合同檔案管理制度

合同檔案管理制度一、總則

1．為防范市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)與法律風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，削減因合同簽訂、履行過程中有不規(guī)范行為導(dǎo)致的糾紛，遵照《中華人民共和國合同法》和國家有關(guān)政策法律，結(jié)合我公司詳細(xì)狀況，特制定本方法。

2．本方法適用于公司各部門與其他同等主體（自然人、法人、其他組織）及公司系統(tǒng)內(nèi)相互之間簽訂、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同、協(xié)議的管理。

3．合同的管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理相結(jié)合的原則。

4．合同管理工作由綜合管理部負(fù)責(zé)，并配備合同管理員。

5．公司全部員工均應(yīng)維護(hù)公司的合法權(quán)益，保守商業(yè)隱私。

二、合同的簽訂、審查和履行

6．經(jīng)辦人于合同簽訂前，應(yīng)驗(yàn)證對(duì)方當(dāng)事人有效證件，驗(yàn)明主體資格，了解其資信狀況，審查對(duì)方經(jīng)辦人代理權(quán)限，審查對(duì)方供應(yīng)資料的真實(shí)性與合法性。

7．托付代理人對(duì)外簽訂合同時(shí)，必需報(bào)公司部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，合同標(biāo)的大，或合同內(nèi)容重大、條款困難，必需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

8.

下屬分公司、辦事處托付代理人以公司名義對(duì)外簽訂合同時(shí)，必需報(bào)公司總經(jīng)理審查批準(zhǔn)，總經(jīng)理審批后的蓋章管理流程由公司市場(chǎng)營銷部依據(jù)各分公司、辦事處的詳細(xì)狀況制定和執(zhí)行。

9．公司合同專用章的管理人員，應(yīng)當(dāng)依據(jù)批準(zhǔn)人的批準(zhǔn)看法，在合同文本上加蓋合同專用章。不得以部門或個(gè)人名義運(yùn)用其他公章簽署全部以公司名義的對(duì)外合同。

10．合同依法成立，即具有法律約束力，相關(guān)部門應(yīng)相互支持、協(xié)作，仔細(xì)執(zhí)行合同條款，全面履行合同義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。

四、合同的管理、歸檔和借閱

11．合同簽訂后，以公司名義簽定的合同，經(jīng)辦人應(yīng)將合同正式文本原件交公司綜合管理部合同管理員存檔。

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13．公司合同管理員應(yīng)當(dāng)做好合同文本及相關(guān)資料的歸檔工作，并定期將合同管理狀況報(bào)告公司管理層。

14“合同檔案借閱單”，注明查閱合同檔案的名稱、編號(hào)、查閱人等。

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16五、附則1718合同借閱登記表序號(hào)合同編號(hào)合同名稱借閱是由借閱部門借閱時(shí)間借閱人歸還時(shí)間備注檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范卷宗書目索引（附備注及頁碼）；合同審批件；主合同文本及對(duì)方資質(zhì)信息；有關(guān)證據(jù)材料（包括電子數(shù)據(jù)等）；有關(guān)審批件、預(yù)案處置方案（內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要）；合同簽