師范大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法模版

師范大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了貫徹黨的教育方針，加強(qiáng)對學(xué)生的思想教育，進(jìn)一步推進(jìn)我校學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中組部、人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行辦法》以及《**省人才流動(dòng)管理暫行條例》和其他有關(guān)學(xué)生管理工作的政策規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本辦法。第二條學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記述和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的，以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。第三條學(xué)生檔案是用人單位全面了解和選拔使用人才的重要依據(jù)，是高校檔案的重要組成部分。

第四條學(xué)生檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，確保學(xué)生人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全，有利于學(xué)生人事檔案的利用。

第五條學(xué)生工作處負(fù)責(zé)管理國家計(jì)劃招收的全校普通高等教育學(xué)生檔案，各院系及有關(guān)黨政管理部門協(xié)助學(xué)生工作處，根據(jù)統(tǒng)一要求，及時(shí)做好材料收集整理、核實(shí)充實(shí)工作。

第六條學(xué)生檔案工作應(yīng)納入學(xué)生工作處、研究生處、教務(wù)處、黨委組織部、團(tuán)委、校醫(yī)院等相關(guān)部門和各院系的管理制度和工作計(jì)劃，同時(shí)明確專人分工負(fù)責(zé)。學(xué)校對上述部門進(jìn)行考核時(shí)，學(xué)生檔案的管理情況作為一項(xiàng)重要內(nèi)容。

第二章材料的收集

第七條各院系及有關(guān)黨政管理部門要根據(jù)學(xué)校的統(tǒng)一部署，結(jié)合實(shí)際，制定切實(shí)可行的規(guī)章制度和責(zé)任制，積極做好學(xué)生檔案材料的匯總、整理工作。

第八條學(xué)生檔案材料的歸檔工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益，對所收集的材料，一定要做到規(guī)范齊全，準(zhǔn)確真實(shí)，簽署完備。

第九條根據(jù)學(xué)生檔案適應(yīng)國家人事工作需要的原則，在校期間學(xué)生檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容。

（一）招生材料：招生辦提供的招生錄取材料（包括高中學(xué)籍材料，如高中畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、高考報(bào)名登記表、高考體檢表等）；

（二）學(xué)習(xí)材料：教務(wù)處和研究生處提供的主修、選修、輔修等各科類成績單；

（三）學(xué)籍材料：教務(wù)處和研究生處提供的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、出國、死亡等材料證明；

（四）畢業(yè)材料：各院系和學(xué)生工作處、研究生處、校醫(yī)院、教務(wù)處等部門提供的畢業(yè)生登記表、學(xué)生體檢表、學(xué)位證明、畢業(yè)生就業(yè)通知書等材料；

（五）獎(jiǎng)勵(lì)材料：各院系和學(xué)生工作處提供的學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間獲得的校級以上表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種材料（如三好、優(yōu)干、優(yōu)畢、專項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金等評審證明材料）；

（六）處分材料：各院系、學(xué)生工作處、研究生處、保衛(wèi)處提供的學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國家法律等形成的各類處分材料（包括甄別、復(fù)查材料及處理意見）；

（七）貸款材料：學(xué)生工作處提供的國家助學(xué)貸款等還貸情況材料；

（八）組織材料：組織部和校團(tuán)委提供的學(xué)生在校期間參加共產(chǎn)黨、共青團(tuán)的材料（入黨材料包括入黨申請書、入黨志愿書、外調(diào)材料、思想?yún)R報(bào)和轉(zhuǎn)正申請書）；

（九）更正材料：相關(guān)部門提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，個(gè)人申請、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級批復(fù)等材料；

（十）可供組織參考的其他材料。

第三章歸檔要求

第十條新生入學(xué)后，其檔案材料（含網(wǎng)上招生的電子檔案）由招生辦轉(zhuǎn)至各院系；學(xué)生自帶檔案的，應(yīng)由院系收齊后歸檔。

第十一條檔案材料必須是辦理完畢的正式文件材料。

第十二條檔案材料必須完整、真實(shí)，文字清晰，對象明確，注明承辦單位及時(shí)間。

第十三條手續(xù)必須完備。凡材料規(guī)定由組織審查蓋章的，必須加蓋公章；個(gè)人文字材料必須有本人簽字。

第十四條各類材料必須用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。

第四章檔案的借閱

第十五條學(xué)生檔案材料在校期間若需查閱和借閱，必須履行登記手續(xù)和批準(zhǔn)手續(xù)。校領(lǐng)導(dǎo)、黨委組織部、學(xué)生工作處、研究生處、校團(tuán)委、各院黨政負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員老師可登記后查（借）閱；其他人員未經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)不得私自查閱、借閱學(xué)生檔案。

第十六條任何學(xué)生不得查閱或借閱本人或他人檔案。

第十七條檔案一般不外借。如必須借出使用時(shí)，要由借閱單位開具借閱函，說明借閱理由，注明歸還時(shí)間（借閱期限不超過一周），經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后方可借閱。

第十八條借閱學(xué)生檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理清點(diǎn)手續(xù)，對檔案材料不得擅自處理，如有丟失由借閱人負(fù)責(zé)。

第十九條查（借）閱學(xué)生檔案，不得涂改、圈劃、污損、拆散、抽取、撤換、增添。

第二十條嚴(yán)禁復(fù)制學(xué)生檔案，若因工作需要從檔案中取證復(fù)制的，須經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第五章檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國或死亡后，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。

第二十二條學(xué)生檔案必須經(jīng)嚴(yán)格密封通過機(jī)要或遵照有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)遞，必要時(shí)可派專人（中共正式黨員）送取。嚴(yán)禁畢業(yè)生或其他個(gè)人私自攜帶、領(lǐng)取檔案。

第二十三條轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案材料必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，嚴(yán)禁扣留材料。

第二十四條轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案，要認(rèn)真填寫《檔案轉(zhuǎn)遞單》，逾期一個(gè)月未收到回執(zhí)者，要寫信催問，以防丟失。對轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案，經(jīng)核對無誤后要及時(shí)將回執(zhí)簽名蓋章后寄回。

第二十五條轉(zhuǎn)遞要求：

（一）學(xué)生校內(nèi)學(xué)籍變動(dòng)后，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的單位。

（二）畢業(yè)生檔案按畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證、就業(yè)介紹信上簽發(fā)的單位轉(zhuǎn)送；考取研究生的，其檔案按錄取院校地址轉(zhuǎn)送。

（三）保留學(xué)籍自費(fèi)出國的學(xué)生，其檔案關(guān)系由所在院系管理，學(xué)籍不再保留的，其檔案關(guān)系退回生源所在地人事部門。

（四）被開除、勒令退學(xué)或自動(dòng)退學(xué)、死亡的學(xué)生，其檔案轉(zhuǎn)回其入校前所在縣、市招辦或家長（監(jiān)護(hù)人）現(xiàn)居住所在地的檔案管理部門。

（五）當(dāng)年未報(bào)到的新生檔案由招生辦轉(zhuǎn)回生源地省級招辦。

（六）未按時(shí)到用人單位報(bào)到或被用人單位退回學(xué)校的畢業(yè)生檔案，轉(zhuǎn)回生源所在地的人事部門。

（七）申請辦理檔案保留的畢業(yè)生檔案，根據(jù)申請的年限存放在學(xué)生工作處。保留期滿后，畢業(yè)生應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)到學(xué)生工作處辦理轉(zhuǎn)、寄、留手續(xù)。仍需繼續(xù)保留的，應(yīng)征得學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作部門同意并進(jìn)行登記；不再保留的，持相關(guān)證明遷轉(zhuǎn)人事關(guān)系檔案。超過規(guī)定期限，凡畢業(yè)生既不辦理保留手續(xù)，又不遷轉(zhuǎn)出人事關(guān)系檔案的，將根據(jù)有關(guān)規(guī)定寄送至生源所在地的人事部門，由此造成的后果由畢業(yè)生本人自負(fù)。

（八）學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞須征得學(xué)生工作處的同意，并由學(xué)生工作處統(tǒng)一辦理。

第六章紀(jì)律要求

第二十六條查閱、借閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。

第二十七條查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要須摘記檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)主管部門同意。摘記材料要妥善保管，不得私自存放。

第二十八條查閱檔案要在檔案室，因特殊情況需借出時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，并按規(guī)定日期歸還。

第二十九條任何單位或個(gè)人無權(quán)截留或扣