三亞市海棠區(qū)商務和金融發(fā)展局辦公辦文制度

三亞市海棠區(qū)商務和金融發(fā)展局

辦公辦文制度為進一步完善各項工作機制，規(guī)范工作程序，切實轉變工作作風，提高工作效率和服務水平，根據(jù)有關規(guī)定，結合我局實際，現(xiàn)就進一步規(guī)范辦公、辦文、辦事、辦會工作制度通知如下，請認真遵照執(zhí)行。一、辦公工作制度（一）學習制度.堅持以自學為主。機關全體人員要根據(jù)計劃安排時間自行學習，認真及時完成干部學習、學習強國等線上學習任務。.堅持定期集中學習。全體人員每月進行至少一次集中學習，領導班子成員應適當安排每月一次集中學習研討。.堅持調查研究。要針對工作中需要解決的各類重點問題開展調查研究，為科學決策奠定堅實基礎。（二）上班制度.遵守辦公紀律。機關人員要按時上下班，上班時不得玩游戲、網(wǎng)購、上網(wǎng)聊天等做與工作無關的事情，嚴格執(zhí)行各類請銷假制度。.提高辦公效率。各科室要明確科室人員的工作職責，加強日常監(jiān)督檢查，對交辦的任務和職責范圍內的工作做到高質高效按時完成。.制訂工作計劃。各職能部門要認真制訂好月度工作計題，一般應當暫緩形成決議。.會議召開（1）會議組成人員因故不能到會的須向主持人請假，經(jīng)會議主持人批準后，可安排其他人員替會。（2）局務會議、局長辦公會充分發(fā)揚民主，暢所欲言,集思廣益。為提高會議效率，與會人員在匯報工作和討論發(fā)言時，應開門見山，簡明扼要，重點匯報上次會議部署任務進展完成情況、存在問題、以及需要全局或其他部門協(xié)作落實事項。（3）局長或受局長委托召集會議的局領導在充分聽取各方面意見的基礎上，決定工作的推進辦法和措施，簡要總結前期工作，部署階段性重點工作，并提出意見要求。（4）會議組織工作由綜合辦負責，并安排專人負責記錄。會議決定事項根據(jù)需要可形成會議紀要，會議紀要由主持會議的局領導簽發(fā)，會議紀要和會議記錄按有關規(guī)定立卷存檔。（5）參加會議人員對應當保密的會議內容和討論情況,必須嚴守秘密，不得泄露。對泄密人員，要給予批評教育，嚴重者要給予紀律處分。（6）因故缺席會議的，會務人員負責向其通報會議決定事項。（三）其他工作會議.工作例會、各職能部門會議、全體人員大會等要嚴格落實會議審批制度。由主要領導召集的會議，綜合辦要通知好其它部門成員參加，綜合辦要做好參會人員統(tǒng)計、通知、和會議記錄，不得隨意擴大會議范圍；由其他職能部門召開的會議，會前要向分管領導報告，制定會議初步方案，按程序報批后報綜合辦登記備案。會議所形成的會議紀要需報分綜合辦主任審批；全體干部會議由綜合辦擬定會議時間和地點、參會人員以及會議議題，經(jīng)綜合辦主任審核后，送主要領導簽發(fā)，印發(fā)會議通知或以口頭、電話通知。（四）注意事項.綜合辦負責做好會議的統(tǒng)籌安排、議題的收集整理、內容的記錄存檔等事項，會后視需要編發(fā)會議紀要。.與會人員要嚴格遵守保密紀律，會議討論、決定等情況不得向外泄漏。.嚴格遵照對口管理、層級管理、精簡高效的原則，合理確定參會人員名單和會議議程。.嚴格落實會議請假制度。會議應參加人員除因為重要會議、重要接待、離長出差（含出國（境）、公休假）、因病住院等特殊情況外，一律不允許請假。因公因事等特殊情況需請假缺席會議的，應提前報告給主要領導和分管領導批準，并報綜合辦備案。如無故缺席會議，在編人員依照公務員管理辦法等相關規(guī)定處理，編外聘用人員和外包項目人員在會上和工作群通報批評，第三次則依照《海棠區(qū)機關編外聘用人員管理暫行辦法（試行）》文件解聘人員。.貫徹落實和督促檢查（1）會議決定的事項由各職能部門負責落實，在落實過程中遇到新情況，導致無法落實或無法全部完成的，部門負責人應及時向分管局領導報告，由分管局領導報請局主要領導同意后，進行調整。（2）綜合辦負責督查局務會議決定事項的辦理情況，并將辦理結果及時反饋給局領導。四、辦事工作制度（一）對于主要領導的決策和批示，各職能部門要快速反應、狠抓落實，不斷提高工作執(zhí)行力。相關職能部門領導要督促成員認真落實，按照工作輕重緩急和批示的時限要求及時反饋工作進展和完成情況。（二）嚴格落實重要事項報告制度，確保政令暢通、通訊暢通。對于重大突發(fā)事件，尤其是影響社會安全穩(wěn)定的事件，必須在20分鐘之內向主要領導及分管領導報告，并隨時續(xù)報情況。綜合辦將不定期按照上述相關工作要求進行督查，對于違反上述規(guī)定的，造成嚴重后果的，將通報批評。附件1-1三亞市海棠區(qū)商務和金融發(fā)展局用印登記表編號日期文件名稱印章名稱用印數(shù)用印部門及經(jīng)辦人批準人備注附件1-2三亞市海棠區(qū)商務和金融發(fā)展局議題呈批表呈批部門**辦呈批人呈批時間2021.**.**上會類別（局務會、局長辦公會、專題會）期數(shù)附件數(shù)n議題名稱關于研究****的問題辦公室主任意見部門領導意見主要領導意見備注劃，并于每月第一個工作日將本月工作總結及下一步計劃匯報至局領導。.及時請示匯報。各科室人員要及時請示匯報工作和有關事項，科室人員外出，必須先與科室負責人匯報并征得同意。（三）值班制度.值班人員必須按節(jié)假日和重大工作任務期間的值班表認真值好班，如遇特殊情況不能值班的，應事先提前說明,并落實好調班人員，及時告知綜合辦。.值班期間要做好來電、來訪的記錄和接待以及值班工作交接等各項相關工作。遇緊急事項要及時處理，必要時請示分管或主要領導。（四）接待來訪工作規(guī)范.在正常上班時間，由局領導負責接待來訪；周末、節(jié)假日由值班人員接待來訪。在明確來訪人員、訪問意圖后,迅速通知相關單位前來接訪。.接待來訪時，語言要和諧、態(tài)度要熱情，尊重來訪人員的人格和權利，對來訪者的陳述要認真聽取并積極引導到相關單位。.按照黨和國家有關政策、法規(guī)的有關規(guī)定回答來訪人員提出的問題，對把握不準的事項要請示領導后再作答復，不得隨意許諾或亂表態(tài)。.對來訪者提出的不合理要求或紀檢監(jiān)察機關受理范圍以外的問題，耐心做好宣傳、教育、解釋、疏導工作，不得與來訪人員發(fā)生爭吵現(xiàn)象。.為來訪者及其反映的問題保密，不得向無關人員隨意泄露。.在接待來訪中，嚴格保守國家機密。(五)保密制度.局機關全體人員必須學習掌握《保密法》《工作秘密管理暫行辦法》等保密規(guī)定及相關的知識技能，并簽訂保密承諾書。.涉密文件由保密員保管，在范圍內進行傳閱，涉密文件不得傳閱上網(wǎng)，不得帶回家閱力、，不得攜帶、拷貝到公共場所或其它不安全的地方。.重要文書、案卷等由專人保管，檔案必須在規(guī)定地點存放，檔案查閱要嚴格按照有關規(guī)定執(zhí)行。(六)印章管理.印章使用范圍(1)以局名義發(fā)出的公文。(2)與有關部門聯(lián)合發(fā)文。(3)經(jīng)有權簽發(fā)文件領導簽發(fā)的報表、介紹信、出國批件、證書、證明。(4)經(jīng)有權簽發(fā)文件領導批準法人需以局名義發(fā)出的其他有關文件。20.印章使用要求(1)正式公文蓋章必須經(jīng)有權簽發(fā)文件領導同意，才予蓋章(含NTKO安全簽章)。（2）與有關單位的聯(lián)合發(fā)文，經(jīng)經(jīng)辦的職能部門校對、領導簽發(fā)同意后，收發(fā)員才予蓋章。（3）如需加蓋公章的財務報賬材料、非正式公文、沒有底件可查的一般行文，經(jīng)有權簽發(fā)文件領導簽字后，才予蓋章。蓋章時，經(jīng)辦人需在收發(fā)員處填寫《用印登記表》（附件1-1）,以作備查。（4）翻印的文件不加蓋公章，未按規(guī)范格式行文的文件不予蓋章。（七）檔案管理制度.歸檔范圍。凡是本單位在各項工作活動中直接形成的、已經(jīng)辦理完畢的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料，均應歸檔，任何人不得以任何借口拒絕歸檔。.歸檔時間。本年度各職能部門形成的各種不同形式和載體的文件材料，每年年底由檔案管理人員統(tǒng)一組織布置立卷工作，各部門人員負責本科室文件材料立卷工作，按規(guī)定要求完成立卷任務，經(jīng)本部門負責人審定后，移交檔案室集中統(tǒng)一保管。.歸檔要求。應歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對準確，按照文件材料的形成規(guī)律及其內在聯(lián)系，進行分類、立卷，使案卷能正確反映出本職能部門工作活動的真實情況，便于保管和利用。各職能部門將文件材料和案卷向檔案管理員移交時，應編制“移交清單”一式二份，經(jīng)交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。.檔案保管制度。檔案存放柜是本單位檔案集中存放地，必須加強管理，檔案管理員負責對相應的檔案柜進行編號，并制作存放目錄，非檔案管理人員一律不得隨意拿取。.檔案借閱保密。檔案管理人員和借閱人自覺遵守保密紀律，不得私自將有秘級的檔案帶出辦公室，不得摘錄、復制或與無關人員談論機密檔案。檔案管理人員應按保密要求，對有密級的檔案應注上密級標記、重點保管。根據(jù)單位發(fā)展、變化情況，不斷調整檔案的保密范圍、密級程度。利用者查閱保密檔案，必須經(jīng)所涉及內容的分管領導批準，在檔案管理人員監(jiān)督下閱讀，確因工作需要帶出、摘錄或復制,須經(jīng)所涉及內容的分管領導批準。經(jīng)常檢查檔案室，嚴格控制和管理檔案柜的鑰匙，重要的機密檔案由專人專柜保管，確保檔案安全。二、辦文工作制度（一）收發(fā)文辦理流程.收文公文文件均由收發(fā)員統(tǒng)一收文，通過公文系統(tǒng)（0A）發(fā)送至黨政綜合辦公室（以下簡稱綜合辦）主任提出呈辦意見后，轉至主要領導，領導根據(jù)文件內容及意見派發(fā)任務至各職能部門。如有特殊的紙質公文，待簽收后，按照收文日期、來文機關、發(fā)文字號、標題等分類登記、編號存檔，需領取文件的，要及時作好登記，以明確文件去向。辦理完畢的文件，應及時交回綜合辦統(tǒng)一歸卷存檔。各職能部門通過傳真機或者會議帶回以及其他途徑收到的公文，應按公文收發(fā)的正常渠道交送到收發(fā)員處做收文登記，收發(fā)員負責做好收發(fā)文登記臺賬管理。.發(fā)文（1）擬稿。草擬文稿要符合有關規(guī)定，表述準確，格式規(guī)范。文稿草擬后，擬稿人要在在公文處理系統(tǒng)上做好發(fā)文登記，注明主送單位、公文類型、標題等信息。（2）審核。各職能部門草擬的文稿，各職能部門負責人確認后，交由綜合辦文核員核稿。（3）簽發(fā)。核稿后的文稿報分管領導閱簽并呈主要領導簽發(fā)。（4）核印。對領導簽發(fā)過的公文，收發(fā)員要認真復核公文格式、日期等內容是否規(guī)范，經(jīng)核確后及時發(fā)文至主送單位。（5）存檔。公文發(fā)出后，收發(fā)員要及時將正式文件（包括發(fā)文呈批表）統(tǒng)一打印存檔。（6）公開。文件印發(fā)后，由收發(fā)員將主動公開的文件在區(qū)政府門戶網(wǎng)站信息公開欄目頁面上。.文件流轉各職能部門要嚴格執(zhí)行收發(fā)文登記制度，文件的內部流轉或局外流轉，均需專門臺賬及文字記錄，做到有據(jù)可查，謹防遺失。全程實行痕跡化管理，實現(xiàn)可追溯、可追責。（二）公文收發(fā)時間.通過0A系統(tǒng)（商務金融收發(fā)員賬號）收到的文件，原則上應在每天下午17時將當日收文發(fā)送至局領導0A系統(tǒng)賬號；17時后送到的可第二天發(fā)出。.對領導閱批的文件，應根據(jù)批辦意見和文件規(guī)定及時傳閱，特急件當時傳完，普通文件1日內傳完；傳閱時要根據(jù)特提、特急、急件、平件分等級，本著先急后緩、先主后次的原則，保證傳閱質量和效率。（三）公文收發(fā)要求.認真執(zhí)行黨和國家的保密規(guī)定，嚴格按規(guī)定范圍進行傳閱，不得將文件的內容隨意泄露給他人，嚴防失、泄、竊密事件的發(fā)生。嚴格落實區(qū)政府相關文件精神，精簡文件數(shù)量。.根據(jù)公文緊急程度，各職能部門需按照不同時限要求完成閱辦并抓好落實。按照“特提”“特急”“加急”“平急”緊急程度閱辦，如因特殊情況不能如期處理，請及時向主要領導說明情況。.對有領導批示意見的文件，收發(fā)員要做好登記，負責催辦落實，并將辦理結果及時向批文領導匯報，做到事事有回音、件件有著落。.閱文人員應在辦公室閱讀文件，不準將文件隨意帶出或亂丟亂放，不準從文件傳閱夾中擅自抽走文件或將文件帶回家中。.對絕密文件，必須做到閱后及時入櫥上鎖，確保萬無一失，不準擅自擴大傳閱范圍。.傳閱文件要做到：勤傳勤收勤催辦，不拖不壓不誤事。三、辦會工作制度（一）上級或同級其它單位會議L來文會議通知，由收發(fā)員登記，綜合辦主任提出呈辦意見，報局領導批示，收發(fā)員按領導批示通知參會領導和人員；來電會議通知，接電人要認真做好記錄，核對無誤后將記錄文件按“來文會議通知”程序辦理。（二）局務會議.局務會議內容（1）局務會議由黨組書記召集并主持，也可由黨組書記委托局長召集并主持。參加人員為局機關全體干部，根據(jù)會議需要可邀請其他有關同志列席。（2）傳達需局務會議組成人員組織貫徹或了解的上級工作部門的重要會議、指示精神，研究決定貫徹落實意見。（3）研究、協(xié)調、解決及定期通報調度有關涉及全局性工作和局部門的重要工作，聽取各職能部門單位工作匯報，分析存在問題，部署階段性重點工作。（4）研究決定“三重一大”集體決策事項。（5）局務會議一般每月召開一次，必要時可根據(jù)需要臨時召開。（6）其他需要局務會議審議的重要事項。.局長辦公會議內容（1）局長辦公會議由局長或由局長委托副局長召集和主持。參加人員為局班子成員，綜合辦列席，根據(jù)會議內容可請有關同志列席。(2)局長辦公會議一般每周召開一次，必要時可臨時決定召開。會前由綜合辦根據(jù)局長的要求，列出會議主要議題，通知到各位領導及有關人員，以便與會人員作好準備。凡需提交局長辦公會議討論的重大事項，事先由分管領導向局長匯報，由局長決定是否上會討論。(3)綜合辦負責局長辦公會議的記錄、存檔，必要時可以通過局長辦公會議紀要形式發(fā)布。.會議程序(1)會議議題由局長、分管副局長或有關處室提出，填報《議題申報表》(附件1-2)并簽署審核意見后，連同擬提交的議題材料一并交