第3講總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置

會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用

第三課1第三章總賬管理

3.1系統(tǒng)概述

3.2總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置實(shí)驗(yàn)一3.3總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理實(shí)驗(yàn)二3.4總賬管理系統(tǒng)期末處理實(shí)驗(yàn)三23.1系統(tǒng)概述總賬管理系統(tǒng)是財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件的核心系統(tǒng)，適合于各行各業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算及管理工作，因此又稱為賬務(wù)處理系統(tǒng)?？傎~系統(tǒng)既可獨(dú)立運(yùn)行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)作。3.1.1功能概述3.1.2工作原理及功能結(jié)構(gòu)3.1.3總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系3.1.4總賬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程33.1.1功能概述43.1.1功能概述基本設(shè)置由用戶根據(jù)本企業(yè)的需要建立賬務(wù)應(yīng)用環(huán)境,把通用賬務(wù)處理變成適合本單位實(shí)際需要的專用系統(tǒng)。主要工作包括:設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置外幣及匯率、期初余額的錄入、憑證類別及結(jié)算方式的定義，以及各類輔助核算項(xiàng)目的定義等。憑證管理通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強(qiáng)對(duì)發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。53.1.1功能概述出納管理為出納人員提供一個(gè)集成辦公環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金及銀行存款的管理。可完成銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬，隨時(shí)出最新資金日?qǐng)?bào)表，余額調(diào)節(jié)表以及進(jìn)行銀行對(duì)賬。賬簿管理使整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、憑證聯(lián)查，并可查詢包含未記賬憑證的最新數(shù)據(jù)?？呻S時(shí)提供總賬、余額表、明細(xì)賬、日記賬等標(biāo)準(zhǔn)賬表查詢。63.1.1功能概述輔助核算管理個(gè)人往來核算主要進(jìn)行個(gè)人借款、還款管理工作，及時(shí)地控制個(gè)人借款，完成清欠工作。提供個(gè)人借款明細(xì)帳，催款單，余額表，賬齡分析報(bào)告及自動(dòng)清理核銷已清賬等功能。部門核算主要為了考核部門費(fèi)用收支的發(fā)生情況，及時(shí)地反映控制部門費(fèi)用的支出，對(duì)各部門的收支情況加以比較，便于進(jìn)行部門考核。提供各級(jí)部門總賬、明細(xì)賬的查詢，以及對(duì)部門收入與費(fèi)用進(jìn)行部門收支分析等功能。項(xiàng)目管理用于生產(chǎn)成本、在建工程等業(yè)務(wù)的核算，以項(xiàng)目為中心為使用者提供各項(xiàng)目的成本、費(fèi)用、收入、往來等匯總與明細(xì)情況以及項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告等，也可用于核算科研課題、專項(xiàng)工程、產(chǎn)成品成本、旅游團(tuán)隊(duì)、合同、訂單等。提供項(xiàng)目總賬、明細(xì)賬及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的查詢。往來管理主要進(jìn)行客戶和供應(yīng)商往來款項(xiàng)的發(fā)生、清欠管理工作，及時(shí)掌握網(wǎng)絡(luò)款項(xiàng)的最新情況。提供往來款的總賬、明細(xì)賬、催款單、往來賬清理、賬齡分析報(bào)告等功能。73.1.1功能概述期末處理靈活的自定義轉(zhuǎn)帳功能、各種取數(shù)公式可滿足各類業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)帳工作。自動(dòng)完成月末分?jǐn)?、?jì)提、對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)帳、銷售成本、匯兌損益、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。進(jìn)行試算平衡、對(duì)賬、結(jié)帳、生成月末工作報(bào)告。83.1.2工作原理及功能結(jié)構(gòu)總賬系統(tǒng)手工處理方式總賬系統(tǒng)計(jì)算機(jī)處理方式9總賬系統(tǒng)手工處理方式手工賬務(wù)處理通過設(shè)置會(huì)計(jì)科目、復(fù)式記賬方法、填制會(huì)計(jì)憑證和審核會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿等一系列會(huì)計(jì)核算方法有機(jī)地結(jié)合，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不斷地歸類、匯總和綜合，取得會(huì)計(jì)核算信息。同時(shí)形成各種賬務(wù)處理程序。手工賬務(wù)處理程序的步驟如下：檢查原始憑證，分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證登記序時(shí)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬登記各種明細(xì)賬編制科目匯總表登記總分類賬試算平衡并對(duì)賬調(diào)整和結(jié)賬編制報(bào)表10總賬系統(tǒng)計(jì)算機(jī)處理方式使用計(jì)算機(jī)后，會(huì)計(jì)核算的“憑證-賬簿-報(bào)表”這一基本模式并沒有發(fā)生改變。利用計(jì)算機(jī)處理以后，減少了手工會(huì)計(jì)的重復(fù)轉(zhuǎn)抄，同時(shí)數(shù)據(jù)容易保存和使用。數(shù)據(jù)查詢更加方便，而且可以進(jìn)行復(fù)雜的查詢。更重要的是計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理不僅完成了會(huì)計(jì)核算工作，還為管理工作提供了大量的依據(jù)和信息，使會(huì)計(jì)核算向會(huì)計(jì)管理轉(zhuǎn)變。11總賬系統(tǒng)計(jì)算機(jī)處理方式(流程圖)12總賬系統(tǒng)計(jì)算機(jī)處理方式數(shù)據(jù)流圖中主要數(shù)據(jù)文件格式：科目表（科目代碼，科目名稱，科目助記碼，科目類別，科目性質(zhì)，科目級(jí)別）科目匯總表（科目代碼，會(huì)計(jì)期間，余額方向，期初余額，借方發(fā)生額，貸方發(fā)生額）憑證表（會(huì)計(jì)期間，憑證類型，憑證號(hào)，憑證日期，憑證摘要，借方金額，貸方金額，制單員，審核員，會(huì)計(jì)主管）133.1.3總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系工資管理固定資產(chǎn)資金管理應(yīng)收應(yīng)付記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證總賬管理存貨管理成本管理記賬憑證記賬憑證其他費(fèi)用賬證余額表決策支持會(huì)計(jì)報(bào)表財(cái)務(wù)分析143.1.4總賬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程每月重復(fù)填制憑證出納簽字審核憑證記賬查詢總賬、明細(xì)賬查詢?nèi)沼涃~查詢輔助賬YN啟動(dòng)總賬系統(tǒng)建立會(huì)計(jì)科目建立部門、個(gè)人、客戶、供應(yīng)商、項(xiàng)目檔案設(shè)置外幣及匯率設(shè)置憑證類別設(shè)置結(jié)算方式輔助核算？輸入期初余額銀行對(duì)賬自動(dòng)轉(zhuǎn)賬對(duì)賬結(jié)賬打印賬簿會(huì)計(jì)檔案備份下月業(yè)務(wù)初始設(shè)置期末處理日常處理153.2總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置3.2.1設(shè)置控制參數(shù)3.2.2設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)3.2.3輸入期初余額163.2.1設(shè)置控制參數(shù)設(shè)置控制參數(shù)是對(duì)總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，以便為總賬系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或設(shè)置相應(yīng)的控制。第一次啟用總賬系統(tǒng)時(shí)，即出現(xiàn)參數(shù)設(shè)置窗口，可以進(jìn)行部分參數(shù)設(shè)置。在啟用賬套或業(yè)務(wù)變更后，也可以通過執(zhí)行“文件”|“選項(xiàng)”命令進(jìn)行參數(shù)設(shè)置或調(diào)整。173.2.2設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)1)定義外幣及匯率2)建立會(huì)計(jì)科目3)設(shè)置輔助核算檔案4)設(shè)置憑證類別5)設(shè)置結(jié)算方式6)定義常用憑證及常用摘要7)設(shè)置明細(xì)權(quán)限183.2.3輸入期初余額在開始使用總帳系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。假如企業(yè)是在年初建賬，則期初余額就是年初數(shù)；假如是年中啟用總賬，則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚。期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入輔助賬期初余額錄入19實(shí)驗(yàn)二

實(shí)驗(yàn)?zāi)康?/p>

實(shí)驗(yàn)內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備

實(shí)驗(yàn)要求

實(shí)驗(yàn)資料

操作指導(dǎo)1.掌握用友網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件中總賬系統(tǒng)初始設(shè)置的相關(guān)內(nèi)容。2.理解總賬系統(tǒng)初始設(shè)置的意義。3.掌握總賬系統(tǒng)初始設(shè)置的具體內(nèi)容和操作方法。1.總賬系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置。2.基礎(chǔ)檔案設(shè)置。3.期初余額錄入。以“陳明”的身份進(jìn)行初始設(shè)置。1.引入自己做的“實(shí)驗(yàn)一”的內(nèi)容。2.若“實(shí)驗(yàn)一”的內(nèi)容未保存則引入光盤中“實(shí)驗(yàn)賬套”|“實(shí)驗(yàn)一”文件夾下的賬套數(shù)據(jù)。教材P35~P4020實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備1234521操作指導(dǎo)1、啟動(dòng)與注冊(cè)2.設(shè)置總賬控制參數(shù)3.設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)4.輸入期初余額設(shè)置外幣及匯率建立會(huì)計(jì)科目設(shè)置憑證類別設(shè)置結(jié)算方式設(shè)置項(xiàng)目目錄設(shè)置明細(xì)科目權(quán)限22

啟動(dòng)與注冊(cè)12323

設(shè)置總賬控制參數(shù)1234524

設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置外幣及匯率）123456匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。在此可以對(duì)本賬套所使用的外幣進(jìn)行定義，以便在制單或進(jìn)行其他有關(guān)操作時(shí)調(diào)用。

25使用固定匯率的單位，在填制每月的憑證前，應(yīng)預(yù)先錄入該月的記賬匯率。否則將會(huì)出現(xiàn)匯率為零的錯(cuò)誤。使用浮動(dòng)匯率的單位，在填制當(dāng)天的憑證前，應(yīng)預(yù)先錄入當(dāng)天的記賬匯率。

“外幣*匯率=本位幣”的折算方式是指直接匯率。

“外幣/匯率=本位幣”的折算方式是指間接匯率。制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，需在總賬系統(tǒng)選項(xiàng)“憑證”選項(xiàng)卡中設(shè)置。

注意:26設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——（建立會(huì)計(jì)科目——增加明細(xì)科目）1234527注意:

增加明細(xì)科目時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)其類型與上級(jí)科目保持一致。已經(jīng)使用過的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再增加下級(jí)科目。非末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。

28設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——（建立會(huì)計(jì)科目——修改會(huì)計(jì)科目）1234

如果要對(duì)已經(jīng)設(shè)置完成的會(huì)計(jì)科目的名稱、編碼及輔助項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行修改，應(yīng)在會(huì)計(jì)科目未使用之前在會(huì)計(jì)科目的修改功能中完成。

29已經(jīng)使用過的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再修改。

被封存的科目在制單時(shí)不可以使用。注意:30設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——（建立會(huì)計(jì)科目——?jiǎng)h除會(huì)計(jì)科目）12

如果某些會(huì)計(jì)科目目前暫時(shí)不需用或者不適合企業(yè)科目體系的特點(diǎn)，可以在未使用之前將其刪除。31

刪除科目后不能被自動(dòng)恢復(fù)，但可通過增加功能來完成。

非末級(jí)科目不能刪除。

已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再刪除。

被指定為現(xiàn)金銀行科目的會(huì)計(jì)科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。注意:32設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——（建立會(huì)計(jì)科目——指定會(huì)計(jì)科目）1234567現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬。銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。

注意:33設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置憑證類別）12345634設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置結(jié)算方式）12345

該功能用來建立和管理在經(jīng)營活動(dòng)中所涉及到的貨幣結(jié)算方式。它與財(cái)務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為2級(jí)。35設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——（設(shè)置項(xiàng)目目錄——定義項(xiàng)目大類）12345636必須將需進(jìn)行項(xiàng)目核算的科目設(shè)置為項(xiàng)目賬類后，才能定義項(xiàng)目和目錄。如果使用存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇“使用存貨目錄定義項(xiàng)目”，即使用存貨系統(tǒng)中已定義好的存貨目錄作為項(xiàng)目目錄。項(xiàng)目大類的名稱是該類項(xiàng)目的總稱，而不是會(huì)計(jì)科目名稱。如：在建工程按具體工程項(xiàng)目核算，其項(xiàng)目大類名稱應(yīng)為工程項(xiàng)目而不是在建工程。

注意:37設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——（設(shè)置項(xiàng)目目錄——指定核算科目）123381234設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——（設(shè)置項(xiàng)目目錄——定義項(xiàng)目分類）

注意：一個(gè)項(xiàng)目大類可以指定多個(gè)會(huì)計(jì)科目，一個(gè)會(huì)計(jì)科目只能指定一個(gè)項(xiàng)目大類。

39設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——（設(shè)置項(xiàng)目目錄——定義項(xiàng)目目錄）1234540

設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（設(shè)置明細(xì)科目權(quán)限）1234541

選擇一級(jí)科目，擁有對(duì)其下級(jí)科目的明細(xì)賬的查詢權(quán)。

將科目的查詢權(quán)限設(shè)置到末級(jí)，則只能查詢末級(jí)科目的明細(xì)賬。注意:42>在開始使用總賬系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先將各賬戶啟用月份的月初余額和年初到該月的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，并輸入到總賬系統(tǒng)中。>如果是年初建賬，可以直接錄入年初余額；如果是在年中建賬，則可錄入啟用當(dāng)月（如4月）的期初余額及年初未用的月份（即1月至3月）的借、貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算年初余額。錄入期初余額——錄入基本科目余額43

如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。

非末級(jí)會(huì)計(jì)科目余額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級(jí)明細(xì)科目自動(dòng)匯總計(jì)算填入，其數(shù)據(jù)欄為黃色。

出現(xiàn)紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。

修改余額時(shí)，直接輸入正確數(shù)據(jù)即可，然后單擊“刷新”按鈕進(jìn)行刷新。

憑證記賬后，期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再修改。注意:44在錄入會(huì)計(jì)科目余額時(shí)，系統(tǒng)提供了調(diào)整余額方向的功能，即在還未錄入會(huì)計(jì)科目余額時(shí)如果發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)科目的余額方向與系統(tǒng)設(shè)置的方向不一致時(shí)可以將其方向調(diào)整。注意:總賬科目與其下級(jí)明細(xì)科目的余額方向必須一致。余額的方向應(yīng)以科目屬性或類型為準(zhǔn)，不以當(dāng)前余額方向?yàn)闇?zhǔn)。