公司文件管理制度

第頁共頁公司文件管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度1為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。1、文件的發(fā)放：(1)財(cái)務(wù)部、消費(fèi)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放施行的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。2、文件的更改：(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原那么性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。3、文件的換頁：(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)展修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原那么性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁銷毀。4、文件的回收、作廢：(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。5、其它規(guī)定：(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、消費(fèi)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便理解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)展修改，確保接口部門的互相配合。(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，防止文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。(5)發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論完畢后須按時(shí)交文件編制構(gòu)成部門。(6)文件發(fā)放人務(wù)必將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自帶給給公司以外人員。那么除承擔(dān)50元罰款外，對由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。7、本規(guī)定各條款如有違犯，對職責(zé)人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。公司文件管理制度2一、總那么1、技術(shù)文件是本公司的核心機(jī)密，是本公司可以持續(xù)開展并在市場上持續(xù)強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。2、為標(biāo)準(zhǔn)本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完好性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及施行有效的管理，特制訂本制度。3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。二、技術(shù)文件的'編制1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。詳細(xì)包括:1)開發(fā)方案階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)方案書、檢驗(yàn)要求。2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制幅員、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械構(gòu)造圖、編程器件燒寫文件、可編程器件碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評審記錄表。3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。三、技術(shù)文件的提交1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員務(wù)必按照技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真進(jìn)展各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完好性。2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的效勞器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必重新提交文件，以便更新效勞器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。4、對于已提交的文件，任何人員不得成心在效勞器上進(jìn)展刪除。四、技術(shù)文件的歸檔1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署那么在starteam上以備注的方式進(jìn)展簽署，光盤簽署那么在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)展總體簽署。4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)展歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司效勞器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)工程歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)展真實(shí)有效型和完好標(biāo)準(zhǔn)性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格前方可給予存檔。五、技術(shù)文件的借閱1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。2、假設(shè)因工作需要，須借閱技術(shù)文件，那么需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然前方可透過獲得的授權(quán)從公司效勞器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)展查閱。3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的機(jī)密。4、如有特殊狀況需要將文件轉(zhuǎn)與別人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)視下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完好《借閱文件記錄表》。六、職責(zé)追究各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，假設(shè)因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處分和公司內(nèi)部記過處分，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保存追究法律職責(zé)的權(quán)利。公司文件管理制度3〔一〕文件管理制度第一條、管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，進(jìn)步辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)展編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、資料等信息;措辭標(biāo)準(zhǔn)，表達(dá)無歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)展編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條、制度標(biāo)準(zhǔn)1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)展分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可借閱。7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進(jìn)展登記，做好借閱記錄并限期清退。8、按時(shí)間、資料、部門、名稱等資料分門別類進(jìn)展整理，附件、批件、定稿等資料搜集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)展銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)展處理。第三條、文件管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀3、借閱流程:提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀(二)文書管理制度第一條、管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)展，保證公司內(nèi)部資料的平安性、完好性，促進(jìn)與進(jìn)步組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務(wù)必標(biāo)有頁眉頁腳，文本資料可根據(jù)文書詳細(xì)資料進(jìn)展調(diào)整。4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)展編號整理，定期對文書進(jìn)展歸檔整理，持續(xù)紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條、制度標(biāo)準(zhǔn)1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。4、按時(shí)間、資料等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。5、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對文書進(jìn)展整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一職責(zé)人，假設(shè)發(fā)現(xiàn)文書喪失，辦公室人員務(wù)必查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，假設(shè)未查明原因，那么由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。7、違犯以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲罰。第三條、流程設(shè)計(jì)起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀(三)檔案管理制度第一條、管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、修改、傳遞文書資料，進(jìn)步檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)展相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條、制度標(biāo)準(zhǔn)1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)搜集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一工程文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過前方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員務(wù)必遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，個(gè)性是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案平安與完好。6、檔案接收、移交，務(wù)必根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條、流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退〔四〕辦公用品管理制度第一條、管理要點(diǎn)1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，標(biāo)準(zhǔn)辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，進(jìn)步利用效率。2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原那么。4、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)展多方比較，保證性價(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條、制度標(biāo)準(zhǔn)1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求方案和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量