第8單元方法1召開居民會議

居民會議的作用◆交流資料、分享及搜集意見◆報告及交代工作進展◆對重要事項進行討論、行使決議◆加深與會者的關(guān)系，促進團體合作的精神◆學習解決問題的方法，提高民主參與的意識召開居民會議方法作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第1頁/共29頁2016版居民會議的過程居民會議四步曲：■會議前■會議中■會議后■行動召開居民會議方法作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第2頁/共29頁2016版（一）會議前1、要知道為什么開會，開會的目的為何，是否真的需要召開會議？2、準備議程及開會所需資料文件，可預先或當場派發(fā)，或用大紙寫好貼在白板或墻上。議程要有適當次序，大約分配每項議程所需時間，每個項目要清楚是討論什么，先處理重要或容易達成共識的議程。召開居民會議方法作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第3頁/共29頁2016版3、要清晰那些人需要參加這次會議，通知有關(guān)人等開會，確保主要人物或與議程有關(guān)的人士出席會議，需否事先要與特別人士商討，是否需要與核心成員作會前準備，留意會議中可能出現(xiàn)的動力。4、場地的擺設(shè)要盡量令與會者感覺自然，沒有局促感，預先安排場地所需用品，如桌、椅、筆、紙、白板等。召開居民會議方法作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第4頁/共29頁2016版5、座位安排方面，主持人要看到各與會者面容，容易聽到各人發(fā)言，坐在中心位置較理想，以便控制會議的進行，但主持人與參加者的座位安排要有平等地位的感覺，讓大家均能看到對方。6、事先多了解與會者對議程的看法及不同意見，預計可能會發(fā)生的事情，例如爭執(zhí)、意見分歧、未能作出決議等。7、提早十分鐘到達，檢查用品及布置場地，若資源許可，可在會議前打電話給參加者，提醒他們出席。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第5頁/共29頁2016版8、與早到會員招呼、談話，培養(yǎng)親切氣氛，令與會者覺得被留意，來開會不只是事工形，而是加深感情關(guān)系。未開會前不妨與全體與會者談一些共同的話題，如天氣、電視、時事，制造輕松、親切氣氛。9、開會盡量準時，若未到齊，可將重要事項稍延。10、簡介開會目的、重點，讓與會者留意主要討論的事項。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第6頁/共29頁2016版（二）會議中1、你是主持會議，不是演說，不要壟斷發(fā)言。要盡量誘導與會者參與會議，鼓勵適當發(fā)言、討論。2、盡可能依照議程一項一項討論，讓與會者系統(tǒng)地跟隨。時間分配要好好掌握，適當分配發(fā)言及討論時間。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第7頁/共29頁2016版3、與會者的意見，主持人不要即時回應，應將意見拋給大組回應、討論。協(xié)助與會者多溝通意見，多回應其他人意見。4、主持人要多做集中、歸納、摘要及總結(jié)工作，讓與會者跟得上討論。要有公正的態(tài)度，保持客觀中立，仔細聆聽各人的意見。不能強迫與會者接受自己的意見。5、討論若成熟，協(xié)助與會者作出決議，但不要太快用投票表決，先要讓與會者對問題有充足討論，分析好決定的優(yōu)劣處，盡量用共識方法，不要讓參加者有輸贏，有被孤立的感覺。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第8頁/共29頁2016版6、留意與會者的參與行為，要適當?shù)貞獙Γ骸?/p>

若疲倦，需要休息嗎？★

若爭執(zhí)激烈，需要停止爭論嗎？★若沒有興趣，要轉(zhuǎn)題目嗎？7、開會要有集體氣氛，不是一對一的討論，將事項帶出全組參與。8、時間不要拖得太長，要令會議有效及有效率。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第9頁/共29頁2016版9、說話的音量要令各人都聽得到，速度不要太快；當與會者不集中時，需要提高聲量去集中大家的注意力。說話要“街坊化”，不要用艱深難明或?qū)W術(shù)的詞匯，要令到與會者覺得自然，好像平常交談一樣。10、結(jié)束前，要作簡單總結(jié)，令與會者知道這次會議有什么結(jié)果，覺得會議有效用。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第10頁/共29頁2016版（三）會議后1、要與會者清楚知道會議的決定2、跟進要立即行動的工作3、通知未有出席者有關(guān)會議的重要內(nèi)容及決定4、整理好會議紀錄，盡快派給各人，以便跟進所需工作作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第11頁/共29頁2016版（四）行動1、要依照會議的決定，執(zhí)行行動2、若有突變，考慮是否要召開緊急會議，做征詢各人意見3、一切行動要在下次或期間向與會者交代4、若期間遇到與會者，可告知進展情況，讓他/她們跟得上工作進展作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第12頁/共29頁2016版主持居民會議技巧（一）基本技巧1、積極聆聽★讓與會者知道你正在留心聽他/她講或發(fā)表的意見。★留意說話中包含的意思，及表達的方法，留意有聲及無聲的訊息（身體語言）。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第13頁/共29頁2016版2、發(fā)問/邀請發(fā)言★是會議最常用的技巧，主要鼓勵及協(xié)助與會者發(fā)表意見，帶動討論，讓與會者有平等參與的機會。方法——可用對全體的問題，例：“不知道大家有什么意見嗎？”應多用全體發(fā)問，以促進大家對問題的關(guān)注，讓各人自由發(fā)言及提高參與程度。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_0第14頁/共29頁2016版也可用特別邀請某人發(fā)言（指名發(fā)問），例：“王先生，你有何意見呢？”，“陳太太，可不可以講下你的看法？”★通常指名發(fā)問是需要某特定人士的意見，或協(xié)助特別的成員抒發(fā)意見；此方法也可用來阻止滔滔不絕的言論，使全體有均等發(fā)言的機會。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第15頁/共29頁2016版3、集中★將參與者的注意力集中在某一討論項目或曾經(jīng)發(fā)表的意見上。將會議的討論帶回需要的議程上，避免離題及出現(xiàn)太多枝葉或無關(guān)重要的討論。例：“剛才大家都講了很多意見，不過有些可以留待以后再講，不如我們主要講講如果宣傳這次旅行的事情，好不好？”作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第16頁/共29頁2016版4、簡化/摘要★將某人講一大串的意見簡化為幾點重要意見，討論至一段時間或當討論完結(jié)時，將意見摘要地歸納出來。讓其他與會者清楚知道討論及意見的重點。例：“剛才何先生講的意見可以歸納為三大點”作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第17頁/共29頁2016版5、綜合★把有關(guān)聯(lián)的意見或討論串連及綜合起來，減低意見分歧，找出共同點，豐富對方意見，使大家對討論更有系統(tǒng)及更清晰。例：“何先生和張先生的意見分別不是很大，將兩位的意見加起來看的話……”作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第18頁/共29頁2016版6、總結(jié)★將之前提及討論的意見、觀點或決定，再清楚復述一次，讓與會者清晰討論的最后決定及觀點。例：“我總結(jié)一下剛才討論的意見，主要有三項。”作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第19頁/共29頁2016版（二）居民參與會議的特征及應對方法1、遲到早退，會議開始了一段時間，居民才陸續(xù)出現(xiàn)應對方法：★會議的前段時間先處理不太重要的報告事項?！飳⒁懻摰闹匾h程放在會議中段或在最多人出席的時間。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第20頁/共29頁2016版2、居民不愿意坐近會議，喜歡坐在后排或角落應對方法：★用誠懇的口吻主動邀請他/她坐近?！镞\用小組鼓勵或壓力邀請他/她★讓他/她們明白坐近會議才能讓大家看到對方及容易聽到各人的講話。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第21頁/共29頁2016版3、沉默不作聲，聽多于講應對方法：★多作邀請發(fā)言?！锒嘤媚抗饨佑|及手勢邀請發(fā)言?！镎乙恍Ψ礁信d趣或不難回答的問題，邀請他/她發(fā)言，若對方提完意見，不要忘記贊賞鼓勵他/她。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第22頁/共29頁2016版4、意見分歧，容易出現(xiàn)不同意見，經(jīng)常隨意插嘴應對方法：★要多歸納、摘要及綜合技巧?！锉M量將紛紜意見歸納或綜合為幾點，然后提示與會者集中逐項討論。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第23頁/共29頁2016版4、情緒激動、火爆應對方法：★若與會者情緒激動是反映其對問題的關(guān)心，主持人需要表達明白及認同其感受，然后提示冷靜及心平氣和地討論的需要性?！锶襞c會者不自覺地經(jīng)常表達激烈情緒，而阻礙了其他人的參與，可用情緒反映技巧，讓他/她察覺留意。作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第24頁/共29頁2016版召開居民會議的成功條件1、周詳?shù)挠媱?、足夠的準備3、充足的宣傳發(fā)動4、注重群眾的參與5、鼓勵群眾發(fā)言，激發(fā)關(guān)注情緒6、運用大會氣氛多給予贊賞及激勵作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第25頁/共29頁2016版召開居民會議的要訣1、要有清楚目的2、認真計劃會議的進行3、邀請有關(guān)/有需要的人士參加4、事前向有關(guān)人士簡介會議情況5、你是主持會議，不是壟斷會議，不要只聽到你發(fā)言的聲音作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第26頁/共29頁2016版6、讓所有人都有機會發(fā)言，參與討論，大家要有互相溝通，彼此回應7、讓參加者身心舒暢，覺得值得參加會議8、保證會議能帶來行動9、切忌會而不議，議而不決，決而不行，行而不負責作者：倪赤丹1_sqgz_08_sp_ff_001_1第27頁/共29頁2016版居民大會籌備工作清單大會目的日期、時間、地點主辦團體大會名稱大會程序大會發(fā)言人，邀請出席嘉賓宣傳發(fā)動方法所需資料開會場地物資準備安排臺下帶頭發(fā)言，分配居民發(fā)言工作分配主持臺下統(tǒng)籌大會紀錄