QP-01文件及記錄控制程序

深圳市蜀豐科技有限公司文件編號(hào)SF-QP-01文件版本A/0文件及記錄控制程序生效日期2017-7-1頁(yè)碼PAGE31/10QP-01文件及記錄控制程序修訂日期修訂內(nèi)容頁(yè)次版本制定審核批準(zhǔn)受控文件章對(duì)公司現(xiàn)有的管理體系文件、記錄及組織知識(shí)進(jìn)行控制，以保證各使用場(chǎng)所的文件為最新版本之有效文件；確保對(duì)各類(lèi)管理體系運(yùn)行的記錄進(jìn)行有效的控制，以清楚反映管理體系之運(yùn)作狀況，并能為管理體系的追溯或改進(jìn)提供依據(jù)。二、范圍：本程序適用于所有的管理體系有關(guān)的文件、記錄及組織知識(shí)的控制管理。三、定義：3.1受控文件：指授權(quán)、更改及發(fā)放都受控制的文件，包括以下幾大類(lèi)：a.體系文件：包括各質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作指引、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工作記錄等。b.外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)文件：包括國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)資料。c.外來(lái)技術(shù)文件：包括客戶(hù)技術(shù)文件、客戶(hù)樣板、供方規(guī)格書(shū)類(lèi)資料。3.2受控文件：文件分發(fā)后有任何修訂或文件取消，文控將跟進(jìn)該文件。受控文件蓋有“受控文件”的印章。3.3非受控（參考）文件：作為參考目的而使用的文件；文件經(jīng)分發(fā)后，有任何修訂版本或文件取消，文控將不跟進(jìn)該文件，非受控文件蓋有紅色“參考文件”的印章。3.4受控文件原稿：授權(quán)者親筆簽名的文件。3.5知識(shí)：通過(guò)學(xué)習(xí)、實(shí)踐或探索所獲得的認(rèn)識(shí)、判定或技能。四、職責(zé)：4.1文控:公司受控文件的格式審核、登記、發(fā)放、作廢、更改、回收等工作。整理公司受控文件目錄及知識(shí)清單并協(xié)調(diào)各部門(mén)核對(duì)各類(lèi)文件版本。公司各類(lèi)文件格式的保存。4.2文件接收部門(mén):文件接收時(shí)，負(fù)責(zé)簽收確認(rèn)，負(fù)責(zé)將作廢或過(guò)期的文件交還文控中心，以確保所使用的文件為最新有效狀態(tài)。受控文件的歸檔及維護(hù)，以便不損壞、不丟失及方便查找。4.3文件的編制/審批權(quán)限文件名稱(chēng)編制人員審核人員批準(zhǔn)人員質(zhì)量管理手冊(cè)管理者代表管理者代表總經(jīng)理程序文件各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)各相關(guān)部門(mén)人員部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表記錄表格使用部門(mén)/部門(mén)負(fù)責(zé)人五、文件管理流程：流程流程說(shuō)明責(zé)任人輸出記錄5.1文件格式確定1.文控負(fù)責(zé)制訂文件（各類(lèi)文件）格式要求，如：文件封面、版面、字體、字號(hào)等等，工程技術(shù)資料根據(jù)客戶(hù)要求制定。2.管理者代表負(fù)責(zé)確認(rèn)所有文件格式，并最終定稿。3.由文控將最終定稿文件的格式存放于電腦服務(wù)器中共享或郵件給各單位，各部門(mén)編制文件的時(shí)候按照格式排版。管理者代表各類(lèi)文件格式樣本5.2文件編制1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)條款要求及公司的實(shí)際情況而編寫(xiě)相應(yīng)的文件，編寫(xiě)的文件應(yīng)滿(mǎn)足符合性、可操作性、協(xié)調(diào)一致性。各部門(mén)負(fù)責(zé)人程序文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)5.3文件審批1.各部門(mén)的文件由文控進(jìn)行格式確認(rèn)，確認(rèn)內(nèi)容不少于如下項(xiàng)目：a.文件的格式b.文件的標(biāo)題c.修訂版本及修訂內(nèi)容（如無(wú)版本的文件可省此項(xiàng)）d.文件編寫(xiě)批準(zhǔn)及會(huì)簽者簽字。e.生效日期（如無(wú)生效日期，以最后批準(zhǔn)日為生效日期）。2.文控格式確認(rèn)無(wú)誤后，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則按《附件—文件編碼原則執(zhí)行》執(zhí)行。3.為保證文件的完整性和有效性，由文控確認(rèn)好格式的文件按照4.3要求將文件交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。文控質(zhì)量管理手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)5.4文件歸檔1.由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字好的體系文件（一、二、三階文件）的原稿及電子檔保存在文控處。2.文控將公司的體系文件（一、二、三階文件）登記在《管制文件一覽表》上。3.保存在公司服務(wù)器內(nèi)的體系文件，僅文控有權(quán)進(jìn)行操作，并每季度對(duì)其進(jìn)行備份。技術(shù)文件按項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行歸檔。保留文件用專(zhuān)門(mén)文件柜存檔。4.借閱文件需填寫(xiě)《借閱登記表》，由文控跟進(jìn)借出的文件及時(shí)歸還到文控中心。文控管制文件清單借閱登記表5.5文件發(fā)放1.管理者代表確定文件分發(fā)范圍，由文控復(fù)印，蓋“受控文件”印章，要求相關(guān)部門(mén)領(lǐng)用人員簽收。其中不需發(fā)放到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的體系文件如手冊(cè)、程序文件、崗位職責(zé)與任職要求、部分工作文件等可進(jìn)行電子檔發(fā)放。2.公司內(nèi)所有部門(mén)使用的文件必須是蓋有紅色“受控文件”印章的文件，如文控發(fā)現(xiàn)是復(fù)印件，文控有權(quán)收回銷(xiāo)毀。管理者代表文控文件分發(fā)回收記錄5.6參考文件發(fā)放1.在短時(shí)間（一個(gè)月內(nèi)）僅作參考等目的需求的，需求部門(mén)可申請(qǐng)分發(fā)非受控文件使用。文控加蓋“參考文件“印章并在文件上注明生效日期和作廢日期后分發(fā)。到作廢日期后由使用部門(mén)自行作廢處理。文控文件分發(fā)回收記錄5.7文件更改1.文件更改時(shí)，由申請(qǐng)人填寫(xiě)《系統(tǒng)文件簽呈單》并說(shuō)明原因，必要時(shí)需與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)后進(jìn)行更改，所有變更的文件需經(jīng)部門(mén)主管審核管理者代表批準(zhǔn)后由文控執(zhí)行；2.當(dāng)文件中某一頁(yè)或幾頁(yè)需要修改時(shí)，注明修改內(nèi)容，更新版本。當(dāng)文件修訂達(dá)9次或超1/3版面內(nèi)容時(shí)，直接升級(jí)版本；3.更改后的文件須經(jīng)過(guò)4.3要求將文件交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后由文控員下發(fā)。4.當(dāng)文件有變更后，文控需將《管制文件一覽表》中的信息也應(yīng)及時(shí)更新。并更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保文件在網(wǎng)絡(luò)上為最新版本。申請(qǐng)人管理者代表文控文件變更申請(qǐng)表管制文件清單5.8文件回收1.舊版文件或被取消文件由文控負(fù)責(zé)回收，在受控印章附近加蓋“作廢文件”印章進(jìn)行作廢。2.舊版受控文件的原稿在首頁(yè)加蓋“作廢文件”印章，并注明舊版存檔（保留時(shí)間由文件編制部門(mén)確定，一般不少于3個(gè)月，也可根據(jù)需要隨時(shí)作廢保留資料，技術(shù)文件不得低于半年）。3.由于其他原因文件要作廢時(shí)，由編制部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《系統(tǒng)文件增/修/刪/補(bǔ)申請(qǐng)表》，由管理者代表審批后由文控執(zhí)行并將《管制文件一覽表》中的信息也應(yīng)及時(shí)更新，并更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保在網(wǎng)絡(luò)上為最新有效版本。文控文件變更申請(qǐng)表管制文件清單5.9文件補(bǔ)發(fā)1.當(dāng)文件遺失或破損,如需補(bǔ)發(fā),由申請(qǐng)人填寫(xiě)《系統(tǒng)文件簽呈單》，注明補(bǔ)發(fā)，交管理者代表審核，文控按5.5要求執(zhí)行。破損文件交由文控回收作廢，并補(bǔ)發(fā)。若遺失的文件尋回，應(yīng)及時(shí)交還給文控中心銷(xiāo)毀處理。2.新版文件發(fā)放時(shí)，發(fā)現(xiàn)舊版遺失,無(wú)需補(bǔ)發(fā)，但需由原收文單位在《系統(tǒng)文件簽呈單》上注明遺失情況并簽字。申請(qǐng)人管理者代表文控文件變更申請(qǐng)表文件發(fā)放回收記錄表5.10文件優(yōu)化1.由管理者代表在內(nèi)部審核后或管理評(píng)審后組織相關(guān)單位進(jìn)行文件評(píng)審。2.原擬制單位自行評(píng)審，認(rèn)為不夠完善的文件進(jìn)行重新修訂。3.當(dāng)體系運(yùn)行不夠順暢時(shí)，由管理者代表組織相關(guān)部門(mén)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審；管理者代表/5.11外來(lái)文件控制1.各部門(mén)收集/識(shí)別的外來(lái)文件及相關(guān)知識(shí)、外來(lái)技術(shù)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶(hù)及供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)等，注明轉(zhuǎn)發(fā)范圍、由文控登記于《外來(lái)文件一覽表》并編號(hào)、存檔、由文控在上面蓋上“外來(lái)文件”的印章，按照5.5要求進(jìn)行發(fā)放；2.無(wú)論研發(fā)中心或市場(chǎng)部等相關(guān)人員接到客戶(hù)樣品，統(tǒng)一轉(zhuǎn)與文控進(jìn)行管理。由文控建立《外來(lái)文件一覽表》，對(duì)樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)為“客戶(hù)樣件”后，放在客戶(hù)封樣柜中保存。相關(guān)人員若需使用客戶(hù)樣品，需在文控處《借閱登記表》上進(jìn)行登記，辦理借閱手續(xù)，用完及時(shí)歸還。文控外來(lái)文件一覽表借閱登記表5.12電子文件控制1.所有受控文件最新版本電子文檔由文控保存在服務(wù)器中相應(yīng)途徑，文控需及時(shí)將電腦中的電子文檔更新，并及時(shí)更新《管制文件一覽表》，服務(wù)器應(yīng)定期殺毒以防止文件被破壞，必要時(shí)，管理者代表每季度用電腦備份最新體系文件。文控管理者代表管制文件清單5.13文件使用狀況檢查1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人(或授權(quán)人)不定期檢查各部門(mén)文件的執(zhí)行狀況。2.內(nèi)部審核時(shí)全面檢查文件的使用，執(zhí)行情況。3.對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由檢查人員提出《糾正措施報(bào)告》，由責(zé)任人回復(fù)，管理者代表確認(rèn)效果；各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核員糾正預(yù)防措施報(bào)告六、記錄管理流程：流程流程說(shuō)明責(zé)任人輸出記錄6.1表單設(shè)計(jì)1.由文控設(shè)計(jì)的表格的格式，設(shè)計(jì)時(shí)要注意美觀性，如：表單抬頭、字體大小、文件編號(hào)位置、表格板式等，由管理者代表審核后做為本公司的唯一表單格式。2.各部門(mén)按照表格格式要求，根據(jù)文件的要求確定表單名稱(chēng)，根據(jù)日常工作的需要確定表格的內(nèi)容。各部門(mén)負(fù)責(zé)人表格樣本6.2表單審批1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)表單內(nèi)容的適用性進(jìn)行評(píng)審。2.文控對(duì)表單是否按規(guī)定格式要求進(jìn)行確認(rèn)。3.評(píng)審合格則進(jìn)入下一流程，評(píng)審不合格則退回責(zé)任單位由責(zé)任人進(jìn)行修改，直至評(píng)審合格為止。各部門(mén)負(fù)責(zé)人文控各部門(mén)表單6.3表單編號(hào)1.評(píng)審合格的表格按照“附件--文件編碼規(guī)則”規(guī)定的要求由文控進(jìn)行編號(hào)。由文控保存一份電子檔，并將表單登記到《質(zhì)量記錄一覽表》中。2.無(wú)編號(hào)的表單不能在現(xiàn)場(chǎng)使用。文控質(zhì)量記錄一覽表6.4表單填寫(xiě)1.所有質(zhì)量記錄不得用鉛筆填寫(xiě)，可采用鋼筆或碳水筆填寫(xiě)，字體要正確、清楚，不得遺漏，應(yīng)能準(zhǔn)確識(shí)別并有授權(quán)人簽字或蓋章。2.記錄填寫(xiě)要完整、詳細(xì)、如不須填寫(xiě)項(xiàng)目，可以在欄內(nèi)以“/”表示。3.各種記錄填寫(xiě)的內(nèi)容需更改時(shí)，可以在錯(cuò)誤處畫(huà)“/”應(yīng)當(dāng)由更改者在更改處簽字或蓋章。各表單記錄填寫(xiě)人各部門(mén)表單6.5表單收集1.各部門(mén)依據(jù)本部門(mén)的記錄一覽表進(jìn)行收集，每月底對(duì)各項(xiàng)記錄進(jìn)行歸檔并進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便查閱；各部負(fù)責(zé)人各部門(mén)表單6.6表單保管1.各部門(mén)每月底歸檔的記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》里規(guī)定期限要求對(duì)本部門(mén)各類(lèi)記錄進(jìn)行保管。2.記錄的防護(hù)須注意避免返潮、損壞、防水、防火、遺失等，對(duì)于電子文件的記錄表應(yīng)作好備份，定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒。各部負(fù)責(zé)人各部門(mén)表單6.7表單查閱1.當(dāng)客戶(hù)、供應(yīng)商或第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)需查閱記錄時(shí)，由相關(guān)部門(mén)人員陪同，記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能迅速提供相關(guān)記錄。2.當(dāng)公司內(nèi)部查閱和追溯相關(guān)記錄時(shí)，各部門(mén)記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能找出所要查閱和追溯的記錄。各部負(fù)責(zé)人各部門(mén)表單6.8表單保存時(shí)間1.公司各部門(mén)記錄的保存時(shí)間必須滿(mǎn)足政府、安全和法規(guī)及顧客的要求，與產(chǎn)品的生命周期相適應(yīng)，由文控在《質(zhì)量記錄一覽表》中明確各類(lèi)記錄的保存時(shí)間，經(jīng)管理者代表審核后各部門(mén)按照規(guī)定的要求進(jìn)行保存。記錄保管人質(zhì)量記錄一覽表6.9表單銷(xiāo)毀處理1.各部門(mén)文件記錄負(fù)責(zé)人按規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，對(duì)于已過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文件記錄，由部門(mén)文員填寫(xiě)《系統(tǒng)文件增/修/刪/補(bǔ)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，呈報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，并確定處理方式。對(duì)于仍需保存的記錄，按6.6要求執(zhí)行。2.處理方式包括：碎紙機(jī)碎紙、燒毀、賣(mài)廢紙、做二手紙等方式，具體的按照要求執(zhí)行，處理工作必須由2人以上進(jìn)行。記錄保管人文件變更申請(qǐng)表6.10表單更改1.表格的修改由各部門(mén)的表格使用人填寫(xiě)《系統(tǒng)文件增/修/刪/補(bǔ)申請(qǐng)表》，由各部門(mén)主管審核，管理者代表審核后交文控執(zhí)行；2.當(dāng)表格中內(nèi)容只做少量修改時(shí)，只需要變更表單版次，當(dāng)表格修訂達(dá)9次或超1/3版面內(nèi)容時(shí)，直接升級(jí)版本；3.當(dāng)表單有變更后，文控需將《質(zhì)量記錄一覽表》中的信息也應(yīng)及時(shí)更新。并更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保表單在網(wǎng)絡(luò)上為最新版本。4.新版表格正式使用時(shí)，各部門(mén)應(yīng)把舊版表格作廢。各部門(mén)負(fù)責(zé)人文件變更申請(qǐng)表質(zhì)量記錄一覽表6.11表單印刷1.當(dāng)表格使用量較大時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《請(qǐng)購(gòu)單》，經(jīng)管理者代表審核后，交由采購(gòu)進(jìn)行采購(gòu)。2.不經(jīng)常使用的表格或偶爾使用的表格，直接用打印機(jī)打印。各部門(mén)負(fù)責(zé)人請(qǐng)購(gòu)單七：組織知識(shí)管理流程流程流程說(shuō)明責(zé)任人輸出記錄7.1知識(shí)管理的策劃1.知識(shí)管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行知識(shí)管理統(tǒng)籌策劃，確定知識(shí)管理的總體思路、目標(biāo)目的、流程，明確組織的知識(shí)來(lái)源。管理者代表/7.2知識(shí)管理的總體思路1.公司積極倡導(dǎo)員工終身學(xué)習(xí)和全過(guò)程學(xué)習(xí)；提倡“干中學(xué)，學(xué)中干”，即在工作的過(guò)程中尋找解決問(wèn)題的思路和方法并不斷積累；同時(shí)制定獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制激發(fā)中工的知識(shí)創(chuàng)新，鼓勵(lì)員工勇于試錯(cuò)，并愿意承擔(dān)員工的創(chuàng)新風(fēng)險(xiǎn)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人/7.3知識(shí)管理的目標(biāo)和目的1.培訓(xùn)知識(shí)型員工，提高員工素質(zhì)及工作效率；創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織，應(yīng)對(duì)不斷變化的需求和發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)公司的可持續(xù)發(fā)展，并獲得合格的產(chǎn)品和服務(wù)；避免由于員的更替或未能及時(shí)的獲取和共享知識(shí)信息，導(dǎo)致知識(shí)的損失。各部門(mén)負(fù)責(zé)人/7.4知識(shí)管理的流程1.知識(shí)管理流程分為知識(shí)分類(lèi)、知識(shí)獲取、分析評(píng)價(jià)確認(rèn)、知識(shí)入庫(kù)（儲(chǔ)存）、編碼、知識(shí)推廣共享、知識(shí)的更新、知識(shí)的保持（保護(hù)）。各部門(mén)負(fù)責(zé)人/7.5組織知識(shí)來(lái)源1.內(nèi)部來(lái)源知識(shí)包括：知識(shí)產(chǎn)權(quán)；從經(jīng)驗(yàn)獲得的知識(shí)；從失敗和成功項(xiàng)目吸取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；獲取和分享未成文的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)；過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的改進(jìn)結(jié)果、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件、比較信息資料、各類(lèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料、培訓(xùn)教材等。2.外部來(lái)源知識(shí)包括：標(biāo)準(zhǔn)；學(xué)術(shù)交流；專(zhuān)業(yè)會(huì)議；從顧客或外部供方收集的知識(shí)。還包括來(lái)自政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、相關(guān)組織、上級(jí)公司、合作伙伴及其他相關(guān)的知識(shí)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人/7.6知識(shí)分類(lèi)和代碼1.公司參考知識(shí)管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、卓越企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，確定知識(shí)分類(lèi)表，見(jiàn)附件二《知識(shí)分類(lèi)表》。針對(duì)某一具體類(lèi)別可能既涉及內(nèi)部來(lái)源也涉及外部來(lái)源，如比較信息資料涉及內(nèi)部來(lái)源，即公司的過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的改進(jìn)結(jié)果（與歷史比），也涉及外部來(lái)源，即從顧客、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、行業(yè)標(biāo)桿、外部供方收集的知識(shí)人（與相關(guān)方比）。管理層/7.7知識(shí)代碼說(shuō)明1.對(duì)于公司現(xiàn)有各類(lèi)管理體系的文件，其知識(shí)代碼可延用現(xiàn)有編號(hào)，不再另行標(biāo)注，由文控統(tǒng)籌管理。知識(shí)分類(lèi)可能會(huì)出現(xiàn)交叉情況，某些知識(shí)可以劃入多個(gè)類(lèi)別，可能會(huì)同進(jìn)具有二個(gè)或以上知識(shí)代碼，目的是為了提高計(jì)算機(jī)多途徑檢索知識(shí)的便利性。文控/7.8知識(shí)的獲取1.采購(gòu)部負(fù)責(zé)收集外部供方知識(shí)；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)收集管戶(hù)知識(shí)；品質(zhì)部負(fù)責(zé)經(jīng)驗(yàn)資料的收集；行政部等負(fù)責(zé)法律法規(guī)的收集；工程、品質(zhì)部負(fù)責(zé)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、改進(jìn)成果資料、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料等的收集；工程部、業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)比較信息資料的收集；行政部負(fù)責(zé)培訓(xùn)教材的收集。各部門(mén)/7.8知識(shí)的分析評(píng)價(jià)1.文控負(fù)責(zé)知識(shí)庫(kù)的建立，首次建立知識(shí)庫(kù)時(shí)，各部門(mén)將收集的相關(guān)知識(shí)份類(lèi)匯總后交文控統(tǒng)一分析評(píng)價(jià)，由管理者代表確認(rèn)后歸檔，以后新增的知識(shí)資料應(yīng)由各部門(mén)提交體文控組織相關(guān)人員進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，經(jīng)知識(shí)管理者代表確認(rèn)后主歸檔。知識(shí)庫(kù)包括電子文檔保存在知識(shí)庫(kù)專(zhuān)用電腦（保持異地備份）；非電子文檔的知識(shí)資料保存在文控處。各部門(mén)/7.9知識(shí)庫(kù)的建立1.文控對(duì)確認(rèn)后的知識(shí)進(jìn)行編碼，歸入知識(shí)庫(kù)統(tǒng)一管理。按編碼進(jìn)行歸類(lèi)。見(jiàn)附件二《知識(shí)分類(lèi)表》文控知識(shí)分類(lèi)表7.10知識(shí)推廣與共享1.管理者代表負(fù)責(zé)擁有知識(shí)的推文與共享，文控建立完整的知識(shí)庫(kù)的檢索指引，包括如下信息：名稱(chēng)、分類(lèi)、知識(shí)編碼、保存方式、入庫(kù)時(shí)間等，并及時(shí)更新。知識(shí)庫(kù)的檢索指引發(fā)布在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或通過(guò)郵件發(fā)給各部門(mén)，各部門(mén)組織本部門(mén)員工通過(guò)知識(shí)庫(kù)檢索指引尋找和學(xué)習(xí)分享知識(shí)。2.行政部會(huì)同各部門(mén)，采用各級(jí)會(huì)議，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)部報(bào)刊雜志，內(nèi)部培訓(xùn)，宣傳欄等途徑，將體系運(yùn)行所需的知識(shí)在各層次的員工中進(jìn)行分享；同時(shí)，公司與客戶(hù)，外部供方以及其他合作伙伴共同分享相關(guān)知識(shí)，以完成對(duì)公司知識(shí)推廣，充分發(fā)揮知識(shí)的價(jià)值。文控管理者代表/7.11知識(shí)的更新1.公司為應(yīng)對(duì)不斷變化的組織環(huán)境帶來(lái)的需求和發(fā)展趨勢(shì)，定期或不定期對(duì)知識(shí)的充分性、適宜性、有效性進(jìn)行評(píng)審，及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織的知識(shí)缺口，即組織現(xiàn)有知識(shí)與實(shí)現(xiàn)期組織目標(biāo)所呢要的知識(shí)之間存在差異，從而識(shí)別出知識(shí)更新或增加的需求，由體系部組織相關(guān)部門(mén)按前述相關(guān)要求重新進(jìn)行知識(shí)獲取或接觸更多必要知識(shí)、入庫(kù)和推廣共享。2.對(duì)于員工自主創(chuàng)新對(duì)應(yīng)知識(shí)的更新經(jīng)確認(rèn)后可直接填寫(xiě)《知識(shí)清單》，體系部組織相關(guān)人員進(jìn)行分析評(píng)價(jià)后，提交知識(shí)管理負(fù)責(zé)人確信后歸檔。文控知識(shí)清單7.12知識(shí)的保護(hù)1.公司在創(chuàng)新、積累、分享和使用知識(shí)的同時(shí)，應(yīng)采取措施做好知識(shí)的保持、保持、保密工作，與主要管理人員簽訂保密協(xié)議，維護(hù)好公司擁有的知識(shí)，保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)，防止知識(shí)非預(yù)期的損失?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)保密知識(shí)的管理及相應(yīng)制度的建立。文控/八、相關(guān)記錄：8.1《管制文件一覽表》 8.2《系統(tǒng)文件增/修/刪/補(bǔ)申請(qǐng)表》8.3《系統(tǒng)文件簽呈單》8.4《外來(lái)文件一覽表》8.5《質(zhì)量記錄一覽表》8.6《借閱登記表》8.7《請(qǐng)購(gòu)單》九、附件一：文件編碼規(guī)則SF-公司英文縮寫(xiě)質(zhì)量管理手冊(cè)（一級(jí)文件）的編號(hào)：SF-QM-01 手冊(cè)流水號(hào)質(zhì)量管理體系管理程序文件（二級(jí)文件）的編號(hào):SF-QP-XX 流水號(hào)(01、02…)質(zhì)量管理體系程序文件 作業(yè)指導(dǎo)性/標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性/工藝流程性（三級(jí)文件）文件的編號(hào):XX–XXX 流水號(hào)(001、002…)三級(jí)文件各部門(mén)代碼產(chǎn)品技術(shù)圖紙的編號(hào)根據(jù)客戶(hù)或產(chǎn)品的要求進(jìn)行編號(hào)表格及記錄（四級(jí)文件）的編號(hào):