供方責任索賠管理辦法和供應商調查管理制度

2011-12-13發(fā)布2011-12-13實施捷克國際集團事業(yè)部捷克國際集團事業(yè)部企業(yè)標準供方責任索賠管理辦法

修訂頁編制/修訂原因說明：由于事業(yè)部組織架構調整，為規(guī)范各產品公司對供方責任索賠的流程，修訂體系文件章節(jié)號修訂（內容）說明修訂人/時間組織架構調整，修訂體系文件劉德華2011-11-18單位審核/日期：會審/日期：單位外會簽：批準：注：流程清單內所有文件審批發(fā)布必須按照清單規(guī)定的審批流程組織審批，并在此處寫明審批流程。編制部門（事業(yè)部供應鏈管理部）→部門審核→會審（事業(yè)部品質管理部、各產品公司品質部）→會簽（各產品公司分廠、財務部）→批準（管理者代表） QMY-GC13.024-2011供方責任索賠管理辦法 PAGE事業(yè)部2011-12-12批準2011-PAGE7捷克國際集團事業(yè)部企業(yè)標準供方責任索賠管理辦法QMY-GC13.024-2011事業(yè)部2011-12-12批準2011-12PAGE3目的和范圍本標準明確了各產品公司對供方責任索賠的流程，各部門的管理職責。本規(guī)范適用于事業(yè)部。定義供方質量索賠：由供方原因造成的進貨檢驗、型式試驗、生產過程、市場任一過程的品質異常索賠。供方非質量索賠：指供方非質量原因導致的索賠，包括未滿足訂單/送貨通知要求而造成的停產，未滿足財務對賬/發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎管理要求及其他各種類型的未滿足要求的索賠。索賠金額限度：衡量供方違約責任嚴重性的指標。在索賠金額限度以下的索賠由低職級人員審批，在索賠金額限度以上的索賠由高職級的人員審批。規(guī)定：產品公司索賠金額限度為20000元，電子分廠索賠金額限度為5000元。管理職責供應鏈：供應鏈為供方索賠流程的主管部門。負責對供方未滿足財務對賬/發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎管理要求及其他各種類型的未滿足要求的違約行為與供方之間進行責任確認及違約索賠，負責未滿足訂單/送貨通知要求而造成的生產異常、停產的責任索賠流程的審核、審批；負責對金額超限度及爭議較大的供方質量索賠進行會簽，核實是否遵守本文件規(guī)定的各項要求，對質量索賠造成的影響進行供應布局調整；對各種索賠進行匯總并提交審批流程。品質：負責對供方因質量原因造成的品質損失進行違約索賠。涉及品質爭議事項時由事業(yè)部品質仲裁。采購：負責對供方未滿足訂單/送貨通知要求而造成的生產異常、停產進行責任確認，并提交供方違約索賠審批流程?；A管理：負責填寫《供方異常問題處理通知單》，向供應鏈提出供方違反基礎管理要求的證據(jù)。管理內容流程圖供方索賠流程總圖供方質量單次索賠流程：索賠金額限度以下的索賠：品質填寫《供方違約索賠單》啟動審批流程→模塊經理審批→發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。供應商對事實認定及違約程度存在較大爭議時，增加供應鏈經理會簽，必要時由事業(yè)部品質仲裁。索賠金額限度以上（含）的索賠：品質填寫《供方違約索賠單》啟動審批流程→供應鏈配套模塊經理會簽→品質部門長審批（存在較大爭議時由事業(yè)部品質仲裁）→發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。供方非質量（未滿足訂單/送貨通知要求而造成的生產異常、停產）單次索賠流程：索賠金額限度以下的索賠：采購填寫《供方違約索賠單》啟動審批流程→采購模塊經理審核→供應鏈配套經理審批→發(fā)供應鏈配套及供應商。索賠金額限度以上（含）的索賠：采購填寫《供方違約索賠單》啟動審批流程→采購模塊經理、配套模塊經理審核→供應鏈部門長審批→發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。供方非質量（未滿足財務對賬/發(fā)票要求，未滿足送樣要求、基礎管理要求及其他各種類型的未滿足要求的違約行為）單次索賠流程：索賠金額限度以下的索賠：配套填寫《供方違約索賠單》啟動審批流程→配套經理審批→發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。索賠金額限度以上（含）的索賠：配套填寫《供方違約索賠單》啟動審批流程→配套模塊經理審核→供應鏈部門長審批→發(fā)供應鏈配套、體系及供應商。月度索賠流程：供應鏈體系提交→供應鏈體系、配套經理審核→產品公司品質部門長會簽→供應鏈部門長審批→財務、品質、配套、采購、研發(fā)、基礎管理相關人員備案→財務執(zhí)行索賠。供方責任索賠的基本原則促進改進原則：對供方違約行為進行的索賠，其根本目的不是以此獲得經濟收入，而是促使供方認識到問題的嚴重性并進行系統(tǒng)改進。邏輯嚴謹原則：嚴格遵循先進行違約事實認定，再進行違約責任索賠的邏輯關系。嚴禁事實認定不清的情況下隨意向供應商開出《供方違約索賠單》。依法量刑原則：嚴格按照《合作協(xié)議》或相關供貨協(xié)議中規(guī)定的標準對供方進行索賠。做到違約事實認定清晰，違約責任量刑適當。兩單與公文關系原則：只有《供方違約索賠單》（將《供方異常問題處理通知單》作為事實認定及溝通到位的證據(jù)）作為法定的索賠扣款憑據(jù)。供應商可以此作為財務入賬的憑據(jù)。如供應商有需要可以向財務申請蓋章確認。公文不作為向供方索賠扣款的憑據(jù)，僅起到信息公示的作用。注：兩單指《供方違約索賠單》及《供方異常問題處理通知單》。信息歸口原則：索賠屬敏感業(yè)務，需對公司內部對口供應商索賠業(yè)務的部門予以明確。根據(jù)這一原則，確定公司內部可向供應商發(fā)布《供方異常問題處理通知單》的部門為：供應鏈、品質、采購三個部門，可向供應商發(fā)布《供方違約索賠單》的部門為：供應鏈、品質兩個部門。供方責任索賠管理要求質量索賠由品質啟動審批流程，非質量索賠由采購或供應鏈配套啟動審批流程。違約事實認定部門以郵件的形式向供方發(fā)出《供方異常問題處理通知單》，供應商在3個工作日內進行反饋。雙方的溝通過程都同時抄送給對應的配套。如供應商有異議需及時與相關人員溝通確認，索賠部門需及時給予回復。供方在3個工作日內未確認《供方異常問題處理通知單》，索賠部門需與供應商進行電話溝通確認，在供方確認查收到郵件的前提下，索賠部門將以發(fā)出的郵件截圖及《供方異常問題處理通知單》為依據(jù)開出《供方違約索賠單》，由索賠部門啟動索賠審批流程并將經審批的索賠單發(fā)給供應商?！豆┓疆惓栴}處理通知單》確認蓋章掃描件或發(fā)出的郵件截圖需作為對象插入《供方違約索賠單》中作為供需雙方已充分溝通的證據(jù)。供應鏈每月8日前對上月各產品公司供方索賠數(shù)據(jù)進行匯總。其中質量索賠由各單位品質匯總發(fā)至供應鏈體系，非質量索賠由供應鏈體系自行組織匯總。由供應鏈體系啟動月度索賠流程，抄送至各產品公司財務執(zhí)行。為避免對供應商重復扣款，即使有單項索賠流程抄送到財務，財務也不作為索賠依據(jù)。財務對供應商的索賠完全以供應鏈匯總審批流程所提供的數(shù)據(jù)為唯一依據(jù)。供方異常問題處理通知單及供方違約索賠單編號規(guī)定供方異常問題處理通知單編號組成規(guī)定：供方異常問題處理通知單識別碼六位數(shù)年月碼-三位數(shù)流水碼。供方違約索賠單編號組成規(guī)定：供方索賠單識別碼六位數(shù)年月碼-三位數(shù)流水碼。索賠部門應安排專人進行供方異常問題處理通知單及供方違約索賠單的編號，確保有序、可追溯。供方異常問題通知單及供方索賠單識別碼規(guī)定如下表：索賠單位索賠部門供方異常問題處理通知單識別碼供方違約索賠單識別碼供應鏈配套MX*GTMX*GP一分廠品質MXGYPTMXGYPP采購MXGYCTMXGYCP基礎管理MXGYJTMXGYJP二分廠品質MXGEPTMXGEPP采購MXGECTMXGECP基礎管理MXGEJTMXGEJP無錫工廠品質MXBWPTMXBWPP采購MXBWCTMXBWCP基礎管理MXBWJTMXBWJP合肥工廠品質MXBHPTMXBHPP采購MXBHCTMXBHCP基礎管理MXBHJTMXBHJP荊州分廠品質MXBJPTMXBJPP采購MXBJCTMXBJCP基礎管理MXBJJTMXBJJP無錫經營體品質MXDWPTMXDWPP采購MXDWCTMXDWCP基礎管理MXDWJTMXDWJP合肥經營體品質MXDHPTMXDHPP采購MXDHCTMXDHCP基礎管理MXDHJTMXDHJP說明：a)供應鏈編號中的*代表數(shù)字（1～7）。其中：1代表滾一分廠，2代表滾二分廠，3代表無錫工廠，4代表合肥工廠，5代表荊州分廠，6代表無錫經營體，7代表合肥經營體。b)示例：MX1GT201108-001表示供應鏈2011年8月份針對滾一分廠供應商開出的第一單供方異常問題處理通知單，MX1GP201108-001表示供應鏈2011年8月份針對滾一分廠供應商開出的第一單索賠單。c)索賠單編號必須與通知單編號保持一致，通知單編號必須連續(xù)，而索賠單編號允許不連續(xù)。例如通知單MX1GT201108-001執(zhí)行了索賠，則索賠單為MX1GP201108-001；如通知單MX1GT201108-002沒有執(zhí)行索賠，則不存在對應的索賠單MX1GP201108-002，該編號被跳過。供方索賠取消需要對已審批生效的索賠申請取消，由供應鏈配套填寫《供方索賠取消申請表》啟動審批流程，經當事的相關部門會簽后，由供應鏈部門長審批生效。文件《合作協(xié)議》記錄《供方異常問題處理通知單》《供方違約索賠單》《供方索賠取消申請表》附加說明：本標準由事業(yè)部供應鏈管理部提出、起草、修訂。本標準由事業(yè)部供應鏈管理部歸口管理本標準主要修訂人：白玉婕、袁正輝自本標準下發(fā)之日起，《QMY-GCQ13.024-2011供方責任追溯管理辦法》作廢。

供應商調查管理制度總則1．1制定目的為了解供應商之制程能力、品管功能，確認其是否有提供符合成本、交期、品質之物料的能力，特制定本規(guī)章。1．2適用范圍對擬開發(fā)供應商之調查，及本公司合格供應商之年度復查，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1．3權責單位采購部負責本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作?？偨浝碡撠煴疽?guī)章制定、修改、廢止之核準。供應商調查作業(yè)規(guī)定2．1供應商調查程序采購部實施采購前，應對擬開發(fā)之廠商組織供應商調查工作，目的是了解供應商之各項管理能力，以確定其可否列為合格供應商名列。由采購、生技、品管、生管人員組成供應商調查小組，對供應商實施調查評核，并填寫《供應商調查表》。評核之結果由各單位作出建議，供總經理核定是否準予成為本公司之合格供應商。未經供應商調查認可之廠商，除總經理特準外，不可成為本公司之供應商。2．2供應商調查評核2．2．1價格評核對供應商所提供之物料價格，由采購部依下列因素作評核：原料價格。加工費用。估價方法。付款方式。2．2．2技術評核對供應商之生產技術，由生技部依下列因素作評核：技術水準。技術資料管理。設備狀況。工藝流程與作業(yè)標準。2．2．3品質評核對供應商之品質，由品管部依下列因素作評核：品管組織與體系。品質規(guī)范與標準。檢驗之方法與記錄。糾正與預防措施。2．2．4生管評核對供應商之生產管理，由生管部依下列因素作主核：生產計劃體系。最短及最長之交貨期限。進度控制方法。異常排除能力。2．3供應商復查規(guī)定經調查認可之合格供應商，原則上每年復查一次。復查流程類同首次調查評核。復查不合格之供應商，除經本公司總經理特準外，不可列入次年合格供應商之列。若供應商之交期、品質、價格或服務產生重大變異時，可于一年中，隨時對供應商作必要之復查。附件[附件]GA02-1《供應商調查表（范例）》

供應商調查表（范例）