文件管理制度培訓課件

《文件管理制度》培訓二00六年元月

目的使集團公司各級管理部門文件管理規(guī)范化，加強文件起草的準確性和文件執(zhí)行的有效性。適用范圍集團各部門、各大區(qū)、各實體、各子公司。紅頭文件董發(fā)文件：董事會的重大決定?？偘l(fā)文件：集團公司組織架構調整、相關人事任免，集團本部的重要通知、決定、決議等。規(guī)章制度管理制度：是公司管理系統(tǒng)的基本框架；是保證公司正?？蒲?、生產及經營管理綱領性文件；它必須是跨部門的、全集團必須共同遵守與執(zhí)行的。管理規(guī)定：是某一職能性工作的具體規(guī)則；它是以管理制度為依據(jù)而制定的執(zhí)行標準。實施細則：是針對管理制度及規(guī)定做出的具體操作辦法及流程。紅頭文件下發(fā)權限董發(fā)文件：由董事長確認，總裁審批。總發(fā)文件：由總裁審批。其它文件形式其它公文形式主要有：MEMO、請示、報告、通知、通報、批復、決定、決議、函、會議紀要等。其它類公文MEMO：對下級單位布置工作、闡明工作活動的指導原則。請示：請上級指示和批準。報告：向上級匯報工作、反映情況。其它類公文通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的文件或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件。通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要下級各單位廣泛知道的事項。其它類公文函：平行的或不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復問題。會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神、要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，或者對重要會議內容需留作歷史備查資料。其它類公文審批權限集團公司及各部門、各實體、各大區(qū)、各子公司的各類MEMO、請示、報告、通知、通報、批復、決定、函、會議紀要等，由擬稿部門或單位的負責人審批。擬稿人的責任清楚地知道擬定相關文件的必要性及迫切性；清楚地知道文件的格式符合本制度的要求；就文件內容涉及到的部門進行事前溝通。對未履行上述規(guī)定造成的不良后果承擔責任。審批人的責任審批人需要認真審閱文件的內容，對文件進行全面的審批，并承擔由此疏忽造成的影響及損失。文件的下發(fā)紅頭文件統(tǒng)一由集團行政部下發(fā)。集團總部各部門規(guī)章制度（制度、規(guī)定、細則）統(tǒng)一由集團行政部下發(fā)。大區(qū)、實體及子公司規(guī)章制度（制度、規(guī)定、細則）由本單位人力資源行政部下發(fā)。集團公司及各單位的其它類公文，由擬稿部門或單位下發(fā)。文件下發(fā)部門的責任對文件格式把關，并對因格式不合要求或沒有按時下發(fā)而造成相關影響承擔責任。紅頭文件格式格式：文件編號+正文+尾頁底部。編號：駿豐董（總）發(fā)、年度和三位序數(shù)組成。正文：采用宋體四號字，統(tǒng)一使用紅頭文件紙并在落款處加蓋公章。尾頁底部由主題詞、抄報單位、發(fā)至單位、印發(fā)日期、校對人、打印人及印發(fā)數(shù)量等組成。文件編號：駿豐董（總）發(fā)、年度和三位序數(shù)組成。正文：采用宋體四號字尾頁底部由主題詞、抄報單位、發(fā)至單位、印發(fā)日期、校對人、打印人及印發(fā)數(shù)量等組成。統(tǒng)一使用紅頭文件紙并在落款處加蓋公章。新舊制度對比新文件格式在表頭增加了制度的擬稿人，這是老制度文件中沒有的，需要大家一定注意。新增內容新增內容制度、規(guī)定、細則格式的區(qū)別制度、規(guī)定、細則格式的區(qū)別正文解釋正文：目的+適用范圍+內容+附件目的：制定文件的原因及意義。適用范圍：收文單位及執(zhí)行對象。內容：文件具體內容。如遇電子版與原件內容不符，以審批人簽名的原件為準。若有不符，追究相關人員責任。附件：文件中提及的表格、流程圖或其它。正文解釋內容使用字體：宋體。使用字號：正文使用小四號字。行間距：1.5倍行距。新舊制度條款的編排序號對比新文件排序號舊文件排序號其它公文格式統(tǒng)一采用公司規(guī)定的文件格式印發(fā)，文件編號與規(guī)章制度編號規(guī)則相同，即由部門代號+年度+三位序數(shù)組成。兩個字中間空一格左右兩端對齊需注意之處兩個字中間空一格Logo、下劃線、VI標識右對齊。發(fā)文程序發(fā)文的程序為：擬稿、審核、審批、打印、校對、簽名、發(fā)文、歸檔等。集團總部各部門發(fā)文，要由行政部文印室統(tǒng)一分配文號。大區(qū)、實體、子公司由人力資源行政部負責。集團各部門下發(fā)其它類文件，由各部門總監(jiān)或分管領導審批后，本部門打印下發(fā)。收文單位的責任收文單位的相關責任人對文件的落實、執(zhí)行、保管、歸檔負責，并有及時向發(fā)文部門反饋文件落實情況、及對文件提出修改建議的義務。文件的閱批文件的批復：文件要及時閱批，急件必須當天批復；一般文件48小時內必須批復。文件的傳閱：急件半小時內閱完，一般件4小時內閱完。文件的保管規(guī)章制度、紅頭文件及其它重要公文的保管，集團公司為集團公司行政部，各單位為本單位的人力資源行政部。一般往來公文由各單位的職