采購工作手冊

采購工作手冊Version1.01第一頁，共四十八頁。采購工作手冊目錄.采購的意義.采購的目的.采購的任務.采購的準則.

采購作業(yè).采購人員行為規(guī)范.績效考核.采購組織與權責第二頁，共四十八頁。A﹒采購的意義

采購包括了購買組織1所需的原物料、半成品、成品、勞務和設備等所有相關的活動.采購的日常工作既廠商評估、成交條件、訂單處理、交貨通知、進貨驗收、及付款結報.注1:組織:指采購單位所隸屬的公司及被其服務的關系企業(yè)、生產基地.第三頁，共四十八頁。B﹒采購的目的經由以下的一系列7R活動來滿足客戶(請購單位、各生產基地、銷售單位)的需求．以正確的價格(RIGHTPRICE)向正確的供貨商(RIGHTVENDOR)購買合適的質量(RIGHTQUALITY)及正確數量(RIGHTQUANTITY)的物品或勞務,在正確的時間(RIGHTTIME)送達正確的地點(RHGHTPLACE),并且在需要時能得到供貨商的實時服務(RIGHTSERVICE)．第四頁，共四十八頁。C﹒采購的任務主動積極開發(fā)最佳價值的全球供貨商來源以符合的國際運籌管理策略及滿足最終顧客的需求.開發(fā)全球性的供應來源.與供貨商建構長期的策略性伙伴.依最終顧客需求決定采購策略．重視最后利潤的創(chuàng)造而非采購的價格，以適時供應各生產基地、各請購單位所需的貨源、設備及服務．加強供應煉管理、消除浪費、降低成本，提高競爭力．應用信息科技取代存貨及提高采購作業(yè)效率．搜集分析產業(yè)商情及競爭者動態(tài)供決策參考．提供成本估算(RFQ)及樣品索取服務(RFS)．轉售SLOWMOVING物料,減少資金積壓，增加可利用的倉儲空間．第五頁，共四十八頁。D﹒采購準則貨源.采購對象.價格.采購模式.與VENDOR建立雙贏的合作關系.COSTDOWN第六頁，共四十八頁。D﹒采購準則以下就“貨源”、“采購對象”、“價格”、“采購模式”、“與供貨商的關系”及“COSTDOWN”等六大方面，在日常采購活動中，需“掌握的觀念”、“緊守的原則”等加以規(guī)范，采購人員宜從中選取，加上自身的創(chuàng)意，以組合出“在不同的狀況下宜采取的采購策略”經權責主管同意后，據之實施．第七頁，共四十八頁。１．貨源：采購人員需從組織的國際運籌管理角度來建布貨源，以就近、實時、經濟且足夠為原則提供客戶（請購單位、各生產基地、銷售單位）所需的貨品及服務,爭取做到JIT交貨.1-1采取多角化（DIVERSIFY）貨源，以

a.掌握所需物料，

b.分散風險，

c.借賣方競爭取得的優(yōu)惠交易條件、市場情報及專業(yè)知識．第八頁，共四十八頁。1-2國際采購.注3:國際采購：為本地以外地區(qū)的供貨商采購各類物品或服務的流程．注4:這里的價格是指TOTALCOSTOFOWNERSHIP“整體采購成本”包括了﹕物品或／及勞務的成本（SETUPCHARGE）匯率風險報關、運輸、保險及其他在運送過程中所產生的費用與內購的付款條件不同所衍生額外的費用或利息支出因外購的交貨前置期較長所多出的庫存成本質量有瑕疵時的退貨與處理成本行政管理及出差費用開發(fā)（NRE、模具）及承認費用第九頁，共四十八頁。２．采購對象2-1原則上爭取DIRECTACCOUNT依序向原廠、分公司、代理商采購,以a．確保質量、交期b．避免中間加價c．取得較佳的售前及售后服務

d．建立長期供需關系．第十頁，共四十八頁。２．采購對象2-2適用于間接采購的狀況，凡屬于

a．交易條件（如數量、付款辦法）不符合DIRECT

ACCOUNT要求．

b．標準化制品．

c．需經中介者整合才能成為所需貨品、設備者．

d．在質量無差異（HOMOGENEOUS）下，若中介者能提供（i）較充裕的貨源（ii）較快交期（iii）較便宜價格（iv）較好服務（v）其他優(yōu)異的交易條件，則宜考慮間接采購唯須依序向原廠的分公司﹐代理商采購﹒第十一頁，共四十八頁。３．價格３-1取得較便宜的價格僅是采購要努力達成的目標之一,其他需努力的要項有“質量與功能”、“交期”與供貨商能提供給我們的“售前與售后服務”這四者質量與功能、交期、價格、售前與售后服務等，彼此息息相關且互動．3-2除了“質量與功能”是固定不可打折扣之外，其余“價格”、“交期”與“售前與售后服務”，都可能經與供貨商來取得較佳的條件，采購人員需依狀況的不同來訂出VENDORNEGOTIATION(廠商談判)時所要取得的目標及其優(yōu)先級．３-3若價格與貨源、交期有所沖突時,采購人員需“在需要的時間內取得足夠且符合質量要求的貨源”，優(yōu)先于“價格改慮”的原則．第十二頁，共四十八頁。３．價格３-4在與供貨商談判中,若不能取得較優(yōu)惠的價格,則應朝取較多的貨源、或/及較快的交期、或／及較好的服務等方面努力.３-5采購人員需做妥以下的準備方可與供貨商進行談判，如此才能知己知彼取得既定的目標成果．完成成本分析了解我們對貨源需求的時程或／及急迫性收集齊全各供貨商或／及爭取訂單的CANDIDATE的相關數據（含價格、交期、產能、質量和管理系統的水平，以往記錄、業(yè)界評價及目前經營狀況）分析以上并與主管討論后定出在談判中要取得的目標及其優(yōu)先級．

第十三頁，共四十八頁。４．采購模式因物料特性、生產型態(tài)、貨源、價格、存貨水平及采購、倉儲作業(yè)費用等不同，而有如下的采購模式．

A﹒現用現購

B﹒預購備用

C﹒政策性備料

D﹒總括訂單

E﹒統購

F﹒外包第十四頁，共四十八頁。4.1現用現購

凡物料具有如下特性之一者采用

a﹒非共同使用的訂制品（CUSTOMER-MADE）,如

OEM/ODM產品涵蓋的專用物料．b．貨源暢旺不缺．c．有時效性、耐候性顧慮．d．價格趨跌．e．重或體積龐大．f．改版或改變頻繁．g．儀器、設備、夾治具等．第十五頁，共四十八頁。

4-2預購備用、授權備料對于物料的LEADTIME無法滿足“接單至出貨于７～１０天完成者”依預估未來需求、該物料的L/T及生產排程等規(guī)劃預購備用：各生產基地購入干存貨，以供應前加工、組裝、銷售需要．授權備料:授權VENDOR準備制造所需的材料,則接到正式出貨訂單或排程時,才能在需要的時間內交貨.VENDOR備貨:若物料的生產安排無法“實時、靈活”，則要求VENDOR須自備STOCK，以作為緩衡．第十六頁，共四十八頁。４-3政策性備料(STRATEGICCOMPONENTPROCUREMENTAUTHORIZATION)

當物料的供需具有下述情況，經分析及取得經管層同意5，執(zhí)行投機采購，但須配合較緊湊且密集的WATCH,以適時增加采購量或賣出庫存．物料價格趨漲預期貨源短缺制造廠即將PHASE-OUT的產品，但市場、生產基地仍有需求者．注5:須填寫政策性備料單第十七頁，共四十八頁。４-4總括訂單（BLANKETORDER）

就采購的物（貨物或勞務），給予供應商較長期的承諾（一年或更長），其目的在借短期的發(fā)單來滿足生產，減少了小批量的訂單數量．當然在期間內，供應商需依約定以預定的價格供貨，雙方也約定妥如何修訂交易的價格及條件以回應外在環(huán)境的變化．第十八頁，共四十八頁。４-5統購與特定供貨商簽訂供貨合同，需求發(fā)生時，依約叫貨，省卻重復的請購、詢價、議價等作業(yè)．合約中明定調整價格的要件、方法及供貨商需提供的維修、服務等．適用于：a.經常需要且種類繁多的物品，如辦公用品．b.一般個人計算機及接口設備．c.規(guī)格標準化的物品，如螺絲、扣件及耗材等．第十九頁，共四十八頁。

4-6外包外包的目的在調節(jié)生產基地的產能以滿足市場的需求．依型分為：a..廠內包裝：外包商帶入到廠施工b.半成品外包：以PCBA、機構件組裝為大宗c.FULLSET外包：例如將整臺成品外包．由于市場需求變化甚快，為期長遠且愉快地配合，所遴選外包商需以下要件：a.經營理念、管理能力及質量系統符合我們要求b.地點近(車程在一小時內),能配合產線需求,隨時送貨c.應變快,能在很短時間內招募及訓練合格的臨時作業(yè)員.d.所配合的外商宜精不求多，如此才能喂飽其產能并留住其成為長期伙伴.第二十頁，共四十八頁。5.與供貨商建立雙贏的合作關系:5-1對VENDOR的要求有能力、意愿供應我們所要求的物品或SERVICE,經營理念與我們相近，管理能力合我們要求者,才能有效溝通以建立共識．5-2建構長期的策略性伙伴視VENDOR與我們是唇齒相依的共同體,多為另一半著想，才能共同協力面對挑戰(zhàn)，處理問題，建構成策略性伙伴．第二十一頁，共四十八頁。5.與供貨商建立雙贏的合作關

系５-3信息交流及教育訓練分享技術、管理、市場等信息并主動訓練VENDOR，提升彼此的能力．５-4共同合作開發(fā)產品邀請合適VENDOR在設計時間共同參與開發(fā)期，在材料、制程、成本控制及貨源掌握等方面有所貢獻，將有助于產品的順利開發(fā)及量產．

5-5彈性應變化，支持生產，提供服務因外在環(huán)境變化，組織必須變換生產基地，或／及制造策略，或／及增、減產能，供貨商得彈性應變，跟著走，或／及調整產能，或／及經由必要的措施、途徑，提供實時、經濟且足夠的貨品及服務．5-6降低成本，提高競爭力，共享成果與VENDOR共同借動用價值分析及提升效率、良率、與生產力來成本，提高競爭力，共享成果．5-7綜合以上就是“共識”

、“共建”、“共創(chuàng)”、“共享”．

第二十二頁，共四十八頁。６．COSTDOWN

COSTDOWN活動涵蓋了產品的定位、研發(fā)、物料采購、管理、制造效率、良率及配銷運作等領域，須整合各單位及第三方，積極實施成本管理，才能有成，以下就與物料有關領域討論．６-１降低材料費a．全盤REVIEW設計是否“滿足最終USER需求”、“合理”及“OVERQUALITY、FUNTION”．（整體效果以在產品規(guī)劃時就徹底REVIEW為最好，其次是在設計時間，最小是產品已定型了才來檢討．）b．借廠商研討活動、檢討導入新材料、新技術、代替品及低成本制程等的可行性以降價．c．借批量采購、換VENDOR，掌握議價技巧及分析廠商成本等來COSTDOWN．d．輔導廠商改善體質，以提高制造效率及良率來降價．第二十三頁，共四十八頁。６．COSTDOWN６-2管理費用

a．提升訂單作業(yè)效率,精簡從需求到物料進廠的作業(yè)流程，如推動免檢免驗，加速各單位會PO簽時效，及導入品牌普及率較高的電子商務系統．產能需求b．轉售SLOWMOVING物料最少每年一次，轉售SLOWMOVING物料．最好是在旺季來臨前三個月，向各網站、各收貨公司等發(fā)出轉售通則可因在恰當的時間內有足夠的議、比價活動，將有較大的機會全數出清或／及賣到較好的價錢，減少呆料的損失．第二十四頁，共四十八頁。E.采購作業(yè)

原則.

廠商管理.采買物品管理.訂單作業(yè)及稽核.進貨驗收.付款.不良品處理.對他部門服務.教育訓練第二十五頁，共四十八頁。E.采購作業(yè)

１．

原則僅在有P/R（請購單）才可以進行采購，僅在有備料需求時，經適當權限主管同意，才可以發(fā)授權備料書給廠商．第二十六頁，共四十八頁。E.2廠商管理

２-1SOURCING尋找供貨商是采購最重要工作之一，采購人員須主動積極借各種途徑尋找國內、外合適供貨商．２-2評鑒、引進由采購、品管、工程等單位組成評選小組，依廠商辦法及作業(yè)程序來評鑒、引進及登載在合格的VENDORLIST上．

2-3輔導從小到大,由簡而繁逐步增加VENDOR承制的工作.VENDOR為唇齒與共的一體,加以訓練輔導,使成為能長期配合的伙伴．

第二十七頁，共四十八頁。E.2廠商管理a.由采購、物管、品保三單位組成的評選小組(必要時邀請研發(fā)部門參加),依供貨商管理辦法每年一次對所有VENDOR加以評比,被升或被降者在SHARERATE或/及付款辦法上將有所調整．b.采購、物管及QA人員平常得就VENDOR交貨的質量、交期、價格等缺失，來要求及輔導廠商改善．c.對不能配合公司發(fā)展及要求的廠商，處置措施是HOLD住，暫不采購或從合格VENDORLIST上除名．第二十八頁，共四十八頁。E.3采買物品管理

３-1物料經驗證，被承認等程序后列入A,B,C分類，采購需將SHARERATE及價格等信息經主管核準后在TipTop內建檔，一有需求,物管即定期RUNMRP并轉PR，然后由采購轉成P/O進行采購動作．３-2設備、模具、夾治具、及耗材，由設備及耗材采購人員處理，依需求單位之P/R來執(zhí)行采購及發(fā)出P/O3-3因價格、產能、質量及期貨因素而需開發(fā)第二或更多的貨源，采購人員需協調VENDOR取得貨樣，由研發(fā)單位測試，經承認后修正TipTop檔案之SHARERATE或／及價格．第二十九頁，共四十八頁。E.4

訂單作業(yè)及稽核

4-2訂單經權責主管簽核后，由采購經理或及被授權者加以RELEASE．4-2采購經理需每月抽查十筆以上P/O加以稽核．第三十頁，共四十八頁。E.5進貨驗收

5-2對QC定義之免檢免驗物品，廠商在進料時需附相關規(guī)定的文件,倉庫于清點無誤后入庫．５-2仍需檢驗物品：對正常檢驗之物品，進廠后交QC工程師檢驗，并填寫進貨驗收單與相關單位會簽后交給倉庫將其信息輸入TipTop系統后入庫

第三十一頁，共四十八頁。E.6付款

6-1采購在引進新廠商時，即需談妥付款條件及向經管單位申請廠商動態(tài)管理表建文件．６-2往后付款條件有異動時，由采購人員提出，經權責主管同意后由經管單位修改檔案內容．６-3原則上收到貨，經驗收后才付款．但經權責主管同意，可個案且僅限該批先付VENDOR貨款再出貨，或提早付款．第三十二頁，共四十八頁。E.7不良品處理

若物料不符合SPEC經QC判退者，廠商提回．但若組織急需，則召開MRB（材料審議會議），經決議通過后允收使用，并酌予降價．第三十三頁，共四十八頁。E.8對其他部門服務

采購單位就索取樣品、估價及提供物料市場、競爭者動態(tài)等信息服務各單位．第三十四頁，共四十八頁。E.9教育訓練對采購人員，施以在職訓練，安排廠外培訓及工作輪調，以歷練不同領域使成為能獨當一面的采購工程師或干部．采購主管訂定及執(zhí)行年度的訓練計劃，同仁需參加過一定的訓練課程，才可升任較高職務的工作．管理訓練課目表如附件，由主管依據同仁前六月的訓練盤點表及需強化的項目，來安排未來六個月的訓練計劃．至于技術類則由主管就同仁們需加強的專長，個別安排訓練計劃．第三十五頁，共四十八頁。F.采購人員行為規(guī)范.工作理念.自我管理.品德要求.溝通與協調.敬業(yè)、合群與提升.與廠商的相處第三十六頁，共四十八頁。F.1工作理念

誠懇負責，主動積極，接受批評與挑戰(zhàn)，檢討自己及提供客戶（請購單位、各生產基地及銷售單位）滿意的服務．第三十七頁，共四十八頁。F.2自我管理

經由：多觀察、多充實、多思考、多學習及多做以提升自己能力，從日常生活中、工作中、多付出、多幫助他人以改變自我形象，肯定自我及創(chuàng)造快樂．第三十八頁，共四十八頁。F.3品德要求

遵守紀律，多替他人著想，三思而后行，不害人，不討好，不貪，不取，心安理得，不怕謠言．第三十九頁，共四十八頁。F.4溝通與協調

采購人員是與VENDOR間的溝通橋梁，因此，采購人員得建立良好的人際關系（內與外），才能協調各方面來化解沖突，處理問題，發(fā)掘根源，進而解決由之衍生的系統、管理及觀念上的缺失，避免同樣狀況再發(fā)生．第四十頁，共四十八頁。F.5敬業(yè)、合群與提升

除有效率地完成本份任務外，宜主動積極爭取參與具整體性或跨部門（單位）或難度高的工作，借之磨練自己的抗壓、專業(yè)能力及團隊協同辦事的合群、組織、鼓舞、規(guī)劃及領導能力．第四十一頁，共四十八頁。F.6與廠商的相處

６-1視供貨商為唇齒與共的伙伴，在他們危困之時，關心之，經權責主管同意后提供必要的援助．６-2與供貨商維持良好的關系但不可過于“CLOSE”，如此才能就事論事，秉公處理，不被私誼所困．６-3尊重，不得輕侮、怠慢廠商及其代表，與之洽談時得做成記錄，供事后追蹤．６-4嚴禁收取供貨商的財物（不論以何種形式，經由何種途徑

６-5協助組織內成員到廠商處學習、觀摩或了解其獨特的技術或管理

第四十二頁，共四十八頁。G.績效考核績效考核的目的在了解“實際工作成果與所付予目標間的差距”．找出原因，加以改進，訂出往后要加強的訓練課目和須要追趕的進度，并將之反應在階段的工作目標上．各階層的同仁需依被付予的“工作目標”，擬提出個人的“執(zhí)行計劃”，與主管經討論修訂后，確定下階段的工作計劃、考核方法與訓練計劃等據之實施．第四十三頁，共