公司檔案管理辦法(試行)

檔案管理方法（試行）第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等文件的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際狀況，特制定本方法。其次條

檔案工作是管理工作的組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法利益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作。公司檔案實(shí)行分級(jí)管理原則。第三條公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)具有利用和保存價(jià)值的各種文件材料（包括不同的載體形式）。第四條本方法適用于公司所屬各部門（單位）。其次章檔案管理體制第五條檔案管理工作涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)，涉及黨、政、群各個(gè)部門，公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作安排，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和年度安排，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。第六條公司總經(jīng)理工作部歸口管理公司檔案工作，職責(zé)如下：（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全公司各項(xiàng)檔案管理制度。（二）對(duì)公司所屬各單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。（三）公司檔案管理員依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案。（四）負(fù)責(zé)公司檔案資格、評(píng)優(yōu)等方面工作的申報(bào)。（五）檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，仔細(xì)細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。第七條公司所屬各部門（單位）范圍內(nèi)的檔案管理工作，職責(zé)如下：（一）參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好檔案管理工作。（二）負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管本部門或本單位的檔案資料。第八條公司所屬各部門（單位）要配備?；蚣媛殭n案工作人員，負(fù)責(zé)本部門形成的應(yīng)歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。第九條檔案工作人員應(yīng)仔細(xì)貫徹國家檔案工作法律、法規(guī)，健全企業(yè)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。遵紀(jì)遵守法律，忠于職守，具備相應(yīng)的檔案專業(yè)學(xué)問和業(yè)務(wù)實(shí)力，熟識(shí)和了解企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)。第十條檔案部門的主要責(zé)任人應(yīng)具備中級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的水平和工作實(shí)力。第三章歸檔范圍和歸檔要求第十一條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔范圍。上級(jí)企業(yè)文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）上級(jí)企業(yè)召開的須要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料。（二）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特別保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。（三）代上級(jí)企業(yè)草擬并被采納為文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。第十二條公司文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。（二）公司的請(qǐng)示與上級(jí)企業(yè)的批復(fù)文件，公司基層單位報(bào)給公司的請(qǐng)示與批復(fù)文件。（三）公司及各部門的工作安排、總結(jié)、報(bào)告。（四）公司召開的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料。（五）公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料。（六）公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本。（七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如投資項(xiàng)目、設(shè)備購買、貿(mào)易、重大課題、信貸、租賃等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等。（八）公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）。（九）公司及各部門(單位)成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料。（十）公司及各基層單位制定的規(guī)章制度等。（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事務(wù)的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)嘉獎(jiǎng)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。（十二）公司編印的公司要聞、簡報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。（十三）公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料。（十四）公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表。（十五）公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根。（十六）公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、安排、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝⒙曄癫牧?、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等。（十七）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料。（十八）公司或部門與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。（十九）公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。（二十）公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。第十三條不歸檔文件材料的范圍（一）上級(jí)企業(yè)的文件材料1．上級(jí)企業(yè)任免、獎(jiǎng)懲非本企業(yè)工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；2．上級(jí)企業(yè)發(fā)來供工作參考的抄件；3．上級(jí)企業(yè)征求看法的未定稿文件。（二）本企業(yè)的文件材料1．重份文件；2．無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；3．未經(jīng)會(huì)議探討、領(lǐng)導(dǎo)批閱、簽發(fā)和未生效的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要制度性文件，定稿除外），打印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最終定稿除外）；4．從正式文件、電子郵件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；5．無特別保存價(jià)值的信封或信件，一般性表態(tài)，詢問一般性問題，提出一般性建議或看法的人民來信；6．各部門相互抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；7．本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外企業(yè)職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料；8．為參考目的從各方面收集的文件材料。（三）同級(jí)企業(yè)和非隸屬企業(yè)的文件材料1．參與非主管企業(yè)召開的會(huì)議不須要貫徹執(zhí)行和無參考價(jià)值的文件材料；2．非隸屬企業(yè)抄送的不須要辦理的文件材料。第十四條對(duì)歸檔文件材料的基本要求（一）歸檔的文件材料必需完整、系統(tǒng)、精確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備。（二）歸檔的文件材料應(yīng)為原件。（三）重要的電子文件，應(yīng)另外形成紙質(zhì)文件材料歸檔保存。歸檔的文件材料如不符合上述要求，檔案室有權(quán)要求有關(guān)人員進(jìn)行重新整理和補(bǔ)充。第十五條對(duì)歸檔文件的質(zhì)量要求（一）歸檔文件應(yīng)全面系統(tǒng)地反應(yīng)本單位的歷史面貌。（二）一份文件、一個(gè)事由其內(nèi)容完整無缺，已破損的文件予以托被、修復(fù)。（三）應(yīng)永久、長期保存的文件，如用易于退變的材料書寫，要予以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。（四）整理歸檔文件材料所運(yùn)用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案愛護(hù)要求。第四章文書歸檔文件材料的整理方法第十六條本章所稱歸檔文件專指文書歸檔文件。（一）歸檔文件：本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。（二）件：歸檔文件整理的單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，簽報(bào)及有領(lǐng)導(dǎo)批示或有處理結(jié)果的文件處理單為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，動(dòng)態(tài)信息，簡報(bào)等材料一期為一件，來文與復(fù)文可為一件。（三）歸檔文件整理：將歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之成為有序化的過程。第十七條整理方法（一）分類：將歸檔文件按某些特征分別歸類。歸檔文件的分類依據(jù)年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類，并保持分類方案的穩(wěn)定。凡內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較健全、職責(zé)分工比較明確的，采納年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法；內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較簡潔或職能交叉不便于按機(jī)構(gòu)分類的，采納年度—問題—保管期限分類法。一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)采納統(tǒng)一的分類方案。按年度分類：將歸檔文件按其形成的年度分類。對(duì)安排、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)等歸入文件簽發(fā)的年度；請(qǐng)示與批復(fù)等來往文件，歸入文件的批復(fù)（有結(jié)果）年度；跨年度形成的文件材料，如專項(xiàng)工作、專案、多年的統(tǒng)計(jì)表，歸入事項(xiàng)的辦結(jié)年度；會(huì)議文件歸入閉幕年度。按機(jī)構(gòu)分類：將歸檔文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)分類。涉及部門形成的歸檔文件，歸入承辦部門或綜合部門。按問題分類：將歸檔文件按其內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類。按保管期限分類：將歸檔文件按劃定的保管期限分類。（二）排列：歸檔文件以件為單位，依據(jù)事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；不同文字的文本，無特別規(guī)定的，中文本在前，其他文本在后。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物、簡報(bào)、處理信訪及審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察案件形成的材料要分別集中排列。（三）裝訂：歸檔文件要按件裝訂。采納左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊；采納左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。（四）編號(hào)：歸檔文件要逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，文件首頁無法加蓋歸檔章的要另外附空白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔章。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、類別、頁數(shù)等項(xiàng)。1.全宗號(hào)：公司給立檔編制的代號(hào)。2.年度：文件形成年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2003。3.保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。即永久、長期、短期。4.類別：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.件號(hào)：歸檔文件的排列依次號(hào)。在同一年度、同一類別內(nèi)，按保管期限分別從“1”起先編制依次號(hào)。6.頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。（五）編目：歸檔文件依據(jù)分類方案和件號(hào)依次編制歸檔文件書目。1.歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件書目設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等項(xiàng)目。多家單位聯(lián)合發(fā)文的，只對(duì)本單位的編目，無本單位的只對(duì)第一責(zé)任者編目。1）件號(hào)：填寫歸檔文件的排列依次號(hào)。2）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。3）題名：文件標(biāo)題。沒有題名或題名不能客觀反映文件內(nèi)容的，要自擬題名，題名字?jǐn)?shù)不宜超過50個(gè)字，自擬題名外加“[]”號(hào)。會(huì)議記錄需重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。4）日期：文件的成文日期。以八位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，“月”、“日”是一位數(shù)的在一位數(shù)前面加“0”,如“19990802”。5）頁數(shù)：登記每一件歸檔文件的實(shí)際頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。6）備注：注釋文件須要說明的狀況。2.歸檔文件書目用紙幅面尺寸采納國際標(biāo)準(zhǔn)A4型297mm×210mm〈長×寬〉。3.歸檔文件書目按年度裝訂成冊(cè)，并編制封面。歸檔文件書目封面設(shè)置全宗名稱、年度等項(xiàng)目。全宗名稱即立檔的名稱，應(yīng)運(yùn)用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件書目要編制書目索引，置于書目前面，其內(nèi)容包括：類別、保管期限、起止件號(hào)、所在頁數(shù)、備注等項(xiàng)。（六）裝盒：將歸檔文件按件號(hào)依次轉(zhuǎn)入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等項(xiàng)目。1.檔案盒：外型尺寸為310mm×220mm〈長×寬〉，盒脊厚度可以依據(jù)須要分別設(shè)置為20mm、30mm、40mm。2.檔案盒盒脊設(shè)置全宗名稱（選擇項(xiàng)）、全宗號(hào)、年度、保管、期限、類別、起止件號(hào)、盒號(hào)。起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最終一文件的件號(hào)，中間用“—”好連接。盒號(hào)為檔案盒的排列依次號(hào)。3.檔案盒采納337克以上無酸紙制作。（七）歸檔文件整理說明：歸檔文件整理完畢，應(yīng)按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”。主要說明分類方案、年度歸檔文件的總數(shù)量、不同類別與保管期限歸檔文件的數(shù)量，該年度歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等狀況，并填寫各類歸檔文件的整理人、檢查人?！澳甓葰w檔文件整理說明”填寫完畢后置于歸檔文件書目冊(cè)封面后，同時(shí)放入全宗盒中。1.整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。2.檢查人：負(fù)責(zé)監(jiān)察歸檔文件整理之類的人員姓名。第五章檔案的分類管理第十八條選擇對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理的分類方法，要符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。公司依據(jù)年度—機(jī)構(gòu)—保管期限的分類方法進(jìn)行分類。聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，可采納與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一分類編號(hào)的方法。第十九條文書檔案實(shí)施國家檔案局的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）。其次十條在工作中形成的電子文件，依據(jù)實(shí)際狀況做好歸檔的統(tǒng)一管理。其次十一條檔案的編目與編制檢索工具（一）公司檔案部門編制檔案總書目、檔案分類書目、文圖書目和專題書目。（二）依據(jù)實(shí)際須要編制檢索工具，并進(jìn)行檔案著錄工作，著錄方案依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。第五章檔案保管其次十二條接收檔案要仔細(xì)驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。其次十三條存放檔案要有專用柜，排架方法要科學(xué)和便于利用。其次十四條已經(jīng)歸檔的文件材料不得修改，底圖除外。修改后的地圖入庫要仔細(xì)檢查修改、補(bǔ)充狀況，底圖存放以平方為宜。其次十五條存放膠片、照片、磁帶等要用特制的硫酸紙底片袋、密封盒和影集等，按編號(hào)依次排列在膠片柜內(nèi)。其次十六條要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理、核對(duì)工作，做到帳、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要?jiǎng)偤眠M(jìn)行修復(fù)。庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明緣由并保存記錄。其次十七條檔案庫房的一般要求庫存檔案必需有特地的庫房，并具有良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等平安措施；檔案庫房溫度、濕度要符合國家有關(guān)的規(guī)定要求，制定《檔案庫房管理制度》。第六章圖紙的修改、補(bǔ)充其次十八條建立圖紙的修改、補(bǔ)充制度，詳細(xì)要求如下：（一）修改已歸檔的圖紙要有主管領(lǐng)導(dǎo)簽批的通知單。（二）修改內(nèi)容較少時(shí)，可干脆在圖面“杠改”或“刮改”，并在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”及在備考表中說明。（三）修改內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)另出新圖代替原圖紙作廢，圖紙列入原圖紙書目，并注明所代替的原圖圖號(hào)和在備考表中說明，廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào)，依據(jù)須要另行保管。（四）已歸檔圖紙作廢并由新圖代替時(shí)，應(yīng)重新編制保管，并且注明原保管編號(hào)和在備考表中說明；管作廢圖紙標(biāo)注新保管的編號(hào)后，依據(jù)須要另行保管。第七章檔案鑒定與銷毀其次十九條檔案保管期限一般為分永久、長期（16-50年）和短期（15年以下）三種。確定保管期限的原則是：（一）有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。（二）在肯定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。（三）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長。第三十條保管期限的日常鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，對(duì)新入庫的檔案應(yīng)正確劃分保管期限。第三十一條庫存檔案的定期鑒定由鑒定小組進(jìn)行，鑒定間隔時(shí)間由各單位依據(jù)實(shí)際確定。公司成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)定期組織庫存檔案的鑒定工作。對(duì)已到保管期限和超過保管期限的檔案進(jìn)行干脆鑒定，寫出鑒定報(bào)告，在保管備考表中注明鑒定看法，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并注明鑒定日期。第三十二條銷毀檔案必需嚴(yán)格、肅穆、慎重。銷毀前要編制清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。第八章檔案統(tǒng)計(jì)第三十三條檔案統(tǒng)計(jì)主要包括檔案管理基本狀況統(tǒng)計(jì)、檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案供應(yīng)利用及利用效果的統(tǒng)計(jì)等。第三十四條檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)做到精確牢靠。第九章檔案管理現(xiàn)代化第三十五條檔案管理現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組成部分，應(yīng)列入各單位現(xiàn)代化管理整體安排，統(tǒng)籌考慮，同步發(fā)展。第三十六條檔案管理部門要借鑒現(xiàn)代化管理方法，逐步應(yīng)用以電子計(jì)算機(jī)為主，包括先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通信設(shè)施和辦公自動(dòng)化等在內(nèi)的現(xiàn)代化管理手段。在有條件的狀況下，由公司開發(fā)并舉薦較成熟的檔案管理軟件，使檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避開檔案信