企業(yè)信息管理實(shí)務(wù)

2023/4/23NVQ企業(yè)行政管理（二級(jí)）課程講義孔昭林OSTA中英職業(yè)資格證書合作項(xiàng)目辦公室第一頁，共六十七頁。2023/4/23第四單元：信息的管理標(biāo)準(zhǔn)與大綱：計(jì)劃課時(shí)：11工作回應(yīng)周期、匯報(bào)及跟蹤進(jìn)展的重要性；辦公室處理信息的種類；利用手工方式和電子系統(tǒng)進(jìn)行信息存儲(chǔ)的方法；對(duì)信息進(jìn)行索引、歸類、存儲(chǔ)和檢索；信息保密與安全的重要性；信息的傳播方法和途徑。第二頁，共六十七頁。2023/4/23第四單元信息的管理中心思想：辦公室是信息接收、存儲(chǔ)、傳遞和應(yīng)用的中心，現(xiàn)代企業(yè)行政管理，實(shí)際上是信息的管理。為了提高行政管理效率，必須使辦公室人員掌握辦公信息的存儲(chǔ)、檢索、傳播的程序、系統(tǒng)和方法，并熟練的加以應(yīng)用。第三頁，共六十七頁。2023/4/23仔細(xì)學(xué)習(xí)本章后，你應(yīng)該能夠：說明在商業(yè)機(jī)構(gòu)中程序和標(biāo)準(zhǔn)的必要性；給出如何報(bào)告和跟蹤工作進(jìn)展的細(xì)節(jié)；說明在辦公室中處理的信息類型；解釋如何使用標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)文件呈現(xiàn)信息；解釋對(duì)信息的存儲(chǔ)和有效檢索的需要；說明用于信息的存儲(chǔ)和檢索的方法、系統(tǒng)和程序；第四頁，共六十七頁。2023/4/23詳述如何跟蹤文檔/文件；確定適合的索引和分類信息的方法；指出歸類文檔/文件的各種方法的細(xì)節(jié)；解釋對(duì)特定商業(yè)信息的保密和安全的需要和如何保護(hù)這些信息；說明信息如何在組織機(jī)構(gòu)中傳播及其途徑；概述信息和文檔需要保留一段時(shí)間的原因。 第五頁，共六十七頁。2023/4/23主要內(nèi)容：一、企業(yè)辦公室中信息處理的程序和類型：（教材4.1，4.2）二、信息的存儲(chǔ)、檢索、分類的系統(tǒng)和方法：（教材4.3--4.5）三、信息的保密、安全及保存期（教材4.6、4.8）四、企業(yè)內(nèi)信息傳播途徑（教材4.7）第六頁，共六十七頁。2023/4/23信息的管理程序和類型系統(tǒng)和方法保密安全保存期信息傳播的途經(jīng)第七頁，共六十七頁。2023/4/23一、企業(yè)辦公室中信息處理的程序和類型：信息處理信息回應(yīng)周期跟蹤工作進(jìn)展商務(wù)信息類型信息呈現(xiàn)形式第八頁，共六十七頁。2023/4/23書面信息主要類型供應(yīng)商信息客戶的信息本單位信息具體業(yè)務(wù)信息第九頁，共六十七頁。2023/4/23一、 企業(yè)辦公室中信息處理的程序和類型（教材4.1，4.2）1、商務(wù)信息的回應(yīng)周期：2、跟蹤工作進(jìn)展的方法：觀察個(gè)人公文架上等待處理的工作數(shù)量；詢問工作人員的工作進(jìn)展情況；讓工作人員填寫質(zhì)量控制表；了解各部分的工作進(jìn)展情況是否符合工作期限要求。第十頁，共六十七頁。2023/4/233、商務(wù)信息的類型：供應(yīng)商信息。客戶的信息。本單位的有關(guān)信息。具體業(yè)務(wù)信息。4、商務(wù)信息的有效呈現(xiàn)形式：訂貨單、發(fā)貨票、發(fā)票假條、申請(qǐng)表、報(bào)銷條第十一頁，共六十七頁。2023/4/23一、企業(yè)辦公室中信息處理的程序和類型：（教材4.1，4.2）

1、商務(wù)信息的回應(yīng)周期

企業(yè)信息回應(yīng)周期是指企業(yè)為了提高工作效率、樹立企業(yè)良好形象，在一般情況下正常處理某一個(gè)問題以及給客戶或查詢者“回應(yīng)”答復(fù)所需要的時(shí)間。第十二頁，共六十七頁。2023/4/23案例4．1備忘錄發(fā)給：行政助理發(fā)自：JPatel客戶服務(wù)經(jīng)理日期：2000年2月10日我收到客戶的抱怨，他用電話查詢信息，但不得不花很長(zhǎng)時(shí)間等待回應(yīng)。請(qǐng)區(qū)分下列電話的優(yōu)先次序，并給你的部門處理電話查詢的工作人員每人一份。完成的列表的復(fù)印件，應(yīng)放在電話旁邊顯眼的位置。第十三頁，共六十七頁。2023/4/23Webster女士打的電話，要改變與Jones夫人兩周前安排的約會(huì)。Planwell的設(shè)計(jì)師打的電話，有關(guān)正在修建的我們的新辦公室需要緊急的決定。Sarangapani先生詢問，關(guān)于我們廣告征召助理會(huì)計(jì)師職位的細(xì)節(jié)。Sizer小姐打電話抱怨說，她兩周前發(fā)出的意見信沒有收到回答。Schmidt夫人電話詢問關(guān)于我們一種產(chǎn)品的信息——她的公司正在考慮大量定購。第十四頁，共六十七頁。2023/4/23答案：按主次順序排列來電Planwell的設(shè)計(jì)師打電話來，談?dòng)嘘P(guān)我們正在修建的新辦公室所需要的一個(gè)緊急的決定。Sizer小姐打電話抱怨說，她兩周前發(fā)出的意見信沒有得到回答。Schmidt夫人打電話詢問我們公司的一種產(chǎn)品的有關(guān)信息——她的公司正在考慮大量定購。Sarangapani先生來電詢問我們廣告征召助理會(huì)計(jì)師職位的有關(guān)細(xì)節(jié)。Webster女士打電話，要改變與Jones夫人兩周前安排的約會(huì)。第十五頁，共六十七頁。2023/4/232、跟蹤工作進(jìn)展的方法一般情況下，跟蹤工作進(jìn)展常用的有以下幾種方法：（1）觀察法：觀察個(gè)人公文架上等待處理的工作數(shù)量；（2）詢問法：詢問工作人員的工作進(jìn)展情況；（3）填表法：讓工作人員填寫質(zhì)量控制表，根據(jù)質(zhì)量控制表了解工作人員的工作情況（4）分步檢查法：如果任務(wù)被分成了幾個(gè)部分進(jìn)行，應(yīng)了解各部分的工作進(jìn)展情況是否符合工作期限要求。第十六頁，共六十七頁。2023/4/233、常見書面商務(wù)信息的類型通常情況下企業(yè)辦公室工作處理的信息主要包括以下幾個(gè)方面的類型：（1）供應(yīng)商信息。企業(yè)作為客戶，會(huì)需要與有關(guān)商家聯(lián)系，以便得到某種服務(wù)或供應(yīng)。因此，辦公室應(yīng)該收集一些與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的或日常需要的服務(wù)商或供應(yīng)商的信息，以便需要時(shí)可以及時(shí)方便地聯(lián)系，獲取所需要的商品或服務(wù)。第十七頁，共六十七頁。2023/4/23（2）客戶的信息。企業(yè)作為商品或服務(wù)的供應(yīng)商時(shí)，企業(yè)辦公室應(yīng)該掌握客戶的有關(guān)基本信息，如客戶名稱、聯(lián)系方式、需要商品或服務(wù)的類型及要求等，以便可以加強(qiáng)與客戶聯(lián)系，為客戶提供周到滿意的服務(wù)或商品供應(yīng)。第十八頁，共六十七頁。2023/4/23（3）本單位的有關(guān)信息。作為企業(yè)的信息處理中心，通常情況下辦公室會(huì)接待客戶的有關(guān)查詢，這就要求企業(yè)辦公室人員應(yīng)熟悉和了解本單位的基本情況及業(yè)務(wù)情況，如組織結(jié)構(gòu)圖、業(yè)務(wù)職責(zé)分工等，以便及時(shí)答復(fù)和處理客戶的查詢。第十九頁，共六十七頁。2023/4/23（4）具體業(yè)務(wù)信息。當(dāng)企業(yè)為客戶提供某種商品或服務(wù)時(shí)，為了確保能使客戶得到周到滿意的服務(wù)，企業(yè)辦公室應(yīng)該掌握與客戶有關(guān)的具體業(yè)務(wù)情況，如客戶需求、訂單內(nèi)容、商品或服務(wù)的供應(yīng)情況及客戶的反饋等，以便根據(jù)情況，有針對(duì)性地提供服務(wù)或及時(shí)處理有關(guān)問題。第二十頁，共六十七頁。2023/4/234、商務(wù)信息的有效呈現(xiàn)形式（1）在商務(wù)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中，商務(wù)信息應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)文件呈現(xiàn)出來，例如貨物的交付活動(dòng)，應(yīng)用一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的商務(wù)文件呈現(xiàn)出來。首先，訂貨單位要填寫訂貨單，同時(shí)將一份訂貨單發(fā)送給供應(yīng)商。第二十一頁，共六十七頁。2023/4/23其次，供應(yīng)商要有發(fā)貨單，發(fā)貨單一般列出訂購的貨物，并標(biāo)明哪些無現(xiàn)貨以及何時(shí)有貨。另外，訂貨方重要的是要對(duì)照供應(yīng)商發(fā)出的發(fā)票檢查發(fā)貨單，以保證付款額不超出收到的貨物的價(jià)格。第二十二頁，共六十七頁。2023/4/23再次，收貨單和發(fā)貨單都要轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門將收貨單、發(fā)貨單與發(fā)票進(jìn)行對(duì)照檢查。最后，財(cái)務(wù)部門在付款之前，要檢查核對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、原始訂貨單的復(fù)印件、收貨單、發(fā)貨單，還要核對(duì)已議定的折扣、運(yùn)費(fèi)情況、交貨的實(shí)際數(shù)量、交貨時(shí)是否有損環(huán)的貨物、是否有退貨，要保證一項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)不出或少出差錯(cuò)，一系列的規(guī)范的商務(wù)文件是必須的。第二十三頁，共六十七頁。2023/4/232）、在企業(yè)內(nèi)部，一系列的規(guī)范的商務(wù)文件也可以加強(qiáng)企業(yè)的管理，例如假條、參加單位外部會(huì)議的申請(qǐng)單、培訓(xùn)申請(qǐng)、停車許可申請(qǐng)、報(bào)銷申請(qǐng)、零用現(xiàn)金憑單、復(fù)印申請(qǐng)表等，這些表格和文件極大在促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部商務(wù)活動(dòng)的規(guī)范化和有序化，提高了企業(yè)運(yùn)行的效率。第二十四頁，共六十七頁。2023/4/23教學(xué)方法：教師講課；分組討論；掌握商務(wù)信息回應(yīng)周期的重要性？情景練習(xí)；把學(xué)生分為兩組，對(duì)應(yīng)承擔(dān)的工作或?qū)W習(xí)排出先后次序，對(duì)正在進(jìn)行的工作進(jìn)行報(bào)告和跟蹤。現(xiàn)場(chǎng)模擬；組織學(xué)生填寫單位內(nèi)部的各種表格和單據(jù)。第二十五頁，共六十七頁。2023/4/23教學(xué)方法：教師講課、組織討論并實(shí)際操作。第二十六頁，共六十七頁。2023/4/23二、信息的存儲(chǔ)、檢索、分類的程序、系統(tǒng)和方法信息的處理信息存儲(chǔ)必要性信息存儲(chǔ)設(shè)備方法、系統(tǒng)和程序信息分類和索引集中或部門歸檔文檔或文件跟蹤信息存儲(chǔ)方法信息的索引信息歸類的方法第二十七頁，共六十七頁。2023/4/23二、信息的存儲(chǔ)、檢索、分類的系統(tǒng)和方法：（教材4.3--4.5）1、 信息的存儲(chǔ)和有效檢索的必要性企業(yè)文檔和文件歸類存儲(chǔ)的必要性；企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性；第二十八頁，共六十七頁。2023/4/232信息存儲(chǔ)的系統(tǒng)和程序（1）、辦公室常用信息及存儲(chǔ)設(shè)備企業(yè)辦公室不同類型的信息應(yīng)存放在不同文件柜中，紙面常用信息有四類。（2）、信息存儲(chǔ)的方法手工計(jì)算機(jī)縮微膠片（3）集中歸檔或部門歸檔（4）文檔或文件的跟蹤第二十九頁，共六十七頁。2023/4/233信息的分類（1）信息分類和索引的方法；信息分類的方法；信息索引的方法；（2）信息歸類的方法；按字母；按數(shù)字；按地理；按日期；按時(shí)間；按作者；第三十頁，共六十七頁。2023/4/23二、信息的存儲(chǔ)、檢索、分類的系統(tǒng)和方法：（教材4.3--4.5）1、 信息的存儲(chǔ)和有效檢索的必要性企業(yè)信息的存儲(chǔ)方式應(yīng)該滿足在需要時(shí)能迅速檢索，這對(duì)一個(gè)單位的有效運(yùn)作是至關(guān)重要的。首先，企業(yè)文檔和文件歸類存儲(chǔ)的必要性：（1）按系統(tǒng)歸類的信息能更容易和更迅速的存儲(chǔ)（2）企業(yè)文檔和文件定期歸類減少丟失或放錯(cuò)位置（3）企業(yè)文檔和文件定期歸擋會(huì)減少火災(zāi)隱患。第三十一頁，共六十七頁。2023/4/23其次，企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性：（1）能用準(zhǔn)確的信息迅速回答查詢（2）能迅速找到參考信息（3）節(jié)省查找信息的時(shí)間，給查詢者一個(gè)有效率的印象。第三十二頁，共六十七頁。2023/4/232、辦公室常用信息及存儲(chǔ)方式企業(yè)辦公室不同類型的信息應(yīng)存放在不同文件柜中，紙面常用信息有四類，主要包括：（1）行業(yè)雜志、產(chǎn)品目錄、小冊(cè)子和廣告材料類的信息可存放在文件盒、拱式文件夾、文件袋中。（2）計(jì)劃、圖紙和照片類的信息可存放在水平式計(jì)劃柜、垂直懸掛式計(jì)劃柜。第三十三頁，共六十七頁。2023/4/233）工作人員手冊(cè)、電話簿和參考書存放在書架上。4）有關(guān)工作進(jìn)展的文件、需要保留的舊文件，以及其他文檔將保存在檔案柜中。有多種類型的檔案柜可以使用，包括垂直懸掛式檔案柜、側(cè)開式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式檔案架中。第三十四頁，共六十七頁。2023/4/233、手工、計(jì)算機(jī)、縮微膠片存儲(chǔ)信息方式（1）手工存儲(chǔ)信息的方式及其優(yōu)缺點(diǎn)（2）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息的方式及其優(yōu)缺點(diǎn)（3）縮微膠片存儲(chǔ)信息的方式及其優(yōu)缺點(diǎn)第三十五頁，共六十七頁。2023/4/234、檔案室集中歸檔或部門歸檔檔案室集中歸檔的優(yōu)點(diǎn)（1）可以避免文檔的重復(fù)，減少存儲(chǔ)設(shè)備（2）有統(tǒng)一的歸檔程序（3）集中歸檔的費(fèi)用低（4）由專業(yè)人員存檔，能提供質(zhì)量更高的服務(wù)（5）不會(huì)出現(xiàn)文檔的積壓現(xiàn)象第三十六頁，共六十七頁。2023/4/23檔案室集中歸檔的缺點(diǎn)（1）增加不同部門常用信息的重復(fù)復(fù)制（2）長(zhǎng)期從事集中歸檔工作使專業(yè)歸檔人員容易產(chǎn)生厭煩情緒（3）由于集中歸檔需要統(tǒng)一時(shí)間，使檔案服務(wù)缺乏靈活性（4）很難保密（5）需要建立檔案管理制度，防止丟失文件（6）集中歸檔系統(tǒng)不易滿足各部門的特殊要求（7）從集中歸檔區(qū)檢索文件，可能花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)（8）以書面或電子郵件方式索取信息，容易被忽視或丟失。第三十七頁，共六十七頁。2023/4/235、文檔或文件跟蹤文件跟蹤卡的內(nèi)容及使用方法文件跟蹤卡在用于迅速查找文件及文檔時(shí)是非常必要的。（1）文件跟蹤卡的主要內(nèi)容有：文件的借出時(shí)間；借出文件的名稱；借閱人的姓名及部門；文件的歸還日期；歸還文件人的簽名。第三十八頁，共六十七頁。2023/4/232）文件跟蹤卡的使用方法如下：跟蹤卡應(yīng)保存在文件柜附近的抽屜或盒子里，便于隨時(shí)取用；在卡片上填寫文件的詳情，例如文件名、文件發(fā)放單位、文件編號(hào)、文件發(fā)送對(duì)象等；在卡片上填寫借閱人的詳細(xì)情況，例如姓名、部門、職務(wù)、借出時(shí)間、歸還時(shí)間等；將填寫好的卡片放在借出文件所在的位置；當(dāng)文件歸還時(shí)，由歸還人在卡片上簽名確認(rèn)第三十九頁，共六十七頁。2023/4/236、確定適合的信息分類和索引的方法：（1）信息分類有多種方法，主要有：按字母順序分類按數(shù)字順序分類按地理位置分類按時(shí)間順序分類按主題內(nèi)容分類按原作者分類第四十頁，共六十七頁。2023/4/232）信息在進(jìn)行分類后，常用卡片索引的方法進(jìn)行存儲(chǔ)，卡片存儲(chǔ)的方法有：卡片式索引盒，卡片按字母順序歸類，通常用分隔卡片顯示每一個(gè)字母。旋轉(zhuǎn)式索引盤，卡片歸類在能旋轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)輪中，使其很容易找到。露邊索引盒，卡片放置在塑料夾中，塑料夾存儲(chǔ)在托盤中，托盤疊放在專門的柜子中，托盤能像抽屜一樣拉出來。第四十一頁，共六十七頁。2023/4/237、按字母、數(shù)字、地理、日期、時(shí)間、作者的各種歸類方法：按字母歸類的方法及優(yōu)缺點(diǎn)按數(shù)字歸檔的方法及優(yōu)缺點(diǎn)按地理歸檔的方法及優(yōu)缺點(diǎn)按日期/時(shí)間、主題、作者的歸類方法第四十二頁，共六十七頁。2023/4/23教學(xué)方法：教師講課；情景練習(xí)；組織學(xué)生參觀各種信息存儲(chǔ)設(shè)備，扮演信息管理員的角色，按照信息存檔的分類規(guī)定，完成信息的存儲(chǔ)和檢索?，F(xiàn)場(chǎng)模擬；利用計(jì)算機(jī)制備和打印文件，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫檢索并打印信息。第四十三頁，共六十七頁。2023/4/23教學(xué)方法：教師講課；組織討論并參觀各種信息存儲(chǔ)設(shè)備；學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)檢索和文檔檢索。第四十四頁，共六十七頁。2023/4/23三、信息的保密、安全及保存期保密與安全一般信息保護(hù)的原則兩類信息保護(hù)的措施特定信息的保密信息的保存期第四十五頁，共六十七頁。2023/4/23三、 信息的保密、安全及保存期（教材4.6、4.8）1、一般信息保護(hù)的原則2、 保護(hù)計(jì)算機(jī)信息和文檔信息的措施保護(hù)計(jì)算機(jī)信息的措施；保護(hù)書面文檔信息的措施；第四十六頁，共六十七頁。2023/4/233、特定信息的保密：人事檔案信息；財(cái)務(wù)信息；產(chǎn)品或服務(wù)信息；客戶信息；4、信息、文檔保存時(shí)間：永久保存；長(zhǎng)期保存；短期保存；第四十七頁，共六十七頁。2023/4/23三、信息的保密、安全及保存期（教材4.6、4.8）1、一般信息保護(hù)的原則信息保護(hù)的八項(xiàng)原則是：（1）信息的獲得和處理應(yīng)正當(dāng)合法。（2）保存數(shù)據(jù)的目的必須合法，并在數(shù)據(jù)使用者準(zhǔn)入登記人口說明該目的。（3）信息只供這些目的使用，并且對(duì)登記入口處所指明的用戶開放。第四十八頁，共六十七頁。2023/4/234）信息必須充足、相關(guān)，以便于參考及使用。（5）信息必須準(zhǔn)確并要定期更新。6）信息必須根據(jù)登記目的需要的時(shí)間長(zhǎng)短來保存。（7）信息只能由有關(guān)人員訪問，并由自己修改數(shù)據(jù)。（8）要建立必要的安全措施，若計(jì)算機(jī)中保存的信息被非法使用，個(gè)人有權(quán)利控告。第四十九頁，共六十七頁。2023/4/232、保護(hù)計(jì)算機(jī)信息和文檔信息的措施（1）保護(hù)計(jì)算機(jī)的措施（2）保護(hù)書面文檔信息的措施第五十頁，共六十七頁。2023/4/233、人事檔案、財(cái)務(wù)信息、產(chǎn)品或服務(wù)信息、客戶信息的保密（1）人事檔案保密的必要性（2）簡(jiǎn)述財(cái)務(wù)信息保密的必要性（3）產(chǎn)品和服務(wù)信息保密的必要性（4）客戶信息保密的必要性第五十一頁，共六十七頁。2023/4/234、企業(yè)信息和文檔保留的期限不同企業(yè)會(huì)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)狀況制定不同的存檔規(guī)定，以確定各類企業(yè)信息和文檔保留的期限。在我國，企業(yè)信息和文檔保留的期限分為三種：（1）永久保存，也就是無限期保存。如公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、征收土地證明、公司章程等法律文件和歷史文件；公司重要的決定、決議等文件；有歷史參考需要保存的統(tǒng)計(jì)表、報(bào)紙；個(gè)人遺囑等。第五十二頁，共六十七頁。2023/4/232）長(zhǎng)期保存，一般為16-50年存檔期限。如單位中形成的或上級(jí)下發(fā)的在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)要查考的文件資料；記錄的事故報(bào)告等以備日后判定查考。3）短期保存，指15年以內(nèi)的存檔期限。這部分包含的內(nèi)容很多，如日常信件、考勤表保存2-3年；工資單、稅單、財(cái)務(wù)憑單保存6-7年；股息、病歷等保存年限更長(zhǎng)。第五十三頁，共六十七頁。2023/4/23教學(xué)方法：教師講課、組織討論。分組討論信息保密的重要性和主要原則？案例分析；由學(xué)生分別找出在人事檔案、財(cái)務(wù)信息、產(chǎn)品信息、客戶信息等方面由于失密而造成的損失。第五十四頁，共六十七頁。2023/4/23教學(xué)方法：教師講課、組織討論。第五十五頁，共六十七頁。2023/4/23四、企業(yè)內(nèi)部信息傳播途徑傳播途徑內(nèi)部交換傳遞系統(tǒng)利用宣傳物品傳播利用會(huì)議發(fā)布信息利用網(wǎng)絡(luò)傳播信息第五十六頁，共六十七頁。2023/4/23四、企業(yè)內(nèi)部信息傳播途徑（教材4.7）利用內(nèi)部交換、傳遞系統(tǒng)；利用宣傳物品公開發(fā)布；利用會(huì)議發(fā)布信息；利用電子郵件或單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)；第五十七頁，共六十七頁。2023/4/23四、企業(yè)內(nèi)部信息傳播途徑（教材4.7）

企業(yè)內(nèi)部信息的傳播途徑企業(yè)要加強(qiáng)管理，就要通暢地將需要員工了解的信息傳播到每個(gè)人。其方法包括：（1）利用內(nèi)部交換、傳遞系統(tǒng)，將信息以書面形式傳遞到人。如能公開信息的可以復(fù)印或用備忘錄的形式傳遞到人；需要部分人傳閱的可以在信息前面附上“傳閱單”，上面標(biāo)出需要閱讀信息的人員名單。要求一位閱讀人看完文件后，簽上自己名字和日期，再按名單傳給下一個(gè)人閱讀。第五十八頁，共六十七頁。2023/4/232）利用宣傳物品公開發(fā)布。如利用各類布告板、白板、宣傳欄以及各種快報(bào)、廠報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等通知信息。3）利用會(huì)議發(fā)布信息。有的可以召開有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人參加的會(huì)議，然后由他再召集下屬開會(huì)，逐級(jí)將信息發(fā)布給每個(gè)人；有的可以召開全體員工大會(huì)，一次將信息傳達(dá)給每個(gè)人。4）利用電子郵件或單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)將信息進(jìn)行傳播。第五十九頁，共六十七頁。2023/4/23教學(xué)方法：教師講課、組織討論；把學(xué)生分為兩組，就同一個(gè)問題討論傳播信息的最佳途徑。然后，每組派一位代表陳述本組的觀點(diǎn)，由老師進(jìn)行點(diǎn)評(píng)?，F(xiàn)場(chǎng)模擬；搞一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)布會(huì)，讓學(xué)生設(shè)計(jì)一份NVQ證書的信息推廣和傳播的計(jì)劃書。第六十頁，共六十七頁。2023/4/23單元復(fù)習(xí)：1課時(shí)用“企業(yè)行政管理二級(jí)習(xí)題集”中4單元的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)生復(fù)習(xí)。第六十一頁，共六十七頁。2023/4/23現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)：本單元相關(guān)工作能力：計(jì)劃課時(shí)：15紙面信息的記錄、存儲(chǔ)、檢索和提供利用計(jì)算機(jī)制備并打印信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫檢索并打印信息相關(guān)工作能力第六十二頁，共六十七頁。2023/4/23本單元教師討論測(cè)試題1、設(shè)計(jì)一道訓(xùn)練學(xué)生掌握跟蹤工作進(jìn)展方法的情景練習(xí)教學(xué)題。2、編寫