項目管理知識請不要忽視項目文檔管理

請不要忽略項目文檔管理這么些年來，大大小小經(jīng)歷了一些信息系統(tǒng)的推行項目，有一部分是輔助別人進行項目的推行工作，有一部分是自己負責(zé)管理項目的推行工作，其他還有一部分是經(jīng)過各種渠道認識的別人的項目推行工作，在這個過程中也在不斷地考慮一些管理方面的問題。信息系統(tǒng)的推行工作是紛紛復(fù)雜的，走過了這么些年，令自己寬慰的是積累了一些成功的經(jīng)驗，其他一個感想就是一次次發(fā)現(xiàn)可改良之處的驚喜和感悟，現(xiàn)在就將項目管理過程中自己對于文檔管理的一些潛質(zhì)拙見經(jīng)過本文進行一個分享。在此前的對于信息系統(tǒng)的項目推行管理整個過程的文章中也提到過一些文檔管理的內(nèi)容，撰寫此文的目的在于更為詳實的表達我對項目管理過程中的文檔管理的一些理解。文檔管理的重要性素來以來，有好多的人都在說文檔管理的重要性，耳熟能詳?shù)哪^于軟件項目中的人員改動此后后邊的人無法鑒識以前的代碼，也許識其他成本較高。事實情況是，就算人員不改動，時間長了，當時的編寫者也不會記合適時的思路是什么，由于時間會消磨一些東西，其他每個人的想法和思想方式也在發(fā)生變化。一個項目組織在進行一些想法的交流時，由于個人知識構(gòu)造的不同樣、所處的地位立場不同樣樣原因也會致使對一個想法的終實現(xiàn)方案的認知上存在差別，終落實到方案上也會有所不同樣，經(jīng)過一個書面的文檔能夠?qū)⒚總€人的認知形成一個一致的認知，減少不用要的交流阻擋。同時明確的文檔也能夠給參加者更多思慮的空間。為了達到一個好的交流交流方式，我們需要各式各種的文檔，在現(xiàn)實的項目管理過程中也確實存在了大量的文檔，每個人都認為文檔是重要的，可是當真實文檔到來的時候又開始困擾了，會不自覺的有些討厭和無從下手。做文檔的過程是辛苦的，更是麻煩的，原來幾句話的事情在有了文檔此后變得異樣麻煩，需要對應(yīng)好格式，需要不同樣人員的審察和認可，難免就會感覺麻煩；而在自己做完文檔此后發(fā)現(xiàn)可用性其實不如想象中的那么高，真實想要的文檔不知道到哪里去找，不同樣的文檔說法不一致，等等諸這樣類的問題讓使用者有點無從下手。也許是印證了一句話，叫做事情做的沒有眉目的時候就想到了管理，對于那些各式各種的文檔同樣不會例外。文檔管理的方式在文檔管理的過程中，需要掌握住一些重要的原則和方法，這樣能夠讓我們的文檔真實達到我們預(yù)期的目的。文檔模板的管理面對各種紛紛復(fù)雜的文檔，若是各式各種，每個人一個風(fēng)格，無論從雅觀性和可讀性上都會有影響，所以在文檔管理中的過程中需要建議一套文檔的模板。在成立文檔模板時，需要對一些格式進行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，保證文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中表現(xiàn)，比方文檔的頁眉頁腳、文檔改正歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。在成立文檔時，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個清楚的定義，使用者能夠清楚地知道實質(zhì)使用時要采用哪一種模板。若是是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個相對簡單找到的文件夾目錄中寄存模板，若是是使用信息系統(tǒng)方式進行模板管理，能夠在首頁進行一個連結(jié)，也許是讓使用者能夠迅速的搜尋到。在成立分類時，需要含有一個共同類，也許叫做公用類，由于在實質(zhì)的使用過程中老是會有一些新的種類出現(xiàn)，也會有一些無法進行分類的文檔，這個時候就能夠經(jīng)過共同類進行管理。對于文檔模板的改正需要能夠做到實時見告使用者，并做好版本管理。文檔目錄的管理為了能夠在紛紛復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進行文檔管理時成立一套完滿的文檔目錄系統(tǒng)，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進行文檔管理前，需要對不同樣的文檔成立一個分類，建議不同樣的分類能夠便于文檔的查找，也能夠針對不同樣的分類制定不同樣的管理要求。若是是文件夾方式管理，還需要分別不同樣的文件夾內(nèi)容的安排以及權(quán)限的控制，由于文件夾管理的特別性，需要注意其權(quán)限管理的簡短化；若是是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意種類的編碼系統(tǒng)的成立。一個好的文檔分類系統(tǒng)能夠讓使用者方便地進行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。對于文檔，需要成立一套索引系統(tǒng)，這里之所以特別提出索引系統(tǒng)，是由于在平時的文檔使用中，會發(fā)現(xiàn)一些好多近似的文檔，也許近似的內(nèi)容說明，由于不同樣的撰寫者會對一些基本的見解也許原則的說明會存在一些差別，這個時候就需要能夠有一個索引來明確什么是正確的，這一點在項目管理過程中特別重要，由于一個項目組經(jīng)常會時時的發(fā)生一些改動，此后輩面對多個說法時很難知道什么是對的，同時一些實質(zhì)情況也會發(fā)生改動，一些說法也需要進行修正，而以前的一些文檔也無法進行改正，所以這個時候也需要有一個索引來明確正確的說法，這一點問題也能夠經(jīng)過文檔版本的管理加以改良。其他對于那些紛紛復(fù)雜的文檔，有些可是事務(wù)性的，經(jīng)過一個索引的方式，能夠?qū)⒁恍┲攸c的內(nèi)容放在一個突出的地點，便于進行檢索和閱覽。無論是文件夾方式仍是信息系統(tǒng)方式，都需要注意對文檔的權(quán)限管理，特別是對一些歸檔的文檔，防范歸檔的文檔被不正確的改正也許刪除。文檔的命名規(guī)范各種文檔，若是名稱多樣，也許名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便，需要成立一套有效的命名規(guī)范系統(tǒng)。對于文檔的名稱，第一需要名稱能夠簡單鑒識，有些使用者不是很注意文檔的名稱，經(jīng)常直接用文件的默認名稱，也許就是一個自己的姓名、項目的名稱等，其他的使用者很難鑒識是什么種類的文檔。在文檔的使用過程中，能夠規(guī)定在文檔的某些部位必定放置文檔的種類也許某些其他重點字，比方將要求將文檔的種類放在文件名的頭部，對于月度性的文檔，規(guī)定頭部必定放某年某月，等等。對于一些分不同樣版本的文檔，能夠要求分不同樣的版本進行管理，文件名稱中注明版本號，對于終稿等一些標志性的內(nèi)容能夠加一些特其他表記，這樣能夠明確其重要性和聲威性。這些方式將有助于文檔的文件名的齊整和清楚，使用者在查找時也較為方便。在進行文檔的交互調(diào)整過程中，也能夠增加一些日期也許改正者的表記來進行傳達，主要的目的在于能夠一鑒識一個文檔，減少互相交流的阻擋。文檔的改正管理文檔在使用過程中發(fā)生改正是很常有的現(xiàn)象，對于發(fā)生改正的文檔，需要經(jīng)過手段加以拘束，常用的方法就是版本的管理，對于形成的文檔實時進行歸檔保留。文檔發(fā)生改正時，需要能夠做到兩點：，文檔有清楚的改正記錄，主若是針對變化的部分，不能夠讓每個使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍；第二，文檔的終版本要能方便的閱覽，若是出現(xiàn)只漂亮改正歷史才知道終版本的話將大大提高使用成本。在文檔發(fā)生改正時，需要能夠經(jīng)過必要的路子通知有關(guān)人，比方經(jīng)過郵件通知也許通知通知的方式，防范新的文檔產(chǎn)生后還有大量的使用者使用舊的文檔，在實質(zhì)操作環(huán)境中，ISO9000管理使用的署名回收重要文檔的方式很值得借鑒，自然對一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來辦理。文檔的審察制度好多文檔作為一種指導(dǎo)性文件，需要有必然的嚴肅性和聲威性，所以對文檔進行必要的審察是必定的。文檔的審察機會一般為文檔成立刻和文檔發(fā)生改正時，對于文檔的合用范圍的改正也應(yīng)當進行必要的審察。經(jīng)過文檔的審察，能夠檢查可否存在錯誤的事項也許一些不合理的事項，撰寫者和審察者所處的崗位不同樣、知識構(gòu)造不同樣，對于一個文檔怎樣撰寫的角度和見解也會不同樣，在后續(xù)的審察過程中能夠很好的進行文檔的校正。同時，文檔的審察系統(tǒng)也能夠明確各自崗位的責(zé)任。后記信息系統(tǒng)的推行是一個負責(zé)的管理過程，需要方方面面的管理工作配合到位，文檔作為一種平時交流的重要依據(jù)和工作成就的總結(jié)顯得特別重要，在文檔管理的過程中既要注意嚴肅性，又要能兼顧靈便性，要本著在達到正常的規(guī)范性的基礎(chǔ)上盡可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。內(nèi)容總結(jié)

（1）請不要忽略項目文檔管理

這么些年來，大大小小經(jīng)歷了一些信息系統(tǒng)的推