企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指南

共享學(xué)問共享歡快共享學(xué)問共享歡快卑微如螻蟻、堅(jiān)強(qiáng)似大象卑微如螻蟻、堅(jiān)強(qiáng)似大象企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指南企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指南〔室〕建設(shè)工作的指導(dǎo)，標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)工作，國家檔案局組織編制了本指南。本指南適用于各企業(yè)開展數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)工作。〔DA/T58-2023〕。本指南由國家檔案局提出并歸口。本指南起草單位：國家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司本指南主要起草人：付華、王雁賓、姜延溪、蔡盈芳、張晶晶、熊 光、周 喜、皮 楠、環(huán) 紅名目\l“_TOC_250029“概念與根本特征 4\l“_TOC_250028“概念 4\l“_TOC_250027“根本特征 4\l“_TOC_250026“建設(shè)目標(biāo)與原則 5\l“_TOC_250025“建設(shè)目標(biāo) 5\l“_TOC_250024“建設(shè)原則 5\l“_TOC_250023“根底設(shè)施建設(shè) 6\l“_TOC_250022“機(jī)房建設(shè) 6\l“_TOC_250021“網(wǎng)絡(luò)設(shè)施 7\l“_TOC_250020“硬件設(shè)備 7\l“_TOC_250019“根底軟件 7\l“_TOC_250018“其他設(shè)施 7\l“_TOC_250017“電子檔案治理系統(tǒng)建設(shè) 8\l“_TOC_250016“收集功能 8\l“_TOC_250015“整理功能 9\l“_TOC_250014“保存功能 11\l“_TOC_250013“統(tǒng)計(jì)功能 12\l“_TOC_250012“利用功能 13\l“_TOC_250011“系統(tǒng)治理功能 14\l“_TOC_250010“傳統(tǒng)載體檔案關(guān)心治理功能 16\l“_TOC_250009“其他可選功能 17\l“_TOC_250008“數(shù)字檔案資源建設(shè) 17\l“_TOC_250007“傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化 17\l“_TOC_250006“電子文件歸檔 18\l“_TOC_250005“專題數(shù)據(jù)庫建設(shè) 19\l“_TOC_250004“制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè) 19\l“_TOC_250003“制度建設(shè) 19\l“_TOC_250002“標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè) 19\l“_TOC_250001“經(jīng)費(fèi)與人才保障 21\l“_TOC_250000“建設(shè)步驟 22用。〔室〕，有利于整合企業(yè)信息資源，增加檔案信息治理與效勞力氣，提高企業(yè)治理水平。概念與根本特征概念〔室平臺(tái)。根本特征與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館〔室〕相比，企業(yè)數(shù)字檔案館〔室〕具有以下特征：檔案資源數(shù)字化數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲(chǔ)各種檔案信息。檔案治理信息化〔室字檔案資源的自動(dòng)化治理，檔案的收、管、存、用通過信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)。檔案效勞學(xué)問化〔室〕利用學(xué)問治理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù)，創(chuàng)檔案利用方式針對(duì)性地主動(dòng)為企業(yè)供給全方位、多層次的共性化檔案信息和決策支持效勞。建設(shè)目標(biāo)與原則建設(shè)目標(biāo)〔室〕的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)進(jìn)展，全為企業(yè)持續(xù)安康進(jìn)展供給有力支撐。建設(shè)原則企業(yè)數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持以下原則：統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施〔室〕建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，做到同步規(guī)劃；建設(shè)〔室〕應(yīng)做好總體架構(gòu)、技術(shù)方案的規(guī)劃，系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)考慮可擴(kuò)〔室〕，業(yè)務(wù)部門、保密部門等協(xié)同工作。需求導(dǎo)向，利用優(yōu)先〔室安全保密，合法合規(guī)實(shí)施、運(yùn)行和維護(hù)。根底設(shè)施建設(shè)〔室〕根底設(shè)施建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備。機(jī)房建設(shè)〔室〕運(yùn)行要求的機(jī)房；涉密機(jī)房建設(shè)應(yīng)符合國家有關(guān)保密規(guī)定。網(wǎng)絡(luò)設(shè)施〔室〕的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)接入企業(yè)網(wǎng)，并與互聯(lián)網(wǎng)隔離，治理涉密檔案的〔室〕網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。也可以建立企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。能應(yīng)能適應(yīng)圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求。硬件設(shè)備質(zhì)等設(shè)備。根底軟件〔室〕開發(fā)和運(yùn)行的需要，配備正版或經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)測(cè)試、登記光學(xué)字符識(shí)別軟件等。其他設(shè)施閱覽場(chǎng)所。電子檔案治理系統(tǒng)建設(shè)收集功能電子文件登記更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。電子文件和電子檔案在線接收能，功能符合《電子檔案移交與接收方法》有關(guān)要求。電子文件和電子檔案離線接收XLS、DBF、MDB、XML、TXT自動(dòng)關(guān)聯(lián)?！踩纾簲嚯姟嗑W(wǎng)、死機(jī)等〕，應(yīng)支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳，再次導(dǎo)入時(shí)從中斷記錄求。電子文件和電子檔案接收檢測(cè)檢測(cè)不符合要求的電子文件或電子檔案進(jìn)展標(biāo)記。傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接建立名目與其對(duì)應(yīng)全文間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并保持關(guān)聯(lián)關(guān)系穩(wěn)定。整理功能分類保管期限、機(jī)構(gòu)〔問題〕等多種分類方案分類。劃定保管期限依據(jù)檔案保管期限表對(duì)歸檔文件劃定保管期限。組件的規(guī)章進(jìn)展排序。組成保管單位定位。編號(hào)依據(jù)檔號(hào)編制規(guī)章形成檔號(hào)，所形成檔號(hào)唯一、簡(jiǎn)明、合理、穩(wěn)定、可擴(kuò)大。編目〔盒〕封面和脊背等進(jìn)展調(diào)整。應(yīng)供給打印預(yù)覽功能，并支持多模板批量生成和打印功能。關(guān)聯(lián)關(guān)系建立具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系功能。表格導(dǎo)出的通用格式文件導(dǎo)出功能。保存功能電子檔案存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換與信息組織的存儲(chǔ)格式?？椇玫臋n案存至相應(yīng)的離線存儲(chǔ)載體上。電子檔案長(zhǎng)期保存非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進(jìn)展標(biāo)識(shí)。檔案整理案排列定位和呈現(xiàn)。備份程度選擇在線、離線等不同的備份方式。定期鑒定調(diào)整、利用開放、密級(jí)調(diào)整等相關(guān)操作。銷毀治理支持對(duì)需銷毀檔案進(jìn)展銷毀申請(qǐng)、審批、建立銷毀標(biāo)記、監(jiān)銷、刪除等操作。移交電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)展移交時(shí)間及去向標(biāo)識(shí)。介質(zhì)治理定閾值時(shí)，通知系統(tǒng)治理員。統(tǒng)計(jì)功能能按《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》給定格式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。利用功能檢索聯(lián)檢索、深入二次檢索等多種檢索方式；有條件的企業(yè)可開發(fā)全文檢索功能。掃瞄能。借閱能，審批流程符合檔案利用治理制度。編研開放利用設(shè)置支持對(duì)名目數(shù)據(jù)及全文設(shè)置開放利用標(biāo)識(shí)。復(fù)制治理批、復(fù)制件分發(fā)登記等功能。利用效果反響支持用戶對(duì)利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益進(jìn)展反響。學(xué)問治理深層次加工、檔案信息主動(dòng)推送等。系統(tǒng)治理功能日志治理審計(jì)、統(tǒng)計(jì)功能。支持依據(jù)確定規(guī)章自動(dòng)生成日志審計(jì)報(bào)表，支持日志導(dǎo)出、刪除、審批等操作。系統(tǒng)設(shè)置流程進(jìn)展跟蹤與回溯。統(tǒng)中的分類方案可依據(jù)用戶需求增減。串長(zhǎng)度限制、取值范圍、組合字段等信息。具備全宗設(shè)置功能，能實(shí)現(xiàn)區(qū)分全宗進(jìn)展治理。用戶治理IP組織機(jī)構(gòu)設(shè)置治理持組織機(jī)構(gòu)的多級(jí)治理功能。權(quán)限治理到期后系統(tǒng)自動(dòng)取消權(quán)限。多全宗治理用戶、流程、權(quán)限等相對(duì)獨(dú)立、互不影響。工作過程記錄治理應(yīng)具備具體記錄類似全宗卷信息的功能，以記錄數(shù)字檔案館〔室〕治理過程。傳統(tǒng)載體檔案關(guān)心治理功能傳統(tǒng)載體檔案信息采集求的前提下，可依據(jù)需要增減。名目數(shù)據(jù)采集時(shí)應(yīng)具有校驗(yàn)功能。檔案存放位置治理位置建議，并在位置確定后進(jìn)展排列定位。智能庫房治理子檔案治理系統(tǒng)支持與智能密集架、PDA控設(shè)備的集成，實(shí)現(xiàn)檔案庫房的溫濕度智能調(diào)控。其他可選功能業(yè)務(wù)監(jiān)視指導(dǎo)等功能。數(shù)字檔案資源建設(shè)〔室數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化〔室70%以上。企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍如下：經(jīng)營治理、生產(chǎn)技術(shù)治理、行政治理、黨群工作等治理類檔案除已到保管期具有重要修改內(nèi)容的歷次修改稿和重要檔案的歷次修改稿需數(shù)字化。、已停產(chǎn)的產(chǎn)品、非核心業(yè)務(wù)檔案可依據(jù)企業(yè)實(shí)際需要有選擇地?cái)?shù)字化?？蒲袡n案應(yīng)全部數(shù)字化。數(shù)字化。設(shè)備儀器檔案應(yīng)依據(jù)重要程度有選擇地?cái)?shù)字化。家組織、人事部門的有關(guān)規(guī)定確定。〔含照片〔DA/T31-2023〕〔DA/T62-2023〕進(jìn)展。電子文件歸檔〔室成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實(shí)現(xiàn)至少一個(gè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)企業(yè)質(zhì)量或安全事故專題檔案數(shù)據(jù)庫等。制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)制度建設(shè)〔室〕建設(shè)應(yīng)制定數(shù)字檔案館〔室〕人員崗位職責(zé)，系統(tǒng)運(yùn)行維〔室〕安全與保密治理制度等。標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)〔室〕的電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)體系及實(shí)施要求，包括但不限于以下內(nèi)容：企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》〔DA/T31-2023〕制定，縮微〔DA/T43-2023〕制定，錄音、〔DA/T62-2023〕本企業(yè)數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)應(yīng)依據(jù)企業(yè)檔案自身特點(diǎn)制定企業(yè)檔案分類方案。各類檔案治理及業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)類等各類檔案在電子檔案治理系統(tǒng)中收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用等標(biāo)準(zhǔn)。檔案利用標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)關(guān)心編研等標(biāo)準(zhǔn)。安全與保密治理系列標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)〔室〔室“三員”治理等制度。安全保密體系建設(shè)〔室〕建設(shè)與運(yùn)行必需加強(qiáng)安全治理，遵守相關(guān)保密規(guī)定，安全設(shè)備。安全設(shè)計(jì)和建設(shè)，并通過有關(guān)部門測(cè)評(píng)前方可投入使用。照《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)劃分準(zhǔn)則》〔GB/T17859-1999〕確定電子檔案治理系統(tǒng)應(yīng)到達(dá)的安全等級(jí)，并依照《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)〔GB/T22239-2023〕案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》等開展安全建設(shè)和登記治理。經(jīng)費(fèi)與人才保障經(jīng)費(fèi)保障建設(shè)應(yīng)依據(jù)整體規(guī)劃，制定相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)打算，確保軟硬件設(shè)備購置、實(shí)施〔室〕的建設(shè)工作供給必要的保障。人才保障〔室〕建設(shè)和運(yùn)行的需求。建設(shè)步驟〔室〕建設(shè)依據(jù)工程化運(yùn)作，經(jīng)過規(guī)劃、立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收、維護(hù)等步驟分階段進(jìn)展。工程規(guī)劃成立工程工作組織〔室員、信息化部門人員、保密部門人員等組成，具體負(fù)責(zé)以下工作：建設(shè)工作規(guī)劃、打算、實(shí)施方案、制度制定；建設(shè)工作實(shí)施推動(dòng)；建設(shè)工作檢查、總結(jié)與考核。制定工程方案現(xiàn)狀調(diào)研與分析〔室〕建設(shè)現(xiàn)狀，特別是各信息系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件的治理狀況，以及企業(yè)各部門對(duì)檔案利用需求狀況進(jìn)展充分調(diào)研?？尚行誀?zhēng)論〔室〕建設(shè)的可行性，并形成可行性爭(zhēng)論報(bào)告。需求分析〔室〕建設(shè)的業(yè)務(wù)需求、功能需求和系統(tǒng)部署方式進(jìn)展分析，形成需求任務(wù)書。編寫數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)方案案的數(shù)字檔案館〔室〕建設(shè)，還應(yīng)同步編寫信息系統(tǒng)安全保密方案。工程立項(xiàng)交本企業(yè)有關(guān)部門申請(qǐng)立項(xiàng)。工程實(shí)施人才隊(duì)伍建設(shè)的，應(yīng)通過引進(jìn)、組建工程組等方式補(bǔ)充人員。根底業(yè)務(wù)完善與標(biāo)準(zhǔn)化〔室〕建設(shè)是以現(xiàn)有的檔案工作為根底開展的。在工程實(shí)施初期，需各卷夾、表格及檔案治理中涉及到的單據(jù)等。制度標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)制定〔室〕運(yùn)行前，應(yīng)完成全部制度標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的制訂，以使運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)化。硬件設(shè)備配備〔室建設(shè)和運(yùn)行所需的硬件35系統(tǒng)部署方式等予以配備。電子檔案治理系統(tǒng)實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)電子檔案治理系統(tǒng)開發(fā)主要工作如下：需求設(shè)計(jì)合檔案治理的實(shí)際需要，又便于系統(tǒng)開發(fā)人員理解，能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實(shí)現(xiàn)。選定開發(fā)商通過招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選定系統(tǒng)開發(fā)商。有條件的企業(yè)也可以自主開發(fā)。商務(wù)談判點(diǎn)。簽訂合同依據(jù)商務(wù)談判確定的內(nèi)容簽訂正式合同，技術(shù)協(xié)議應(yīng)成為正式合同的一局部。定制開發(fā)發(fā)。系統(tǒng)安裝系統(tǒng)開發(fā)商將開發(fā)好的系統(tǒng)在企業(yè)進(jìn)展安裝，包括數(shù)據(jù)庫安裝、軟件安裝等。根底數(shù)據(jù)預(yù)備確定、用戶設(shè)置等。根底數(shù)據(jù)應(yīng)以文件形式保存，以供后續(xù)維護(hù)時(shí)備查。系統(tǒng)測(cè)試包括測(cè)試用例、測(cè)試過程、測(cè)試結(jié)果等。人員培訓(xùn)對(duì)專職檔案治理人員、兼職檔案治理人員及系統(tǒng)維護(hù)人員等進(jìn)展培訓(xùn)。系統(tǒng)切換和試運(yùn)行測(cè)。系統(tǒng)的評(píng)價(jià)與驗(yàn)收分析的結(jié)果，找出系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，提出整改意見。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化實(shí)施載體檔案數(shù)字化按如下方法進(jìn)展：治理類檔案數(shù)字化方法10產(chǎn)品和業(yè)務(wù)類檔案數(shù)字化方法心產(chǎn)品檔案、非核心業(yè)務(wù)檔案、停產(chǎn)產(chǎn)品檔案的挨次進(jìn)展數(shù)字化。科研檔案數(shù)字化方法進(jìn)展數(shù)字化。根本建設(shè)檔案數(shù)字化方法案先數(shù)字化，其次是辦公建筑物檔案，最終是生活建筑物檔案。設(shè)備儀器檔案數(shù)字化方法按設(shè)備的價(jià)值、用途等標(biāo)準(zhǔn)來確定數(shù)字化的挨次。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化方法先數(shù)字化，年月久的后數(shù)字化。職工檔案數(shù)字化方法家組織、人事部門的有關(guān)規(guī)定開展數(shù)字化。檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)以需求為導(dǎo)向，選擇