項目信息溝通管理

第二十四章項目信息溝通管理1目的1.1為了適應(yīng)項目管理的需要，強化業(yè)務(wù)部門之間的信息溝通與聯(lián)系，完善項目信息溝通體系，實現(xiàn)項目信息資源共享，提高項目經(jīng)營管理水平。1.2規(guī)范項目信息資料管理，及時、準確做好各類信息的收集和整理工作，真實反映和記錄項目管理的全過程，為項目管理提供翔實依據(jù)。2工作標準2.1項目信息管理必須貫穿于項目管理的全過程，信息、文件材料的收集應(yīng)隨工程的進展進行，保證真實、準確。2.2對上級轉(zhuǎn)發(fā)和下達的各種指示精神、規(guī)章制度和需相關(guān)業(yè)務(wù)部門執(zhí)行的管理資料，主責部門應(yīng)及時傳遞，確保國家法律法規(guī)和上級的規(guī)章制度的順利執(zhí)行。3信息管理內(nèi)容3.1項目信息包括項目管理過程中形成的各類文字、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等。3.2項目部應(yīng)根據(jù)公司或業(yè)主的要求，做好項目各類信息的收集、整理、處理、儲存與應(yīng)用進行維護。4信息管理職責4.1項目經(jīng)理負責本項目的信息審核工作。4.2項目部綜合部配備專（兼）職信息資料管理員，全面負責本項目范圍內(nèi)的上級指示精神、各項規(guī)章制度等文件資料等信息的收發(fā)、整理和傳遞工作。同時具體負責項目辦公用品、低值易耗品的采購與使用，廠務(wù)公開等信息的溝通傳遞。4.3工程部具體負責收集工程施工組織設(shè)計、工程施工技術(shù)管理、施工變更、索賠、工程控制、工程材料設(shè)計統(tǒng)計、工程試驗、工程竣工資料等信息資料進行傳遞。工程檔案移交時間：工程項目完工后三個月內(nèi)向業(yè)主或接管方和公司檔案室同時移交工程檔案。4.4安質(zhì)部具體負責對工程安全質(zhì)量法律法規(guī)與地方政府的法規(guī)、安全預(yù)防控制、操作規(guī)程、特種設(shè)備、安全管理應(yīng)急預(yù)案、隱蔽工程檢查等信息資料進行傳遞。4.5物設(shè)部具體負責對物資的材料調(diào)查價格評審、供貨商的選定、物資合同的簽訂、施工過程物資材料的質(zhì)量控制、消耗控制、材料核算、設(shè)備的采購租賃、費用結(jié)算、報表的編制等信息資料與相關(guān)部門進行傳遞。4.6財務(wù)部具體負責對項目的資金使用、成本控制、物資材料消耗、合同的評審、協(xié)作隊伍的選用等信息資料與相關(guān)部門進行溝通傳遞，項目經(jīng)營狀況、報表資料報送公司領(lǐng)導(dǎo)和項目領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。4.7計合部負責對項目的施工預(yù)算、協(xié)作隊伍的調(diào)查選用、工序單價確定、合同簽訂和與業(yè)主及協(xié)作隊伍施工計量等信息資料傳遞溝通。5信息管理要求5.1可靠性：收集、輸出的信息應(yīng)真實、準確、可靠。5.2及時性：能及時處理有關(guān)數(shù)據(jù)并及時提供給相關(guān)管理人員有關(guān)信息，以便進行實時控制。5.3適用性：能滿足項目管理人員的不同要求，信息管理員提供的信息能被信息需求者所理解，并能為其決策提供幫助。5.4安全性：保證正常使用的安全性，保證不同使用人員根據(jù)不同權(quán)限對信息進行相應(yīng)的處理。6信息溝通方式6.1項目信息溝通普遍采用的方式有語言溝通、非語言溝通、會議溝通、書面溝通。6.1.1語言溝通：項目部要保證公司網(wǎng)站、協(xié)同辦公平臺（即時通）、電話、傳真的開通和正常運行,確保信息交流渠道的暢通，要充分利用現(xiàn)代化通訊工具保持與公司的信息交流。項目各業(yè)務(wù)部門要與公司對口業(yè)務(wù)主管部門保持經(jīng)常性的聯(lián)系與溝通。項目領(lǐng)導(dǎo)及各部門要加強與協(xié)作隊伍的溝通聯(lián)系，注意方式方法，注意說話的口氣，禁止辱罵，要互相理與尊重。6.1.2非語言溝通非語言溝通占項目日常信息交流量的60%以上，人與人之間的真實感情最初往往通過非語言溝通傳遞的，一個成功的項目管理者必須掌握非語言溝通，在對外交往溝通中，都需要這種方式，這可以解決其它溝通方式解決不了的問題，也能反映出項目管理人員豐富的閱歷，交流的技巧。項目部領(lǐng)導(dǎo)及各部門要加強與業(yè)主、設(shè)計院、監(jiān)理、指揮部、地方人員的非語言溝通。6.1.3會議溝通會議溝通是項目溝通中不可缺少的部分，是解決復(fù)雜溝通問題的有效方法，是一種正式的溝通方式，運用于項目內(nèi)部和各組織機構(gòu)的溝通，但要保證會議結(jié)果的權(quán)威性和嚴肅性。6.1.4書面溝通書面溝通是項目同上下級之間溝通的最基本的方法之一，是對語言溝通的補充，書面資料可信度高，可以長期保存，項目技術(shù)資料、合同、臺帳、報表、憑證要求準確、規(guī)范、嚴密。7項目信息管理流程圖及工作標準（見附圖、附表）項目信息管理流程圖項目信息管理工作標準共2頁第1頁任務(wù)名稱節(jié)點任務(wù)程序及管理理點時限相關(guān)資料制定項目信息管管理辦法及及明確部門門信息管理理員E2D-F3任務(wù)程序項目信息管理辦辦法部門信息管理員員名單綜合部負責制定定項目信息息管理辦法法，明確項項目內(nèi)外部部信息的收收集、傳遞遞、處理、歸歸檔等要求求；3個工作日信息管理辦法經(jīng)經(jīng)部門負責責人審核、項項目經(jīng)理審審批后，發(fā)發(fā)布實施；；2個工作日項目相關(guān)部門根根據(jù)上級主主管部門要要求或本部部門需要，明明確本部門門信息管理理員。1個工作日管理點項目信息管理辦辦法的制定。信息類別判斷D-F4任務(wù)程序部門信息管理員員應(yīng)對各類類信息進行行判斷，根根據(jù)不同信信息類別，采采取不同的的處理流程程；信息類別分為項項目內(nèi)部信信息和外來來（上級、業(yè)業(yè)主、地方方有關(guān)部門門）信息；；內(nèi)部信息息又分為正正常信息（上上級相關(guān)文文件規(guī)定的的需建立或或定期上報報的信息資資料）和項項目施工過過程中的突突發(fā)或異常常信息。管理點信息類別的判斷斷。突發(fā)或異常信息息的獲取及及信息處理理落實與反反饋D-F5D-F6D-F7任務(wù)程序突發(fā)或異常的相相關(guān)信息資資料項目部出現(xiàn)各類類突發(fā)或異異常情況時時，相關(guān)部部門應(yīng)及時時獲取相關(guān)關(guān)信息，報報送項目經(jīng)經(jīng)理批示；；根據(jù)具體體情況，需需要上級配配合或處理理的，報送送上級主管管部門批示示；1個工作日根據(jù)項目經(jīng)理或或上級主管管部門的批批示，主責責部門負責責信息的處處理落實，相相關(guān)部門予予以配合，并并及時反饋饋相關(guān)信息息；視具體情況定主責部門根據(jù)信信息處理情情況，收集集、匯總、整整理相關(guān)信信息，經(jīng)部部門負責人人審核，報報項目經(jīng)理理審批，并并根據(jù)情況況，報送上上級主管部部門備案。2個工作日管理點信息的處理落實實。正常信息的收集集整理及上上報D-F7任務(wù)程序相關(guān)信息資料主責部門根據(jù)上上級相關(guān)文文件要求，收收集需建立立或定期上上報的相關(guān)關(guān)信息資料料；2個工作日項目相關(guān)部門按按要求向主主責部門提提供相關(guān)信信息；1個工作日主責部門對相關(guān)關(guān)信息資料料進行匯總總、整理，經(jīng)經(jīng)部門負責責人審核，報報項目經(jīng)理理審批，并并根據(jù)情況況，報送上上級主管部部門備案。2個工作日管理點信息的收集及上上報。共2頁第2頁任務(wù)名稱節(jié)點任務(wù)程序及管理理點時限相關(guān)資料外來信息的接收收及信息處處理落實與與反饋A8D-F9D-F10D11任務(wù)程序外來相關(guān)信息資資料上級、業(yè)主及地地方有關(guān)部部門發(fā)布信信息，項目目相關(guān)部門門接收信息息后，及時時報送部門門負責人閱閱批，需要要項目經(jīng)理理審閱的報報送項目經(jīng)經(jīng)理閱批；；1個工作日根據(jù)部門負責人人或項目經(jīng)經(jīng)理的批示示，主責部部門負責信信息的處理理落實，相相關(guān)部門予予以配合；；視具體情況定主責部門根據(jù)信信息處理情情況，收集集、匯總、整整理相關(guān)信信息，經(jīng)部部門負責人人或項目經(jīng)經(jīng)理審批后后，報上級級主管部門門備案。2個工作日管理點信息的處理落實實。歸檔資料信息整整理E12任務(wù)程序歸檔信息資料項目相關(guān)部門信信息管理員員定期整理理本部門相相關(guān)資料信信息，