行政人員職業(yè)化訓(xùn)練教程

行政人員職業(yè)化訓(xùn)練教程1第1頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日課程目標(biāo)學(xué)會(huì)如何保持專業(yè)形象及商務(wù)禮儀掌握溝通、時(shí)間管理、緩解工作壓力等職業(yè)技巧掌握公文寫(xiě)作、會(huì)議籌劃與管理的基本方法學(xué)會(huì)如何高效處理辦公室事務(wù)2第2頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日課程簡(jiǎn)介第一講你適合做行政文秘人員嗎第二講行政文秘人員職業(yè)形像設(shè)計(jì)第三講現(xiàn)代商務(wù)禮儀第四講溝通技巧訓(xùn)練第五講文秘的時(shí)間管理第六講如何緩解工作壓力第七講

辦公室事務(wù)第八講口才訓(xùn)練與電話技巧第九講會(huì)議的籌劃與管理第十講公文寫(xiě)作技巧第十一講辦公室溝通第十二講接待工作技巧3第3頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日上課守則積極參與，勇于發(fā)問(wèn)細(xì)心聆聽(tīng)，不要忙于做筆記，會(huì)有時(shí)間安排或會(huì)派發(fā)相關(guān)資料要守時(shí)將手機(jī)、BB機(jī)調(diào)至靜音狀態(tài)4第4頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日第一講你適合做行政文秘嗎？5第5頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日課程安排

什么樣的人員適合做行政文秘人員行政文秘人員需要具備什么樣的能力

行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能

行政文秘人員的主要工作6第6頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日所謂“行政文秘人員”包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘人員等7第7頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日游戲：心目中的你請(qǐng)?jiān)u出我們班里你認(rèn)為最適合做行政文秘人員的同學(xué)至少列出五條原因8第8頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日什么樣的人適合做行政文秘人員個(gè)人條件個(gè)性要求品質(zhì)要求9第9頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日（一）個(gè)人條件學(xué)歷性別年齡外貌體質(zhì)視力聽(tīng)力10第10頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日男人適合做行政文秘工作嗎？討論：11第11頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日形式：自由組合，兩組辯論時(shí)間：3-5分鐘步驟：自愿組合成“正方”與“反方”先請(qǐng)雙方各派代表闡述論點(diǎn)然后，雙方自由辯論每人發(fā)言時(shí)間限制在2-3分鐘討論12第12頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日（一）個(gè)人條件學(xué)歷性別年齡外貌體質(zhì)視力聽(tīng)力13第13頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日（二）個(gè)性要求守時(shí)謹(jǐn)慎熱情合群服從自信機(jī)智勤快整潔自制興趣14第14頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日（三）品質(zhì)要求忠誠(chéng)負(fù)責(zé)正派廉潔誠(chéng)實(shí)謙遜15第15頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員需要具備什么樣的能力辦事能力溝通能力16第16頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日（一）辦事能力操作能力寫(xiě)作能力閱讀概括能力編輯校對(duì)能力統(tǒng)計(jì)分析能力17第17頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日（二）溝通能力交際能力口頭表達(dá)能力協(xié)調(diào)能力組織能力18第18頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一）序號(hào)專業(yè)技能名稱具體解釋1

秘書(shū)必須掌握的最基本的技能，是使用打字機(jī)或電腦等設(shè)備的必備能力。2

用各種記音符號(hào)和縮寫(xiě)符號(hào)代替字母、詞或短語(yǔ)迅速記錄語(yǔ)言的一種方法。3

是秘書(shū)必須掌握的一種最重要的技能?？梢泽w現(xiàn)秘書(shū)的文字功底和駕馭語(yǔ)言的能力。4

在文稿正式付印之前對(duì)文稿做的各種整理和加工。5

按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。打字速記寫(xiě)作編輯歸檔19第19頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表二）序號(hào)專業(yè)技能名稱具體解釋6

運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來(lái)說(shuō)明問(wèn)題。

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處理書(shū)面信息經(jīng)常需要若干份副本，所以要求秘書(shū)掌握此項(xiàng)技能。8

主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備。

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使用辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最重要的設(shè)備的能力，主要用于處理信息。

統(tǒng)計(jì)復(fù)制使用電信設(shè)備操作電腦20第20頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員的主要工作輔助決策工作信息工作文書(shū)工作會(huì)務(wù)工作文書(shū)立卷和檔案管理工作查辦工作行政事務(wù)工作上司交辦的其他工作21第21頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日行政文秘人員的主要工作（表一）工作具體內(nèi)容輔助決策決策是上司的責(zé)任，秘書(shū)不可替代，但是在上司決策過(guò)程中，秘書(shū)要發(fā)揮輔助作用。信息工作秘書(shū)必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對(duì)信息及時(shí)整理、篩選、加工、利用和儲(chǔ)存。文書(shū)工作文書(shū)是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是秘書(shū)重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。會(huì)務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會(huì)議，都有大量的會(huì)務(wù)工作，通常由秘書(shū)部門承辦。大型會(huì)議則可設(shè)專門的會(huì)議機(jī)構(gòu)，原有的秘書(shū)部門參與其中，常成為會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。公關(guān)工作這是一項(xiàng)直接與人打交道的工作，包括來(lái)信的處理，來(lái)訪的接待，對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、投訴、建議的處理等。22第22頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日工作具體內(nèi)容檔案工作

單位的重要文書(shū)，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書(shū)，經(jīng)過(guò)立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。查辦工作單位的重要文書(shū)，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書(shū)，經(jīng)過(guò)立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。

行政事務(wù)工作包括財(cái)務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的其他工作這種工作帶有臨時(shí)性和偶發(fā)性，有時(shí)也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問(wèn)生病員工，了解、處理某些臨時(shí)任務(wù)等。這也是秘書(shū)的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。行政文秘人員的主要工作（表二）23第23頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日小測(cè)試：你適合做行政文秘嗎？（表一）序號(hào)檢測(cè)內(nèi)容良一般差1良好的文字處理能力，字體優(yōu)美，書(shū)寫(xiě)工整。

2良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對(duì)電話。

3善于與人溝通。

4隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。

5能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。

6能準(zhǔn)確理解上司的意圖。

7能沉著處理緊急事件。

24第24頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表二）序號(hào)檢測(cè)內(nèi)容良一般差8能代表經(jīng)理出席員工大會(huì)并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)理的意見(jiàn)。

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10經(jīng)理外出時(shí)能主動(dòng)主持辦公室工作。

11良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。

12精力充沛。

13良好的安排時(shí)間的能力（如出差計(jì)劃與安排）

14良好的記憶力，尤其對(duì)人名、地名、電話號(hào)碼反應(yīng)迅速。

及時(shí)將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。

25第25頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表三）序號(hào)檢測(cè)內(nèi)容良一般差15有組織觀念和團(tuán)隊(duì)精神。

16與同事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用。

17能參與企業(yè)具體項(xiàng)目的開(kāi)展。

18積極主動(dòng)而非被動(dòng)工作。

19懂辦公室內(nèi)財(cái)務(wù)管理。

20知錯(cuò)能及時(shí)糾正。

21知道何時(shí)征求上司的意見(jiàn)和給上司建議。

26第26頁(yè)，共29頁(yè)，2023年，2月20日，星期日小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表四）序號(hào)檢測(cè)內(nèi)容良一般差22能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）

23有一定數(shù)學(xué)頭腦。

24會(huì)多種語(yǔ)言并且能適應(yīng)多國(guó)文化環(huán)境。

25求知欲強(qiáng)。

26掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用。

27能代替上司處理日