公文處理知識(shí)講座

公文處理知識(shí)講座.《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處

理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，是全國(guó)各級(jí)各單位公文處理工作的基本依據(jù)。

一、公文處理的指導(dǎo)思想1.公文的定義和作用國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。.

規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。.

公文處理，包括辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列互相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。.

公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。.

公文處理要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密法律、法規(guī)。重要公文一旦被泄露，會(huì)給黨和國(guó)家造成重大損失。.

各級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人是公文工作的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守公文處理辦法并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和檢查。.

各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作二、公文文種規(guī)范

公文，即公務(wù)文書(shū)。按使用范圍分，有三大類：.通用公文.常用公文.專用公文.

通用公文，又稱法定通用公文。按《條例》和《辦法》規(guī)定有18種，其中：黨政都用的9種，即：決定、通知、通報(bào)、意見(jiàn)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要。下面是不同文種的適用范圍：（下行文）適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2.通知（下行文）適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

（下行文）適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（上行、平行、下行文）適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)觧和處理辦法。（上行文）

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（上行文）適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（下行文）適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（平行文）適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（下行文）適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。.除上述黨政都用的9個(gè)文種外，黨委專用的還有5個(gè)，分別是：（下行文）適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。（下行文）適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求。（下行文）適用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件。（下行文）

適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（下行文）適用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作。.

除黨政都用的9個(gè)文種外，行政專用的還有4個(gè)，分別是：1.命令（令）下行文

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。（下行文）適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（下行文）

適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（平行文）適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

三、公文格式規(guī)范

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（又稱：國(guó)標(biāo)）是全國(guó)各級(jí)各單位必須統(tǒng)一執(zhí)行的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。

.（一）公文首頁(yè)紅色反線以上，稱“眉首”，其組成要素有：

國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文一律用A4型，黨委公文仍沿用B5型（即16開(kāi)）。

標(biāo)于首頁(yè)左上角第1行。份數(shù)序號(hào)的作用，便于對(duì)公文的收發(fā)、登記和管理。

標(biāo)于右上角第1行。

國(guó)家秘密分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。必須按“定密范圍”的標(biāo)準(zhǔn)劃定，不能隨意標(biāo)注。.保密期限：絕密30年，機(jī)密20年，秘密10年如果不需要保存到最高年限，則可標(biāo)明提前解密的具體時(shí)間，如：“機(jī)密★一年”。

4.緊急程度

標(biāo)于首頁(yè)右上角第2行。如第1行沒(méi)有“秘密等級(jí)”標(biāo)示，則將“緊急程度”上移至第1行。現(xiàn)行“緊急程度”規(guī)定：黨委為特急、加急。行政為特急、急件。

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）加文件組成。上距版心邊緣25mm。上報(bào)公文距版心邊緣80mm，為領(lǐng)導(dǎo)人留出“批示域”。

由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。標(biāo)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下方，空2行居中。年份用全稱,序號(hào)不編虛位，不加“第”字。聯(lián)合上報(bào)的公文，只標(biāo)注主辦單位的發(fā)文字號(hào)。上行文需標(biāo)注簽發(fā)人，下行文則不標(biāo)簽發(fā)人。

上行文標(biāo)注簽發(fā)人姓名時(shí)，居右空一字標(biāo)注，同時(shí)將發(fā)文字號(hào)移至左空一字標(biāo)出。.（二）紅色反線以下至“成文日期”處，稱“主體”，其組成要素有：

由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種“三要素”組成，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距洽當(dāng)。公文標(biāo)題中，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

.

黨委公文，如用紅色版頭，“三要素”中可以省去發(fā)文機(jī)關(guān)（因文尾有落款）；行政公文因不落款，標(biāo)題中一般不應(yīng)省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

指受文單位。在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格書(shū)寫。請(qǐng)示性公文，只能標(biāo)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，也只能主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。指公文主體。位于主送機(jī)關(guān)下一行，空兩字書(shū)寫?；匦许敻?，數(shù)字、年份不能回行。當(dāng)文尾空白處不能容下印章時(shí)，不得用“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。附件屬公文正文的一部份。如有附件，標(biāo)于正文末尾下一行。有多個(gè)附件時(shí)，分別用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)示。附件如離開(kāi)主件裝訂，應(yīng)在左上角標(biāo)出主件文號(hào)。標(biāo)于公文結(jié)尾左下方。黨委公文，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示；行政公文，用漢字標(biāo)示。年、月、日應(yīng)完整。成文日期與正文最末一行之間的距離，以能容下印章位置為準(zhǔn)。.成文日期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。決議、決定，以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。法律、法規(guī)，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。印章是公文生效標(biāo)識(shí)，包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章和負(fù)責(zé)人簽名章。蓋章位置：上距正文1行,端正、居中，下弧壓在成文日期上。.聯(lián)合行文印章，主辦單位在前。兩個(gè)單位聯(lián)合行文，成文日期居中拉開(kāi)，兩章并排，下弧壓在日期上。三個(gè)以上單位聯(lián)合行文，整齊排列單位名稱，然后分別加蓋印章。

位于成文日期下1行，靠左加圓括號(hào)標(biāo)注附注用于上行文時(shí)，標(biāo)注聯(lián)系人和電話；用于下行文時(shí)，標(biāo)注普發(fā)性文件的發(fā)行范圍等。.（三）附注以下，稱為“版記”，組成版記的要素有：1.主題詞主題詞的作用，便于在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上存入或檢索文件。標(biāo)注主題詞，必須根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨公文主題詞表》和《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》選注。如果隨意標(biāo)注題詞，網(wǎng)絡(luò)不接受，無(wú)法檢索。一份行政文件，除類別詞外，最多不超過(guò)5個(gè)類屬詞；黨委文件不超過(guò)10個(gè)。主題詞標(biāo)引順序：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。標(biāo)內(nèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，再標(biāo)文件形式的詞。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“水利”，再標(biāo)內(nèi)屬詞“水土保持”，最后標(biāo)文種《通知》一份文件如有兩個(gè)以上主題內(nèi)容，先標(biāo)第1個(gè)主題，再標(biāo)第2個(gè)主題。標(biāo)于主題詞和橫線下方。按新文件格式，今后只用“抄送”，對(duì)上不再用“抄報(bào)”，對(duì)下不再用“抄發(fā)”。

印發(fā)機(jī)關(guān)，為本單位的公文管理機(jī)構(gòu)—辦公室。印發(fā)日期，為公文付印日期（不能標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期）。版記應(yīng)置于公文的最后一頁(yè)。

四、公文行文規(guī)范1.公文的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。.

2.黨委（政府）各部門依據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。.

廳（室）外不得對(duì)外正式行文。.4.同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體可以聯(lián)合行文。.

5.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦部門。需經(jīng)黨委或政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)同意后也可以由部門行文，文中可注明經(jīng)黨委或政府同意。.

范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送業(yè)務(wù)主管部門處理。.

未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。.

系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。,

9.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事。一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！秷?bào)告》不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。.

接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。

五、公文辦理規(guī)范

下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的公文，文

秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、格式是否規(guī)范。.

2.經(jīng)審核，對(duì)符合規(guī)定的公文，

文秘部門應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)，送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。.

3.承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)及時(shí)辦理。緊急公文按時(shí)限要求急辦，確有困難的應(yīng)當(dāng)說(shuō)明。對(duì)不屬本單位職權(quán)范圍的，應(yīng)退回交辦部門并說(shuō)明理由。.

上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦

意見(jiàn)，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。.

有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要及時(shí)催辦。.

6.公文辦理中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)商，如仍不能取得一致，可以列明各方理?yè)?jù)，報(bào)上級(jí)裁定。.

7.凡送負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，應(yīng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬寫公文的要求，格式是否規(guī)范等。.

8.公文簽發(fā)手續(xù)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。.

9.已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿，

付印前應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)報(bào)原簽發(fā)人復(fù)審。

六、公文寫作規(guī)范秘書(shū)寫作公文，是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供智力服務(wù)。公文寫好后，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成審批程序后才能產(chǎn)生法定效力，故秘書(shū)的寫作稱為起草、草擬或撰寫。.公文起草是一項(xiàng)思想性、政策性、技能性很強(qiáng)的工作，要求很高，必須嚴(yán)肅對(duì)待，在不斷摸索中提高寫作水平。

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

1.符合黨的方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。提出的政策、規(guī)定等要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。.

2.情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。.

3.選用公文文種，應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。.

4.擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。.

5.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文，應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體年、月、日。.

6.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“