機械廠采購管理程序采購操作步驟和方法采購工作制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔濮陽市信宇石油機械化工有限公司采購管理程序一、目的規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。二、范圍本程序適用于公司的原材料、外購成品件、服務(wù)、輔助材材、設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。三、職責3.1技術(shù)廠長負責提供所生產(chǎn)設(shè)備單臺用料清單；3.2各廠長負責其主管部門的原輔材料申報；3.3庫房負責原輔材料申報申請單與庫房的材料的出入；3.4總經(jīng)理負責采購申請單的批準；3.5采購副廠長負責合格供方的考核并負責物料采購；3.6質(zhì)檢部配合采購副總做好采購物質(zhì)符合性工作。四、術(shù)語4.1供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。4.2合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。五、程序5.1當生產(chǎn)任務(wù)下達時，技術(shù)部應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)需要排出單臺原輔材料清單，并及時送達車間、庫房；5.2生產(chǎn)廠長根據(jù)單臺原輔材料清單及車間現(xiàn)場已有材料，向庫房遞交該批生產(chǎn)計劃原輔材料報料清單（一式二聯(lián)），并存檔；5.3庫房接到原輔材料報料清單后，清點庫房現(xiàn)有原輔材料；5.4庫房保管員依據(jù)該批生產(chǎn)計劃的原輔材料報料清單，扣除庫房現(xiàn)有原輔材料，由庫房保管員填寫采購申清單（一式三聯(lián)）；5.5庫房主管認真審采購申清單后，送總經(jīng)理批準；并及時通知采購副廠長；并及時存檔；5.6當采購副廠長接到采購申清單后，應(yīng)及時組織詢價或招標工作；生產(chǎn)計劃生產(chǎn)計劃生產(chǎn)廠長制定報料單庫房主管做采購申請單選定合格供應(yīng)商采購申請單送采購副廠長庫房主管核對報料單生產(chǎn)廠長制定報料單庫房主管做采購申請單選定合格供應(yīng)商采購申請單送采購副廠長庫房主管核對報料單單臺需求料單單臺需求料單采購申請單送總經(jīng)理批準采購申請單送總經(jīng)理批準完成采購?fù)瓿刹少?.6.1應(yīng)優(yōu)先選擇經(jīng)公司評定的合格供應(yīng)商作采購供應(yīng)商；5.6.2采購副廠長在接到公司下達的物資計劃采購、各加急請購的任務(wù)后，分析物品的市場品種，確定采購方式。主要包括現(xiàn)付采購方式、月結(jié)付款采購方式和簽訂合約采購方式三種。5.6.2.1現(xiàn)付采購方式：即采購物資時現(xiàn)場付款并獲取付款發(fā)票、收據(jù)作為物資入庫、報賬的依據(jù)。該方式主要用于對低值零星物資的采購。如清潔用具、娛樂設(shè)施消耗品、零星工程用料、五金工具及配件等。具體采購流程如下：（1）詢價、比價、議價：供應(yīng)部在確定物資為現(xiàn)付采購方式后，對已掌握供應(yīng)信息的物資，進行電話詢價；對一些比較少用未掌握供應(yīng)信息的物資，則到市場中尋找，現(xiàn)場詢價。遵循質(zhì)量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由供應(yīng)部進行詢價、比價統(tǒng)計。（2）申請采購款方式：物資采購申請采購款方式主要有兩種：一是進行計劃預(yù)支，主要適用于采購計劃；二是按照借款規(guī)定借款采購，主要適用于月內(nèi)加急請購物資，公司對借款權(quán)限作了明確規(guī)定，購買物資借款超過1000元的，需提交給總經(jīng)理審批。（3）選定、采購：通過議價后，選定采購供應(yīng)商，申請采購款款工作完成后，安排出車采購。在采購物品的同時需現(xiàn)場獲取款額發(fā)票或收據(jù)，作為物品入庫辦理的依據(jù)。（4）入庫辦理：物資采購回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票或收據(jù)一起拿到財務(wù)倉庫辦理入庫，嚴格按入庫程序辦理入庫。（5）報銷程序：完成入庫辦理工作后，在5天內(nèi)，填寫并粘貼相應(yīng)的票據(jù)，按照公司的規(guī)定填寫進行賬務(wù)報銷。（6）采購統(tǒng)計管理：采購副廠長執(zhí)行公司物資的采購職能，需確保采購工作的有序、高效地進行，采購副廠長應(yīng)對每一項物資采購的完成情況進行統(tǒng)計、跟進和匯總。5.6.2.2月結(jié)付款采購方式：公司與相應(yīng)物資的供應(yīng)商建立長期合作的方式，采購的物資到月末時進行對賬、開具發(fā)票、付款結(jié)算。該方式主要用于對公司生產(chǎn)經(jīng)營常用、易耗、數(shù)量大物資的采購。如生產(chǎn)易耗設(shè)備、五金備件、勞護用品、辦公耗材、電腦及配件等。具體采購流程如下：（1）詢價、比價、議價：供應(yīng)部在日常的采購工作中，要時常分析供應(yīng)商的產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨能力、銷售業(yè)績、售后服務(wù)等情況，選定長期合作的月結(jié)付款采購供應(yīng)商。接到采購任務(wù)，在確定物資為月結(jié)付款采購方式后，選取相應(yīng)的月結(jié)付款供應(yīng)商，進行電話詢價；遵循質(zhì)量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由供應(yīng)部進行詢價、比價統(tǒng)計。（2）選定、采購：供應(yīng)部通過議價后，選定采購供應(yīng)商，按計劃安排出車采購。在采購物品的同時需現(xiàn)場獲取對賬單（對賬單需采購經(jīng)手人簽名確認），作為物品入庫辦理的依據(jù)。（3）入庫辦理：物資采購回公司后，隨同相應(yīng)物資對賬單一起拿到財務(wù)倉庫辦理入庫，物資采購回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票或收據(jù)一起拿到財務(wù)倉庫辦理入庫，嚴格按入庫程序辦理入庫。（4）賬目統(tǒng)計管理：采購副廠長需將月結(jié)付款采購的物資進行賬目統(tǒng)計和分類匯總，并分類整理好對賬單、入庫單，交財務(wù)部月末與供應(yīng)商對賬結(jié)算用。5.6.2.3簽訂合同采購方式：即與供應(yīng)商以簽訂合同的方式進行物資購買。該方式主要用于質(zhì)量要求高、價值高的物資的采購。如大型生產(chǎn)設(shè)備、原材料、高額資產(chǎn)等。具體采購流程如下：（1）詢價、比價、議價：供應(yīng)部在確定物資為簽訂合同采購方式后，通過查詢以往購銷合同、網(wǎng)上查詢、人際關(guān)系網(wǎng)了解等方式尋找供應(yīng)商。遵循質(zhì)量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。通常由供應(yīng)部、副總經(jīng)理一起尋找供應(yīng)商，進行詢價、比價和議價，并起擬產(chǎn)品購銷合同，合同需明確產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標準、保修期限、付款方式、糾紛處理等問題。完成后提交總經(jīng)理審批、打印和簽訂，合同簽訂好后遞交復(fù)印件給供應(yīng)部和財務(wù)部，作為采購和付款的依據(jù)。（2）付款方式：按照合同約定的支付方式，由采購副廠長填寫支付證明單交給財務(wù)部，然后交總經(jīng)理審批，再交給財務(wù)部付款。（3）入庫辦理：供應(yīng)部將物資采購回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票一起拿到財務(wù)倉庫辦理入庫，嚴格按入庫程序辦理入庫。（4）采購統(tǒng)計管理：采購副廠長執(zhí)行公司所有物資的采購職能，需確保采購工作的有序、高效地進行，采購副廠對每一項物資采購的完成情況進行完成情況的統(tǒng)計、跟進和匯總。6相關(guān)文件（1）入庫管理程序（2）合格供應(yīng)商評定程序7相關(guān)記錄（1）生產(chǎn)計劃（2）原輔材料報料清單（3）采購申請單（4）采購合同評審表精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔原材料采購流程一、各類物品采購工作流程1、倉庫補倉物品的采購工作流程：倉庫的各種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議?！恫少徤暾垎巍反_定后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認，并注明預(yù)計到貨時間。大批量長期訂單經(jīng)采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批，經(jīng)批準后，采購部立即組織實施，要求在預(yù)計的時間內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明情況。2、部門新增物品的采購工作流程：部門欲添置新物品，部門負責人或工廠應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按“采購申請單”?nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施.3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）最近一次訂貨單價；（3）最近一次訂貨數(shù)量；（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按公司采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準后，組織采購。4、鮮活食品凍品的采購工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。5、燃料的采購工作流程：采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按公司采購審批程序辦理，并組織實施。6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面),且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫存數(shù)量；（3）最近一次訂貨單價；（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅础安少徤暾垎巍眱?nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施.二、采購工作流程規(guī)范事項1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復(fù)核后送董事。2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。4、邀請供應(yīng)商報價。三、貨比三家工作流程每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。公司采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標準及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進工作1、采購訂單的跟催當訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。2、采購訂單取消（1）公司取消訂單：如因某種原因，公司需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單：如因某種原因，供應(yīng)商取消了公司已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障公司利益，供應(yīng)商必須賠償公司人力、時間及其他經(jīng)濟損失。3.違反合同：合同上應(yīng)載明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。4.檔案儲存：所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每