2023年團(tuán)隊(duì)管理5-項(xiàng)目管理

團(tuán)隊(duì)管理5——項(xiàng)目管理知道一個(gè)事情為什么做，就是做正確的事情。

知道把這個(gè)事情給做對(duì)，就是正確的做事，就是關(guān)于how的方法，項(xiàng)目管理就是關(guān)于把事情做正確的方法。

項(xiàng)目在本質(zhì)上是獨(dú)特的、臨時(shí)的非重復(fù)性工作，要求使用有限的資源，在有限的時(shí)間內(nèi)為特定的人（或組織）完成某種特定目標(biāo)（產(chǎn)品、服務(wù)或成果）。

也就是說(shuō)項(xiàng)目管理是臨時(shí)性工作，通過(guò)周密的方案，管理好時(shí)間段內(nèi)的人、事、物（資源），達(dá)成目標(biāo)。

我們可以將項(xiàng)目管理簡(jiǎn)潔拆分為四個(gè)階段：項(xiàng)目開(kāi)頭階段（啟動(dòng)）、組織與預(yù)備（規(guī)劃）、執(zhí)行掌握（執(zhí)行與過(guò)程監(jiān)控）、結(jié)束（交付收尾）其概覽圖如下所示：

啟動(dòng)階段：

一、Why：為什么要立項(xiàng)

這個(gè)部分基本是項(xiàng)目的前置步驟，需要經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研，需求分析等搞明白項(xiàng)目的why。

在項(xiàng)目立項(xiàng)的時(shí)候，也需要進(jìn)行確認(rèn)，做一次過(guò)濾，將不靠譜的需求，事情等給擋住。通過(guò)多問(wèn)幾個(gè)為什么（5w1h方法）來(lái)追溯本質(zhì)，了解最真實(shí)的目的和需求，解決最核心的問(wèn)題，做正確的事，識(shí)別真實(shí)的需求。

二、項(xiàng)目目標(biāo)

之前已經(jīng)說(shuō)過(guò)，項(xiàng)目實(shí)在有限的時(shí)間內(nèi)，以肯定的成本做肯定范圍的事情，并交付肯定質(zhì)量的結(jié)果，其規(guī)律如下圖所示。

這就是我們的目標(biāo)，也就是要達(dá)到的目的、要取得的成果、要生產(chǎn)的產(chǎn)品，或者預(yù)備供應(yīng)的服務(wù)。擬定目標(biāo)的時(shí)候，要遵循smart原則。

目標(biāo)告知我們：我們?yōu)槭裁匆?？我們要做什么？它將于什么時(shí)間完成？需要哪些資源？如何評(píng)估它的效果？

三、干系人

干系人是指能影響項(xiàng)目決策、活動(dòng)或者結(jié)果的人、群體或組織，以及會(huì)受到（主觀或客觀的）項(xiàng)目決策、活動(dòng)或者結(jié)果影響的人、群體或組織。它包括全部項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，以及組織內(nèi)部或外部與項(xiàng)目有利益關(guān)系的實(shí)體。

簡(jiǎn)潔說(shuō)就是項(xiàng)目的利益攸關(guān)方，能影響項(xiàng)目成敗的相關(guān)方。

哪些人或部門會(huì)受到該項(xiàng)目活動(dòng)或結(jié)果的影響；由誰(shuí)為項(xiàng)目供應(yīng)資源——包括人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地、時(shí)間等；常見(jiàn)的干系人有：發(fā)起人；高級(jí)管理人員；客戶和用戶（有的時(shí)候這兩個(gè)角色是同一個(gè)人，有時(shí)候客戶是購(gòu)買者，用戶是直接使用者）；供應(yīng)商；組織內(nèi)的團(tuán)體；職能經(jīng)理（支持團(tuán)隊(duì)）；合作伙伴。找到相關(guān)關(guān)系人，我們對(duì)相關(guān)關(guān)系人的重要程度（對(duì)此項(xiàng)目）進(jìn)行一個(gè)權(quán)重排序，以便利后期進(jìn)行對(duì)接的時(shí)候，推斷對(duì)接的方式，頻率，信息通報(bào)多寡，形成干系人管理方案。

四、立項(xiàng)

通過(guò)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的起源，目標(biāo)的建立，干系人的溝通，我們可以有一個(gè)基本的項(xiàng)目認(rèn)知，形成一個(gè)項(xiàng)目申請(qǐng)書，并由更高層級(jí)進(jìn)行審批。

項(xiàng)目審批通過(guò)之后，進(jìn)行項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，邀請(qǐng)相關(guān)干系人參加會(huì)議，宣講項(xiàng)目的相關(guān)狀況，讓信息同步，拉通各方的熟悉。從另一個(gè)方面講，也是用一個(gè)儀式，宣告項(xiàng)目的誕生，轉(zhuǎn)變大家的心理認(rèn)知，就是這個(gè)事情確定是要做的，大家伙打起精神來(lái)，不是只是嘴上說(shuō)說(shuō)，紙上談?wù)劻?，開(kāi)頭落實(shí)執(zhí)行了。

規(guī)劃：

當(dāng)我們立項(xiàng)之后，則需要將概略性的，較為宏觀的東西進(jìn)一步分拆成為詳細(xì)可執(zhí)行的方案。我們可以通過(guò)將一個(gè)大東西進(jìn)行分拆，并且將其排序，并擬定好實(shí)現(xiàn)路徑，管理好風(fēng)險(xiǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)它。

五、WBS

WBS是把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分的過(guò)程。

工作分解結(jié)構(gòu)（WorkBreakdownStructure，簡(jiǎn)稱WBS）跟因數(shù)分解是一個(gè)原理，就是把一個(gè)項(xiàng)目，按MECE（相互獨(dú)立、完全窮盡）原則分解，項(xiàng)目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項(xiàng)項(xiàng)工作，再把一項(xiàng)項(xiàng)工作安排到每個(gè)人的日?；顒?dòng)中，直到分解不下去為止。

即：項(xiàng)目→任務(wù)→工作→日?；顒?dòng)，如下圖所示：

我們可以以一個(gè)婚禮的整個(gè)項(xiàng)目任務(wù)為例?；槎Y整個(gè)過(guò)程大致包括：婚禮前期籌備，婚禮接近期預(yù)備，婚禮前一天預(yù)備，婚禮當(dāng)天事項(xiàng)，婚禮后續(xù)。其大致的拆解如下圖所示：

我們將拆分的任務(wù)，加上所需時(shí)間（或工作量）及人及對(duì)應(yīng)資源，約束條件，大致如下：

任務(wù)分解的原則：

將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的日?；顒?dòng)可直接分派到個(gè)人去完成；每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止；日?；顒?dòng)要對(duì)應(yīng)到人、時(shí)間和資金投入。采納樹(shù)狀結(jié)構(gòu)進(jìn)行分解；以團(tuán)隊(duì)為中心，自上而下與自下而上的充分溝通，一對(duì)一個(gè)別溝通與爭(zhēng)論，分解單項(xiàng)工作。六、任務(wù)排序

我們通過(guò)WBS的拆解方法，將一個(gè)大的項(xiàng)目拆解成為了可執(zhí)行的小任務(wù)之后，不同任務(wù)會(huì)有其各自的先后關(guān)系，重要的，有規(guī)律關(guān)系的事情我們需要進(jìn)行排列。

比如有AB兩個(gè)事情，有些是先做A，做好了A才能做B，有些是先做B，B做好了才能做A，有些是可以同時(shí)啟動(dòng)?；疽?guī)律挨次如下圖所示。通過(guò)梳理事情本身的規(guī)律關(guān)系，再對(duì)事情進(jìn)行排序，這樣能夠保障事情的優(yōu)先級(jí)，挨次關(guān)系合理。

我們可以使用關(guān)鍵路徑規(guī)劃方法來(lái)規(guī)劃實(shí)現(xiàn)路徑：

識(shí)別關(guān)鍵路徑——只有項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)中最長(zhǎng)的或耗時(shí)最多的活動(dòng)完成之后，項(xiàng)目才能結(jié)束，這條最長(zhǎng)的活動(dòng)路線就叫關(guān)鍵路徑（CriticalPath），組成關(guān)鍵路徑的活動(dòng)稱為關(guān)鍵活動(dòng)。使用正推法(forwardpass),計(jì)算每個(gè)活動(dòng)的最早開(kāi)頭時(shí)間和最早完成時(shí)間。使用逆推法（backwardpass)，計(jì)算最晚開(kāi)頭時(shí)間和最晚完成時(shí)間，及活動(dòng)的浮動(dòng)時(shí)間。下圖標(biāo)紅線的即為關(guān)鍵路徑，而且有兩條：V1》V2》V5》V7》V9；V1》V2》V5》V8》V9；工作量/時(shí)間都為18

通過(guò)關(guān)鍵路徑，我們可以計(jì)算出項(xiàng)目實(shí)施的最長(zhǎng)時(shí)間，這個(gè)就是項(xiàng)目的最短執(zhí)行時(shí)間，假如人員，資源，風(fēng)險(xiǎn)因素綜合考慮，則項(xiàng)目的執(zhí)行時(shí)間還會(huì)增加。

七、風(fēng)險(xiǎn)管理

我們通過(guò)任務(wù)分解及排序，實(shí)現(xiàn)路徑規(guī)劃得到了項(xiàng)目的執(zhí)行方案，但任何項(xiàng)目的實(shí)施，都有著風(fēng)險(xiǎn)的，有風(fēng)險(xiǎn)，就需要識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并給出解決方案。

1.識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的目的是在已經(jīng)劃定的邊界范圍之內(nèi)，把全部的威逼或機(jī)會(huì)一個(gè)一個(gè)找出來(lái)，整理在一張表格上，列成風(fēng)險(xiǎn)記錄單。這個(gè)過(guò)程可以依據(jù)歷史閱歷，還要專家的看法，以及團(tuán)隊(duì)的頭腦風(fēng)暴。

2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

當(dāng)我們識(shí)別出來(lái)一堆風(fēng)險(xiǎn)之后，要評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)記錄單中的每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，，在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的過(guò)程中，我們需要認(rèn)真地分析風(fēng)險(xiǎn)記錄單中每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和造成的影響，并盡量做到量化。

當(dāng)我們?cè)u(píng)估風(fēng)險(xiǎn)概率和風(fēng)險(xiǎn)影響的時(shí)候，肯定要對(duì)全部的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)劃分，確定哪些風(fēng)險(xiǎn)是要優(yōu)先處理的，哪些可以先放一放。由于資源有限，要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)排列。

把風(fēng)險(xiǎn)找出來(lái)的目的不僅是給大家預(yù)警，更重要的是分析和選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)的消極影響，提升樂(lè)觀的影響。

最終我們形成一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理方案。

八、執(zhí)行與掌握

我們有了方案，依據(jù)方案來(lái)執(zhí)行，在執(zhí)行過(guò)程中，我們通過(guò)監(jiān)控執(zhí)行的實(shí)際狀況與方案狀況的偏差，看是否需要調(diào)整進(jìn)度，增加資源，以達(dá)到最終產(chǎn)出成果的目的。

在執(zhí)行中，我們過(guò)程跟蹤，開(kāi)例行項(xiàng)目會(huì)議溝通進(jìn)度信息，對(duì)產(chǎn)出的階段性交付物進(jìn)行審核，里程碑進(jìn)行節(jié)點(diǎn)報(bào)告。我們可以用到甘特圖來(lái)對(duì)整個(gè)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)控。

九、甘特圖

當(dāng)我們分解好任務(wù)，對(duì)子任務(wù)也進(jìn)行了優(yōu)先級(jí)排序，并且規(guī)劃好了關(guān)鍵路徑，計(jì)算了項(xiàng)目執(zhí)行周期，我們將這些以甘特圖的形式進(jìn)行整合。

以圖示的方式通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)挨次與持續(xù)時(shí)間。

基本是一條線條圖，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示活動(dòng)（項(xiàng)目），線條表示在整個(gè)期間上方案和實(shí)際的活動(dòng)完成狀況。

甘特圖能直觀地表明任務(wù)方案在什么時(shí)候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與方案要求的對(duì)比。管理者由此可便利地弄清晰一項(xiàng)任務(wù)（項(xiàng)目）還剩下哪些工作要做，并可評(píng)估工作進(jìn)度。

甘特圖如下所示，它展現(xiàn)項(xiàng)目的任務(wù)、負(fù)責(zé)人，進(jìn)度，開(kāi)頭時(shí)間等，能夠直觀清楚的看到項(xiàng)目的進(jìn)展：

十、變更

任何一個(gè)項(xiàng)目，都存在變更，變更是不行避開(kāi)的要確保變更對(duì)項(xiàng)目有力，盡量防止不必要的變更，全部變更都要被管理，變更掌握也包括樂(lè)觀主動(dòng)地去影響引起變更的因素。

變更的大致處置流程如下：

以下是一個(gè)變更的管理表，我們?cè)谔嶙兏臅r(shí)候，進(jìn)行登記、審核，讓團(tuán)隊(duì)成員知道每一個(gè)變更的來(lái)源、影響，重要程度，緊急程度，影響范圍等。

十一、項(xiàng)目交付

項(xiàng)目交付，大致分為：前交付、交付中、交付后、完成。

前交付：制定預(yù)備交付的標(biāo)準(zhǔn)、文檔、清單，完成內(nèi)部驗(yàn)收。比如互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品在投入技術(shù)開(kāi)發(fā)之后，產(chǎn)品經(jīng)理就需要預(yù)備給業(yè)務(wù)及運(yùn)營(yíng)的功能說(shuō)明書，使用說(shuō)明書，預(yù)備培訓(xùn)資料，常見(jiàn)問(wèn)題文檔。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)出來(lái)，需要進(jìn)行產(chǎn)品驗(yàn)收。另外從項(xiàng)目啟動(dòng)之后，相關(guān)會(huì)議，更改，里程碑的相關(guān)文檔資料，也需要收集匯總，為后期的資料歸檔做預(yù)備。交付中：項(xiàng)目的實(shí)際交付，實(shí)際使用，并處理投訴問(wèn)題，客戶驗(yàn)收。交付后：資料歸檔，