電子文歸檔與管理件

電子文歸檔與管理件第1頁(yè)/共69頁(yè)檔案載體的演變金石檔案，指的是以金石為載體，以文字和圖畫(huà)書(shū)史紀(jì)事的，并且在歷史研究中能起到檔案的憑證和參考作用的金文、刻石，碑刻、墓志、經(jīng)幢等。

2、金石檔案第2頁(yè)/共69頁(yè)檔案載體的演變我國(guó)古代以竹木為載體的公私文書(shū)，最早約產(chǎn)生于先秦，多用來(lái)書(shū)寫(xiě)契約、

醫(yī)方、歷譜、過(guò)所(通行證)、書(shū)信等。

3、簡(jiǎn)牘檔案第3頁(yè)/共69頁(yè)檔案載體的演變中國(guó)古代以絲織物為載體的公私文書(shū)稱為縑帛檔案?？V帛作為書(shū)寫(xiě)載體材料最早出現(xiàn)于戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，多用來(lái)繪制輿圖、畫(huà)像和抄寫(xiě)經(jīng)典文章。

4、縑帛檔案第4頁(yè)/共69頁(yè)檔案載體的演變紙張的發(fā)明和造紙術(shù)的改進(jìn)，給中國(guó)乃至世界的檔案載體演變帶來(lái)了一次巨大革命。它改變了簡(jiǎn)牘笨重不易書(shū)寫(xiě)，縑帛昂貴的局面，使文字的使用變得簡(jiǎn)便易行。到了三四世紀(jì)，基本取代縑帛，成為最主要的書(shū)寫(xiě)材料，一直使用至今。5、紙質(zhì)檔案第5頁(yè)/共69頁(yè)檔案載體的演變聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式，相對(duì)于紙質(zhì)檔案更加直觀形象，同時(shí)也是其他載體檔案的必要補(bǔ)充。6、聲像檔案第6頁(yè)/共69頁(yè)檔案載體的演變電子檔案的出現(xiàn)，是檔案載體最劇烈的一次變革。它具有節(jié)省資源、便于查找利用等特點(diǎn)，能夠極大提高工作效率，已逐漸成為了信息資源的主要載體和表現(xiàn)形式。

7、電子檔案第7頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的收集與鑒定目錄電子文件概述電子文件的歸檔與整理1234歸檔電子文件的保管與利用第8頁(yè)/共69頁(yè)第一部分

電子文件概述第9頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的定義

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。－－GB/T18894-2002

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》物理屬性：數(shù)字代碼內(nèi)容屬性：“數(shù)字信息”和“文件”的交集第10頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的構(gòu)成要素內(nèi)容背景信息結(jié)構(gòu)文件中所表達(dá)的對(duì)象，包含了表達(dá)作者意圖的信息。生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。

結(jié)構(gòu)信息是指文件內(nèi)容信息所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式。內(nèi)包括文件形成者形成的文字、數(shù)字、圖像、聲音等。

第11頁(yè)/共69頁(yè)第12頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的構(gòu)成要素內(nèi)容背景信息結(jié)構(gòu)文件中所表達(dá)的對(duì)象，包含了表達(dá)作者意圖的信息。生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。

結(jié)構(gòu)信息是指文件內(nèi)容信息所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式。內(nèi)（1）文件的形成機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)責(zé)任人；（2）文件的形成時(shí)間；（3）曾與文件有過(guò)關(guān)系的文件產(chǎn)生與保存系統(tǒng)；（4）該文件與其它文件和資料間的關(guān)系；（5）對(duì)該文件有影響的法律、協(xié)議、程序、計(jì)劃、條件等。

第13頁(yè)/共69頁(yè)這份文件是誰(shuí)起草？誰(shuí)參與辦理過(guò)程？做過(guò)什么樣的修改？在什么時(shí)間？…背景信息第14頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的構(gòu)成要素內(nèi)容背景信息結(jié)構(gòu)文件中所表達(dá)的對(duì)象，包含了表達(dá)作者意圖的信息。生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。

結(jié)構(gòu)信息是指文件內(nèi)容信息所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式。內(nèi)包括文字的段落安排，電子文件使用的代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式，以及載體、附件等方面的信息。第15頁(yè)/共69頁(yè)元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)：是指描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。主要功能：提供了對(duì)文件的全面描述；保障文件的真實(shí)性、完整性和可讀性；支持文件信息的組織和查詢，方便檔案信息資源的聚類管理和深度開(kāi)發(fā)；支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集成與優(yōu)化。支持系統(tǒng)間的互操作性。第16頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的特點(diǎn)存儲(chǔ)載體的多樣性和高密度性電子文件的存儲(chǔ)載體有光盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶等多種形式，且這些存儲(chǔ)載體具有容量大、體積小、信息存儲(chǔ)高密度性的優(yōu)勢(shì)。

信息的非直讀性及系統(tǒng)依賴性電子文件采用的是數(shù)字編碼，只有借助特定的讀取設(shè)備和程序解碼后，才能轉(zhuǎn)換成我們可以識(shí)別的信息。信息與載體的可分離性電子文件的信息不具有固定的物理位置，可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)化，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。

信息的共享性同一份電子檔案可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)的多人同時(shí)查詢利用，大大提高了檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。第17頁(yè)/共69頁(yè)磁記錄文件光記錄文件

以各種數(shù)碼磁帶、磁盤(pán)、記憶磁芯、磁泡、磁卡、磁鼓等為載體的文件。電子文件的種類

以新型載體和新記錄方式形成的文件，如光盤(pán)。正在發(fā)展，新的種類還將產(chǎn)生。按電子文件載體劃分第18頁(yè)/共69頁(yè)Text文本文件ImageGraphic電子文件的種類圖像文件圖形文件Video影像文件聲音文件程序文件數(shù)據(jù)文件按電子文件的格式劃分AudioHypermedia

（O）ProgramData超媒體鏈結(jié)文件第19頁(yè)/共69頁(yè)

文本文件使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。

兩種歸檔模式。一種是采用數(shù)字文本存檔，另一種是采用結(jié)構(gòu)化（圖像）文本存檔。第20頁(yè)/共69頁(yè)

圖像文件使用數(shù)字設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等）采集或制作的畫(huà)面。

通常分辨率（像素）與文件大小成正比，不同格式的圖像文件不能任意交換使用，不同格式的圖像文件可以轉(zhuǎn)換。

常見(jiàn)的圖像文件有JPG/JGEG文件、TGA文件、BMP文件、GIF和TIFF等。

第21頁(yè)/共69頁(yè)

圖形文件根據(jù)一定的算法規(guī)則繪制的圖表、曲線圖等。

各行業(yè)所使用的圖形文件格式存在各自的專業(yè)性。

常見(jiàn)的圖形文件dwg、dgn、gif、tiff、png、dxb、dxf、eps等。

第22頁(yè)/共69頁(yè)

影像文件用數(shù)字視頻捕獲設(shè)備錄入數(shù)字影像或用動(dòng)畫(huà)軟件生成的二維、三維動(dòng)畫(huà)等動(dòng)態(tài)畫(huà)面。

影像文件有不同的格式和標(biāo)準(zhǔn)，播放時(shí)需使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

常見(jiàn)的影像文件有MPEG1（VCD）、MPEG2（DVD）、MPEG4[流媒體視頻文件（如視頻點(diǎn)播）]等視頻文件。

第23頁(yè)/共69頁(yè)

聲音文件用數(shù)字音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。

數(shù)字音頻的編碼方式就是數(shù)字音頻格式，我們所使用的不同的數(shù)字音頻設(shè)備一般都對(duì)應(yīng)著不同的音頻文件格式。

常見(jiàn)的音頻文件有MIDI、MP3、WAV、WMA、RA、RAM、AIFF等。

第24頁(yè)/共69頁(yè)

超媒體鏈結(jié)文件應(yīng)用于交互環(huán)境中的多媒體組合文件。

超媒體＝超文本＋多媒體。

在web網(wǎng)頁(yè)所顯示的文件中，對(duì)有關(guān)詞匯所做的索引能夠指向另一個(gè)文件。第25頁(yè)/共69頁(yè)

程序文件為處理某種事務(wù)編寫(xiě)的計(jì)算機(jī)程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件（系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件或游戲軟件）。

機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)（自主開(kāi)發(fā)、委托開(kāi)發(fā)、購(gòu)買(mǎi)）應(yīng)用軟件必須歸檔。

常見(jiàn)的程序文件有EXE文件等。

第26頁(yè)/共69頁(yè)

數(shù)據(jù)文件以數(shù)據(jù)表格和數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的具有文件屬性的記錄。

數(shù)據(jù)庫(kù)也是一種常見(jiàn)的電子文件的形式。常見(jiàn)的數(shù)據(jù)文件有DAT文件等。

第27頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的管理原則電子文件的管理核心

——必須確保真實(shí)、完整、有效和安全。真實(shí)性

電子文件的內(nèi)容經(jīng)過(guò)傳輸、壓縮、格式轉(zhuǎn)換等處理后依然保持不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。電子文件的內(nèi)容包括全文信息和元數(shù)據(jù)。完整性

包括兩層含義，即電子文件內(nèi)容的完整性和電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性。電子文件內(nèi)容的完整性指的是電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)無(wú)缺失，電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性指的是可供電子文件讀取使用的計(jì)算機(jī)軟件和硬件裝配正確且無(wú)缺損。有效性

指電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)可以正確讀取和展示，包括數(shù)據(jù)的可識(shí)別性、存儲(chǔ)環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。安全性

指電子文件生成、傳輸、存儲(chǔ)和備份的可信賴環(huán)境，確保電子文件在傳輸、存儲(chǔ)和遷移的過(guò)程中不會(huì)遭受刪除、篡改和破壞，且不會(huì)被非授權(quán)獲取。第28頁(yè)/共69頁(yè)第二部分

電子文件的收集與鑒定第29頁(yè)/共69頁(yè)電子文件收集積累的要求1、在以電子文件歸檔為主時(shí)，應(yīng)收集電子文件的定稿，以及反映重要文件主要修改過(guò)程和辦理情況的電子文件；在以紙質(zhì)文件歸檔為主時(shí)，可根據(jù)需要收集紙質(zhì)文件的對(duì)應(yīng)電子稿。2、當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。3、對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)及時(shí)捕獲并集中存儲(chǔ)安全的環(huán)境中。第30頁(yè)/共69頁(yè)電子文件收集積累的要求5、電子文件的格式應(yīng)該統(tǒng)一。

第31頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的登記1、電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。

2、電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存。

3、永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。第32頁(yè)/共69頁(yè)文本文件XML、TXT、RTF表格文件XLS圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP3文件記錄第33頁(yè)/共69頁(yè)草稿性文件M；非正式文件U；正式文件F；文本文件：T；圖像文件：I；圖形文件：G；影像文件：V；聲音文件：A；程序文件：P；超媒體鏈結(jié)文件：O；數(shù)據(jù)文件：D；

第34頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的鑒定內(nèi)容鑒定——確定歸檔范圍和劃定保管期限。技術(shù)鑒定——真實(shí)性鑒定、完整性鑒定、有效性鑒定

電子文件的鑒定，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。第35頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的歸檔范圍

電子公文參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限?！峨娮庸臍w檔管理暫行辦法》

電子文件的歸檔范圍的制定，應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，同時(shí)應(yīng)結(jié)合本單位信息化實(shí)際，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋的各類業(yè)務(wù)文件盡量納入歸檔范圍，并將反映電子文件背景、結(jié)構(gòu)信息的公文處理單、日志文件或目錄信息都列入歸檔范圍，使其與主文件一并歸檔。

第36頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的歸檔范圍在行使本機(jī)構(gòu)職能以及行政管理、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種文本文件；

利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造、檢測(cè)、仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)形成的具有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等；為保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性而收集的各種支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件，以及相關(guān)的數(shù)據(jù)、配套的文檔資料。

本機(jī)構(gòu)制作的各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形庫(kù)、方法庫(kù)等。第37頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的技術(shù)鑒定真實(shí)性鑒定認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的。電子文件的真實(shí)性問(wèn)題主要是由電子文件對(duì)軟硬件環(huán)境的依賴性所造成的。完整性鑒定各要素是否齊全；各要素集成是否有效。有效性鑒定讀取必需的形成環(huán)境是否同時(shí)采集；信息存儲(chǔ)格式是否符合歸檔要求；文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號(hào)等元數(shù)據(jù)是否正確；指定的環(huán)境平臺(tái)上能否準(zhǔn)確讀出電子文件。第38頁(yè)/共69頁(yè)第三部分

電子文件的歸檔與整理第39頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的歸檔原則“雙軌制”管理原則——

即紙質(zhì)檔案和電子檔案在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，兩種版本的文件隨業(yè)務(wù)流程同步運(yùn)轉(zhuǎn)。第40頁(yè)/共69頁(yè)紙質(zhì)檔案電子檔案優(yōu)點(diǎn)：真實(shí)、可靠、穩(wěn)定,法律地位確定。缺點(diǎn)：歸檔流程復(fù)雜、工作效率低；具有信息的獨(dú)占性，信息容量小，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源共享；占用空間大、管理檢索不便，管理手段相對(duì)落后。優(yōu)點(diǎn)：體質(zhì)小、信息量大、利用便捷、可資源共享。缺點(diǎn)：不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中泄露;內(nèi)容易被篡改,無(wú)法識(shí)別;不具備確定的法律地位;對(duì)軟硬件依賴大;壽命短,其影像記錄的穩(wěn)定期限不長(zhǎng)。“雙軌制”管理原則第41頁(yè)/共69頁(yè)檔案管理系統(tǒng)檔案形成部門(mén)檔案部門(mén)形成部門(mén)檔案部門(mén)1234賦予文件以歸檔標(biāo)識(shí)將歸檔信息提示給檔案部門(mén)給歸檔文件加上檔案管理信息并存入數(shù)據(jù)庫(kù)《歸檔電子文件登記表》簽字并保存邏輯歸檔：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程?！獙?shí)際上是權(quán)限的交接，歸檔后文件位置保持不變。

電子文件的歸檔方式和過(guò)程第42頁(yè)/共69頁(yè)檔案形成部門(mén)檔案管理系統(tǒng)檔案部門(mén)移交雙方1234提供《歸檔電子文件登記表》清點(diǎn)歸檔材料，對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收。確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全。《歸檔電子文件登記表》《歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表》《電子檔案接收檢驗(yàn)登記表》物理歸檔：把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程?！憩F(xiàn)為文件保存位置的改變和集中，可以實(shí)現(xiàn)載體的集中管理，保證電子文件的安全性。

電子文件的歸檔方式和過(guò)程第43頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔指電子文件形成后即刻歸檔；定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間之后再向檔案部門(mén)移交；邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔可以定期進(jìn)行。第44頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的歸檔載體光盤(pán)硬磁盤(pán)磁帶第45頁(yè)/共69頁(yè)電子文件的歸檔載體選擇存儲(chǔ)載體的優(yōu)先順序：只讀光盤(pán)一次寫(xiě)光盤(pán)磁帶可擦寫(xiě)光盤(pán)硬盤(pán)高低優(yōu)先級(jí)第46頁(yè)/共69頁(yè)電子檔案的備份把電子檔案集中拷貝到耐久性好的載體上，一式3套：一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存，對(duì)于加密文件，要在解密后再拷貝。第47頁(yè)/共69頁(yè)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)第48頁(yè)/共69頁(yè)載體編號(hào)形式及編寫(xiě)方法編號(hào)形式及編寫(xiě)方法如下：檔案大類類目號(hào)、一級(jí)類目號(hào)按檔案實(shí)體分類執(zhí)行，如需要可用到二級(jí)類目號(hào)。一級(jí)類目號(hào)指產(chǎn)品代號(hào)、課題代號(hào)以及建設(shè)項(xiàng)目代號(hào)等。電子文件類別代碼用字母表示：T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈結(jié)文件；P—程序文件；D--數(shù)據(jù)文件。套別指歸檔電子文件套號(hào)，用A表示封存保管；B表示查閱利用；C表示異地保管。第49頁(yè)/共69頁(yè)載體編號(hào)實(shí)例文書(shū)檔案某某機(jī)關(guān)2011年永久的文書(shū)檔案的電子文件。第50頁(yè)/共69頁(yè)載體編號(hào)實(shí)例基建檔案某某機(jī)關(guān)2011年基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的錄像電子文件。第51頁(yè)/共69頁(yè)光盤(pán)標(biāo)簽的填寫(xiě)歸檔光盤(pán)的標(biāo)簽歸檔電子文件刻錄光盤(pán)后，必須使用專門(mén)的“光盤(pán)標(biāo)簽筆”，即黑色油性軟筆在歸檔光盤(pán)的標(biāo)簽面寫(xiě)上光盤(pán)編號(hào)，歸檔光盤(pán)禁止使用粘貼標(biāo)簽。歸檔光盤(pán)盒的標(biāo)簽歸檔電子文件的存儲(chǔ)光盤(pán)盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽。標(biāo)簽上應(yīng)注明全宗號(hào)、年度、載體順序號(hào)、數(shù)據(jù)量、密級(jí)、保管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境、套別等。第52頁(yè)/共69頁(yè)光盤(pán)標(biāo)簽填寫(xiě)實(shí)例文書(shū)基建第53頁(yè)/共69頁(yè)光盤(pán)標(biāo)簽填寫(xiě)實(shí)例光盤(pán)封面光盤(pán)封底第54頁(yè)/共69頁(yè)光盤(pán)標(biāo)簽填寫(xiě)實(shí)例光盤(pán)盤(pán)面盒內(nèi)標(biāo)簽第55頁(yè)/共69頁(yè)歸檔電子文件的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、歸檔電子文件齊全完整2、歸檔電子文件真實(shí)有效3、歸檔電子文件格式規(guī)范4、電子文件歸檔范圍準(zhǔn)確5、電子文件分類合理6、電子文件排列有序7、電子文件編號(hào)科學(xué)8、電子文件著錄項(xiàng)目完整準(zhǔn)確9、建立電子文件機(jī)讀目錄第56頁(yè)/共69頁(yè)第四部分

歸檔電子文件的保管與利用第57頁(yè)/共69頁(yè)影響歸檔電子文件安全

保管的因素1、人為錯(cuò)誤2、自然災(zāi)害3、火災(zāi)4、失盜與人為破壞5、計(jì)算機(jī)病毒6、系統(tǒng)因素第58頁(yè)/共69頁(yè)歸檔電子文件的保管要求歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：1、歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2、單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。3、存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。4、環(huán)境溫度：17°C～20°C；5、相對(duì)濕度：35%～45%。第59頁(yè)/共69頁(yè)歸檔電子文件的保管要求每年檢查一次電子文件讀取、處理設(shè)備更新情況，并進(jìn)行登記。對(duì)磁性載體每2年、光盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。第60頁(yè)/共69頁(yè)第61頁(yè)/共69頁(yè)57GB/T《電子文件歸檔與管理規(guī)范》隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫(xiě)《歸檔電子文件遷移登記表》歸檔