2023年集團(tuán)公司公文格式規(guī)范要求

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篇1:集團(tuán)公司公文格式規(guī)范要求

公文格式規(guī)范要求

集團(tuán)公文格式分為兩種，紅頭公文和一般公文。

1.紅頭公文（見(jiàn)式樣1）

1.1適用狀況：

（1）集團(tuán)本部向上級(jí)政府部門、有合同合作關(guān)系的單位的正式行文。

（2）集團(tuán)向各職能部門、各子公司的正式下行文，包括人事任免、獎(jiǎng)懲，重要通知、通告、打算、決議等。

1.2組成部分

本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大組成部分。公文首頁(yè)紅色線以上部分統(tǒng)稱眉首；紅色線以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱主體；主題詞以下部分統(tǒng)稱版記。

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1.3眉首

眉首由集團(tuán)全稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人組成。

（1）集團(tuán)全稱：即"上海A集團(tuán)控股（集團(tuán)）有限公司文件'，套紅居中印在公文首頁(yè)上部，字體為一號(hào)黑體字。

（2）發(fā)文字號(hào)：即"A集團(tuán)控字+發(fā)文年份+發(fā)文序號(hào)'，發(fā)文序號(hào)用（）括起，從001號(hào)起編。在其次行居中排布，字體為四號(hào)黑體字。

（3）簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，用冒號(hào)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，字體為四號(hào)黑體字。

1.4主體

主體由標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文單位、成文日期、印章、附件等部分組成。除標(biāo)題用小2號(hào)宋體字外，其余內(nèi)容均用4號(hào)宋體字。

（1）標(biāo)題：在紅色線下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行時(shí)要保證詞意完整，排列對(duì)稱美觀。標(biāo)題的內(nèi)容一般由發(fā)文單位或規(guī)范化建成、公文主題和文種三個(gè)要素組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)及并列的幾個(gè)單位或部門之間加頓號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（2）主送單位：是指行文的對(duì)象，是要求主板和答復(fù)的單位或部門，亦即負(fù)有對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行把握、答復(fù)或貫徹執(zhí)行責(zé)任的受文單位或部門。主送單位必需是以單位作為收件人標(biāo)注，而不得以個(gè)人標(biāo)注。因告知集團(tuán)全體員工的"人事任免'可以不寫(xiě)主送單位。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格標(biāo)注，主送單位名稱后標(biāo)全符冒號(hào)。

（3）正文用來(lái)表述公文的內(nèi)容，精確?????反映行文的目的。在主送單位名稱之下一行，左空2字開(kāi)頭，回行頂格。以下每起一個(gè)自然段均空2字。每行28個(gè)漢字，行距1.5倍，頁(yè)碼編在每頁(yè)末行居中。

（4）附件：公文如有附件，應(yīng)在正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)之上，注明附件的名稱和挨次。最終另起一段標(biāo)識(shí)"附件+附件序號(hào)+:+附件名稱"，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（5）發(fā)文單位或部門署名應(yīng)用全稱，為于正文右下方。聯(lián)合行文時(shí)，各單位名稱應(yīng)平行排列，主辦單位排在第一位。

（6）成文日期：也叫發(fā)文日期，即發(fā)文的年、月、日，在發(fā)文單位下面，一般以簽發(fā)的詳細(xì)時(shí)間為準(zhǔn)，會(huì)議通過(guò)文件，以會(huì)議通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)。一般性公文材料，如涉及詳細(xì)事項(xiàng)的通知、公告、函等的發(fā)文日期，經(jīng)常用它的印發(fā)時(shí)間。日期需用漢字書(shū)寫(xiě)，"0'寫(xiě)為"零'，成文日期位置應(yīng)靠右邊距。

（7）用印：公文原稿必需經(jīng)過(guò)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)核簽后才可以蓋章，集團(tuán)公司的公章用印核簽人為總裁、常務(wù)副總裁，子公司公章的核簽人為子公司負(fù)責(zé)人。用印應(yīng)當(dāng)端正、清楚，上不壓正文，下壓成文日期。用印頁(yè)如無(wú)正文，應(yīng)當(dāng)在頁(yè)首用圓括號(hào)標(biāo)明"此頁(yè)無(wú)正文'字樣。

（8）附件。公文附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件的左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)"附件'二字并加全符冒號(hào)，如有序號(hào)在序號(hào)后加全符冒號(hào)。附件的序號(hào)和名稱應(yīng)與"附件說(shuō)明'中的附件序號(hào)、名稱保持全都。

1.5版記

版記由主題詞、抄報(bào)單位、抄報(bào)人、擬文單位等部分組成。一般狀況下，集團(tuán)"紅頭'公文不用版記，除非有特別狀況，才標(biāo)注"版記'。

2.一般公文

2.1一般公文種類：可以是集團(tuán)發(fā)文、集團(tuán)行政人事部發(fā)文、也可以是子公司發(fā)文，包括通知、通告、請(qǐng)示、信函、會(huì)議紀(jì)要等。一般公文的主要特點(diǎn)是不標(biāo)注發(fā)文字號(hào)，屬于常規(guī)性公文。

2.2通知、通告：集團(tuán)內(nèi)部通知、通告公文格式見(jiàn)式樣2。

通知、通告由標(biāo)題、版記、主體三大組成部分。

（1）標(biāo)題用3號(hào)黑體字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告標(biāo)題為"關(guān)于的通知'。

（2）版記由擬稿人、擬稿單位、擬稿部門、收件人、發(fā)件人、公司、日期、抄送、總頁(yè)數(shù)、詢問(wèn)電話、附件、保密等級(jí)、簽發(fā)人以及詳細(xì)要求。其中，收件人、發(fā)件人都以單位部門標(biāo)注，不得標(biāo)注個(gè)人作為收件人、發(fā)件人。保密等級(jí)分為："絕密、機(jī)密、隱秘、一般'四種狀況。依據(jù)相應(yīng)項(xiàng)目填寫(xiě)。

（3）主體格式與集團(tuán)紅頭公文主體格式同等要求，不再概述。

2.3請(qǐng)示。集團(tuán)請(qǐng)示分為請(qǐng)示（申請(qǐng)）、報(bào)告，見(jiàn)式樣3。

請(qǐng)示單位部門依據(jù)請(qǐng)示單相應(yīng)欄目要求填寫(xiě)，請(qǐng)示內(nèi)容可以另外附頁(yè)。

2.4工作協(xié)調(diào)單，見(jiàn)式樣4用于集團(tuán)職能部門之間、子公司之間因工作支配上需要相互協(xié)調(diào)、相互支持的行文，詳細(xì)內(nèi)容依據(jù)表單格式填寫(xiě)。

2.5信函格式，見(jiàn)式樣5公文標(biāo)題為集團(tuán)全稱加"函'字，居中排布。信函字體為宋體，標(biāo)題為小2號(hào)，正文內(nèi)容為4號(hào)宋體。

2.6會(huì)議紀(jì)要格式，見(jiàn)式樣6（1）標(biāo)題由會(huì)議名稱加"會(huì)議紀(jì)要'組成，用3號(hào)黑體字，居中排布。

（2）標(biāo)題之后為會(huì)議紀(jì)要要項(xiàng)，根據(jù)要求有以下要項(xiàng)：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人員（遲到人員、缺席人員）、會(huì)議主持、會(huì)議記錄等。

（3）會(huì)議紀(jì)要正文每一段發(fā)言內(nèi)容必需寫(xiě)明發(fā)言部門、發(fā)言人、發(fā)言時(shí)間，用小4號(hào)宋體加粗，會(huì)議紀(jì)要詳細(xì)內(nèi)容用小4號(hào)宋體字。

3.公文文字版面從左至右橫排，一般采納國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

附件2:A集團(tuán)集團(tuán)公文式樣

式樣1：紅頭公文格式；

式樣2：通知通告格式；

式樣3：請(qǐng)示（申請(qǐng)）報(bào)告格式；

式樣4：工作請(qǐng)示單格式；

式樣5：信函格式；

式樣6：會(huì)議紀(jì)要格式；

式樣7：文件呈報(bào)表格式；

式樣8：制度（發(fā)文）審批單格式。

篇2:高校黨辦電子公文辦理程序及規(guī)范

州蘇高校黨辦電子公文辦理程序及規(guī)范

一、電子公文類型及適用范圍

電子公文辦理是指通過(guò)蘇州高校網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)進(jìn)行的公文辦理。

"學(xué)校發(fā)文'主要用于起草學(xué)校的"紅頭文件'，只有機(jī)關(guān)部門的各用戶才有權(quán)起草，假如院系、直屬單位要起草有關(guān)學(xué)校文件，需向職能部門提出申請(qǐng)，由職能部門起草。

"校內(nèi)行文'主要用于各院系、各部門、各直屬單位向?qū)W校行文報(bào)告、請(qǐng)示各類事情。

"院系部門行文'主要用于各院系、各部門、各直屬單位之間的公文(無(wú)須報(bào)告、請(qǐng)示學(xué)校的)流轉(zhuǎn)，每個(gè)單位都有一個(gè)存檔庫(kù)，可以自行編號(hào)。

"校外來(lái)文'主要用于各類非涉密校外文件的流轉(zhuǎn)。

"通知公告'主要用于公布各院系、各部門、各直屬單位的有關(guān)通知，該通知起草的權(quán)限是：各單位的領(lǐng)導(dǎo)以及秘書(shū)(每單位僅限一人)。

二、主要電子公文辦理程序

(一)學(xué)校發(fā)文辦文程序

學(xué)校發(fā)文包括上行文和下行文。

辦文程序一般包括擬稿--核稿--編號(hào)--套紅頭--審核--審簽--校對(duì)--用印--發(fā)送--存檔等環(huán)節(jié)。

1、擬稿

委系統(tǒng)的發(fā)文種類一般為通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決議、打算、指示、條例、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要等，擬稿人員應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)要求和文件內(nèi)容加以選定。

(1)選擇公文類型、公文種類、緊急程度、文件類型。

(2)擬文要素

①擬文單位。

②標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確?????簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。

③主送單位和抄送單位。

④正文：正文內(nèi)容每自然段左空2個(gè)全角字符，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。三號(hào)仿宋GB2312字體，段落1.5倍行距。

⑤附件：公文如有附件，在正文下空l(shuí)行左空2字標(biāo)識(shí)"附件'，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。多個(gè)附件：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注挨次號(hào)(如"附件：1.')。

⑥行文機(jī)關(guān)名稱、成文日期。發(fā)文時(shí)間與發(fā)文機(jī)關(guān)署名分二行置于正文右下方，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在上，發(fā)文時(shí)間在下。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在行文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名;聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)挨次整齊排列在相應(yīng)位置，先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。發(fā)文日期一般署會(huì)議通過(guò)或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期;聯(lián)合行文以最終簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文日期應(yīng)當(dāng)用漢字將年、月、日標(biāo)全，"零'寫(xiě)為"○'。

(3)草擬公文內(nèi)容詳細(xì)要求：

①符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

②狀況的確，觀點(diǎn)明確，表述精確?????，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

③公文的文種應(yīng)當(dāng)依據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

④擬制緊急公文，應(yīng)電話聯(lián)系發(fā)文單位，說(shuō)明緊急緣由，并依據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

⑤人名、地名、數(shù)字、引文精確?????。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明詳細(xì)的年、月、日。

⑥結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和字體。文中結(jié)構(gòu)層次次序數(shù)依次可以用"一、'"(一)'"1.'"(1)'標(biāo)注;一級(jí)標(biāo)題用黑體字，二級(jí)用楷體字，三級(jí)和四季用仿宋字體標(biāo)注。

⑦應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

⑧文內(nèi)使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次消失時(shí)注明精確?????的中文譯名。

⑨公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修飾顏色語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必需使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

(4)擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得全都看法后方可行文。

(5)擬制公文必需經(jīng)擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿、并在承辦核稿欄簽名后方可進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。

2、核稿

黨委辦公室秘書(shū)收到文件后，要對(duì)文稿內(nèi)容和發(fā)文名義進(jìn)行初步審核，再發(fā)給黨辦主任進(jìn)行審核。

(1)核稿內(nèi)容：

①是否確需行文;

②報(bào)批程序是否符合規(guī)定;

③內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、精確?????地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)文件精神相連接;

④涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)并取得全都看法;

⑤所提措施和方法是否切實(shí)可行;

⑥人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否精確?????、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否規(guī)范。

(2)確定發(fā)文名義：

①黨委的工作方案、學(xué)習(xí)支配、中層黨務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部的任命、校黨委對(duì)下屬單位請(qǐng)示的批復(fù)、校黨委向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示和報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件均應(yīng)以黨委名義發(fā)文。

②一般事務(wù)性通知，轉(zhuǎn)發(fā)黨委其他職能部門的詳細(xì)事務(wù)性支配、對(duì)同級(jí)對(duì)口單位的函件應(yīng)以黨委辦公室名義發(fā)文。

③印發(fā)學(xué)校長(zhǎng)時(shí)期進(jìn)展方案、年度工作要點(diǎn)等重大事項(xiàng)或重要改革舉措的通知以學(xué)校黨委和行政名義聯(lián)合發(fā)文。

(3)對(duì)于不符合辦文內(nèi)容、程序和格式要求的文稿，黨委辦公室應(yīng)退還擬文部門修改或重?cái)M。

3、編號(hào)：將擬文發(fā)送黨辦秘書(shū)，在公文系統(tǒng)里編文號(hào)，詳細(xì)文號(hào)擬定如下：

(1)以學(xué)校黨委和行政名義聯(lián)合發(fā)布的文件、學(xué)校中長(zhǎng)期進(jìn)展規(guī)劃、學(xué)校年度工作方案及要點(diǎn)、部分特別設(shè)機(jī)構(gòu)的設(shè)立及調(diào)整、校黨委對(duì)下屬單位請(qǐng)示的批復(fù)、校黨委向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示和報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件等編號(hào)為：蘇大委【】號(hào)。

(2)中層黨務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部的任命、校黨委對(duì)各黨委(總支)、工委換屆工作事宜的有關(guān)批復(fù)，以及黨委組織部下發(fā)的一些規(guī)章制度等編號(hào)為：蘇大委組【】號(hào)。

(3)黨委宣揚(yáng)部表彰打算，學(xué)習(xí)方案等編號(hào)為：蘇大委宣【】號(hào)。

(4)黨委人武部的軍訓(xùn)有關(guān)文件等編號(hào)為：蘇大委武【】號(hào)。

(5)以黨辦名義專項(xiàng)上報(bào)或下發(fā)的文件編號(hào)為：蘇大委辦【】號(hào)。

(6)全委會(huì)決議、常委(擴(kuò)大)會(huì)議紀(jì)要編號(hào)為：蘇大委辦紀(jì)【】號(hào)。

(7)全委會(huì)決議、常委(擴(kuò)大)會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要涉及職能部門需要抄送的內(nèi)容編號(hào)為：蘇大委辦函【】號(hào)。

(8)提交黨委常委會(huì)審議通過(guò)的保密相關(guān)管理制度及方法編號(hào)為:蘇大委密【】號(hào)。

(9)其他不用提交黨委常委會(huì)審議通過(guò)的保密日常管理制度及方法編號(hào)為：蘇大委密辦【】號(hào)。

4、套紅頭：除蘇大委辦、蘇大委辦函和蘇大委辦密文號(hào)為*蘇州高校委員會(huì)辦公室紅頭，其他均為*蘇州高校委員會(huì)紅頭。下行文發(fā)文字號(hào)右側(cè)無(wú)需簽發(fā)人，上行文則發(fā)文字號(hào)居左空一字，右側(cè)保留簽發(fā)人。

5、審核：發(fā)送黨辦主任，進(jìn)行擬文審核。

6、審簽

(1)以黨委名義上報(bào)或下發(fā)的文件由黨委書(shū)記或主管副書(shū)記簽發(fā)。

(2)以黨委和行政名義聯(lián)合上報(bào)或下發(fā)的文件由黨委書(shū)記和校長(zhǎng)聯(lián)合簽發(fā)。

(3)以黨委辦公室名義發(fā)出的上報(bào)文件材料，由分管黨辦工作的書(shū)記或副書(shū)記簽發(fā);黨委辦公室名義發(fā)出的下發(fā)文件，由黨委辦公室主任簽發(fā)。

上行文在校領(lǐng)導(dǎo)審簽后可添加簽發(fā)人，簽發(fā)人在發(fā)文字號(hào)右側(cè)居右空一字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體。遇多個(gè)簽發(fā)人，按發(fā)文機(jī)關(guān)挨次排列。

7、校對(duì)

已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審簽過(guò)的文稿，在發(fā)送之前應(yīng)交由擬文部門校對(duì)。經(jīng)校對(duì)如需對(duì)文稿內(nèi)容作實(shí)質(zhì)性修改，須報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。

8、用印

印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，頂端上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。

9、發(fā)送

選擇發(fā)文方式：依據(jù)公文性質(zhì)、內(nèi)容選擇普發(fā)或點(diǎn)發(fā)。

(1)普發(fā)：直接發(fā)布校內(nèi)網(wǎng)學(xué)校發(fā)文。

(2)點(diǎn)發(fā)：依據(jù)文件或會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容分送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門。

上行文一般將紙質(zhì)稿打印后加蓋學(xué)校黨委或黨委、行政印章，寄送主送、抄送單位，并給擬稿部門留存一份。

10、存檔

(1)打印底稿，加蓋黨委辦公室印章后以備紙質(zhì)存檔。

(2)電子公文發(fā)送后存檔。

(二)校外來(lái)文辦文程序

非涉密校外來(lái)文可在電子公文系統(tǒng)辦理。校辦來(lái)文途徑主要有：

1、江蘇省電子政務(wù)平臺(tái)。

2、蘇州市電子公文交換系統(tǒng)。

3、來(lái)信來(lái)函。

4、兩辦傳真。

5、蘇州市教育局。

6、蘇州市文件交換站。

7、校領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)帶回文件。

8、部門郵件來(lái)文辦理。

校外來(lái)文辦文程序一般包括：核對(duì)--錄入--發(fā)送--批辦--流轉(zhuǎn)--催辦--辦結(jié)--存檔等環(huán)節(jié)。

1、核對(duì)：依據(jù)來(lái)文途徑核對(duì)來(lái)文是否需要辦理。主要查閱來(lái)文抬頭、發(fā)文機(jī)構(gòu)以及文件內(nèi)容，確定是否需要辦理或周知。在確定辦理后，按來(lái)文的輕重緩急，分黨委和行政兩類辦理。

2、錄入：全部來(lái)文均按PDF或WORD格式錄入公文系統(tǒng)校外來(lái)文，錄入內(nèi)容包括：

(1)收文編號(hào)：按黨委、行政(DW、*Z)分別按次序編號(hào)。

(2)來(lái)文編號(hào)：來(lái)文的文號(hào)。

(3)來(lái)文標(biāo)題：來(lái)文的文件名。

(4)來(lái)文日期：接收來(lái)文的日期。

(5)來(lái)文單位：來(lái)文成文機(jī)構(gòu)單位。

(6)頁(yè)數(shù)：一般是來(lái)文的正文頁(yè)數(shù)。

(7)緊急類型：按文件的輕重緩急選擇：一般、緊急、特急。

(8)備注：對(duì)來(lái)文正文中的重要信息加以備注。

(9)上傳正文及附件，若有多個(gè)附件按挨次上傳。附件名一般是文件標(biāo)題名+來(lái)文文號(hào)。

3、發(fā)送：按文件類型發(fā)送黨辦秘書(shū)或校辦秘書(shū)。

4、批辦：黨辦主任或校辦主任擬定批辦看法。

5、流轉(zhuǎn)：兩辦秘書(shū)按領(lǐng)導(dǎo)批示流轉(zhuǎn)來(lái)文。

6、催辦：在文件流轉(zhuǎn)中按領(lǐng)導(dǎo)批示看法和文件要求進(jìn)行催辦。

7、辦結(jié)：確認(rèn)文件流轉(zhuǎn)完畢后辦結(jié)。

8、歸檔：依據(jù)文件類型、內(nèi)容、辦理狀況初定歸檔單位。打印來(lái)文和文件辦理單，并將電子公文發(fā)送歸檔單位后存檔。

(三)"校內(nèi)行文'：各院系、各部門、各直屬單位涉及黨委方面需要向?qū)W校行文報(bào)告、請(qǐng)示各類事情。

校內(nèi)行文程序一般包括：擬文單位主要負(fù)責(zé)人簽署看法后由單位秘書(shū)發(fā)送黨辦秘書(shū)，黨辦秘書(shū)將行文發(fā)送黨辦主任擬辦，黨辦秘書(shū)按擬辦看法流轉(zhuǎn)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門、單位，依據(jù)辦理需要黨辦秘書(shū)可再次流轉(zhuǎn)給黨辦主任批辦后進(jìn)一步呈校領(lǐng)導(dǎo)閱示。流程結(jié)束后發(fā)送至擬文單位和涉及部門閱知。

(四)"通知公告'：黨委辦公室直接擬定的通知或其他部門擬定需黨委辦公室發(fā)布的通知。

通知公告的發(fā)布程序一般包括：擬稿--錄入--核稿--發(fā)送--發(fā)布。

核稿：依據(jù)工作需要擬稿，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)或黨辦主要負(fù)責(zé)人審核后確需發(fā)布的通知;涉及其他部門擬定需黨辦發(fā)布的通知，起草部門主要負(fù)責(zé)人和黨辦負(fù)責(zé)人審核后，需發(fā)布的通知。

錄入：擬稿人將通知內(nèi)容錄入公文系統(tǒng)，包括標(biāo)題，即通知的題名，類型選擇公告通知，將調(diào)整后通知正文格式(正文格式與發(fā)文正式格式全都)選擇優(yōu)化模式粘貼，填寫(xiě)擬文單位，聯(lián)合發(fā)布按挨次并列排列。

核稿：預(yù)覽，校對(duì)通知發(fā)布內(nèi)容和格式。

發(fā)送：擬稿人發(fā)送至黨辦秘書(shū)。

發(fā)布：黨辦秘書(shū)預(yù)覽通知，核對(duì)無(wú)誤后發(fā)布。

篇3:工學(xué)院公文處理方法(修訂)

原中工學(xué)院公文處理方法(修訂)

第一章總則

第一條為了進(jìn)一步規(guī)范我院公文處理工作，提高辦文質(zhì)量和效率，現(xiàn)依據(jù)上級(jí)文件精神，結(jié)合我院實(shí)際，制定本方法。

其次條本方法所指的公文，是在黨務(wù)和行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互聯(lián)系、連接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到準(zhǔn)時(shí)、精確?????、平安，并嚴(yán)格執(zhí)行保密的法律法規(guī)。

第四條公文是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布學(xué)院行政規(guī)章制度，向上級(jí)請(qǐng)示工作或報(bào)告狀況，對(duì)下屬單位或部門答復(fù)問(wèn)題或指導(dǎo)工作，與平級(jí)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位商洽工作的重要工具。各級(jí)部門必需仔細(xì)做好公文處理工作，為我院的教學(xué)、科研和管理等各項(xiàng)工作服務(wù)。

第五條學(xué)院及各部門辦公室應(yīng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員，負(fù)責(zé)公文處理工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守公文處理的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。

其次章公文種類

第六條我院常用的公文種類主要有打算、看法、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、通報(bào)、函等。

1.打算適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出支配，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位或人員，變更或者撤消下屬部門不適當(dāng)?shù)拇蛩闶马?xiàng)。

2.看法適用于對(duì)某項(xiàng)重要工作進(jìn)行指導(dǎo)、作出支配或提出見(jiàn)解和處理方法。

3.通知適用于傳達(dá)或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示和公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)部門公文，告知下級(jí)部門需要知道、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，發(fā)布規(guī)章制度，任免人員。

4.報(bào)告適用于向院領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映狀況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

5.請(qǐng)示適用于懇求院領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)賜予指示或批準(zhǔn)。

6.通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批判錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者狀況。

7.函不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，懇求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。

8.會(huì)議紀(jì)要適用于記載傳達(dá)會(huì)議狀況和議定事項(xiàng)。

第三章公文格式

第七條公文一般由隱秘等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)(部門)、正文、附件、附注、成文日期、印章、主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)(部門)和印發(fā)日期等部分組成。

(一)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前，由主辦單位編號(hào)。

(二)發(fā)文字號(hào)應(yīng)包括發(fā)文代字、年份、序號(hào)。由院辦負(fù)責(zé)編號(hào)。

(三)涉及國(guó)家隱秘的公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)及保密期限。密級(jí)分"隱秘'、"機(jī)密'、"絕密'三種。其中，"機(jī)密'、"絕密'級(jí)公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。

(四)緊急公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)緊急程度分別標(biāo)明"特急'，"急件'。其中，明傳電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明"平急'，"加急'，"特急'，"特提'。

(五)公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成，不宜過(guò)長(zhǎng)。其中，"事由'應(yīng)是公文內(nèi)容的精確?????概括，如涉及多方面內(nèi)容的，可保留主要方面，其余以"等問(wèn)題'，"若干問(wèn)題'，"詳細(xì)問(wèn)題'，"有關(guān)問(wèn)題'等代替的方法進(jìn)行縮減。

標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。引用其它公文標(biāo)題時(shí)，所引標(biāo)題要有發(fā)文機(jī)關(guān)。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，一般不加書(shū)名號(hào)。

構(gòu)成標(biāo)題的三部分，一般可省去發(fā)文機(jī)關(guān)。公告或某些內(nèi)容非常簡(jiǎn)潔的公文，有時(shí)可省去事由，或者同時(shí)省去發(fā)文機(jī)關(guān)部門。

(六)主送機(jī)關(guān)(部門)指公文的主要受理機(jī)關(guān)(部門)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化的簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。其位置在標(biāo)題左下，正文上，頂行書(shū)寫(xiě)。要求下級(jí)有關(guān)單位共同辦理的，可以寫(xiě)幾個(gè)主送機(jī)關(guān)(部門);報(bào)送上級(jí)的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)(部門)。

(七)正文的基本要求是簡(jiǎn)明扼要，條理清晰，符合事實(shí)，合乎文法，精確?????地表述發(fā)文的主要精神。正文的開(kāi)頭，一般應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)文的

原則或目的，以提示閱讀者留意。結(jié)尾是對(duì)受文機(jī)關(guān)(部門)提出的總

要求，一般依據(jù)公文種類、性質(zhì)和行文關(guān)系使用通用簡(jiǎn)語(yǔ)，不行因沿古舊用法或隨便生造。

(八)公文如有附件，應(yīng)在正文之后、機(jī)關(guān)(部門)名稱之前，注明附件挨次和名稱。附件是正文的補(bǔ)充部分，要與正文一并裝訂，較長(zhǎng)的可以單獨(dú)裝訂，但要在標(biāo)題左上方注明與正文的挨次關(guān)系。

以頒發(fā)、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)形式制發(fā)的公文，形式上也是附件，因標(biāo)題上已經(jīng)明確，不必在正文后注明，但不能與正文分開(kāi)裝訂。

公文如有附注(需要說(shuō)明的其他事項(xiàng))，應(yīng)位于成文日期之下，主題詞以上，并加括號(hào)標(biāo)注。

(九)成文時(shí)間除會(huì)議決議以通過(guò)的日期為準(zhǔn)外，一般應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最終簽發(fā)機(jī)關(guān)(部門)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文時(shí)間應(yīng)用規(guī)范全稱，用漢字書(shū)寫(xiě)。其中，"零'應(yīng)寫(xiě)成"○'。

(十)公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

(十一)除會(huì)議紀(jì)要、明傳電報(bào)外，公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)要求標(biāo)注主題詞。主題詞不得超過(guò)五個(gè)。上行文根據(jù)上級(jí)的要求標(biāo)注主題詞。

(十二)與公文有關(guān)、需要了解公文內(nèi)容或幫助辦理的機(jī)關(guān)(部門)，屬上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)的列入抄報(bào)，平級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)(部門)的列入抄送。不能漏寫(xiě)或多抄、濫送。抄送、抄報(bào)機(jī)關(guān)(部門)書(shū)寫(xiě)位置在公文末頁(yè)的下端。

(十三)公文的左右空白要求和諧、均勻、美觀，大小適當(dāng)。公文用紙一般采納國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm*297mm)。統(tǒng)一在左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，依據(jù)實(shí)際需要確定。

(十四)其它公文格式方面的詳細(xì)要求參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(1999年)執(zhí)行。

第四章行文規(guī)章

第八條行文應(yīng)確有必要，注意效用，不得濫發(fā)文件和簡(jiǎn)報(bào)。

1.除工會(huì)、團(tuán)委有自己的紅色文件頭外，其它職能部門不得自制紅頭，特別狀況必需報(bào)學(xué)院批準(zhǔn)。

2.簡(jiǎn)報(bào)統(tǒng)一由學(xué)院辦公室(以下簡(jiǎn)稱"院辦')制發(fā)。如因特別緣由，職能部門需制發(fā)簡(jiǎn)報(bào)的，應(yīng)到院辦備案。

第九條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系、組織關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般

不得越級(jí)行文。

1.院黨委、學(xué)院可以根據(jù)規(guī)定的程序直接向教育廳、河南省黨政職能部門及其它單位行文，學(xué)院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除學(xué)院辦公室外不得對(duì)外正式行文。一般不得越級(jí)行文和請(qǐng)示問(wèn)題，因特別狀況必需越級(jí)行文和請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，要抄報(bào)越過(guò)的機(jī)關(guān)。向上級(jí)及平行單位報(bào)送公文時(shí)，應(yīng)留意黨政分開(kāi)。凡屬黨委系統(tǒng)職權(quán)范圍內(nèi)的工作以及黨務(wù)等文件，應(yīng)以黨委名義報(bào)送;凡屬行政系統(tǒng)職權(quán)范圍內(nèi)的工作以及行政業(yè)務(wù)等文件，應(yīng)以學(xué)院名義報(bào)送。向教育廳報(bào)送文件時(shí)，要統(tǒng)一經(jīng)辦公室報(bào)送，不得直接送教育廳各處室。

2.學(xué)院內(nèi)部，凡屬職能部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)報(bào)送對(duì)口職能部門。職能部門對(duì)各部門報(bào)送的請(qǐng)示，一般應(yīng)于一周內(nèi)賜予明確答復(fù)。超出部門職能范圍的行文，應(yīng)報(bào)請(qǐng)?jiān)恨k批準(zhǔn)。職能部門認(rèn)為需要報(bào)請(qǐng)主管院領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議打算的問(wèn)題，應(yīng)提出初步看法。必需直接向院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示的事項(xiàng)，應(yīng)先送院辦登記，并呈送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。除院領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，各單位不要將請(qǐng)示或報(bào)告直接送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，不得多頭報(bào)送。

3.需要報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)的文件，如內(nèi)容涉及幾個(gè)部門，一般應(yīng)事先與有關(guān)部門充分協(xié)商，取得全都看法后再上報(bào)。看法分歧太大，又急需解決的問(wèn)題應(yīng)把分歧看法同時(shí)上報(bào)。

4.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。

第十條"請(qǐng)示'應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。"報(bào)告'中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第五章發(fā)文辦理

第十一條發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第十二條草擬和撰寫(xiě)公文應(yīng)做到：

1.要符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。狀況要的確，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，行文要規(guī)范。

2.公文標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、明確，文種要正確。"請(qǐng)示'和"報(bào)告'要分開(kāi)。

3.上報(bào)公文應(yīng)注明簽發(fā)人，"請(qǐng)示'應(yīng)當(dāng)在文件末尾注明聯(lián)系人的

姓名和電話。

4.文中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字要精確?????，引用的公文要注明發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文編號(hào)、文件標(biāo)題，且應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引文號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明詳細(xì)的年、月、日。

5.文件如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(或發(fā)文時(shí)間)之前注明附件的名稱與件數(shù)。

6.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為"一、'，其次層為"(一)'，第三層為"1.'，第四層為"(1)'。

7.應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

8.文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次消失時(shí)注明精確?????的中文譯名。

9.公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭顏色語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必需使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。百分?jǐn)?shù)用"%'表示。在同一公文中數(shù)字的使用必需前后全都。

第十三條審核公文草稿擬好后，在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)前，辦公室要對(duì)是否行文仔細(xì)把關(guān)。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)章和擬制公文的有關(guān)要求等。審核文稿時(shí)要對(duì)公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、格式等方面進(jìn)行全面審核把關(guān)。

1.各處室發(fā)文時(shí)，由承辦人員擬稿，填寫(xiě)發(fā)文稿紙，經(jīng)處室負(fù)責(zé)人核稿，送交辦公室復(fù)審。處室負(fù)責(zé)人未核稿簽字的，不得送辦公室。

2.凡涉及其他處室的公文，主辦處室應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)處室協(xié)商、會(huì)簽。上報(bào)的公文，如有關(guān)方面看法不全都，應(yīng)當(dāng)照實(shí)反映。

3.辦公室應(yīng)當(dāng)幫助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)仔細(xì)做好公文的審核把關(guān)工作，重點(diǎn)是：

(1)是否需要行文。凡是可以用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電話、傳真電報(bào)、密碼電報(bào)，甚至面談等方式解決的問(wèn)題，不印發(fā)文件;

(2)稿件的內(nèi)容同上級(jí)機(jī)關(guān)，本機(jī)關(guān)已經(jīng)發(fā)過(guò)的公文有無(wú)抵觸或提法不全都的地方;

(3)政策、措施和要求是否明確詳細(xì)，切實(shí)可行，依據(jù)是否充分，執(zhí)行中的問(wèn)題是否都有妥當(dāng)支配，涉及其他部門、處室或地區(qū)的問(wèn)題是否協(xié)商、會(huì)簽;

(4)處理程序是否完善，發(fā)文名義是否合適;

(5)文字?jǐn)⑹鍪欠窈虾跷姆ê鸵?guī)律等。對(duì)不符和規(guī)定的公文應(yīng)退回公文起草處室或單位。未經(jīng)辦公室審核的文稿，不得送院領(lǐng)導(dǎo)審簽。

第十四條簽發(fā)簽發(fā)是打算公文稿件定稿的最終環(huán)節(jié)。文稿經(jīng)簽發(fā)后方能生效，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不得印發(fā)。

領(lǐng)導(dǎo)審核、審批公文應(yīng)表示出同意、不同意或者其他詳細(xì)看法，圈閱應(yīng)視為同意;如領(lǐng)導(dǎo)已簽批否定看法，經(jīng)辦人員不得換簽轉(zhuǎn)呈其他領(lǐng)導(dǎo)，如確需轉(zhuǎn)呈的應(yīng)原文呈送并說(shuō)明狀況。對(duì)擅自改動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)過(guò)的文件的直接責(zé)任者，要按有關(guān)規(guī)定賜予紀(jì)律處分。

1.黨委文件。以院黨委名義發(fā)文，屬全局性的文件，由書(shū)記簽發(fā);屬單項(xiàng)工作的，由分管副書(shū)記簽發(fā);向上級(jí)黨組織上報(bào)的文件，由書(shū)記簽發(fā)。

2.行政公文。重要的、涉及面廣的或者以學(xué)院名義對(duì)外報(bào)送的公文，由院長(zhǎng)簽發(fā),或由院長(zhǎng)托付的副院長(zhǎng)簽發(fā);屬于一般性的文件，由主管副院長(zhǎng)簽發(fā);會(huì)議通過(guò)的文件，依據(jù)授權(quán)，可由辦公室主任簽發(fā)。

3.聯(lián)合發(fā)文。應(yīng)由各聯(lián)合部門的主管院領(lǐng)導(dǎo)分別在同一稿件上簽發(fā)。

第十五條制定政策性文件，主辦處室應(yīng)先向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后將打印文稿送辦公室，由辦公室支配院長(zhǎng)辦公會(huì)或黨委會(huì)爭(zhēng)論審議。

第十六條繕印公文簽發(fā)后，均應(yīng)由辦公室統(tǒng)一編號(hào)支配繕印。印制文件時(shí)，經(jīng)辦人員要仔細(xì)校對(duì)，確保質(zhì)量。印制的文件要求字跡清晰，符合規(guī)定的格式。文件印訖用印時(shí)，機(jī)要文印室留2份備案，主辦部門要至少留存1份，并妥當(dāng)保存公文定稿，定期歸檔。公文裝訂由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)，應(yīng)符合規(guī)范。

第十七條用印加蓋的印章必需清楚、端正。沒(méi)有有關(guān)批準(zhǔn)手續(xù)，不準(zhǔn)私自蓋章。

第十八條裝訂與分發(fā)由主辦部門負(fù)責(zé)。公文應(yīng)按主送機(jī)關(guān)、抄報(bào)機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)快速、精確?????分發(fā)。

第十九條報(bào)送向教育廳報(bào)送請(qǐng)示、報(bào)告、狀況通報(bào)、先進(jìn)閱歷等送5份;向其它單位報(bào)送文件，則視需要確定報(bào)送份數(shù)。

凡報(bào)送上級(jí)的公文，不得將同一文件又送又寄，以免給上級(jí)機(jī)關(guān)辦文增加麻煩。

第六章收文辦理

其次十條收文辦理指對(duì)收到的公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、傳閱、承辦、催辦等程序。

其次十一條簽收對(duì)于來(lái)文，由收發(fā)室和辦公室文秘人員負(fù)責(zé)接收。收文人員應(yīng)仔細(xì)清點(diǎn)核實(shí)，確認(rèn)沒(méi)有誤送后，辦理交接手續(xù)。經(jīng)辦公室收發(fā)的公文，運(yùn)轉(zhuǎn)中如發(fā)生誤壓漏辦、丟失等狀況，責(zé)任由送接公文的人員擔(dān)當(dāng)。對(duì)收到的公文，凡不符合公文處理規(guī)定的，辦公室應(yīng)注明理由，予以退回。

其次十二條登記辦公室收到公文后，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)拆封，并在收文簿上登記，填寫(xiě)來(lái)文處理簽。上級(jí)的電報(bào)、電話指示按收發(fā)文處理。對(duì)錯(cuò)發(fā)、缺頁(yè)、漏寫(xiě)日期、發(fā)文機(jī)關(guān)不詳、少份的公文，應(yīng)依據(jù)封皮上的發(fā)文機(jī)關(guān)郵戳日期(或收到日期)加以注明，以備查考。

其次十三條擬辦對(duì)收到的公文，辦公室應(yīng)提出擬辦看法，送分管領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)處室辦理，需要兩個(gè)以上處室辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦處室。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。

其次十四條批辦重要的來(lái)文，如上級(jí)機(jī)關(guān)的決議、打算、指示以及交辦的重大事宜等，由辦公室主任或副主任提請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)批閱，然后按廳領(lǐng)導(dǎo)批辦看法分發(fā)有關(guān)處室。批辦是院領(lǐng)導(dǎo)就公文應(yīng)當(dāng)如何辦理所作的批示看法。批示看法要明確、妥當(dāng)、指出承辦部門或人員，必要時(shí)還須指明承辦期限。需要傳閱或傳達(dá)的公文，須批明對(duì)象和范圍等