辦事處文員工作培訓(xùn)

辦事處日常工作培訓(xùn)合同管理、內(nèi)務(wù)管理、費用管理2013-7-1合同下單開票申請回款確認(rèn)費用辦理郵寄快遞合同管理合同下單合同下單需提供合同+資質(zhì)+合同費用說明標(biāo)準(zhǔn)版+發(fā)貨通知單+訂貨信息表+技術(shù)文件（自動化）合同下單合同費用說明書標(biāo)準(zhǔn)版單位名稱必須與合同原件蓋章單位一致合同下單合同費用說明書標(biāo)準(zhǔn)版有配件或者外購件需在此寫上金額合同下單訂貨信息表合同下單訂貨信息表電能表和自動化合同變更要填在訂貨信息表里面，不要刪除原有更改記錄，領(lǐng)導(dǎo)簽字的傳真版統(tǒng)一用原來的合同更改申請，每次更改都要求提供最全最新的下單相關(guān)文件。合同下單合同下單注意事項2、盡量避免合同作廢，如因客戶原因作廢合同，需提供客戶證明，并先把合同貨物（退回計劃部，確認(rèn)收到）、開票、回款、費用辦理等情況理清楚后才能作廢。3、備貨，展示，送檢，更換申請按照最新的發(fā)貨通知單模板填寫，需提供訂貨信息表+相關(guān)技術(shù)條件和通信規(guī)約（自動化），申請需領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后簽字傳真。1、盡量避免合同更改，如因客戶原因更改合同，需提供客戶證明，并且在訂貨信息表更改記錄處更改，并在相應(yīng)地方更新內(nèi)容，即合同更改需提供最新最全的合同下單相關(guān)文件。4、產(chǎn)品型號、名稱、規(guī)格、等級不能漏寫或簡寫，以免造成發(fā)貨信息不明確。5、配件價格必須為推廣部指定人員報價，自行在網(wǎng)上查找或者直接向采購詢的價格都無效。合同下單合同下單注意事項1、原則上所有貨物下單時須確認(rèn)客戶收貨地址，并在發(fā)貨合同中注明，下單時需在合同說明中注明，不得發(fā)至辦事處或其他接收人。2、合同中附屬的配件，必須為合同條款或技術(shù)協(xié)議中注明并為產(chǎn)品相關(guān)的配件，如特殊配件需請區(qū)域總監(jiān)、營銷總監(jiān)逐級審批通過后方可下單。3、如有配件等客戶指定發(fā)貨地址的情況，請下單時合同說明中注明客戶聯(lián)系人、電話，發(fā)貨前發(fā)貨組將有專人與客戶確認(rèn)。合同下單合同下單案例分享單相表的電壓規(guī)格是220V交貨期和付款方式不允許空著合同下單合同下單案例分享中間商信息必須填寫完整配件規(guī)格參數(shù)必須填寫完整合同下單合同下單案例分享合同更改時必須在訂貨信息表的更改記錄填寫相關(guān)更改開票申請開票流程開票前與客戶核對開票資料，在OA上發(fā)起合同開票流程、跟蹤開票情況，并將銷售經(jīng)理反饋的客戶收票情況及時回復(fù)在OA流程中，及時做好登記工作。

注：電源合同走電源公司開票及收據(jù)申請流程開票申請開票申請規(guī)范填寫模板申請標(biāo)題、附件名、申請單內(nèi)部均需注明合同號，文檔標(biāo)題統(tǒng)一規(guī)范為合同號+單位簡稱+開票申請開票申請開票申請回復(fù)處理時間間隔短，且回復(fù)了發(fā)票接收情況。3、發(fā)票郵寄出后，請大家在七天內(nèi)與客戶確認(rèn)是否收到，并在OA流程中回復(fù)。開票愛申請開票喜申請沖注意鋤事項3、公司義開出爽增值姑稅發(fā)脹票后郊，請調(diào)抓緊憐時間蠶回款趟，若救客戶趨三個吸月內(nèi)極無法龜將票紋入帳業(yè)，請盜盡快羞與財脂務(wù)協(xié)州商發(fā)慕票退忌回事勵宜，徑否則行多支搏付的搖稅款株由辦祝事處教承擔(dān)懷。2、原聲則上掛公司雪不允騙許退猛票，驗如有左特殊吩，需咬提供長客戶肯證明威并大術(shù)區(qū)經(jīng)勢理同氧意后輛與財她務(wù)協(xié)簽商，產(chǎn)在OA中發(fā)胳退票航申請對流程若，領(lǐng)查導(dǎo)審險批同控意后油郵寄分回公所司。1、原旁則上奔款到插發(fā)貨睜合同毅需全令款到鉛了才電能申雕請開熟票。開票廳申請開票行申請窯案例賊分享公司緊要求布的產(chǎn)鐘品需巷在此怠處備米注軟禍件版唱本號開票騎申請開票枕申請編案例鄭分享不是訊公司戚模板深的發(fā)胸票拒伐收證農(nóng)明舊版盤的發(fā)娃票拒喬收證冷明開票凈申請開票社申請也案例徐分享匆（正哄確的佩發(fā)票膚拒收同證明套模板齒）回款燥確認(rèn)回款刺確認(rèn)周流程收到甲合同酸專員梨發(fā)的媽回款揪信息卡后，追告知供相應(yīng)希銷售多經(jīng)理蚊與客顆戶確悄認(rèn)回就款下牲賬情蘇況并媽把銷愚售經(jīng)糧理的笑反饋飾回復(fù)士給合素同專叢員，反回復(fù)蠻下賬嶼情況例是合莫同號追，回鐮款人到，回添款單赴位，腰回款化金額遍和回逗款日踏期?；乜钅锎_認(rèn)回款少確認(rèn)逢案例懇分享一筆篇回款哈確認(rèn)番多個感合同河號時預(yù)請注啟明清煙楚每律個合浸同號揚下賬綿的具似體金妄額費用火辦理費用汪辦理驗流程申請顧及報按銷前英要核俯對銷厚售經(jīng)叮理申明請的圈費用例是否愿屬實逐、是刪否正戴確，耽將費原用申國請單傍給主弓任及嶄大區(qū)瘦經(jīng)理宰簽字學(xué)后及姜時傳拔真給射合同機專員嚷，費懂用報歷銷單岸給主器任及輝大區(qū)凡經(jīng)理盯簽字團(tuán)后按洲時寄灣回費鑒用專疤員處筑并做沃好登疊記。注：州電源猛合同漠履約報保函溜，檢程測費砌等費蛾用請鋪走電陷源公軍司費珠用申爐請單費用全辦理費用賊辦理隙注意顧事項1、所碑有費英用必上須大峽區(qū)經(jīng)貸理同掙意、葉主任婦簽字季后辦境理（繳提成2和合凡作費棵等費獨用需飲要大窗區(qū)經(jīng)司理簽貨字）他。2、申請迎檢測控費，今標(biāo)書棵費，躺中標(biāo)妻服務(wù)攝費等吉費用儀的時編候請煎提供唉相應(yīng)薄的證銜明文歐件。龜公型司原勸則上沾要求算必須許打?qū)πU公賬痕戶。3、費用食申請璃當(dāng)天吊申請竟當(dāng)天宣打款齡要罰聯(lián)款50元現(xiàn)金紹，另痰需留鍬時間衰給領(lǐng)修導(dǎo)簽巴字。4、涉菠及到職費用獄不算陰辦事職處費奴用的晉，請憤務(wù)必走在費替用申遣請單江的費用兄計入抹部門處填棟寫相幟關(guān)部取門。費用折辦理費用巷辦理蘭案例躲分享報銷胃合同嶺費用播時請月在后竊面貼淚好小朋紙條鴉并可申參照幸左邊院格式劑寫好頁費用臘報銷附信息郵寄銜快遞郵寄希快遞肺注意恐事項為了塞防止罰郵寄造的文女件丟哀失或及者不握全，勉大家樓可以洗參照喜左圖著在快蠟遞里夠放一議份郵嘉寄清供單給粥收件捏人核乒對報表芳提交辦事份處人到員入賺離職產(chǎn)品帆資料忠申請聯(lián)絡(luò)浮函發(fā)亞送內(nèi)務(wù)能管理報表量提交周報站、應(yīng)農(nóng)收賬埋款滾雙動表鏈、營蘆銷中聞心支防撐表每周震五下址午將氏以上徐表格OA串發(fā)麗區(qū)域倍總監(jiān)-冀兵攤，跟貫催區(qū)樸域總伍監(jiān)在酷下周洲一上尸午10疲:0圖0之前處油理完我畢。銷售咱預(yù)測每月16號之矮前OA串發(fā)孩區(qū)域射總監(jiān)-冀兵感，并徐跟催足區(qū)域出總監(jiān)18日之哨前處窯理完斗畢。周例處會既宴要周例認(rèn)會既股要本拆定期乏交區(qū)平域總嚴(yán)監(jiān)審癥核簽受字，液年終株帶回仗公司探歸檔傘。入職旺辦理入職杏者需柏準(zhǔn)備:1.一寸鐮彩色妻照片養(yǎng)共兩踐張2.近三鎮(zhèn)個月定內(nèi)的感體檢做報告平一份魔（需段在國問家公歌立醫(yī)他院體倦檢，煌并蓋莊有醫(yī)談院公起章）3.身份跌證、哨畢業(yè)耳證、丟學(xué)位花證復(fù)犧印件炮一份遮，簡僅歷一材份，夜如為懶二代場身份酬證，聰需正違反面療復(fù)印4.其余敢各類模證書帽（英腳語四松級證亂或職妨稱證友等）旁如有奮，復(fù)雷印件綿各一炎份5.前一鼻家就負(fù)職公閥司的底離職副證明6.另外耕銷售穗人員弟須提伴供擔(dān)惱保，聚文員挽不需貿(mào)要，提供畢業(yè)哭證原率件郵使寄回悄公司入職夢者需西填寫:員工翻登記肺表(請在就員工鼻登記芬表填家寫完朝后檢許查,看是框否填列寫完握整)請辦蒸事處竹主任閱在聘會用部惜門意紙見處不簽字詢。勞動引合同(在正掀面員差工處飼及反倍面的顫乙方宋簽字,一式書兩份)保密達(dá)合同(在正遭面員敞工處研及反曾面的千甲方怪簽字,一式謊兩份)所有光應(yīng)聘友者交它的資懇料以吵及填會寫的漏表格鴉合同孔請及新時寄絞回公容司冀羽兵處固，否氣則未筍及時古入職軋將影響到漫工資濤的發(fā)恩放。離職驢辦理辦事俊處人艘員離構(gòu)職應(yīng)翻提前10日寫撤離職垃申請陰，辦壇事處翠主任申、區(qū)趨域總征監(jiān)簽湯字后營，由腔文員羽發(fā)起她離職篇聯(lián)絡(luò)汁函并辯協(xié)助征其及賢時辦暖理離灣職手蛋續(xù)。工作獅交接勾單離職飯辦理工作峰交接歷單離職吧辦理調(diào)離醉單離職想辦理調(diào)離影單資料韻申請每月10號之丟前申畢請產(chǎn)肢品資卡料，10蟻-1省5號寄捏出注意姐：請獸寫清財楚產(chǎn)艱品資欣料全毫名聯(lián)絡(luò)印函發(fā)橡送此聯(lián)詞絡(luò)函庸為錯孝誤流買程，仿兩位叼聯(lián)絡(luò)艙員同肌為本楊部門招人員勸，龜無法響加簽嘴其他局部門軍，部追門經(jīng)誼理應(yīng)俗選馮撒丹，迎由馮茄丹加殖簽冀授兵，享冀兵靈加簽甲其他呀部門脖人員抬。錯誤正確聯(lián)絡(luò)字函發(fā)袍送接收書部門挨與知重會部棋門請昆分清次楚錯誤正確差旅及業(yè)務(wù)費報銷注意事項單據(jù)填、粘貼規(guī)定市場降管理誤服務(wù)基部目時錄單據(jù)填、粘貼規(guī)定市場艇管理挺服務(wù)旗部√×

填寫方式水性簽字筆、鋼筆圓珠筆、鉛筆等粘貼順序按類別、按時間雜亂無序，或按金額大小粘貼方式1.從左向右橫向粘貼：2.用雙面干凈的白紙或粘貼單粘貼發(fā)票；3.每張發(fā)票都粘貼在粘貼單上：4.粘貼的發(fā)票邊界不能超過費用報銷單：5.票據(jù)較多時，可分行粘貼或分多張粘貼單粘貼，盡量貼平整。1.從上往下豎向粘貼；2.用印有公司機密，公司各種印章，個人身份證等紙張，用費用報銷單，發(fā)票入帳單來粘貼發(fā)票；3.發(fā)票粘貼在發(fā)票上；4.粘貼的發(fā)票邊界超過費用報銷單；5.很多票據(jù)堆貼在一張粘貼單上，鼓得像小山似的。報銷末票據(jù)捐的填盛、粘千貼規(guī)校定市場下管理僚服務(wù)平部機打孝發(fā)票似請開貨公司斧全稱竟，有瞇效期種三個盟月√×

填寫方式每一項都填寫完整、真實。能與報銷的票據(jù)、差旅行程符合。經(jīng)常缺胳膊少腿，不是用車時間沒寫，就是報銷費用沒寫。也與報銷的油費的加油時間，過路過橋的日期對不上。報銷方式1.主任統(tǒng)一報銷；配有兩輛車的辦事處，報銷時寫上車牌號并分開報銷，2.車輛使用費單獨報銷，填寫費用報銷單；3.按油費、路橋費、停過費等項分別逐行填列。

1.各個銷售經(jīng)理分別報銷，多分報銷單；兩輛車的票據(jù)混雜在一起，也沒有寫車牌號。2.與其他的差旅費等填在一起報銷；3.只總寫一個車輛費，未分項填寫。粘貼方式車輛登記表黃聯(lián)粘貼在報銷單后面，并一張張折成同費用報銷單同樣大小用釘書針釘，所有表格窩在一起，沒有分開折好。車輛古費報含銷的泥填寫禾、粘痰貼規(guī)左定市場美管理騎服務(wù)誘部差旅及業(yè)務(wù)費報銷注意事項市場史管理惑服務(wù)芒部辦公費網(wǎng)絡(luò)費/固定電話費

600元/月，辦事處通訊費用報銷要憑通話清單和發(fā)票，嚴(yán)禁撥打聲訊臺等與工作無關(guān)電話。辦公費（郵寄、復(fù)印、傳真、日常辦公用品）辦公費用報銷需提供相關(guān)說明清單，并由專人登記報銷，每季度匯總后報市場部備案。水電煤氣費

平均700元/月，需在有正式發(fā)票，沒有發(fā)票可以正式收據(jù)+辦公類發(fā)票。房租、物業(yè)、采暖等

實報，需提供正式發(fā)票和房租合同。標(biāo)書制作費因制作標(biāo)書所產(chǎn)生的費用，票據(jù)寄到產(chǎn)品推廣部標(biāo)書組，費用歸屬產(chǎn)品推廣部。

費旗用滔報衡銷差旅央費報證銷注湖意事衡項：（灣一）市場疑管理坑服務(wù)智部市內(nèi)交通費1.在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實報；2.不能有連號的機打發(fā)票：3.出租車發(fā)票地點與出差地點一致；4.自駕車輛可在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)報銷油費和停車費，但不得報銷的士費。1.主任500元/月，銷售經(jīng)理300元/月；負(fù)責(zé)電廠和非電力的銷售經(jīng)理500元/月（每個辦事處一人）：2.出現(xiàn)多張連號的機打發(fā)票及發(fā)票與出差點不符，都是不真實的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)不能報銷并通報批評；3.不能報銷公交卡充值發(fā)票。長途差旅費1.住宿費在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實報；

2.盡量少貼手撒長途交通票；3.辦事處駐地、公司和辦事處駐地往返和會議期間（含展會）不享受差旅補貼4.主任報銷機票時請注明機票的折扣。銷售經(jīng)理因特殊情況需坐飛機，需先提交機票申請單。1.主任170元/天，銷售經(jīng)理120元/天；同一天的住宿發(fā)票不能是幾個賓館的發(fā)票；2.手撕票沒有蓋收款單位章不能報銷；3.自駕車油費補助公里數(shù)*0.7，公里數(shù)可查詢

通訊費13年4月之后通訊費不再報銷，統(tǒng)一使用公司配的手機號費褲用個報晚銷差旅頸費報欠銷注叨意事唱項：（長二）市場斥管理敏服務(wù)計部搬運費搬運費需走OA申請；報銷時需提供客戶蓋章證明。若沒有正式搬運費發(fā)票，需用收據(jù)+交通類發(fā)票。會務(wù)費會務(wù)費支付和報銷需提供會務(wù)通知。計入其他部門費用需附費用說明，寫清楚費用發(fā)生的原因及情況。并注明費用計入的具體部門（如生產(chǎn)一部）差旅費對帳若收到的差旅費報銷金額與所填寫的報銷單金額不符，請及時提供WORD文檔說明交費用專員與財務(wù)核對。差旅恒費報服銷注寶意事仆項：（鄉(xiāng)豐三）市場佳管理逗服務(wù)灣部一定多要記頃得郵寄時間華北區(qū)、華中區(qū)、內(nèi)蒙、江蘇、河南、上海每月3號前，辦事處統(tǒng)一寄回，不要個人單獨寄。同時OA上發(fā)電子版。西北區(qū)、東北區(qū)、廣東、云南、貴州、廣西、福建每月20號前，辦事處統(tǒng)一寄回，不要個人單獨寄。同時OA上發(fā)電子版。費用按期報銷，過期不予補報。延遲郵寄單據(jù)者（按規(guī)定時間郵寄，并以郵戳為準(zhǔn)），按延遲天數(shù)從主任本月工資中扣罰，每天50元。若單據(jù)填報不規(guī)范需返回者，從個人本月工資中扣罰50元/次。差旅暈費報砍銷注談意事沉項：（權(quán)四）