時(shí)使用，為整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。信息資料管理的日常工作包括：負(fù)責(zé)規(guī)范建立項(xiàng)目信息資料管理系統(tǒng)，收集信息、信息加工整理和儲(chǔ)存，信息資料檢索和傳遞，實(shí)現(xiàn)監(jiān)理工作本身的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，并推動(dòng)整個(gè)項(xiàng)目信息資料收集、處理效率。本項(xiàng)目信息資料管理將使用建設(shè)工程監(jiān)理專業(yè)軟件系統(tǒng)，最大限度利用計(jì)算機(jī)來完成信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)工作。信息是不斷流動(dòng)的，在建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)都有參建各方處理事務(wù)的信息產(chǎn)生，只建立監(jiān)理內(nèi)部的信息流程是沒有效率的，也不可能收集和處理好監(jiān)理工作所需要信息，因此必需規(guī)劃整個(gè)項(xiàng)目信息資料管理系統(tǒng)，對(duì)業(yè)主、承包商、監(jiān)理、外部信息進(jìn)行統(tǒng)一分類，明確各方在信息資料收集方面的職責(zé)，同時(shí)滿足各方在信息資料使用方面要求。4、檔案與文件資料收集1.1收集項(xiàng)目決策文件及有關(guān)資料項(xiàng)目決策文件包括了建設(shè)規(guī)模、建設(shè)布局、質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制，基本要求等基礎(chǔ)性依據(jù)，是監(jiān)理和參建各方對(duì)工程實(shí)施控制的重要文件，其中包含了許多設(shè)計(jì)文件的重要依據(jù)，指導(dǎo)著整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作方向。1.2設(shè)計(jì)文件及有關(guān)資料的收集工程設(shè)計(jì)文件不僅是施工的依據(jù)，而且是監(jiān)理進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制的重要依據(jù)，設(shè)計(jì)過程中所收集到一些基礎(chǔ)性資料對(duì)編制和審核施工組織設(shè)計(jì)、施工方案有很大幫助，在收集工程設(shè)計(jì)文件的同時(shí)，應(yīng)收集：1.2.1初步設(shè)計(jì)資料，收集初步設(shè)計(jì)資料重點(diǎn)在：工程項(xiàng)目目的和任務(wù)、工程的規(guī)模、總體規(guī)劃、主要建筑物位置、結(jié)構(gòu)形式和設(shè)計(jì)尺寸，各種建筑物材料用量，主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指針；1.2.2技術(shù)設(shè)計(jì)資料，技術(shù)設(shè)計(jì)是對(duì)初步設(shè)計(jì)更進(jìn)一步深化，其中許多資料是對(duì)初步設(shè)計(jì)資料補(bǔ)充和修整，因此重點(diǎn)收集和核對(duì)這些修整和補(bǔ)充資料；1.2.3施工圖設(shè)計(jì)資料：施工圖作為設(shè)計(jì)單位最終輸出產(chǎn)品，直接指導(dǎo)項(xiàng)目施工，對(duì)施工圖及其有關(guān)文件收集和管理，是設(shè)計(jì)資料信息管理的工作重點(diǎn)。所收集信息包括：施工總平面圖、建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖、各種專門工程的施工圖以及各種設(shè)備和材料的明細(xì)表等，在收集設(shè)計(jì)資料時(shí)要收集與設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)說明書同時(shí)輸出的概預(yù)算資料。1.3招投標(biāo)文件及其有關(guān)資料收集工程監(jiān)理中，合同管理對(duì)象不僅是業(yè)主與承包商最終簽訂的合同協(xié)議書，招投標(biāo)過程形成的一些文件同樣對(duì)業(yè)主和承包商有約束力，其中大量有用信息，要在施工期間合同管理過程予以應(yīng)用，所需收集的信息如下：1.3.1業(yè)主全部“要約”條件：業(yè)主所提供的材料供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、水電供應(yīng)、施工道路、臨時(shí)房屋、征地情況、通訊條件等等。1.3.2承包商全部“承諾”條件：承包商投入人力、機(jī)械方面情況，工期保證、質(zhì)量保證、投資保證、施工措施、安全保證等。1.4業(yè)主方施工過程信息資料收集1.4.1業(yè)主作為工程項(xiàng)目建設(shè)的組織者，在施工中要按照合同文件規(guī)定提供相應(yīng)的條件，并要不時(shí)表達(dá)對(duì)工程各方面的意見和看法，下達(dá)某些指令。1.4.2業(yè)主負(fù)責(zé)部分材料的供應(yīng)時(shí)，需提供材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、提貨地點(diǎn)、提貨方式等信息。1.4.3業(yè)主在建設(shè)過程中對(duì)各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見和看法，同時(shí)也及時(shí)提供甲方的上級(jí)單位對(duì)工程建設(shè)的各種意見和指令。1.5承包商施工過程信息資料收集1.5.1承包商在施工中，現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內(nèi)容，承包商自身必須掌握和收集這些內(nèi)容，經(jīng)收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。1.5.2承包商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位、包括上級(jí)部門、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件，傳達(dá)一定的內(nèi)容，如向監(jiān)理單位報(bào)送施工組織設(shè)計(jì)、報(bào)送各種計(jì)劃、單項(xiàng)工程施工措施、月支付申請(qǐng)表、各種工程項(xiàng)目自檢報(bào)告、質(zhì)量問題報(bào)告、有關(guān)的意見等等。1.6監(jiān)理單位施工過程信息資料收集1.6.1工地日記，主要包括：現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員的日記表；現(xiàn)場(chǎng)每日的天氣記錄；監(jiān)理工作紀(jì)要；其中有關(guān)情況與說明等。現(xiàn)場(chǎng)每日的天氣記錄主要內(nèi)容為：當(dāng)天的最高、最低氣溫、當(dāng)天的降雨量、降雪量、當(dāng)天的風(fēng)力及天氣狀況、因氣候原因當(dāng)天損失的工作時(shí)間等。1.6.2周報(bào)：總監(jiān)理工程師應(yīng)每周向工程項(xiàng)目業(yè)主負(fù)責(zé)人匯報(bào)一周內(nèi)所有發(fā)生的重大事件；1.6.3月報(bào)：總監(jiān)理工程師應(yīng)每月向業(yè)主匯報(bào)下列情況：工程施工進(jìn)度狀況（與合同規(guī)定的進(jìn)度作比較）：工程款支付情況，工程進(jìn)度拖延的原因分析；工程質(zhì)量情況與工程進(jìn)展主要困難與問題，監(jiān)理工作總結(jié)等；1.6.4總監(jiān)理工程師對(duì)承包單位的指示，主要內(nèi)容為：正式函件、日常指示，如在每日的工地協(xié)調(diào)會(huì)中發(fā)生的指示，在施工現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出的指示等。1.6.5工程質(zhì)量記錄，主要包括試驗(yàn)結(jié)果記錄及樣本記錄等。1.7收集工地會(huì)議信息工地會(huì)議是監(jiān)理組織協(xié)調(diào)工作的一種重要方法，會(huì)議中包含著大量的監(jiān)理信息，工地會(huì)議系屬監(jiān)理工程師行政管理的一部分，它包括開工前的第一次工地會(huì)議、工地例會(huì)、專題工地例會(huì)及現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)。5、檔案與文件資料處理2.1依據(jù)進(jìn)度控制信息，對(duì)施工進(jìn)度狀況的意見和指示，監(jiān)理工程師每月、每季度都要對(duì)工程進(jìn)度進(jìn)行分析對(duì)比并作綜合評(píng)價(jià)，包括當(dāng)月整個(gè)工程各方面實(shí)際量、實(shí)際完成數(shù)量與合同規(guī)定的計(jì)劃數(shù)量之間的比較，如果某一部分拖后，應(yīng)分析其原因，存在的主要困難和問題，提出如何解決的意見。2.2依據(jù)質(zhì)量控制信息，對(duì)工程質(zhì)量情況的意見和指示，監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地將當(dāng)月施工中的各種質(zhì)量情況，包括現(xiàn)場(chǎng)檢查監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故、對(duì)各種情況、問題、事故的處理等情況，除在月報(bào)中進(jìn)行階段性的歸納和評(píng)價(jià)外，如有必要可進(jìn)行專門的質(zhì)量定期情況報(bào)告。2.3依據(jù)造價(jià)控制信息，對(duì)工程結(jié)算情況的意見和指示。工程價(jià)款結(jié)算一般按月進(jìn)行，要對(duì)投資完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，在統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上作一些短期預(yù)測(cè)，以便對(duì)業(yè)主在組織資金解說詞面提出咨詢意見。2.4依據(jù)合同管理信息對(duì)索賠的處理意見，在工程施工中，由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失，甲方提出索賠要求，監(jiān)理工程師可對(duì)索賠提出處理意見。信息的儲(chǔ)存是將信息保留進(jìn)來以備將來應(yīng)用，對(duì)有價(jià)值的原始資料，資料及經(jīng)過加工整理的信息，要長(zhǎng)期積累以備查閱，信息儲(chǔ)存的設(shè)備主要有三種，紙、膠卷和計(jì)算機(jī)內(nèi)存。6、檔案與文件資料的存檔3.1無論是存入檔案庫(kù)還是存入計(jì)算機(jī)內(nèi)存的信息、資料，為了查找的方便，在入庫(kù)前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，作好編目分類工作，健全的檢索系統(tǒng)可以使報(bào)表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案即保存完好，又查找方便，否則會(huì)使資料雜亂無章，無法利用。3.2信息的傳遞是指借助于一定的載體（如紙張、軟盤、磁帶等）在監(jiān)理工作的各部門、各單位之間的傳遞，通過傳遞，形成各種信息流，暢通的信息流將利用報(bào)表、圖表、文字記錄、電訊、各種收發(fā)、會(huì)議、審批及計(jì)算機(jī)等傳遞手段，不斷地將監(jiān)理信息輸送到監(jiān)理工程師手中，成為他們工作的依據(jù)。7、監(jiān)理資料的提供施工階段的監(jiān)理資料作為我公司進(jìn)行項(xiàng)目管理和項(xiàng)目監(jiān)理的優(yōu)勢(shì)之一，公司非常重視監(jiān)理資料的提供和管理，在施工階段，監(jiān)理資料主要包括以下內(nèi)容：詳見《監(jiān)理資料一覽表》。監(jiān)理實(shí)施細(xì)則是監(jiān)理單位根據(jù)工程的特點(diǎn)和施工單位遞交的施工組織設(shè)計(jì)或者專項(xiàng)施工方案編制的監(jiān)理工作依據(jù)和指導(dǎo)性文件，我公司根據(jù)本工程的特點(diǎn)，在監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)場(chǎng)后將提供如下（包括但不僅限于）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則，詳見《監(jiān)理細(xì)則一覽表》。監(jiān)理資料一覽表文件類號(hào)文件名稱文件類號(hào)文件名稱A01工程開工/復(fù)工報(bào)審表B07監(jiān)理工作專題/考察報(bào)告A02施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表B08工程質(zhì)量評(píng)估/考察報(bào)告A03分包單位資質(zhì)報(bào)審表B09監(jiān)理單位工程質(zhì)量合格證明書A06監(jiān)理工程師通知單回復(fù)B10監(jiān)理工作報(bào)告（月報(bào)、周報(bào)）A16質(zhì)量缺陷與事故處理文件B11監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告A04a施工單位質(zhì)保體系、施工人員報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表C01巡視、旁站檢查記錄表C02實(shí)測(cè)、實(shí)量記錄表A04b測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表C03監(jiān)理日記A04c園林綠化種植工程報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表C04工程照片及聲像資料A04d園林建筑工程報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表D01監(jiān)理規(guī)劃A04f園林電氣、給排水工程報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表D02監(jiān)理細(xì)則A05工程款支付報(bào)審表D03工程例會(huì)紀(jì)要A07工程臨時(shí)延期申請(qǐng)D04專題會(huì)議紀(jì)要A08費(fèi)用索賠申請(qǐng)表E01工程施工招標(biāo)文件，合同文件，工程預(yù)算書A10工程竣工報(bào)驗(yàn)表A11施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表E02勘察文件，紅線，水準(zhǔn)點(diǎn)測(cè)繪及地下管線資料A12承包單位申請(qǐng)表A09工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表E03設(shè)計(jì)文件，施工圖紙，設(shè)計(jì)修改通知單A13施工配合單位資質(zhì)報(bào)審表A19施工設(shè)備報(bào)審表E05環(huán)境監(jiān)測(cè)、沉降測(cè)量A14工程變更單F01項(xiàng)目監(jiān)理部函件A15工程量簽證單F02建設(shè)單位函件A16材料認(rèn)證單F03承包單位函件A17施工單位完成情況周報(bào)F04質(zhì)量監(jiān)督部門函件A18施工單位完成情況月報(bào)F05相關(guān)單位召開的會(huì)議紀(jì)要B01監(jiān)理工程師通知單G01監(jiān)理公司貫標(biāo)工作文件B02工程暫停令G02監(jiān)理公司技術(shù)性文件B03費(fèi)用索賠審批表G03監(jiān)理公司法規(guī)性文件B04工程臨時(shí)延期審批表G04監(jiān)理公司管理性文件B05工程最終延期審批表G05項(xiàng)目監(jiān)理部?jī)?nèi)部管理文件B06監(jiān)理工作聯(lián)系單H01工程外部文件1.1景觀綠化工程監(jiān)理細(xì)則1.2園林綠化種植工程監(jiān)理細(xì)則1.3園林道路工程監(jiān)理細(xì)則1.4園林給排水工程監(jiān)理細(xì)則1.5園林電氣工程監(jiān)理細(xì)則8、.合同管理合同管理主要是指監(jiān)理工程師對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)中建設(shè)單位與設(shè)計(jì)、材料設(shè)備、施工承包商簽訂的合同的管理工作，從合同條件的擬訂、協(xié)商、簽署、執(zhí)行情況的檢查和分析等環(huán)節(jié)進(jìn)行的組織管理工作，以期通過合同體現(xiàn)“三大控制”的任務(wù)要求，維護(hù)合同訂立雙方的正當(dāng)權(quán)益。在建設(shè)單位簽訂上述合同時(shí)，項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)注意在這些合同中有明確監(jiān)理工程師地位、管理權(quán)限及協(xié)調(diào)關(guān)系的內(nèi)容，以便監(jiān)理工程師按合同條件對(duì)合同的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督管理。合同管理的主要任務(wù)是要求監(jiān)理工程師從監(jiān)理目標(biāo)控制角度出發(fā)，依據(jù)有關(guān)政策、法律、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和合同條款處理合同問題。9、.合同前期服務(wù)內(nèi)容合同前期服務(wù)內(nèi)容的主要工作內(nèi)容1.1協(xié)助建設(shè)單位確定本工程項(xiàng)目的合同結(jié)構(gòu)；1.2協(xié)助建設(shè)單位起草與本工程項(xiàng)目有關(guān)的各類合同（包括施工、材料和設(shè)備定貨合同），并參加與各類合同談判；1.3進(jìn)行上述各類合同的跟蹤管理，包括合同各方執(zhí)行合同情況的檢查；1.4協(xié)助建設(shè)單位與本工程項(xiàng)目有關(guān)的索賠事宜及合同糾紛事宜；1.5向建設(shè)單位遞交有關(guān)合同管理的報(bào)表和報(bào)告。工程建設(shè)合同管理的監(jiān)理人員設(shè)置與工程規(guī)模有關(guān)，配備一定數(shù)量的專業(yè)工程師從事合同管理工作。監(jiān)理工程師在工程建設(shè)合同管理中主要方法推行合同管理目標(biāo)制，合同管理目標(biāo)制是各項(xiàng)合同管理活動(dòng)應(yīng)達(dá)到的預(yù)期結(jié)果和最終目的。而合同目標(biāo)管理的過程又是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，是指工程項(xiàng)目合同管理機(jī)構(gòu)和管理人員為實(shí)現(xiàn)預(yù)期的監(jiān)理控制，對(duì)工程合同的訂立和履行中的管理及合同發(fā)生糾紛時(shí)的管理幾個(gè)階段，其每個(gè)階段具體工作內(nèi)容有：1.1合同訂立前的管理：合同簽訂意味著合同生效和全面履行，所以必須采取謹(jǐn)慎、認(rèn)真的態(tài)度，作好簽訂前的準(zhǔn)備工作，具體內(nèi)容包括：市場(chǎng)預(yù)測(cè)，資信調(diào)查和決策。1.2合同訂立時(shí)的管理：合同訂立階段意味著當(dāng)事人雙方經(jīng)過工程招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，充分醞釀，協(xié)商一致，從而建立起工程合同法律關(guān)系，訂立合同是一種法律行為，雙方應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅擬訂合同文本，做到合同合法、公平、有效；1.3合同履行中的管理：合同依法訂立后，當(dāng)事人應(yīng)認(rèn)真做好履行過程中的組織和管理工作，嚴(yán)格按照合同條款，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)。1.4合同發(fā)生糾紛出現(xiàn)時(shí)，有關(guān)雙方首先應(yīng)從整體、全局利益的目標(biāo)出發(fā)，做好有關(guān)的合同管理工作，以利糾紛的解決。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的管理，監(jiān)理應(yīng)設(shè)立專用表式，對(duì)合同進(jìn)行登記、動(dòng)態(tài)管理、目標(biāo)分析、評(píng)審，實(shí)施計(jì)劃及監(jiān)督檢查。10、減少工程延期的預(yù)控措施本項(xiàng)目監(jiān)理部將依據(jù)施工方編制的工程計(jì)劃并按分項(xiàng)工程制定合同事件表，落實(shí)責(zé)任。監(jiān)理工程師則按合同事件表進(jìn)行監(jiān)督，控制處理合同事項(xiàng)。重點(diǎn)是解決存在違約和變更的合同事件。而一般正常的合同事件則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。1.1工期管理為了使工程如期竣工，在施工合同履行過程中要采取如下措施：（1）按施工合同規(guī)定，要求承包方在工程開工前提出包括分月、分段進(jìn)度計(jì)劃的施工總進(jìn)度計(jì)劃，并加以審核、批準(zhǔn)；（2）按照分月、分段進(jìn)度計(jì)劃，進(jìn)行實(shí)際檢查；（3）對(duì)影響進(jìn)度計(jì)劃的因素進(jìn)行分析，屬于發(fā)包方的原因，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)解決，屬于承包方的原因，