水利檔案管理規(guī)定

PAGEPAGE42水利工程建設項目檔案管理規(guī)定（2005年11月1日水辦[2005]480號）第一章總則第一條為加強水利工程建設項目（以下簡稱“水利工程”）檔案管理工作，明確檔案管理職責，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設與管理中的作用，根據(jù)《HYPERLINK"javascript:SLC(14668,0)"中華人民共和國檔案法》、《HYPERLINK"javascript:SLC(44996,0)"水利檔案工作規(guī)定》及有關業(yè)務建設規(guī)范，結合水利工程的特點，制定本規(guī)定。第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費，確保水利工程檔案工作的正常開展。第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執(zhí)行。第二章檔案管理第五條水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協(xié)議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質量，并作出相應的鑒定評語。第六條各級建設管理部門應積極配合檔案業(yè)務主管部門，認真履行監(jiān)督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。第七條項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導職責。第八條勘察設計、監(jiān)理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。第九條工程建設的專業(yè)技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動，須先交清原崗位應歸檔的文件材料。第十條水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據(jù)，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監(jiān)督檢查關，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規(guī)定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。第十一條大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產(chǎn)準備費中。第十二條項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。第十三條項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》（附件2）。第三章歸檔與移交要求第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限，不得短于工程的實際壽命。第十五條《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負責?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內(nèi)容及質量負責；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質量情況的專題審核報告。第十七條水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應完整、準確、系統(tǒng)；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應在圖標上方加蓋并簽署“竣工圖確認章”（見附件4-2）。第十九條水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。第二十一條項目法人可根據(jù)實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應滿足以下要求：（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產(chǎn)權單位保存，其他單位保存復制件；（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認。第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據(jù)實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。第四章檔案驗收第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內(nèi)容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責。第二十七條水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內(nèi)容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。檔案自檢報告應包括：工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；（二）聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告；（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；（四）查看現(xiàn)場（了解工程建設實際情況）；（五）根據(jù)水利工程建設規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；（六）驗收組成員進行綜合評議；（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；（八）驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內(nèi)容：（一）工程概況。（二）工程檔案管理情況：1、工程檔案工作管理體制與管理狀況2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數(shù)量3、竣工圖的編制質量與整編情況4、工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價（三）存在問題及整改要求。（四）驗收結論。（五）驗收組成員簽字表。第五章附則第三十一條本規(guī)定由水利部負責解釋。第三十二條本規(guī)定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建設項目檔案資料管理規(guī)定》（水辦[1997]275號），同時廢止。附件：1.水利基本建設檔案管理情況登記表2.國家重點建設項目檔案管理登記表（項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表）3.水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表4.竣工圖章及竣工圖確認章（略）5.（×××）工程檔案交接單附件1水利基本建設檔案管理情況登記表項目名稱項目法人主要設計單位主要施工單位單主要監(jiān)理單位批準概算總投資資萬元計劃工期年年月－年月項目檔案案資料管理理情況（項項目法人）檔案資料管理部部門隸屬部門負責人聯(lián)系電話聯(lián)系地址郵編庫房面積檔案工作其他用用房面積設備/計算機（臺）復印機（臺）其他設備現(xiàn)有檔案資料數(shù)量/資料（卷/冊）竣工圖（張/卷卷）項目法人代表（公章）年月日注：此表應于項目開工6個月內(nèi)報送上級主管單位的檔案部門，所有未驗收的項目，每年12月30日前均需再次填報。附件2：國家重點建設項目檔案管理登記表（項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表）國家重點建設項目檔案管理登記表（項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表）編號：項目名稱建設單位或項目目法人郵編地址上級主管部門批準概算總投資資萬元計劃工期年月—年月主要單位工程名名稱現(xiàn)已完成的單位位或單項工工程主要設計單位主要施工單位主要設備安裝單單位主要監(jiān)理單位項目檔案和資料管理情況檔案資料管理部部門名稱隸屬部門聯(lián)系地址、電話話負責人項目建檔時間專職檔案人員數(shù)數(shù)量庫房面積/檔案案工作其它它用房面積積設施設備現(xiàn)有檔案和資料料數(shù)量（正正本）卷（冊）圖紙張數(shù)對項目檔案日常常監(jiān)督、指指導的上級級單位填表單位（蓋章）年月日注：此表應于項目開工后6個月內(nèi)，經(jīng)行業(yè)主管部門報國家檔案局，對于未驗收的國家建設項目，應每年填報一次。(此表與所有類型的國家重點建設項目檔案管理登記表下載者加注)附件3：水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表水利工程建設項項目文件材材料歸檔范范圍與保管管期限表序號歸檔文件保管期限項目法人運行管理單位流域機構檔案館館1工程建設前期工工作文件材材料1.1勘測設計任務書書、報批文文件及審批批文件永久永久1.2規(guī)劃報告書、附附件、附圖圖、報批文文件及審批批文件永久永久1.3項目建議書、附附件、附圖圖、報批文文件及審批批文件永久永久1.4可行性研究報告告書、附件件、附圖、報報批文件及及審批文件件永久永久1.5初步設計報告書書、附件、附附圖、報批批文件及審審批文件永久永久1.6各階段的環(huán)境影影響、水土土保持、水水資源評價價等專項報報告及批復復文件永久永久1.7各階段的評估報報告永久永久1.8各階段的鑒定、實實驗等專題題報告永久永久1.9招標設計文件永久永久1.10技術設計文件永久永久1.11施工圖設計文件件長期長期2工程建設管理文文件材料2.1工程建設管理有有關規(guī)章制制度、辦法法永久永久2.2開工報告及審批批文件永久永久2.3重要協(xié)調(diào)會議與與有關專業(yè)業(yè)會議的文文件及相關關材料永久永久2.4工程建設大事記記永久永久永久2.5重大事件、事故故聲像材料料長期長期2.6有關工程建設管管理及移民民工作的各各種合同、協(xié)協(xié)議書長期長期2.7合同談判記錄、紀紀要長期長期2.8合同變更文件長期長期2.9索賠與反索賠材材料長期2.10工程建設管理涉涉及到的有有關法律事事務往來文文件長期長期2.11移民征地申請、批批準文件及及紅線圖（包包括土地使使用證）、行行政區(qū)域圖圖、坐標圖圖永久永久2.12移民拆遷規(guī)劃、安安置、補償償及實施方方案和相關關的批準文文件永久永久2.13各種專業(yè)會議記記錄長期*長期2.14專業(yè)會議紀要永久*永久*永久2.15有關領導的重要要批示永久永久2.16有關工程建設計計劃、實施施計劃和調(diào)調(diào)整計劃長期2.17重大設計變更及及審批文件件永久永久永久2.18有關質量及安全全生產(chǎn)事故故處理文件件材料長期長期2.19有關招標技術設設計、施工工圖設計及及其審查文文件材料長期長期2.20有關投資、進度度、質量、安安全、合同同等控制文文件材料長期2.21招標文件、招標標修改文件件、招標補補遺及答疑疑文件長期2.22投標書、資質資資料、履約約類保函、委委托授權書書和投標澄澄清文件、修修正文件永久2.23開標、評標會議議文件及中中標通知書書長期2.24環(huán)保、檔案、防防疫、消防防、人防、水水土保持等等專項驗收收的請示、批批復文件永久永久2.25工程建設不同階階段產(chǎn)生的的有關工程程啟用、移移交的各種種文件材料料永久永久*永久2.26出國考察報告及及外國技術術人員提供供的有關文文件材料永久2.27項目法人在工程程建設管理理方面與有有關單位（含含外商）的的重要來往往函電永久3施工文件材料3.1工程技術要求、技技術交底、圖圖紙會審紀紀要長期長期3.2施工計劃、技術術、工藝、安安全措施等等施工組織織設計報批批及審核文文件長期長期3.3建筑原材料出廠廠證明、質質量鑒定、復復驗單及試試驗報告長期長期3.4設備材料、零部部件的出廠廠證明（合合格證）、材材料代用核核定審批手手續(xù)、技術術核定單、業(yè)業(yè)務聯(lián)系單單、備忘錄錄等長期3.5設計變更通知、工工程更改洽洽商單等永久永久永久3.6施工定位（水準準點、導線線點、基準準點、控制制點等）測測量、復核核記錄永久永久3.7施工放樣記錄及及有關材料料永久永久3.8地質勘探和土（巖巖）試驗報報告永久長期3.9基礎處理、基礎礎工程施工工、樁基工工程、地基基驗槽記錄錄永久永久3.10設備及管線焊接接試驗記錄錄、報告，施施工檢驗、探探傷記錄永久長期3.11工程或設備與設設施強度、密密閉性試驗驗記錄、報報告長期長期3.12隱蔽工程驗收記記錄永久長期3.13記載工程或設備備變化狀態(tài)態(tài)（測試、沉沉降、位移移、變形等等）的各種種監(jiān)測記錄錄，永久長期3.14各類設備、電氣氣、儀表的的施工安裝裝記錄，質質量檢查、檢檢驗、評定定材料長期長期3.15網(wǎng)絡、系統(tǒng)、管管線等設備備、設施的的試運行、調(diào)調(diào)試、測試試、試驗記記錄與報告告長期長期3.16管線清洗、試壓壓、通水、通通氣、消毒毒等記錄、報報告長期長期3.17管線標高、位置置、坡度測測量記錄長期長期3.18絕緣、接地電阻阻等性能測測試、校核核記錄永久長期3.19材料、設備明細細表及檢驗驗、交接記記錄長期長期3.20電器裝置操作、聯(lián)聯(lián)動實驗記記錄、短期長期3.21工程質量檢查自自評材料永久長期3.22施工技術總結，施施工預、決決算長期長期3.23事故及缺陷處理理報告等相相關材料長期長期3.24各階段檢查、驗驗收報告和和結論及相相關文件材材料永久永久*永久3.25設備及管線施工工中間交工工驗收記錄錄及相關材材料永久長期3.26竣工圖（含工程程基礎地質質素描圖）永久永久永久3.27反映工程建設原原貌及建設設過程中重重要階段或或事件的聲聲像材料永久永久永久3.28施工大事記長期長期3.29施工記錄及施工工日記長期4監(jiān)理文件材料4.1監(jiān)理合同協(xié)議，監(jiān)監(jiān)理大綱，監(jiān)監(jiān)理規(guī)劃、細細則、采購購方案、監(jiān)監(jiān)造計劃及及批復文件件長期4.2設備材料審核文文件長期4.3施工進度、延長長工期、索索賠及付款款報審材料料長期4.4開（停、復、返返）工令、許許可證等長期4.5監(jiān)理通知，協(xié)調(diào)調(diào)會審紀要要，監(jiān)理工工程師指令令、指示，來來往信函長期4.6工程材料監(jiān)理檢檢查、復檢檢、實驗記記錄、報告告長期4.7監(jiān)理日志、監(jiān)理理周（月、季季、年）報報、備忘錄錄長期4.8各項控制、測量量成果及復復核文件長期4.9質量檢測、抽查查記錄長期4.10施工質量檢查分分析評估、工工程質量事事故、施工工安全事故故等報告長期長期4.11工程進度計劃實實施的分析析、統(tǒng)計文文件長期4.12變更價格審查、支支付審批、索索賠處理文文件長期4.13單元工程檢查及及開工（開開倉）簽證證，工程分分部分項質質量認證、評評估長期4.14主要材料及工程程投資計劃劃、完成報報表長期4.15設備采購市場調(diào)調(diào)查、考察察報告長期4.16設備制造的檢驗驗計劃和檢檢驗要求、檢檢驗記錄及及試驗、分分包單位資資格報審表表長期4.17原材料、零配件件等的質量量證明文件件和檢驗報報告長期4.18會議紀要長期長期4.19監(jiān)理工程師通知知單、監(jiān)理理工作聯(lián)系系單長期4.20有關設備質量事事故處理及及索賠文件件長期4.21設備驗收、交接接文件，支支付證書和和設備制造造結算審核核文件長期長期4.22設備采購、監(jiān)造造工作總結結長期長期4.23監(jiān)理工作聲像材材料長期長期4.24其他有關的重要要來往文件件長期長期5工藝、設備材料料（含國外外引進設備備材料）文文件材料5.1工藝說明、規(guī)程程、路線、試試驗、技術術總結長期5.2產(chǎn)品檢驗、包裝裝、工裝圖圖、檢測記記錄長期5.3采購工作中有關關詢價、報報價、招投投標、考察察、購買合合同等文件件材料長期5.4設備、材料報關關（商檢、海海關）、商商業(yè)發(fā)票等等材料永久5.5設備、材料檢驗驗、安裝手手冊、操作作使用說明明書等隨機機文件長期5.6設備、材料出廠廠質量合格格證明、裝裝箱單、工工具單，備備品備件單單等短期5.7設備、材料開箱箱檢驗記錄錄及索賠文文件等材料料永久5.8設備、材料的防防腐、保護護措施等文文件材料短期5.9設備圖紙、使用用說明書、零零部件目錄錄長期5.10設備測試、驗收收記錄長期5.11設備安裝調(diào)試記記錄、測定定數(shù)據(jù)、性性能鑒定長期6科研項目文件材材料6.1開題報告、任務務書、批準準書永久6.2協(xié)議書、委托書書、合同永久6.3研究方案、計劃劃、調(diào)查研研究報告永久6.4試驗記錄、圖表表、照片永久6.5實驗分析、計算算、整理數(shù)數(shù)據(jù)永久6.6實驗裝置及特殊殊設備圖紙紙、工藝技技術規(guī)范說說明書永久6.7實驗裝置操作規(guī)規(guī)程、安全全措施、事事故分析長期6.8階段報告、科研研報告、技技術鑒定永久6.9成果申報、鑒定定、審批及及推廣應用用材料永久6.10考察報告永久7生產(chǎn)技術準備、試試生產(chǎn)文件件材料7.1技術準備計劃長期7.2試生產(chǎn)管理、技技術責任制制等規(guī)定長期7.3開停車方案長期7.4設備試車、驗收收、運轉、維維護記錄長期7.5安全操作規(guī)程、事事故分析報報告長期7.6運行記錄長期7.7技