工程公司科技文件材料（電子版）歸檔填寫要求模版

附件8科技文件材料（電子版）歸檔填寫要求條項目檔號的分配：直屬項目的檔號由檔案室分配，各公司的項目檔號由各公司自行分配（根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》給予編號）。條電子目錄報送要求：每個項目都應(yīng)上交全套案卷目錄和卷內(nèi)目錄。共填寫三級目錄，目錄統(tǒng)一使用Excel填寫，每級目錄的全部內(nèi)容集中填寫在一張Excel工作表中，必須連續(xù)不可有空白行（三級目錄應(yīng)有三張Excel工作表）；每個單元格應(yīng)填寫的內(nèi)容必須全部填寫在該單元格中，不可跨格跨行。下面逐一說明并舉例示范以供參考。（一）項目目錄的填寫方法：1.序號：不填2.項目檔號：各公司自行分配（根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》給予編號）3.項目名稱：填寫該項目的全稱，越詳細(xì)越好4.備注：填寫該項目有別于所屬單位普通中標(biāo)項目的地方，比如：資質(zhì)中標(biāo)、集團(tuán)資質(zhì)中標(biāo)、其他非本單位資質(zhì)中標(biāo)、自己投資建造、私人業(yè)主投資、世行貸款項目、獲魯班獎等需要加以說明的地方，如果沒有則不填示例:序號項目檔號項目名稱備注GL5.2.30廣東省佛山市和順至北滘主干線工程DS-17標(biāo)段資質(zhì)中標(biāo)（二）案卷目錄的填寫方法：1.序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫案卷流水號，從“1”開始依次往下編，一卷一個號2.檔案號：指項目所分配到的項目檔號+案卷順序號，如：GL5.2.30-13.歸檔日期：（平時不填，竣工檔案填寫）填寫移交歸檔的時間，精確到月（×年×月）4.編制單位：填寫施工單位所屬公司（××公司）5.編制時間：（平時不填，竣工檔案填寫）填寫開始編制竣工檔案的時間，精確到月（×年×月）6.案卷標(biāo)題：一個案卷要擬寫一個案卷標(biāo)題。應(yīng)包括項目的名稱、起訖里程（最好是絕對公里）、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，如屬橋梁工程項目，還應(yīng)同時標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出案卷的基本內(nèi)容a項目技術(shù)文件案卷題名的編寫——示例：xxxx段xx樁號xx工程xx結(jié)構(gòu)xx文件名稱示例：佛山市和順至北滘主干線工程DS-17標(biāo)段K34+380～K36+330和順南立交ES匝道橋箱梁構(gòu)造、鋼筋、鋼束竣工圖b管理性文件案卷題名的編寫——建設(shè)項目名稱＋問題＋文件名稱示例：佛山市和順至北滘主干線工程DS-17標(biāo)段施工投標(biāo)文件（技術(shù)標(biāo)書、商務(wù)標(biāo)書）注：組卷就是將收集到的資料在不超過規(guī)定厚度（2－5cm，一般100到300頁）的基礎(chǔ)上把若干（或一個）分項或若干（或一個）內(nèi)容相若、互相關(guān)聯(lián)的文件材料組成一個案卷，也可以把一個分項或一組有機聯(lián)系的文件材料分成若干個案卷。每一卷分配一個檔案號并擬寫案卷標(biāo)題7.卷、冊、袋、盒：（平時不填，竣工檔案填寫）如果該卷單獨裝一盒，在“盒”處填“1”；如果該卷與其它卷一起裝一盒，在“卷”處填“1”8.張數(shù)：（平時不填，竣工檔案填寫）填該卷總頁數(shù)9.密級：有則照錄，沒有就不填10.保管期限：參考《科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》11.項目檔號：填寫該項目所分配到的檔號，如：GL5.2.3012.案卷號：填寫該案卷的順序號，一般情況下和序號相同13.備注：本卷有需要說明的地方就填，沒有的不填示例：（三）卷內(nèi)目錄的填寫方法：1.序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字（需要補零）填寫，同一檔案號的首份文件材料從001開始依次標(biāo)注。（每個檔案號下的文件材料都是從001開始依次標(biāo)注）2.檔案號：此處填寫該份文件材料所屬案卷的檔案號3.項目檔號：填寫該項目所分配到的檔號4.案卷號：此處填寫該份文件材料所屬案卷的案卷號5.文件編號：該份文件材料如果有文號或圖號就照實抄錄，沒有就不填6.責(zé)任者：填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者，可采取通用的標(biāo)準(zhǔn)簡稱。（施工項目形成的文件材料填寫施工部門所屬公司即可）7.文件材料題名：原文上有標(biāo)題的，可以照實抄錄下來；原文上的標(biāo)題太簡單或者沒有，應(yīng)重新擬寫一個符合文件材料內(nèi)容的標(biāo)題8.日期：填寫文件的形成時間，以文件上落款時間為準(zhǔn)。填寫時間可省略“年、月、日”字樣，單月單日可用零補充（照片填寫拍攝時間）。如：2007.01.029.頁數(shù)：填寫單份文件材料的總頁數(shù)，以有書寫內(nèi)容的頁面為一頁。（例如一份文件共三頁紙，是單面打印的，只有單面有字，頁數(shù)即為3；如果是雙面打印的，正反面都有字，則頁數(shù)為6）10.頁號：（平時不填，竣工檔案填寫）竣工檔案整理組卷完成后，每卷從“1”開始單獨編寫頁碼（只編有書寫內(nèi)容的頁面）。“頁號”即指此文件在該卷中所屬的頁碼范圍。如：1—20或21—2111.電子文件個數(shù)：一個文件材料題名所對應(yīng)的電子文件有幾個就填幾，據(jù)實填寫（詳解見后文“第三條掃描電子文件基本要求”第5條）12.備注：該文件有需要說明的地方就填，沒有的不填13.拍攝者：填寫照片拍攝作者的姓名（聲像檔案填寫，其它檔案不填）14.參見號：填寫與本張照片有密切聯(lián)系的其它載體檔案的檔案號（有則填，沒有不填）示例:第三條掃描電子文件基本要求永久保管期限的文件必須掃描制作電子版，其它保管期限的文件可根據(jù)具體條件選擇是否掃描。，圖紙頁的分辨率不小于300

dpi（三）對檔案頁面字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，采用灰度或彩色模式掃描（不低于中質(zhì)量壓縮）（四）掃描獲得的電子文件必須視覺清晰，頁面完整，不得漏頁；文件的內(nèi)容和排序應(yīng)和紙質(zhì)文件保持一致（五）文件應(yīng)雙層PDF格式，原則上卷內(nèi)目錄里一個序號對應(yīng)的所有文件內(nèi)容掃描為一個電子文件，用該文件的卷內(nèi)目錄序號命名，例如：001.PDF；該文件如含有多頁，需按頁的原始順序合并為一個多頁PDF文件。文件大小應(yīng)不超過15M，個別超過15M的文件可原有質(zhì)量的前提下進(jìn)行壓縮處理（數(shù)碼照片不可壓縮處理）或拆分為多個文件，其電子文件命名方式為：文件的卷內(nèi)目錄序號+掃描內(nèi)容序號。例如：卷內(nèi)目錄序號為002的文件掃描后有40M，可以將其按順序拆分為三個文件，個命名為002-1，個命名為002-2，第三個命名為002-3。注意：序號002的文件在卷內(nèi)目錄里始終只有一條目錄，只有一個文件材料題名，但其對應(yīng)的電子文件有3個，電子文件個數(shù)應(yīng)填寫“3”第四條按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)將電子文件進(jìn)行組織和報送：為每個項目建立一個專用文件夾（名稱采用項目名稱），為每個案卷建立子文件夾（用檔案號命名），將掃描完成的電子文件（用該文件的卷內(nèi)目錄序號命名）存放在與其所屬案卷對應(yīng)的子文件夾內(nèi)。第五條電子檔案的報送載體：整理完畢的電子目錄和電子文件必須拷貝于移動硬盤或U盤中，要求無病毒，符合檔案數(shù)據(jù)庫的技術(shù)環(huán)境要求，能夠正常讀出。第六條圖紙如有格式的電子文件，應(yīng)單獨建立一個文件夾（命名為××項目格式圖紙），為每卷圖紙建立子文件夾（用檔案號命名），將格式電子文件（用該文件的卷內(nèi)目錄序號或文件材料題名命名）存放在與其所屬案卷對應(yīng)的子文件夾內(nèi)。同時其PDF格式文件照常掃描，每個圖號或圖紙名稱的內(nèi)容分配一個序號并掃描為一個電子文件，存入項目專用文件夾里與其對應(yīng)的案卷子文件夾內(nèi)（整理方式同前文要求）第七條音頻電子文件和影像及多媒體音像文件如為非通用文件格式，應(yīng)單獨建立一個文件夾，將原電子文件（用該文件的文件材料題名命名）存入。同時將其轉(zhuǎn)換成通用文件格式存入項目專用文件夾里與其對應(yīng)的案卷子文件夾內(nèi)（音頻電子文件轉(zhuǎn)換成為WAV、MP3；影像及多媒體音像文件歸檔格式為MPEG、AVI格式，整理方式同前文要求）第八條照片需用高清數(shù)碼相機（像素數(shù)