涉外秘書的性格要求和心理素養(yǎng)

涉外秘書的性格要求和心理素養(yǎng)第1頁/共32頁簡介Introduction

學(xué)習(xí)內(nèi)容涉外秘書的性格什么是性格性格的分類涉外秘書的性格要求涉外秘書職業(yè)性格的培養(yǎng)途徑和方法涉外秘書的心理

什么是心理品質(zhì)心理品質(zhì)的內(nèi)含

秘書的不良心理秘書良好心理的培養(yǎng)秘書是一種從屬、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的社會職業(yè)，其工作繁、雜、忙、累，這就對秘書人員的性格和心理提出了一些特殊要求。第2頁/共32頁一、涉外秘書的性格（一）什么是性格性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的較為穩(wěn)定的心理特征，如開朗、剛強、懦弱等。它是個性的重要組成部分，它是在一個人的生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，在社會實踐活動中逐漸形成，發(fā)展和變化的。第3頁/共32頁一、涉外秘書的性格五行分類法

我國古代根據(jù)五行把人的性格分為金、木、水、火、土五類。體液說神經(jīng)系統(tǒng)活動理論希波克拉特的“體液說”把人的性格分為膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)、抑郁質(zhì)四種類型。巴甫洛夫高級神經(jīng)系統(tǒng)活動理論把人的氣質(zhì)分為沖動型、活潑型、安靜型、抑制型四種類型。（二）性格的分類第4頁/共32頁一、涉外秘書的性格根據(jù)希波特拉克的“血液說”，來測試一下你的性格類型吧！你在公園散步，走了一會覺得累了，于是在公園的長椅上坐下，然后把帽子脫下來放在旁邊，這時候，一個人走了過來，沒注意長椅上的帽子，一屁股坐了下去……第5頁/共32頁一、涉外秘書的性格C你會怎么想呢？1ABD你把我的帽子坐扁了，我非揍你一頓不可！哦，你不說我還不知道。算了，沒關(guān)系，我不生氣。趁人不注意罵幾句。幽怨地看一眼，小聲嘀咕：這帽子不能戴了，我真倒霉，出門散步帽子還被人坐壞了。先皺皺眉。沒事，反正帽子還能戴。我們交個朋友吧！第6頁/共32頁一、涉外秘書的性格A膽汁質(zhì)神經(jīng)類型：強而不平衡的興奮型典型表現(xiàn)：直率、熱情，反應(yīng)迅速，行動敏捷；脾氣暴躁，容易沖動，不善于考慮；情感易爆發(fā)而不能自制。由于精力旺盛,能以極大的熱情投身于自己所從事的活動中去，開始時能夠埋頭于工作也準(zhǔn)備去克服通向目標(biāo)的重重困難和障礙。但一旦精力耗盡，易情緒低落，失去信心。膽汁質(zhì)的秘書適合于從事鼓動、組織一類的工作，適合處理辦公室的日常事務(wù)和進行具有開創(chuàng)性的組織工作。第7頁/共32頁一、涉外秘書的性格B多血質(zhì)神經(jīng)類型：強、平衡而靈活的活潑型典型表現(xiàn)：活潑，好動，善于交際，在新的環(huán)境里不會感到拘束；思維敏捷，容易接受新鮮事物；注意力容易轉(zhuǎn)移，情緒和情感容易產(chǎn)生也容易變化和消失，同時容易外露；體驗不深刻。多血質(zhì)的秘書適合從事對外聯(lián)系、交際方面的工作，同時還適合于處理各種人際關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，能夠比較靈活地解決各種人際矛盾與爭端。

第8頁/共32頁一、涉外秘書的性格C粘液質(zhì)神經(jīng)類型：強、平衡、不靈活的安靜型典型表現(xiàn)：穩(wěn)重，考慮問題全面；安靜，沉默，善于克制自己；行動緩慢而沉著，不會為無謂的誘因而分心。態(tài)度持重，交際適度，少空談，情感上不易激動，不易發(fā)脾氣，也不易流露情感，能自制，也不常常顯露自己的才能。其不足之處在于不夠靈活，不善于應(yīng)付多變的環(huán)境。黏液質(zhì)的秘書適合從事材料綜合及文書處理方面較細(xì)致的工作，能夠做到工作有條理性。第9頁/共32頁一、涉外秘書的性格D抑郁質(zhì)神經(jīng)類型：弱的抑制型典型表現(xiàn)：情緒體驗深刻、持久，有較強的感受能力，易動感情，情緒不容易表露；反應(yīng)遲緩但深刻；能觀察到別人不易察覺的細(xì)節(jié)，對外部環(huán)境變化敏感，具有幻想力；比較怯弱、懷疑、孤僻、優(yōu)柔寡斷，容易恐懼。抑郁質(zhì)的秘書適合從事文件起草和提供咨詢工作，能夠深化領(lǐng)導(dǎo)思想，使工作經(jīng)驗系統(tǒng)化。第10頁/共32頁一、涉外秘書的性格豁達寬容穩(wěn)重踏實善解人意敏捷應(yīng)變樂觀幽默（三）涉外秘書的性格要求第11頁/共32頁一、涉外秘書的性格豁達寬容所謂豁達寬容指的就是一種廣闊的胸懷，容忍的度量。秘書是一種特殊的職業(yè)，身處復(fù)雜微妙的地位，面對的社會關(guān)系網(wǎng)復(fù)雜、龐大。在工作中,難免與領(lǐng)導(dǎo)人、同事及群眾之間發(fā)生性格矛盾、利害沖突;在處理事務(wù)中,常會引起誤解和不滿。因此,秘書人員的性格中很重要的一方面就是對人對事需要豁達寬容,即在堅持原則的前提下采取寬容、忍耐的態(tài)度。對于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者要多加體諒。主動熱情,細(xì)致周到。對同事熱情、關(guān)心、樂于助人?；磉_、開朗還能給人以歡樂,給人以勇氣,團結(jié)同事共同工作。第12頁/共32頁一、涉外秘書的性格穩(wěn)重踏實首先，秘書是單位、企業(yè)和自己領(lǐng)導(dǎo)的門面，這就要求秘書時時刻刻注意自己的言行舉止，否則，讓自己的形象掉價事小，讓單位、領(lǐng)導(dǎo)的形象蒙塵事大。其次，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是領(lǐng)導(dǎo)的“幕僚”，工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，干的既是幕后工作，又都是小事情，千頭萬緒又十分復(fù)雜。而且雖說是小事，但又出不得錯，一出錯，就可能步步錯，全盤皆輸。再次，秘書工作接觸領(lǐng)導(dǎo)，接觸上級，要把握好自己，穩(wěn)重些，知道什么當(dāng)說什么不當(dāng)說，否則不小心泄露了單位的機密，不光單位利益受損，自己也肯定吃虧。第13頁/共32頁一、涉外秘書的性格敏捷應(yīng)變所謂靈活變通的性格是指遇到計劃之外的突發(fā)事件或緊急事務(wù)能夠快速想出對策，靈活應(yīng)對，而不會束手無策。而且能夠把這些突發(fā)事件和緊急事務(wù)處理得滴水不漏，妥善完滿。秘書工作以領(lǐng)導(dǎo)為核心，以企業(yè)、單位的各項事務(wù)活動為半徑，這就決定了秘書工作面對很多關(guān)系，很多人，這樣自然而然突發(fā)情況也就多了。即使秘書平時計劃定得再好，也可能突然出現(xiàn)一些意想不到的情形，這就需要秘書有敏銳的觀察力和判斷力，善于溝通，長于協(xié)調(diào)，靈活變通，既不失原則，又不激化矛盾，特別是遇到突發(fā)事件和復(fù)雜情境時，能夠機警靈活，隨機應(yīng)變，使問題及時恰當(dāng)?shù)氐玫浇鉀Q。第14頁/共32頁一、涉外秘書的性格善解人意善解人意就是指能夠及時準(zhǔn)確地了解別人的需求、想法，并從行動上給以回應(yīng)。簡單地說就是想人之所想，急人之所急，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，想在領(lǐng)導(dǎo)的前頭，做在領(lǐng)導(dǎo)的前頭，為領(lǐng)導(dǎo)更好地開展工作做鋪墊。若秘書工作者不明白領(lǐng)導(dǎo)意圖，做事東一榔頭，西一棒槌，不但會把自己搞得焦頭爛額，還不能做好工作，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。第15頁/共32頁一、涉外秘書的性格樂觀幽默秘書工作繁重而復(fù)雜，在工作上難免會遇到棘手和難辦的事，這時秘書人員如果能夠恰當(dāng)運用幽默，既可以化解工作中的困境，又可以獲得良好的工作心境，消除厭倦，超越挫折，解決工作中遇到問題。在人際交往活動中，運用幽默，不僅易于溝通感情，獲得理解，消除陌生感和緊張感，而且易于拉近彼此間的關(guān)系，創(chuàng)造出良好的交際氣氛，這對秘書工作是大有裨益的。第16頁/共32頁一、涉外秘書的性格利用性格測試或者請教他人來更全面了解自己。將自己與優(yōu)秀秘書進行對比來找出差距，可用表格形式列出自己需要進步的項目掌握訓(xùn)練方法，提高效率。了解自己自我訓(xùn)練找出差距涉外秘書職業(yè)性格的培養(yǎng)途徑和方法第17頁/共32頁一、涉外秘書的性格寬容幽默穩(wěn)重善解人意敏捷應(yīng)變堅韌不拔0%20%40%60%80%100%

第18頁/共32頁一、涉外秘書的性格掌握訓(xùn)練方法，提高效率（1）反相行事。針對自己性格中的弱項，有意識地尋找與自己的性格沖突的工作去做，有目的地改造自己。如較粗心的人，可以多做一些謄寫文稿、立卷編目等平凡細(xì)致的工作。（2）尋找榜樣。在工作生活中多留意多觀察人與事，看性格優(yōu)秀的秘書或其他人員是如何工作、如何待人處事的。（3）了解“人性”。多學(xué)習(xí)社會學(xué)、心理學(xué)及人際關(guān)系學(xué)知識，多了解人與人打交道的基本理論與技巧，把從書籍中學(xué)到的知識與實踐巧妙結(jié)合起來。（4）請人挑毛病，提建議。根據(jù)培養(yǎng)目標(biāo)及自身的弱點，請上司、同事及親朋好友監(jiān)督自己的性格培養(yǎng)過程，隨時提出改進的意見建議。第19頁/共32頁二、涉外秘書的心理（一）什么是心理素養(yǎng)涉外秘書的心理素質(zhì)是指她們在供職時表現(xiàn)出來的經(jīng)常和穩(wěn)定的心理特點。涉外秘書從事的是腦力勞動，這一勞動頭緒多，范圍廣，內(nèi)容雜。其心理活動頻繁。美國福麗斯在《成功的秘書》一書里曾列舉現(xiàn)代秘書的各種職責(zé)，其中包括：“打字、歸檔、接待來訪、處理函件、編寫報告、在上司不在時處理日常事務(wù)”等等。面對如此繁雜的任務(wù)，一個秘書如果沒有良好的心理素質(zhì)，是難以勝任這項工作的。第20頁/共32頁二、涉外秘書的心理性格品質(zhì)情感品質(zhì)熱愛秘書工作Sub01Department意志品質(zhì)豁達寬容善解人意踏實穩(wěn)重等心理品質(zhì)（二）心理品質(zhì)的構(gòu)成尊重自己的領(lǐng)導(dǎo)者健康高雅的美感自覺性堅持性果斷性自制力第21頁/共32頁二、涉外秘書的心理（三）秘書的不良心理討好心理焦慮心理畏上心理自負(fù)心理這些心理都不利于秘書工作的展開，會給領(lǐng)導(dǎo)和管理活動帶來不同程度的損害，需要秘書工作者注意克服和搞好預(yù)防。第22頁/共32頁二、涉外秘書的心理畏上心理主要表現(xiàn)：在領(lǐng)導(dǎo)面前誠惶誠恐，辦事說話畏首畏尾，生怕言行不合領(lǐng)導(dǎo)心意，該干的事不敢大膽干，該說的話不敢大膽說，事無巨細(xì)非領(lǐng)導(dǎo)點頭莫敢行動，唯唯諾諾、不參不謀，甚至發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者有某種錯誤也不敢以適當(dāng)方式明言。第23頁/共32頁二、涉外秘書的心理自負(fù)心理主要表現(xiàn)：對下蠻橫驕縱、指手畫腳，時常借領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威去教訓(xùn)、指揮別人，時常給人一種居高臨下的感覺，甚至對平級部門或人員也不能以平等的眼光給以應(yīng)有的尊重。第24頁/共32頁二、涉外秘書的心理討好心理主要表現(xiàn)：刻意觀察領(lǐng)導(dǎo)顏色，喜歡做表面文章，從不愿埋頭苦干做無名英雄；內(nèi)心并不一定真正尊重自己的領(lǐng)導(dǎo)，卻顯得格外忠誠，處處事事看上司的顏色行事，即使發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意見和行動是錯誤的、不明智的，也絕對稱是，不論是非曲直，只要能討得上司的賞識就行。第25頁/共32頁二、涉外秘書的心理焦慮心理主要表現(xiàn)：在工作任務(wù)繁重、頭緒繁雜或處理意外事件時，瞻前顧后、左思右慮、情緒煩躁、思維遲鈍、過于敏感，不能對情況做出正確的評估與判斷，使自己的能力不能正常發(fā)揮。第26頁/共32頁二、涉外秘書的心理Textinhere加強修養(yǎng)實踐總結(jié)（三）秘書良好心理的培養(yǎng)只有擁有良好的心理品質(zhì)，秘書工作者才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)優(yōu)秀秘書Textinhere進入角色第27頁/共32頁二、涉外秘書的心理進入角色秘書角色意識：即秘書在從事秘書工作的實踐活動中，經(jīng)常用秘書工作者的標(biāo)準(zhǔn)衡量其心理、言行，自覺地認(rèn)識、評價和調(diào)節(jié)其心理狀態(tài)，稱作秘書的角色意識。當(dāng)秘書在現(xiàn)實的工作場景中，這種意識是不難產(chǎn)生的。但當(dāng)秘書處于非工作情境中，如秘書出差在外、參加社會活動、與某些對象發(fā)生尖銳沖突時，就有可能出現(xiàn)與秘書角色不符合的言行。一個秘書只有經(jīng)常保持明晰的角色意識，始終不忘社會、組織、領(lǐng)導(dǎo)及群眾對秘書角色的期待，才能形成良好的心理品質(zhì)。第28頁/共32頁二、涉外秘書的心理加強修養(yǎng)重點是加強道德品質(zhì)的修養(yǎng)，有以下途徑：1、樹立正確的人生觀、價值觀2、培養(yǎng)良好的行為習(xí)慣3、學(xué)習(xí)榜樣，自我激勵第29頁/共32頁二、涉外秘書的心理實踐總結(jié)“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行?！币粋€秘書工作者清晰