集團(tuán)公司員工人事檔案管理辦法

新奧集團(tuán)員工人事檔案管理辦法（試行）1總則1.1為加強(qiáng)集團(tuán)員工人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用人事檔案，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合我集團(tuán)實(shí)際情況，制訂本辦法。1.2員工人事檔案是記載集團(tuán)員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確使用員工的重要依據(jù)。員工人事檔案的管理工作，是集團(tuán)人力資源管理工作的重要組成部分。本管理辦法適用于集團(tuán)公司及各成員企業(yè)。2管理權(quán)限2.1員工人事檔案由集團(tuán)公司人力資源部和各成員企業(yè)人力資源管理部門分級統(tǒng)一管理。2.2集團(tuán)公司各部門人員及外派人員的人事檔案由集團(tuán)公司人力資源部管理。各成員企業(yè)的員工人事檔案由本單位人力資源管理部門指定專人負(fù)責(zé)管理。集團(tuán)公司人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督成員企業(yè)進(jìn)行員工人事檔案管理工作。3檔案管理人員工作職責(zé)3.1收集、鑒別、整理和保管員工人事檔案材料。3.2登記有關(guān)員工人事變動情況。3.3為集團(tuán)的管理決策部門提供有關(guān)員工人事方面的基本信息。3.4做好人事檔案的安全、保密及保護(hù)工作。3.5辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。4檔案材料的分類每位員工自錄用之日起即應(yīng)為其建立員工人事檔案，其中包括以下各類材料：4.1履歷材料、自傳材料。4.2鑒定、考核、考察材料。4.3學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，包括畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料等。4.4參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)、民主黨派的材料及政治歷史情況的審查材料，包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時(shí)間等問題的審查材料。4.5獎勵材料（包括科學(xué)技術(shù)、業(yè)務(wù)獎勵及其他獎勵）。4.6處分材料（包括甄別、復(fù)查材料，免予處分的處理意見）。4.7錄用（包括勞動合同書）、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會議登記表等材料。其它可供組織參考的材料。5檔案材料的收集、鑒別與歸檔對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，不得擅自向外擴(kuò)散。5.2人事檔案管理人員須通過有關(guān)部門及時(shí)全面收集員工工作中新形成的反映員工德、能、勤、績等方面的材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。5.3人事檔案管理人員要在形成人事材料后的一個(gè)月內(nèi)，按要求將其歸入員工人事檔案。5.4對收集的材料，必須進(jìn)行認(rèn)真鑒別。屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)主管部門審查蓋章或本人簽字的，必須蓋章簽字后方能歸入人事檔案。不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別可分情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)請本單位主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，指定專人監(jiān)銷。5.5對偽造材料，涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要清除偽造、涂改材料，對當(dāng)事人要嚴(yán)格查處。5.6歸入員工檔案的材料，應(yīng)按照國家規(guī)定的立卷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。人事檔案材料，統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙或表格書寫。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。員工人事檔案歸檔按部門、姓氏筆劃順序排列，每個(gè)員工檔案夾（或檔案袋）清楚標(biāo)明姓名，以便查找。6檔案的保管與維護(hù)6.1員工人事檔案的管理，既要貫徹執(zhí)行國家頒布的安全保密制度，又要便于查找利用，使檔案的保管嚴(yán)密、科學(xué)。6.2檔案庫房必須堅(jiān)固適用，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。6.3庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施要經(jīng)常檢查，要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫度和濕度。6.4要建立員工人事檔案名冊，每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。6.5檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室原則上應(yīng)做到三室分開；各成員企業(yè)要做到庫房、檔案人員辦公室（包括閱檔室）二室分開。6.6嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，要予以嚴(yán)肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。7檔案的提供利用7.1因工作需要查閱人事檔案的部門須填寫《查閱員工檔案審批表》，辦理審批手續(xù)；不得只憑調(diào)查證明材料、介紹信查閱員工人事檔案。7.2人事檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況，確定是否提供和提供什么材料。7.3員工人事檔案一般不外借。必須借出使用時(shí)，要說明理由，經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借閱期限不得超過一星期，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。7.4任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。7.5查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違犯者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按違犯《檔案法》處理。7.6借用、查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自摘抄、復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)人事檔案主管部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后才能摘抄、復(fù)制。8檔案的轉(zhuǎn)遞8.1員工工作調(diào)動及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案。8.2人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)交由員工本人自帶。8.3轉(zhuǎn)出的檔案必須齊全，符合整理要求，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出，否則，接收單位拒絕接收。8.4轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)格包裝，加蓋密封章。8.5接收單位收到檔案核對無誤后，將回執(zhí)簽名蓋章立即退回。逾期一個(gè)月未退回執(zhí)者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)馬上寫信催問，以防丟失。對離職人員檔案,原則上是轉(zhuǎn)遞到離職人員新接收單位或當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行摹?附則本辦法自2021年7月25日起執(zhí)行。解釋權(quán)歸人力資源部與集團(tuán)辦公室。附件：1.《查(借)閱員工檔案審批表》2．《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》

查（借）閱員工檔案審批表內(nèi)容項(xiàng)目姓名單位職務(wù)被查（借）閱人查（借）閱人查（借）閱理由查（借）閱內(nèi)容查（借）閱人所在單位意見主管領(lǐng)導(dǎo)簽字：（蓋公章）年月日檔案主管部門意見主管領(lǐng)導(dǎo)簽字：年月日

檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根新奧第號現(xiàn)將等名同志的檔案袋冊份轉(zhuǎn)往：年月日…………...檔案轉(zhuǎn)遞通知單：茲將等名同志的檔案材料轉(zhuǎn)去,請按檔案內(nèi)所列目錄清點(diǎn)查收,并速將回執(zhí)退回。姓名檔案數(shù)目正本(冊)副本(冊)其他(份)……………..回執(zhí):你處年月日轉(zhuǎn)來的第號檔案轉(zhuǎn)遞通知單中所列的等名同志的檔案材料共冊,我處已于年月日收到,經(jīng)清點(diǎn)無誤,現(xiàn)將回執(zhí)退回,請查收。收件人:收件機(jī)關(guān)(蓋章)年月日

廣州xxx營銷有限公司《公司印章管理制度》一、目的公司印章是公司對內(nèi)對外行使權(quán)力的標(biāo)志，也是公司名稱的法律體現(xiàn)，因此，必須對印章進(jìn)行規(guī)范化、合理化的嚴(yán)格管理，以保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作，由公司指定專人負(fù)責(zé)管理。二、印章的種類公章，是按照政府規(guī)定，由主管部門批準(zhǔn)刻制的代表公司權(quán)力的印章。專用章，為方便工作專門刻制的用于某種特定用途的印章，如：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章、倉庫簽收章等。3、手章(簽名章)，是以公司法人代表名字刻制的用于公務(wù)的印章。三、印章的管理規(guī)定印章指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加鎖，印章使用后要及時(shí)收存。財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管，向銀行備案的印章，應(yīng)由財(cái)務(wù)部會計(jì)、總經(jīng)辦分別保管。3、印章要注意保養(yǎng)，防止碰撞，還要及時(shí)清洗，以保持印跡清晰。4、一般情況下不得將印章攜出公司外使用，如確實(shí)因工作所需，則應(yīng)由印章管理員攜帶印章到場蓋章或監(jiān)印。5、印章管理人員離職或調(diào)任時(shí)，須履行印章交接手續(xù)。四、公章刻制印章需本公司法人代表批準(zhǔn)，并由印章管理專責(zé)人負(fù)責(zé)辦理刻制并啟用并交由專人進(jìn)行保管。五、印章的使用使用任何的印章，需由相應(yīng)負(fù)責(zé)人審核簽字。為方便工作，總經(jīng)理可授權(quán)印章管理專責(zé)人審核一般性事務(wù)用印。用印前印章管理人員須認(rèn)真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合用印的手續(xù)后，在用印登記簿上逐項(xiàng)登記，方可蓋章。3、對需要留存的材料，蓋印后應(yīng)留存一份立卷歸檔。4、不得在空白憑證、便箋上蓋章。5、上報(bào)有關(guān)部門的文件資料，未經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理審簽，不得蓋章。6、以公司名義行文，未經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，不得蓋章。7、按照合同會簽制度的規(guī)定，所有合同和協(xié)議在會簽手續(xù)齊全后方可蓋章。8、各印章管理人員如出差，應(yīng)把印章移交有關(guān)人員，并辦理有關(guān)交接手續(xù)。六、印章管理人員的責(zé)任1、印章管理人員要與公司簽訂《印章管理責(zé)任書》，并在“印章管理制度”上簽名。2、印章管理人員不得擅自使用印章，對于非法使用印章者，造成經(jīng)濟(jì)損失的除賠償損失外，還要追究其行政責(zé)任或法律責(zé)任。七、版本200