公文的基本組成部分八種公文的基本寫法

[公文的基本組成部分]八種公文的基本寫法一：批示1、批示的概念批示，是除批復之外的一種答復性文書，其作用與批復相同，經(jīng)常用于轉(zhuǎn)發(fā)或者批轉(zhuǎn)下級機關送來的一些對全局有普遍意義的報告、工作總結(jié)或者懇求批轉(zhuǎn)下發(fā)的請示。批示具有批復作用，不僅可以主送請示單位，而且還可以主送給其他應當遵照執(zhí)行、辦理的各有關單位和部門。2、批示的寫法批示應針對轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的文件內(nèi)容，表明確定性的態(tài)度，然后盼望各有關單位和部門執(zhí)行或參照執(zhí)行。除確定性的看法外，還可強調(diào)有關問題的典型意義，指出貫徹執(zhí)行中應當留意的問題，或者扼要的重復來文的重點以引起受文者的重視。批示與批復一樣，針對性要強，開門見山表明態(tài)度，行文簡法，措詞得當，語句周密，表達精確?????。二、指示1、指示的概念指示，是上級領導機關對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則時使用的一種公文。2、指示的特點指示具有以下特點：⑴原則性。必需符合.的路線、方針、政策和國家的法律、法令，并具有連續(xù)性。⑵權(quán)威性。一般使用指令性語言，不能模糊其詞或模棱兩可。⑶可操作性。政策界限要規(guī)定明確，便于把握和執(zhí)行。⑷時效性，指示要求的時間性很強，規(guī)定期限要達到的目標必需能夠完成。經(jīng)努力達到的目標必需能夠完成。經(jīng)努力達不到的目標，不要牽強寫上去。⑸精確?????性。文字表述精確?????，根除空話、套話。指示這一文種，我國目前.群系統(tǒng)的機關使用較多，行政領導機關使用頻率較低?！爸甘尽辈荒転E用；一般日常工作應當用“通知”，對下級布置重要工作，同時要闡明工作活動的原則時，才能用“指示”。3、指示的組成指示在結(jié)構(gòu)上，由標題和正文兩部分組成。標題包括三部分內(nèi)容：⑴發(fā)布指示的機關；⑵指示的中心內(nèi)容（概括性的）；⑶文種（指示）。假如指示的內(nèi)容比較急迫，或有時間限制，還要在標題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示發(fā)布。在標題的下面，要注明指示發(fā)布的時間或者文號。指示的正文之前，先寫明受文的機關名稱，正文一般由兩部分內(nèi)容組成，一是發(fā)布本指示的依據(jù)或緣由；二是本指示的詳細事項而重點是放在指示的事項上。指示事項一般多采納分條分項的方法撰寫。這樣做不但層次清楚，易于理解，而且便于貫徹和落實。正文兩部分的內(nèi)容如何支配。要視詳細的指示而定。一般分三個層次。第一層，簡要闡述發(fā)布本指示的依據(jù)和主旨。假如是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關政策、法規(guī)的意義和有關政策、法規(guī)的主要內(nèi)容。以及應著重在哪些方面進行貫徹。其次層，具體寫明本指示的內(nèi)容。這是正文的重點部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發(fā)本指示”來過渡到正文。然后綻開，一般是分項寫明指示的詳細條款；完成指示的方法、措施等。這部分內(nèi)容，要求具有很強的現(xiàn)實針對性和明確的工作指導思想，文字表達要講究簡練、精確?????。第三層，指出落實指示的幾點要求。然后，一般用“以上各項，希即討論推行”或“以上諸點，望結(jié)合本地實際狀況，詳細組織實施”作結(jié)。4、指示的寫作要點撰寫指示，要留意以下幾點。⑴要熟識上情。正確了解和把握.和國家的有關方針政策、法律規(guī)章，以避開所擬寫的指示，出現(xiàn)政策性的偏差或與現(xiàn)行法規(guī)相沖突的現(xiàn)象。⑵要熟識下情。了解下面共和國存在的重大問題，以使所擬寫的指示能“對癥下藥”。切忌泛泛而談，言之無物。⑶要留有余地。所擬寫指示，要合理適當，兼顧其他工作的開展。三、函1、函的的概念函，指公函，亦即公務信件，用于平行或者不相隸屬機關相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請示批準等，函具有以下特點：(責任編輯：admin)（1）敏捷簡便。（2）種類多，使用的頻率高。（3）具有公文的法定效用。2、函的結(jié)構(gòu)函的結(jié)構(gòu)包括：（1）標題通常要求寫明發(fā)文機關、內(nèi)容與文種，如：《××××關于聯(lián)系臨時借房問題的函》。如屬回復問題的函，則多在“函”字前加“復”字。如《關于建設單位為動遷戶建房問題的復函》。（2）主送機關即對函負辦理或答復責任的機關。除普發(fā)性的函以外，一般要求一個主送機關。（3）正文需寫明下述三部分內(nèi)容：①制發(fā)函的依據(jù)與理由。如“依據(jù)國務院國發(fā)[19××]×××號文件關于凡新建（包括統(tǒng)建和自建）、擴建宿舍，都應把必需的生活服務設施包括進去，商業(yè)服務網(wǎng)點應占新建擴建面積的7%左右的規(guī)定，請你局……?！雹谏糖⒒蛟儐枺ù饛停┮约皯┣笈鷾实脑敿毷马?。要求中心明確、內(nèi)容詳細、便利對方辦理或答復。③結(jié)尾通常相宜使用致意性的詞語，如“致以敬禮”、“謹致謝忱”、或以“特此函告”、“特此申請”、“為盼”、“為荷”等專用語結(jié)束上文。3、函的寫作要求（1）以簡要的文字，將需要商洽、詢問（答復）、申請、知照的事項（問題）明確、詳細地交待清晰。（2）用語謙和，講究分寸函，應用于平行機關之間相互協(xié)商，協(xié)作與互通信息。因此，用語要講究禮節(jié)，不使用告誡、命令性的詞語，語氣應委婉得體。涉外公函或不相隸屬機關之間的公函，必要時還要使用尊稱與致意性詞語。但是公函與私人信件有嚴格的區(qū)分，機關之間的懇切致意是必要的，但不要形成客套；敬重對方是應當?shù)?，但不行過分，形成恭維奉迎。用語應當適度，把握分寸。（3）函主要用于說明有關事項與提出要求。（4）函是正式公文的文種，必需行文嚴肅必需具備正式公文的規(guī)范格式，使用印有發(fā)文機關名稱的信紙，擬定標題，編制發(fā)文字號，結(jié)構(gòu)要求完整。4、函的分類與各類函的撰寫要點（1）商洽公務的函這種函，應當在正文中首先寫明制發(fā)函的依據(jù)和理由，即說明來函的意圖，而后陳述需要商洽的詳細事項，要求觀點明確、看法詳細、詞語得體、清晰，便利對方理解與答復。在下文的結(jié)尾處可以提出予以復函或予以盡快辦理的詳細要求，如“上述要求，請予答復”或“煩請盡快函復為盼”、“請予大力幫助為盼?！保?）詢問與答復問題的函詢問問題的函，亦稱問函，要求集中詢問一個問題，便利對方盡快答復。所詢問的內(nèi)容應屬本機關職責范圍內(nèi)應當予以解決或回答的但又的確無據(jù)可查難以回答（解決）的問題。不要把本屬自己可以解決（回答）的問題不經(jīng)仔細調(diào)查或思索隨便加給對方，徒增對方的負擔。復函，要求針對來函內(nèi)容賜予準確答復，首先應表明是否同意的明確看法，然后說明理由，或提出詳細的處理方法，切忌發(fā)表無針對性的空說談論。要求用語精確?????、對策明確可行。結(jié)尾處，可以寫“特此復函”或“此復”。（3）懇求批準的函懇求批準的函，主要用于向平行或不相隸屬的主管機關懇求批準有關經(jīng)費、物資、人員編制、機構(gòu)設置、調(diào)配干部、稅收、營業(yè)執(zhí)照、招生、專業(yè)增減等事項。屬于平行文。撰寫這種公文，要求理由充分，懇求批準的事項明確清晰；一事一文，即一份公函集中懇求批準一件事情；用語應簡明得體，力求爭得對方的支持。在結(jié)尾還應進一步明確行文目的。表明“請予批準”、“請予回復”或“請予協(xié)調(diào)解決”的詳細要求。四、通知1、通知的概念通知是用于批下級機關的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項、任免和聘用干部和一種公文。2、通知和特點（1）適用范圍的廣泛性。在全部的公文中，通知的適用范圍最為廣泛，上至高層機關，下至基層單位；大到全國范圍內(nèi)重大支配，小至一個單位內(nèi)部告知一般事項，都可以用通知行文。(責任編輯：)（2）文體功用的曉諭性。通知總是有所告曉，有所要求，即包括“曉”和“諭”兩種功用，或告知人們有關事項，或要求辦理，遵照執(zhí)行。（3）知照事情的時間性。在全部公文中，通知的時間性最強，通知事項或要求辦理的事情，往往都有很強的時間要求，即使是規(guī)定性通知也不像其它規(guī)范性文件具有較長期的時效。通知是一種使用范圍較廣的公文。從內(nèi)容性質(zhì)上看，可分為批示性通知、指示性通知、一般事務性通知和會議通知四種。3、通知的寫法通知一般由標題、主送機關、正文、落款和日期構(gòu)成。（1）標題：通知標題一般由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成。有的還要依據(jù)詳細狀況寫明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。非正式文件處理的一般性通知，標題可直接標出文種。（2）主送機關：在標題下、正文前頂格寫受文的單位或個人。（3）正文：通知正文包括通知的緣由、通知事項、通知要求三部分。不同種類的通知其正文的寫作有所不同。發(fā)布性通知一般很簡短，寫明發(fā)布的意義和目的，提出執(zhí)行的要求。假如在正文和題目中已指明所發(fā)布的文件名稱，也可在正文后不在注“附件”的字樣，直接將所發(fā)布的文件附在通知后即可。指示性通知的正文包括兩個部分。開頭部分寫明通知的原由，可以寫當前存在的問題，發(fā)本通知的意義，也可以寫“特發(fā)本通知”或“特通知如下”轉(zhuǎn)入通知的內(nèi)容。通知的內(nèi)容大多采納分條列項法，詳細地提出要求、措施和方法，指示性通知一般不單獨結(jié)尾，以正文的完結(jié)而結(jié)束。會議通知的正文要詳細全面。一般包括：召開會議的機關、會議名稱、召開會議的起止時間、地點、會議內(nèi)容和任務，參與會議的人員范圍和人數(shù)、入場憑證、報到時間和地點、與會人員須攜帶的文件材料、其它要求事項等內(nèi)容。任免通知的正文比較簡潔，只要寫清打算任免的時間、機關、會議和依據(jù)文件，，以及任免人員的詳細職務就可以了。一般性通知所涉及的事項比較詳細，正文主要交待要辦什么事，什么時間完成和要求等，有的告知受文單位一些事項，以便工作聯(lián)系，不須辦理。（4）落款和日期。在正文的右下方，寫上發(fā)文機關和名稱和發(fā)文日期。一般說，通知是下行文，不能向上級機關、同級機關和不相隸屬的機關發(fā)通知。但在實際工作中，有時通知的事項不僅需要自己的下級單位知道，同時也需要同級機關和不相隸屬的機關了解，通知送交上級機關和其它單位，而不必向他們另發(fā)通知。寫通知一忌羅嗦，二忌條理不清，三忌無謂的客套寒暄。通知是一種簡潔明確的公文，決不能用寫私函的方式來寫通知。五、會議紀要１、會議紀要的的概念會議紀要是一種記載和傳達會議狀況或主要精神、議定事項等內(nèi)容的規(guī)定性公文。2、會議紀要的分類會議紀要大致有兩種類型：（1）辦公會議紀要。又稱日常行政工作會議紀要。主要用來反映.政機關、人民團體、企事業(yè)單位的領導機關開會討論問題、部署工作的狀況，其作用是為機關單位工作的開展供應實在的指導和詳細的依據(jù)。（2）專項會議紀要。各種各樣的溝通會、座談會、研討會的會議紀要，多屬于