審核要求和迎審技巧詳解

審核要求和迎審技巧ppt課件目前一頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)第一節(jié)審核基礎(chǔ)知識(shí)第二節(jié)內(nèi)審審核目的、審核前準(zhǔn)備及迎審技巧第三節(jié)

第二方審核目的、審核前準(zhǔn)備第四節(jié)第三方審核目的、審核前準(zhǔn)備第五節(jié)外審的迎審技巧目前二頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)第一節(jié)審核基礎(chǔ)知識(shí)1、審核的概念審核是為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀地評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度縮進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。目前三頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)2、按審核方的分類：按照審核方的分類可以分為內(nèi)部審核和外部審核。2.1內(nèi)部審核：有時(shí)稱第一方審核，用于內(nèi)部目的，由組織自己或以組織的名義進(jìn)行，可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。注解：這是組織對(duì)其自身的產(chǎn)品、過(guò)程或質(zhì)量管理體系等體系進(jìn)行的審核。審核員通常是本組織的，也可聘請(qǐng)外部人員。通過(guò)審核，綜合評(píng)價(jià)組織質(zhì)量等活動(dòng)及其結(jié)果，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)采取糾正和改進(jìn)措施。進(jìn)行內(nèi)部審核的主要理由是：

a)管理體系的要求，如判斷是否符合ISO9001等體系的要求；

b)內(nèi)部管理的重要工具，如可促進(jìn)新系統(tǒng)的完善與保持；

c)在外部審核前糾正不合格項(xiàng)；

d)推動(dòng)內(nèi)部管理的改進(jìn)。

目前四頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)

2.2外部審核包括通常所說(shuō)的“第二方審核”和“第三方審核”?！锏诙綄徍擞山M織的相關(guān)方，（如顧客）或由其他人以顧客的名義進(jìn)行。注解：這是顧客對(duì)供方開(kāi)展的審核。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，供方總是不斷尋求新的市場(chǎng)和顧客，顧客在眾多可選擇的供方中，要挑選合格的供方，往往就要對(duì)新的潛在供方進(jìn)行審核，以此作為最終采購(gòu)決定的依據(jù)。這種審核由顧客派出審核人員或委托外部代理機(jī)構(gòu)對(duì)供方的質(zhì)量管理體系或其他管理體系進(jìn)行審核評(píng)定。對(duì)供方來(lái)說(shuō)這是第二方審核。目前五頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)★第三方審核由外部獨(dú)立的組織進(jìn)行。這類組織提供符合要求（如GB/T19001和GB/T24001）的認(rèn)證或注冊(cè)。注解：第三方是指獨(dú)立于第一方(組織)和第二方(顧客)之外的一方，它與第-方和第二方既無(wú)行政上的隸屬關(guān)系，也無(wú)經(jīng)濟(jì)上的利害關(guān)系。由第三方具有一定資格并經(jīng)-定程序認(rèn)可的審核機(jī)構(gòu)派出審核人員對(duì)組織的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。目前六頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)第二節(jié)內(nèi)審審核目的、審核前準(zhǔn)備及迎審技巧1、內(nèi)審審核目的1.1確定待審核的管理體系是否符合各管理體系的標(biāo)準(zhǔn)要求。1.2驗(yàn)證待審核的管理體系是否持續(xù)滿足規(guī)定目標(biāo)的要求且保持有效運(yùn)行。1.3評(píng)價(jià)對(duì)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求的符合性。1.4作為一種重要的管理手段和自我改進(jìn)的機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取糾正措施或預(yù)防措施，使體系不斷完善，不斷改進(jìn)。1.5在外部審核前坐好準(zhǔn)備。目前七頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)2、內(nèi)審前的準(zhǔn)備

2.1要求：

內(nèi)審的頻率：每年最少一次。

內(nèi)部審核員：內(nèi)部審核員應(yīng)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，具備內(nèi)審員資格，同時(shí)應(yīng)具備審核能力、獨(dú)立工作和組織交流的能力，并且審核員應(yīng)進(jìn)行跨部門審核，不能審核自己部門的工作。

2.2內(nèi)審前管代和內(nèi)審員的準(zhǔn)備工作

2.2.1審核實(shí)施計(jì)劃的編制：每次內(nèi)審由審核組長(zhǎng)編制實(shí)施計(jì)劃，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放實(shí)施。內(nèi)容包括：

a.審核的目的、依據(jù)、范圍。

b.審核時(shí)間和日程安排。

c.受審核的部門及內(nèi)審員審核分工等。

2.2.2管理者代表任命審核組長(zhǎng)，審核組長(zhǎng)組織審核組。內(nèi)審員根據(jù)審核計(jì)劃編制內(nèi)審檢查表，明確審核方式、審核內(nèi)容等準(zhǔn)備審核。目前八頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)2.3內(nèi)審員的審核技巧：以事前準(zhǔn)備的內(nèi)審檢查表逐項(xiàng)審核，并配合下列的審核技巧：

①以5W1H的方式詢問(wèn)被審核者，即針對(duì)各項(xiàng)作業(yè)的Who（人）、When（時(shí)）、Where（地）、What（事）、Why（為何）、How（如何）不斷地提出問(wèn)題，并要求被審核者回答。

②檢查質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的關(guān)聯(lián)性與完整性，并同時(shí)核對(duì)其內(nèi)容與被審核者的敘述是否一致。

③抽取相應(yīng)的質(zhì)量記錄加以審視，核對(duì)記錄的記載方式是否符合前述①與②的要求，必要時(shí)得要求作業(yè)人員實(shí)際操作或至現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際了解狀況。

④上述的審核技巧，其實(shí)就是反復(fù)的查驗(yàn)說(shuō)、寫(xiě)、做三者是否一致。目前九頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)2.4受審部門的準(zhǔn)備工作和迎審技巧★熟悉本部門的管理體系文件。★檢查部門的記錄是否都按照文件上的要求做的（要求：細(xì)心、細(xì)致）?！锪私鈨?nèi)審審核計(jì)劃中與本部門相關(guān)的內(nèi)容和條款。檢查內(nèi)審計(jì)劃中關(guān)鍵內(nèi)容在部門內(nèi)部是否落實(shí)完畢。★完成部門目標(biāo)指標(biāo)完成情況表。★保證說(shuō)的和做的都與文件上要求的一致。★在迎接內(nèi)審的時(shí)候不需要顧及太多，盡量多說(shuō)，暴露出盡可能多的問(wèn)題，然后持續(xù)改進(jìn)，為外審做準(zhǔn)備。目前十頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)第三節(jié)第二方審核目的、審核前準(zhǔn)備1、第二方審核的主要目的1.1當(dāng)有建立合同關(guān)系的意向時(shí)，對(duì)供方進(jìn)行初步評(píng)價(jià)。1.2在有合同關(guān)系的情況下，驗(yàn)證供方的質(zhì)量管理體系是否持續(xù)滿足規(guī)定的要求并且正在運(yùn)行。1.3作為制定和調(diào)整合格供方名單的依據(jù)之一。1.4溝通供需雙方對(duì)質(zhì)量要求的共識(shí)。目前十一頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)2、第二方審核前的準(zhǔn)備2.1熟悉組織內(nèi)部的管理體系文件和第二方對(duì)供應(yīng)商的要求/期望，各部門是否按文件和第二方的要求做的，是否保留相關(guān)記錄。2.2熟悉第二方的審核模塊或?qū)徍擞?jì)劃。在迎審前最好組織各部門召開(kāi)一次碰頭會(huì)，確定各部門迎審負(fù)責(zé)人，并按照審核模塊上的審核內(nèi)容或?qū)徍擞?jì)劃，根據(jù)各部門的職責(zé)分工。迎審負(fù)責(zé)人認(rèn)真閱讀審核模塊上與本部門相關(guān)的內(nèi)容，并確保本部門已按照內(nèi)容要求完成相關(guān)工作。目前十二頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)2.3當(dāng)發(fā)現(xiàn)本部門負(fù)責(zé)的待審內(nèi)容以部門之力無(wú)法完成時(shí)，及時(shí)將困難向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋，共同商量解決方法并統(tǒng)一口徑。2.4檢查內(nèi)審、管理評(píng)審不符合項(xiàng)和上次第二方審核開(kāi)出的不符合項(xiàng)等是否都已整改完畢，是否保留了相關(guān)記錄。如若未及時(shí)整改完畢，是什么原因引起的，是否有原因分析和整改完成時(shí)間（比如年度培訓(xùn)計(jì)劃未按時(shí)完成）。2.5各部門自查本部門的工作是否都按要求進(jìn)行，如若出現(xiàn)緊急狀況，是否有相應(yīng)的預(yù)案進(jìn)行處理，是否保留了相關(guān)記錄（如物料的緊急采購(gòu)、儀器設(shè)備故障維修等）。2.6根據(jù)審核員的人數(shù)準(zhǔn)備足夠的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件等。目前十三頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)

第四節(jié)第三方審核的目的和審核前的準(zhǔn)備

1、第三方審核的主要目的

1.1確定管理體系過(guò)程是否符合規(guī)定要求。

1.2確定現(xiàn)行的質(zhì)量管理體系實(shí)現(xiàn)規(guī)定質(zhì)量目標(biāo)的有效性。

1.3確定受審方的管理體系是否能被注冊(cè)/認(rèn)證。

1.4為受審方提供改進(jìn)其管理體系的機(jī)會(huì)。

1.5減少許多重復(fù)的第二方審核。

1.6提高組織聲譽(yù)，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。

1.7查證是否符合有關(guān)法律、法規(guī)要求。

目前十四頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)2、第三方審核前的準(zhǔn)備

認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)指定審核方案管理者，編制審核方案，并確定審核組長(zhǎng)和審核組成員，決定是否進(jìn)行初訪和按企業(yè)要求進(jìn)行預(yù)審核。

在準(zhǔn)備階段，審核組長(zhǎng)應(yīng)進(jìn)行文件審核，出具文件審核報(bào)告；編制審核計(jì)劃，并在現(xiàn)場(chǎng)審核前10天左右把計(jì)劃通知受審核方，同時(shí)組織審核組成員進(jìn)行審核分工。

受審核方則在接到審核計(jì)劃后進(jìn)行迎審準(zhǔn)備工作，主要工作內(nèi)容有：

1、根據(jù)文件審核報(bào)告進(jìn)行必要的文件修改；

2、向全體員工宣布審核計(jì)劃的內(nèi)容；

3、準(zhǔn)備好現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)的陪同人員；

目前十五頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)4、根據(jù)審核組的分組情況準(zhǔn)備用的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件（大概幾套夠用）；

5、召開(kāi)動(dòng)員大會(huì)進(jìn)行迎審動(dòng)員；

6、管理者代表或指定人員和審核組長(zhǎng)密切聯(lián)系，解決準(zhǔn)備中的各種問(wèn)題；

7、提前準(zhǔn)備好后勤保障問(wèn)題，如審核員的交通和住宿等問(wèn)題。8、充分了解本部門及本崗位的工作職責(zé)、績(jī)效考核目標(biāo)（不要求背，但能口述80-90%以上）。所做過(guò)的工作能夠證明和追朔(提供記錄/證據(jù))。9、各部門記錄準(zhǔn)備要求9、其他準(zhǔn)備工作同第二方審核前的準(zhǔn)備工作。

目前十六頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)

第五節(jié)外審的迎審技巧

1.熟悉文件（手冊(cè)、程序文件、與本部門有關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等）；表單，何時(shí)用，誰(shuí)用，在哪里用，怎么用，怎么保管，保管期限如何？

2.自信：

不卑不亢，善于表現(xiàn)。不要緊張，也不能若無(wú)其事(不夠嚴(yán)肅)。

3.精心準(zhǔn)備：

資料要整理在一起，分類放置。電子版文件和記錄，應(yīng)盡可能放在同一個(gè)目錄中，以便及時(shí)展示給審核員。

目前十七頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)4.嚴(yán)防死守本部門的問(wèn)題不要推向外部門，單個(gè)部門的問(wèn)題不要變成多個(gè)部門的問(wèn)題。不要把責(zé)任推給別人或別的部門，這樣會(huì)無(wú)形之中提供給審核員進(jìn)一步審核本公司的素材。5.拔蘿卜不帶泥確實(shí)存在問(wèn)題，勇于承認(rèn)，化大問(wèn)題為小問(wèn)題。盡量做到有問(wèn)必答(能夠講多少就講多少)，不要輕意回答"不知道"/"沒(méi)有"/"好象沒(méi)有做"之類的話。6.尊重審核員，平等對(duì)話，切莫固執(zhí)己見(jiàn)，不要發(fā)生爭(zhēng)吵，以免引起沖突。7.不要圍觀。審核過(guò)程中少接電話（盡量不接電話，不安排其他工作）。目前十八頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)8.拖延時(shí)間戰(zhàn)術(shù)

將審核地點(diǎn)安排在會(huì)議室等處，增加拿取資料的動(dòng)作，既延長(zhǎng)了審核時(shí)間，又贏得了正確補(bǔ)充資料的機(jī)會(huì)。9.請(qǐng)審核員重復(fù)問(wèn)題

對(duì)審核員提出的問(wèn)題有不明確的，可以請(qǐng)審核員重復(fù)一遍或舉例解釋說(shuō)明。不能在沒(méi)正確理解審核員的意思前胡亂回答。10.審核員提出的問(wèn)題由相關(guān)部門的迎審負(fù)責(zé)人回答，部門其他人員一般不作回答。當(dāng)迎審負(fù)責(zé)人回答不出，或是不確定的時(shí)候，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)求助。盡量做到不亂說(shuō)、不亂答。目前十九頁(yè)\總數(shù)二十一頁(yè)\編于二十二點(diǎn)11.盡量少說(shuō)，多聽(tīng)，多看，多想。12.當(dāng)審核員與組織內(nèi)部人員因?yàn)槟硞€(gè)或某些問(wèn)題有爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)先冷靜地站在公司的角度上思考怎么樣解決比較好，想到解決方法再與審核員進(jìn)行溝通；或者詢問(wèn)審核員您認(rèn)為怎么做比較好，再思考能否按審核員的要求做，切不可隨意答應(yīng)滿足審核員提出的任何要求。13.事先準(zhǔn)備一些問(wèn)題（對(duì)這些問(wèn)題的答案，你應(yīng)