總部合同管理制度

公司合同管理制度1.總則1.1宗旨為了保障公司依法經(jīng)營，規(guī)范合同管理，依據(jù)公司章程，結(jié)合公司業(yè)務(wù)上的實(shí)際須要，制定本規(guī)則。1.2適用范圍本規(guī)則適用于公司總部（以下稱“總部”）的各部門及各分公司對外簽訂的除勞動(dòng)合同及勞務(wù)合同以外的各類合同（包括但不限于協(xié)議、合意書、意向書、備忘錄等）的管理。1.3管理原則及制度公司合同實(shí)行歸口管理和分級管理相結(jié)合的原則，并實(shí)行承辦制度、審查會(huì)簽制度、合同臺帳管理制度和合同歸檔制度。1.4合同形式公司各類合同原則上均需以書面形式簽訂。但是，須要即時(shí)結(jié)清的簡潔小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)無需簽訂書面形式的合同?！皶嫘问健?，是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。除狀況緊急或條件限制外，應(yīng)簽訂紙張形式的合同書并留存原件。2.分類及定義2.1合同種類貨物買賣合同借款合同（包括借入和借出）；擔(dān)保合同；租賃合同；加工承攬合同；運(yùn)輸合同；資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同；2.1.8倉儲(chǔ)合同；學(xué)問產(chǎn)權(quán)運(yùn)用許可、轉(zhuǎn)讓合同；服務(wù)合同；建筑工程合同；對外投資合同；經(jīng)銷合同；聯(lián)營合同；公司依據(jù)實(shí)際須要，經(jīng)公司總經(jīng)理（以下稱“總經(jīng)理”）批準(zhǔn)，可以適當(dāng)削減或增加合同種類。2.2重大合同總部的重大合同，是指：公司與股東或關(guān)聯(lián)公司之間簽訂的合同；有關(guān)公司日常經(jīng)營活動(dòng)的原材料的購買、銷售及廣告費(fèi)合同的簽訂和支出以外的一次性交易金額為200萬元人民幣以上或同一交易內(nèi)容的年度合計(jì)額為300萬元人民幣以上的合同；公司與會(huì)計(jì)師事務(wù)所之間簽訂的有關(guān)年度審計(jì)業(yè)務(wù)的服務(wù)合同；許可第三方運(yùn)用公司的商標(biāo)、專利、專有技術(shù)及其它專有信息的合同；借款合同及擔(dān)保合同；關(guān)于公司購買、出售、轉(zhuǎn)讓、租賃年度資本支出安排外的20萬元人民幣以上的固定資產(chǎn)的合同；公司對外投資合同；法律規(guī)定或政府機(jī)關(guān)要求必需經(jīng)董事會(huì)決議的其他合同。公司各分公司及全資子公司的重大合同將依據(jù)其章程及相關(guān)內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定確認(rèn)其范圍。2.3合同管理部門合同管理部門是指負(fù)責(zé)合同管理綜合事務(wù)的主管部門?？偛康暮贤芾聿块T為管理部；各分公司的合同管理部門為其辦公室或行政部。2.4合同承辦部門合同承辦部門是指依據(jù)業(yè)務(wù)須要，或總經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)合同立項(xiàng)、談判和起草的部門?？偛考胺止竞贤修k部門原則上依據(jù)其職責(zé)分工確定。在特別狀況下，由總經(jīng)理指定合同承辦部門。2.5合同審查部門合同審查部門，是指負(fù)責(zé)合同會(huì)簽、審查的部門。合同審查部門依據(jù)如下原則確定：除本規(guī)則另有規(guī)定外，公司全部合同均需合同管理部門進(jìn)行內(nèi)部法律審查，必要時(shí)應(yīng)托付律師事務(wù)所進(jìn)行法律審查；公司擔(dān)當(dāng)支付義務(wù)且其金額超過10000元人民幣的合同，應(yīng)有財(cái)務(wù)部門參加審查；涉及專業(yè)技術(shù)的合同，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)部門參加審查。3.總部合同管理3.1合同管理部門的職責(zé)負(fù)責(zé)制訂合同管理制度，并規(guī)范、監(jiān)督、檢查其執(zhí)行；負(fù)責(zé)總部合同的編號、幫助開具授權(quán)托付書；負(fù)責(zé)辦理總部合同糾紛的仲裁、訴訟等法律事務(wù)工作；參加總部重大合同的談判工作，并起草上述合同；參加總部合同糾紛的協(xié)調(diào)、協(xié)商工作；應(yīng)合同承辦部門要求，參加合同的談判、起草工作；對總部合同進(jìn)行內(nèi)部法律審查；托付律師事務(wù)所對總部合同進(jìn)行法律審查；依據(jù)詳細(xì)狀況，提出增加參加總部合同審查會(huì)簽部門的建議；依據(jù)詳細(xì)狀況，參加分公司合同的談判、起草、審查、仲裁、訴訟等工作；負(fù)責(zé)公司合同收集、合同臺帳、合同歸檔、合同備案管理工作；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查總部各部門的合同管理工作和考核各分公司合同管理工作；3.2合同承辦部門的職責(zé)在合同談判前，應(yīng)對合同的其他各方當(dāng)事人進(jìn)行必要的資信調(diào)查，并對資信調(diào)查結(jié)果負(fù)責(zé)。資信調(diào)查內(nèi)容包括：.1營業(yè)執(zhí)照及其有效性；.2商業(yè)信譽(yù)及近期經(jīng)營業(yè)績狀況；.3簽訂該合同須具備的資質(zhì)條件。合同談判、起草、會(huì)簽、歸檔及履行；對合同的經(jīng)濟(jì)性、可行性、合法性及價(jià)款的合理性負(fù)干脆責(zé)任；處理未涉及訴訟和仲裁法律程序的合同糾紛；建立本部門的合同副本檔案及其臺帳；匯總本部門承辦合同的履行狀況并于次年1月31日以前報(bào)合同管理部門。3.3合同承辦人員合同承辦部門應(yīng)對專項(xiàng)合同指定兼職承辦人員。合同承辦人員可以是業(yè)務(wù)人員或法律工作人員。合同承辦人員的職責(zé)為如下：.1負(fù)責(zé)合同的前期談判、協(xié)商等方面的詳細(xì)工作；.2通過本部門的負(fù)責(zé)人提請相關(guān)業(yè)務(wù)部門審查其經(jīng)辦的合同；.3參加或幫助合同糾紛的協(xié)商、仲裁、訴訟活動(dòng)；.4建立合同登記臺帳，保管合同文書及相關(guān)資料，并剛好交合同管理部門歸檔；.5檢查所簽訂合同的履行狀況；.6通過本部門的負(fù)責(zé)人剛好向合同管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門通報(bào)合同簽訂及履行過程中發(fā)生的問題，并提出問題的解決方案或建議。3.4合同審查分工合同管理部門主要審查合同的合規(guī)性、合理性、資料完備性、合法性及嚴(yán)密性，并確定是否將合同送律師事務(wù)所審查；財(cái)務(wù)部門主要審查合同資金、資金來源的合規(guī)性及合同支付條款的合理性；專業(yè)技術(shù)部門主要審查技術(shù)及產(chǎn)品的合格性、平安性、牢靠性及先進(jìn)性。3.5合同起草合同原則上由合同承辦部門或以合同承辦部門為主起草。但，必要時(shí)可以干脆托付律師事務(wù)所進(jìn)行起草。國家或行業(yè)主管部門已頒布合同示范文本的，由合同承辦部門提出，經(jīng)合同管理部門審查確認(rèn)后，在公司內(nèi)部統(tǒng)一運(yùn)用。無上述示范文本，但須要多次重復(fù)運(yùn)用的合同文本，由合同承辦部門起草，經(jīng)合同管理部門審查確認(rèn)后，在公司內(nèi)部統(tǒng)一運(yùn)用。3.6合同審查程序合同承辦部門填寫《合同審查會(huì)簽表》（見附件1），連同合同文本、合同立項(xiàng)依據(jù)、資金預(yù)算依據(jù)、合同對方當(dāng)事人選定依據(jù)以及合同對方當(dāng)事人的資信調(diào)查狀況等，由合同承辦部門承辦人及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，按合同審查流程送各審查部門審查會(huì)簽。依據(jù)合同審查部門的要求，合同承辦部門應(yīng)供應(yīng)完成合同審查所需了解的狀況及查核的其它數(shù)據(jù)。各審查部門應(yīng)依據(jù)本規(guī)則第十三條規(guī)定的分工，對合同文本進(jìn)行審查。合同承辦部門原則上應(yīng)按合同審查部門的看法進(jìn)行修改，并將修改狀況向相應(yīng)的審查部門反饋。合同承辦部門對合同審查部門的修改看法有異議時(shí)，可以干脆向總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的主管副總經(jīng)理匯報(bào)，并由總經(jīng)理或該主管副總經(jīng)理最終確定。各審查部門詳細(xì)審查人員應(yīng)在合同會(huì)簽表上簽署看法，并由該部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。審查看法應(yīng)明確、詳細(xì)。禁止運(yùn)用模糊性語言（包括但不限于“原則同意”、“基本可行”、“已閱”等），一旦運(yùn)用模糊性語言視為對該合同草案的否定。3.7合同審批總部重大合同，經(jīng)內(nèi)部審查和總經(jīng)理審核同意后，須報(bào)公司董事會(huì)審議批準(zhǔn)?？偛恐卮蠛贤酝獾钠渌贤?，由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的主管副總經(jīng)理審批。3.8簽署及授權(quán)總部重大合同，由董事長或董事長書面授權(quán)的董事、總經(jīng)理、副總經(jīng)理簽署。總部重大合同以外的合同，由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的主管副總經(jīng)理簽署。公司董事長以外的人員簽署的合同，應(yīng)合同他方當(dāng)事人的要求，需出具《授權(quán)托付書》的，由合同承辦部門商合同管理部門辦理。3.9合同編號、蓋章全部合同按本規(guī)則通過審批后，由合同承辦部門送合同管理部門統(tǒng)一編號。合同編號方法由合同管理部門制定。合同正式文本經(jīng)簽署后，由合同承辦部門憑已完成會(huì)簽流程的《合同審查會(huì)簽表》和《授權(quán)托付書》（若須要）辦理合同蓋章（公章或合同專用章）手續(xù)。3.10合同履行合同履行由合同承辦部門負(fù)責(zé)。合同生效前，不得實(shí)際履行。合同生效后，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依據(jù)合同約定履行。合同承辦部門在合同履行過程中,應(yīng)剛好、照實(shí)填寫和記錄合同履行狀況，并將合同履行狀況按年度匯總報(bào)合同管理部門?！赌甓群贤男袪顩r匯總表》見附件3。合同付款的審批依據(jù)公司有關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。當(dāng)合同他方當(dāng)事人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時(shí)，合同承辦部門應(yīng)依法實(shí)行措施，督促合同他方當(dāng)事人全面、剛好、適當(dāng)履行。3.11合同變更和解除變更或解除合同，須符合法定或約定的形式及程序，其通知或答復(fù)須在法定或約定期限內(nèi)作出。合同變更或解除的審查、審批程序與合同簽訂程序相同。3.12合同糾紛處理發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同承辦部門應(yīng)盡快收集相關(guān)證據(jù)，并剛好報(bào)合同管理部門。發(fā)生合同爭議或糾紛，未進(jìn)入訴訟或仲裁法律程序的，由合同承辦部門負(fù)責(zé)處理。合同承辦部門應(yīng)將合同爭議或糾紛狀況剛好報(bào)合同管理部門，合同管理部門供應(yīng)必要的幫助。合同承辦部門應(yīng)將處理合同糾紛產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議書、和解書或其它法律文書統(tǒng)一歸檔，并報(bào)合同管理部門備案。補(bǔ)充協(xié)議書、和解書或其它法律文書的簽訂程序與合同的簽訂程序相同。發(fā)生合同爭議或糾紛，進(jìn)入訴訟或仲裁法律程序的，由合同管理部門負(fù)責(zé)處理，合同承辦部門應(yīng)主動(dòng)協(xié)作。3.13合同檔案管理在合同正式簽署后的一個(gè)月內(nèi)，合同承辦部門應(yīng)將合同正本（實(shí)體文檔）、合同審查會(huì)簽表（實(shí)體文檔）和其它須歸檔的資料文件送合同管理部門歸檔。為便利查閱和運(yùn)用，合同承辦部門應(yīng)整理如下材料并向合同管理部門備案：.1合同實(shí)體文本和電子文本；.2合同審查會(huì)簽表；.3履行狀況記錄；.4糾紛或爭議的處理狀況記錄；.5其它相關(guān)資料。4.分公司合同管理4.1合同管理制度備案各分公司應(yīng)參照本規(guī)則并結(jié)合本單位實(shí)際，制定相應(yīng)的合同管理制度，并報(bào)總部合同管理部門備案。4.2合同管理原則各分公司的合同管理工作應(yīng)貫徹依法經(jīng)營和風(fēng)險(xiǎn)限制原則，避開發(fā)生合同糾紛和經(jīng)濟(jì)損失，加強(qiáng)合同管理信息化工作，提高合同管理效率。4.3合同管理權(quán)限各分公司制定的合同管理制度涉及的合同管理權(quán)限，不得超越總部規(guī)定的事項(xiàng)及范圍。4.4臺帳等報(bào)送各分公司、全資子公司應(yīng)建立和完善合同臺帳，匯總統(tǒng)計(jì)本單位半年和一年的合同基本狀況，包括合同數(shù)量、金額、履行狀況、合同糾紛等，并分別于每年7月31、次年1月31日前報(bào)總部合同管理部門。5.責(zé)任與獎(jiǎng)懲5.1保密義務(wù)合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，相關(guān)人員對合同的條款須有全面、正確的理解，并應(yīng)保守合同隱私。5.2空白合同的禁止為保證合同內(nèi)容的合法性，禁止擅自攜帶已蓋公章或合同專用章的空白合同或空白便條。如確有須要，須經(jīng)有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用手續(xù)，運(yùn)用完畢經(jīng)審查無誤后，辦理銷準(zhǔn)手續(xù)。5.3績效考核公司將合同管理工作納入績效考核，考核內(nèi)容包括合同文本質(zhì)量、合同起草、審查、履行狀況及合同臺帳記錄等。5.4表彰及嘉獎(jiǎng)總部及各分公司應(yīng)當(dāng)對在合同管理工作中作出成果者和避開、挽回經(jīng)濟(jì)損失者予以表彰。符合下列條件的，應(yīng)當(dāng)賜予嘉獎(jiǎng)：經(jīng)考核，嚴(yán)格遵照執(zhí)行有關(guān)合同法律、法規(guī)和本規(guī)則，成果突出的部門和個(gè)人；在解決合同糾紛過程中，盡職盡責(zé)，避開或挽回經(jīng)濟(jì)損失達(dá)人民幣1萬元以上者；敢于揭發(fā)、抵制利用合同進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)者；其他應(yīng)予嘉獎(jiǎng)?wù)摺Ｉ鲜黾为?jiǎng)的詳細(xì)方法，由總經(jīng)理確定。5.5指責(zé)及處分有下列情形之一，造成較大經(jīng)濟(jì)損失或擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失的，對責(zé)任人予以通報(bào)指責(zé)或處分；構(gòu)成犯罪的交由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。不按本規(guī)則規(guī)定簽訂合同的；簽訂有重大缺陷或無效合同的；審查人員無正值理由延誤審查的；因?qū)彶槿藛T疏忽未審出合同重大缺陷的；未依法律和本規(guī)則規(guī)定變更或解除合同的：丟失合同文本及相關(guān)文件的；供應(yīng)虛假資料的；超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的；發(fā)生糾紛后，隱瞞或不剛好向相關(guān)業(yè)務(wù)部門匯報(bào)實(shí)行措施，致使重要證據(jù)滅失或超過訴訟時(shí)效的；有關(guān)法律性文件未經(jīng)審查的；應(yīng)當(dāng)或可以追究合同對方當(dāng)事人違約責(zé)任而擅自放棄的；在合同簽訂或履行中，與合同對方當(dāng)事人或第三人惡意患通或收受賄賂的；泄漏公司商業(yè)隱私的；運(yùn)用非法手段簽訂合同的；其他違反公司相關(guān)制度的情形。6.附則6.1本規(guī)則未盡事宜，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司章程的規(guī)定執(zhí)行。6.2本規(guī)則中運(yùn)用的“以上”包括本數(shù)。6.3本規(guī)則應(yīng)在公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門張貼公告。6.4本規(guī)定于年月日經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，自發(fā)布之日起執(zhí)行，說明權(quán)歸公司管理部。6.5附件 《合同審查會(huì)簽表》《年度合同履行狀況匯總表》合同審查會(huì)簽表合同名稱合同種類對方當(dāng)事人合同標(biāo)的合同金額承辦部門承辦人負(fù)責(zé)人合同管理部門看法年月日其他相關(guān)部門審核看法年月日主管副總經(jīng)理看法年月日總經(jīng)理意見