《會展實訓綜合教程》教學課件5

實訓項目四會展策劃03撰寫會展立項策劃案PARTTHREE一、會展項目立項策劃書的概念和特點二、會展項目立項策劃書的內(nèi)容三、會展立項策劃書的寫作要素和要領(lǐng)四、會展項目立項策劃書的寫作規(guī)范五、立項策劃書寫作注意事項展會立項策劃案是在會展立項策劃的基礎(chǔ)上，對展覽會的初步規(guī)劃通過文字形式將會展立項的具體內(nèi)容呈現(xiàn)出來，作為后續(xù)可行性分析的重要參考內(nèi)容。因此，會展立項策劃案是為展覽會成功舉辦提供了辦展的運營規(guī)劃和方法，是對會展項目調(diào)研和立項的等內(nèi)容的匯總。為此，策劃專員需要對會展立項策劃內(nèi)容進行匯總并撰寫立項策劃案。業(yè)務情景3一、會展項目立項策劃書的概念和特點4

會展項目立項策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括展會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。要充分考慮市場需求，選擇合適的時機，應慎重選擇合作單位和支持單位，贏得當?shù)匦袠I(yè)協(xié)會、行政部門和行業(yè)媒體的支持，選擇恰當?shù)臅r機和權(quán)威的部門及單位合作會展項目立項是一件應該需要周密考慮的事情?！稌箤嵱柧C合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社二、會展項目立項策劃書的內(nèi)容5辦展市場環(huán)境分析。會展價格及初步預算方案。會展工作人員分工計劃。會展招展計劃。會展招商計劃。會展宣傳推廣計劃。8.會展籌備進度計劃。9.會展服務商安排計劃。10.會展開幕和現(xiàn)場管理計劃。11.會展期間舉辦的相關(guān)活動計劃。12.會展結(jié)算計劃《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社三、會展立項策劃書的寫作要素和要領(lǐng)6策劃書的構(gòu)成都必須有5W2H1E，共八個基本要素：（為什么）需求訴求展會立項的緣由、意義及前景Why（做什么）展會的主題、內(nèi)容，明確創(chuàng)造期望項目的特點What（誰）展會的主辦單位、承辦單位、行業(yè)重要參展商支持、參展商的范圍、媒體支持單位Who（何處）地點，獨特性、方便性、旅游的價值、地方的支持性Where（何時）展會舉辦的時間，包括布展、展覽及撤展的時間When（如何）展會的日程安排，展會的宣傳計劃與營銷策略、展會期間舉辦的各種活動HOWHOWMUCH（多少）預計參展商數(shù)量、展位數(shù)量與布局展位價格（效果）展會結(jié)果，預測產(chǎn)生效益Effect1．立項策劃書的寫作要素《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社7言簡意賅2．立項策劃書的寫作要領(lǐng)0102030405用詞準確實事求是重點突出注意包裝為了在有限的篇幅內(nèi)把需介紹的內(nèi)容全部說清楚，一定要注意在寫作過程中不要哆唆。要將展會主題及特色突出，增強吸引力，避免一些不溫不火的語言，尤其是展會的創(chuàng)新之處要講清楚。在介紹展會情況時，切忌過分夸張，言過其實。應多列舉事實，如行業(yè)重要參展商的參加與支持，歷屆的效果與口碑等。對展會的5W2H1E八個要素要寫清楚，并突出重點。主要體現(xiàn)在兩方面：一是策劃書的文章結(jié)構(gòu)與層次上，要清晰明朗，重點突出，讓讀者能抓住展會的亮點，并有一個清楚的頭緒；一是在包裝制作上，要裝訂整齊，制作精美，給人賞心悅目的感覺。《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社四、會展項目立項策劃書的寫作規(guī)范8會展項目立項策劃書主要包括目錄、行業(yè)市場分析、項目的意義、項目基本框架、項目招展計劃、項目招商計劃、項目宣傳推廣計劃、會展進度和管理計劃、相關(guān)活動計劃、項目預算和補充說明（圖表）等方面的內(nèi)容。1．會展項目立項策劃書寫作基本框架一級目錄具體內(nèi)容目錄成功的會展項目立項策劃書應該能夠通過目錄窺視整個文案的面貌，應該能夠清晰反映出撰寫者的思維順序和思維方式。行業(yè)市場分析對行業(yè)市場的分析是促成項目成功的決定性因素，因此需要慎重對待。項目的意義應分別從社會效益和經(jīng)濟效益方面闡述項目的意義和能夠取得的成果，以充分調(diào)動目標參展商的積極性，提高他們的參展意愿。《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社9一級目錄二級目錄具體內(nèi)容項目基本框架展會名稱會展的名稱一般包括基本部分、限定部分和行業(yè)標識等三個方面的內(nèi)容。會展地點策劃選擇會展的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是會展在什么地方舉辦，二是會展在哪個展館舉辦。辦展機構(gòu)辦展機構(gòu)是指負責機構(gòu)的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位，辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。辦展時間辦展時間是指會展活動的籌備時間、開展時間、觀眾參展時間和撤展時間。會展活動的時間安排應視會展的具體情況而定。展品范圍會展的展品范圍要根據(jù)會展的定位、辦展機構(gòu)的優(yōu)劣勢態(tài)和其他多種因素來確定。根據(jù)會展的定位，展品范圍可以包括一個或者幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類。人員分工人員分工計劃是會展工作人員的統(tǒng)籌計劃。辦展頻率辦展頻率是指在某個時間段內(nèi)，同一個會展的舉辦次數(shù)。會展規(guī)模會展規(guī)模主要包括會展的展覽面積、參展單位的數(shù)量、觀眾的數(shù)量三個方面，策劃、籌備會展活動時應充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征、觀眾的數(shù)量和質(zhì)量，對會展規(guī)模做出預測和規(guī)劃。會展定位會展定位是通過細分會展市場，確定目標參展商和觀眾，并使他們明白會展的目標和主題?！稌箤嵱柧C合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社10一級目錄具體內(nèi)容招展、招商和宣傳推廣計劃招展、招商計劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。宣傳推廣計劃則是為建立會展品牌和樹立會展形象，并同時為會展的招商和招展服務。會展進度和管理計劃會展進度計劃是在時間上對會展的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統(tǒng)籌安排，它明確在會展的籌辦過程中各個階段的工作計劃。會展管理計劃是會展開幕后對會展進行有效管理的各種計劃安排，它一般包括會展開幕計劃、會展展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等。相關(guān)活動計劃會展相關(guān)活動計劃是對準備在會展期間同時舉辦的各種活動做出的計劃安排。與會展同期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是會展的有益補充。項目預算和補充說明本節(jié)要求策劃人員運用合理的定價策略，確定展位價格和參會費用，力求達到展會經(jīng)濟效益最大化，對于各種收支費用盡可能細化，便于掌控?！緦嵱柧毩?】《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社11會展項目預算方案分為“收入”和“成本”兩類，在編制預算方案時，一般由各個策劃部門根據(jù)工作任務內(nèi)容、持續(xù)時間、人員安排等提出預算申請，對各個部門預算方案進行匯總、核定后，制定展覽會總體預算方案。2.展覽會預算方案招展部門預算計劃（同類展會宣傳）工作項目明細單價（元）數(shù)量總價（元）日期備注同類展會宣傳費用展示臺搭建費用

接待用品購買

現(xiàn)場廣告+會刊制作費用

現(xiàn)場臨聘人員工資

現(xiàn)場派發(fā)贈品制作費用

實訓小組可以根據(jù)項目三的內(nèi)容，熟悉會展公司各個部門的工作職責，然后制定與部門匹配的預算方案。以招展部門為例，招展預算的編制應從招展工作的實際需要出發(fā)，本著統(tǒng)籌安排、合理利用的原則，實事求是地編制，部門預算包括如下內(nèi)容：（1）招展人員費用，包括招展工作人員的差旅費、辦公費等；（2）招展宣傳推廣費用；（3）代理費用；（4）招展資料的編制和郵寄費用；（5）招展公關(guān)費用；（6）兼職人員費用，包括展覽會舉辦期間兼職人員工資，在同類展覽會、專業(yè)市場宣傳兼職人員工資等；（7）其他不可預見的費用。環(huán)節(jié)1：制定部門預算《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社12公司預算方案需要結(jié)合各個部門的預算費用表，對部分項目合并、歸類后整理成以會展項目為單位的預算方案。預算方案包括收入和支出兩部分內(nèi)容，“收入”和“支出”對應的項目大類基本相同，但二級項目則需要根據(jù)展覽會項目的實際情況有所不同。環(huán)節(jié)2：制定展覽會總體預算收入項目金額（元）1.展位費用

2.門票收入

3.贊助收入

4.會議活動收入

5.其他收入

支出項目

金額（元）項目

金額（元）一、行政管理費用

3.展館整體裝飾費用1.行政辦公費用

4.其他搭建費用2.公司編制員工工資

四、宣傳推廣費用3.員工差旅費用

1.廣告和推廣活動費4.兼職員工工資

2.會刊、請柬二、場地租賃費用

3.客戶邀請費用1.場館租賃費

4.其他宣傳推廣費用2.其他租賃費用

五、現(xiàn)場活動費用三、場館搭建費用

1.會議文件印刷費1.標準展位搭建費

2.活動禮品費用2.特裝展位搭建費

《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社五、立項策劃書寫作注意事項13（一）策劃書名稱盡可能具體地寫出策劃名稱，如“××××年××屆××博覽會立項策劃書”，置于頁面中央，也可以寫出正標題后將此作為副標題寫在下面。（二）活動背景首先，應說明的具體項目有：基本情況簡介、主要執(zhí)行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響以及相關(guān)目的動機。其次，應說明問題的環(huán)境特征，主要考慮環(huán)境的內(nèi)在優(yōu)勢、弱點、機會及威脅等因素，對其作好全面的分析，將內(nèi)容重點放在環(huán)境分析的各項因素上，對過去和現(xiàn)在的情況進行詳細的描述，并通過對情況的預測制訂計劃。如情況不明，則應該通過調(diào)查研究等方式進行分析并加以補充。（三）活動目的、意義和目標活動的目的、意義應用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構(gòu)成或策劃的獨到之處及由此產(chǎn)生的意義（經(jīng)濟效益、社會效益、媒體效應等）都應該明確寫出?；顒幽繕艘唧w化，并需要滿足重要性、可行性、時效性的要求。（四）資源需要按照已有資源和需要資源，分類列出所需人力資源、物力資源。（五）項目開展作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設(shè)想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當加人統(tǒng)計圖表等；對策劃的各工作項目，應按照時間的先后順序排列，繪制實施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應權(quán)責及時間地點也應在這部分加以說明，執(zhí)行的應變程序也應該在這部分加以考慮?！稌箤嵱柧C合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社五、立項策劃書寫作注意事項14（六）經(jīng)費預算

會展活動的各項費用在根據(jù)實際情況進行具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。（七）項目中應注意的問題及細節(jié)內(nèi)外環(huán)境的變化，不可避免地會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當環(huán)境變化時是否有應變措施、損失的概率是多少、造成的損失多大等也應在策劃中加以說明。（八）活動負責人及主要參與者注明會展組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應注明小組名稱、負責人）等。以下方面內(nèi)容需清晰列明：會場布置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協(xié)議、媒體支持、宣傳推廣、廣告制作、主持、領(lǐng)導講話、司儀、會場服務、電子背景、燈光、音響、攝像、信息聯(lián)絡(luò)、技術(shù)支持、秩序維持、衣著、指揮中心、現(xiàn)場氣氛調(diào)節(jié)、接送車輛、活動后清理人員、合影、餐飲招待、后續(xù)聯(lián)絡(luò)等。1．本策劃書格式提供基本參考，小型策劃書可以直接填充，大型策劃書可以以此為參照自行設(shè)計，力求內(nèi)容詳盡、頁面美觀。2．可以專門給策劃書制作封面，力求簡單、莊重，策劃書可以進行包裝，如用設(shè)計的徽標做頁眉，圖文并茂等。3．如有附件可以附于策劃書后面，也可單獨裝訂。4．一份大型策劃書，可以包含若干子策劃書。注意：《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社實踐項目訓練根據(jù)所學業(yè)務知識，完成實訓練習1-2；15參考4-3.2和4-3.3的內(nèi)容，實訓小組對所選擇的展覽會制定費用預算表；。12《會展實訓綜合教程》（陳穎主編）重慶大學出版社【實訓練習1】實訓小組通過網(wǎng)絡(luò)搜索2