項目九-郵件合并

項目九Word2007郵件合并

Word2007：郵件合并一、了解郵件合并我們在工作中可能遇到過這樣的情況：要向一群人發(fā)送內容相同的文檔，但每份文檔的稱謂等各不相同。例如，要打印請貼、邀請函或信封之類。這類文檔的特點是文檔中的主要內容相同，只有個別部分不同。傳統(tǒng)做法則是每打印一張進行一次修改。雖然這樣也可以完成任務，但卻非常麻煩，如果使用郵件合并功能，則可以非常輕松的做好這項工作。

郵件合并的原理是將發(fā)送的文檔中相同的重復部分保存為一個文檔，稱為主文檔；將不同的部分，如很多收件人的姓名、地址等保存成另一個文檔，稱為數(shù)據(jù)源；然后將主文檔與數(shù)據(jù)源合并起來，形成用戶需要的文檔。數(shù)據(jù)源可看成是一張簡單的二維表格。表格中的每一列對應一個信息類別，如姓名、性別、職務、住址等。各個數(shù)據(jù)域的名稱由表格的第一行來表示，這一行稱為域名行，隨后的每一行為一條數(shù)據(jù)記錄。數(shù)據(jù)記錄是一組完整的相關信息，如某個收件人的姓名、性別、職務、住址等。郵件合并功能不僅用來處理郵件或信封，也可用來處理具有上述原理的文檔。二、設置主文檔主文檔是一個樣板文檔，用來保存發(fā)送文檔中的重要部分。在Word2007中，任何一個普通文檔都可以作為主文檔來使用。因此，建立主文檔的方法與建立普通文檔的方法基本呢相同，具體操作方法如下：啟動Word2007，新建一個空白文檔，根據(jù)需要設置好紙型、紙張方向、頁邊距等。錄入文字，設置文本和段落格式，如字體、字號、字距、段落縮進、行距等。如果需要，可設置頁眉、頁腳中的內容，保存文檔

三、設置數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源又叫做收件人列表，實際上數(shù)據(jù)原種保存的可能不僅僅包括收件人信息，還有可能包括其他信息。對于Word2007的郵件合并功能來說，數(shù)據(jù)源的存在方式很多：一是可以用Word2007來創(chuàng)建數(shù)據(jù)源；二是可以通過Word表格來制作數(shù)據(jù)源；三是可以用Excel表格制作數(shù)據(jù)源；四是可以使用Outlook或OutlookExpress的通訊錄來制作數(shù)據(jù)源；五是可以用指定格式的文本文件保存數(shù)據(jù)源。四、添加郵件合并域五、完成郵件合并（一）預覽郵件合并（二）自動檢查錯誤（三）完成郵件合并郵件合并自動提取數(shù)據(jù)批量制作本例介紹如何讓Word2007自動提取Excel成績表中的數(shù)據(jù)批量制作成績單，這個神奇的通知單自己會從Excel成績表中提取學生的姓名、學號、各科成績等等，然后按老師指定的格式自動制作全班同學的成績通知單！在Word2007中做好成績通知單的格式，這里我們做得比較簡單，重點在介紹方法。如果數(shù)據(jù)多，也許表格會比較復雜，不過不管簡單還是復雜，Word2007都能輕松幫你搞定！提高辦公效率Word郵件合并技巧四則郵件合并”是Word的一項高級功能，是辦公自動化人員應該掌握的基本技術之一。但是大多數(shù)書上對“郵件合并”的介紹都很簡單，如果按照書的上介紹去做，合并打印出的郵件并不能完全令人滿意。教你幾個郵件合并技巧，希望能幫你提高辦公效率。1．用一頁紙打印多個郵件利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時也要用整頁紙，導致打印速度慢，并且浪費紙張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節(jié)符”，使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將數(shù)據(jù)和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節(jié)符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數(shù)字1）。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找內容”框內輸入“^b”，在“替換為”框內輸入“^l”，單擊“全部替換”，此后打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。2．一次合并出內容不同的郵件有時我們需要給不同的收件人發(fā)去內容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的郵件。如寄給家長的“學生成績報告單”，它根據(jù)學生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內容，總分超過290分的學生，在報告單的最后寫上“被評為學習標兵”,而對其它的學生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“if…then…else(I)…”，在出現(xiàn)的對話框中填入，單擊“確定”按鈕。有時可根據(jù)需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數(shù)據(jù)源合并出不同內容的郵件來。3．共享各種數(shù)據(jù)源郵件合并除可以使用由Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源之外，可以利用的數(shù)據(jù)非常多，像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件內容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行