行政管理制度大全

行政管理制度行政管理制度第#頁(yè)共22頁(yè)行政管理制度（草案）行政部2011年目錄一、日常事務(wù)管理規(guī)定考勤制度辦公環(huán)境及著裝管理規(guī)定公關(guān)事務(wù)管理制度接待費(fèi)用的管理二、辦公物品管理制度辦公物品的購(gòu)買(mǎi)辦公用品的申報(bào)及領(lǐng)用辦公用品的報(bào)廢處理辦公用品的保管公司固定資產(chǎn)的管理公司辦公設(shè)備的使用電話使用規(guī)范電腦及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定辦公室鑰匙的管理三、文書(shū)資料管理規(guī)定文書(shū)管理體系圖總則文件收發(fā)文件管理文件的郵寄的管理文件的領(lǐng)取重要文件管理帶有公司標(biāo)識(shí)的信紙、信封的使用:公章及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的使用四、保密規(guī)定五、出差管理制度六、安全管理制度一、日常事務(wù)管理規(guī)定考勤制度1員工享受?chē)?guó)家規(guī)定的假期。如五一、十一、春節(jié)等，按國(guó)家規(guī)定休假。2除公司高管成員外,全體員工均要求打卡,嚴(yán)禁代打卡3工作時(shí)間周一至周五9：00——18：00周六/周日休息4曠工4。1以下情況為曠工：無(wú)故不到崗或擅自延長(zhǎng)假期;未按程序請(qǐng)事假；未經(jīng)批準(zhǔn)的假期;因私未打卡并未進(jìn)行考勤記錄；當(dāng)月遲到或早退累計(jì)三次的，記為曠工一天；其他按考勤規(guī)定應(yīng)列為曠工的行為；曠工不足2小時(shí)按2小時(shí)計(jì)算,超過(guò)2小時(shí)按半天計(jì)算.5員工要按時(shí)上班，并簽到。如在工作時(shí)間因故遲到或早退，須提前向本部門(mén)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn).并至行政部進(jìn)行考勤說(shuō)明。6門(mén)卡丟失、損壞、忘帶等不能打卡時(shí)，應(yīng)以登記進(jìn)行考勤，但不可作為理由，事后進(jìn)行考勤說(shuō)明。7午餐時(shí)間為12：00——13：00，如有因故不能按時(shí)須提前或延遲用餐，須經(jīng)本部門(mén)的經(jīng)理批準(zhǔn).8如果因個(gè)人原因有可能遲到或早退，須提前通知行政部。如果因急事或因病，須在9：30之前通知前臺(tái)，以便及時(shí)通知到部門(mén)，便于各部門(mén)工作的安排.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自不到視為曠工.（事假/病假需至行政部填寫(xiě)請(qǐng)假單進(jìn)行考勤說(shuō)明）。9如果因工外出，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并通知前臺(tái)同時(shí)在外出登記表登記，以便公司可以及時(shí)聯(lián)系到，并可做好考勤記錄.10加班1員工加班單需交至行班部，以便行政部的考勤記錄。2特殊情況員工超長(zhǎng)加班，可由部門(mén)經(jīng)理安排補(bǔ)休.（需報(bào)行政部備案,以便考勤記錄）11下班后，員工不得因私人事物而滯留在公司，并使用公司辦公設(shè)備。辦公環(huán)境及著裝管理規(guī)定公共環(huán)境：1禁止在指定區(qū)域內(nèi)吸煙。2禁止以涂抹、刻畫(huà)、張貼等任何方式破壞公司辦公環(huán)境。3員工需將廢紙、廢物入簍，剩水、剩茶倒入指定地點(diǎn)。4禁止在辦公環(huán)境內(nèi)扎堆、聊天、大聲喧嘩。辦公環(huán)境：1員工需維護(hù)個(gè)人辦公區(qū)域衛(wèi)生，辦公桌椅、辦公設(shè)備表面不得附著塵土并且擺放合理整齊,衣柜上方不得擺放物品。2辦公區(qū)內(nèi)不得堆放大宗資料、紙箱等物品，該類(lèi)物品應(yīng)放置庫(kù)房保存。3下班離開(kāi)辦公室前，員工需關(guān)閉辦公位所用設(shè)備的電源并將臺(tái)面的物品歸位,鎖好個(gè)人物品。4禁止在辦公區(qū)域內(nèi)用餐。特殊情況下員工用餐可在指定的公共區(qū)域。5前臺(tái)要時(shí)刻保持安靜。員工不可以在前臺(tái)、會(huì)議室及在客人面前吃東西。著裝：市場(chǎng)部及銷(xiāo)售部人員必須注意著裝。男士需著西裝,佩戴領(lǐng)帶。夏季男士可著襯衫，西褲,需佩戴領(lǐng)帶,女士需著職業(yè)裝，要做到大方得體。1員工在周一至周四的工作時(shí)間內(nèi)必須著正裝.2員工需著莊重、大方、得體的職業(yè)套裝。夏季不得著過(guò)露的服裝。3若無(wú)接待任務(wù)，每周五可著便裝，但不得穿短褲、超短裙（超過(guò)膝上10CM）過(guò)露服裝。公關(guān)事務(wù)管理制度應(yīng)接電話：1響鈴時(shí)，應(yīng)盡快拿起話筒接聽(tīng)來(lái)電。2對(duì)方說(shuō)話聲音小時(shí)，不能大聲音叫嚷，而要有禮貌地告訴對(duì)方。3找人時(shí)，來(lái)電話指明找人，應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人.如果不在,應(yīng)明確告訴對(duì)方，如果需要留言，應(yīng)做好紀(jì)錄并即時(shí)將來(lái)電轉(zhuǎn)告。4通話時(shí),如果有其他客戶進(jìn)來(lái),不得置之不理,應(yīng)該點(diǎn)頭致意。如果需要與同事講話，應(yīng)有禮貌地說(shuō)，“請(qǐng)您稍等”，然后捂住話筒，小聲交談。5通話中突然中斷,應(yīng)該立即掛上電話再次接通后表示歉意,并說(shuō)明原因.6打完電話，不要自己先掛斷電話，應(yīng)該等對(duì)方掛斷之后再輕輕放下。7在業(yè)務(wù)通話高峰時(shí)，盡量不要往外打電話,不要占線時(shí)間太長(zhǎng)。公司參觀管理規(guī)定：1欲參觀公司者，必須事先與行政部聯(lián)系，填寫(xiě)“參觀公司申請(qǐng)單”，轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。審批后方可參觀.2參觀公司需由公司相關(guān)部門(mén)的人員陪同.3一般情況下禁止外來(lái)參觀者在作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)拍照。公司來(lái)賓接待管理辦法：1外客不得擅自進(jìn)入公司，前臺(tái)要做好來(lái)客登記工作及接待工作。2公司內(nèi)如有客人預(yù)約將至我司，請(qǐng)與前臺(tái)聯(lián)系將客人的姓名及單位告知，以便前臺(tái)做好接待工作。3接待程序：來(lái)客登記（來(lái)客姓名，約見(jiàn)人等）。通知約見(jiàn)人,經(jīng)約見(jiàn)人確認(rèn)后方可進(jìn)行公司。桂待費(fèi)用的管理：1必須注意接待費(fèi)用支出項(xiàng)目與接待用途及目的一致。公司的營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、融資以及其他經(jīng)營(yíng)，有其客觀的目的性,任何接待上的開(kāi)支不得背離經(jīng)營(yíng)上的目的和要求。接待費(fèi)用開(kāi)支，必須本著最小支出、最大效果的原則，充分考慮和認(rèn)清每一次接待的目的和接待方法，合理接待，有效的使用經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。各級(jí)責(zé)任者或主管領(lǐng)導(dǎo)，必須充分審核每一次接待任務(wù)與接待方式，給予接待任務(wù)的擔(dān)當(dāng)者以適當(dāng)?shù)闹甘尽?每個(gè)部門(mén)都必須分別進(jìn)行預(yù)算，并在預(yù)算范圍內(nèi)開(kāi)支。預(yù)算按過(guò)去的平均實(shí)績(jī)來(lái)確定。員工在對(duì)外交際應(yīng)酬時(shí)，應(yīng)本著節(jié)約務(wù)實(shí)的原則,做到簡(jiǎn)單合理,不奢侈浪費(fèi)。二、辦公物品管理制度辦公物品的購(gòu)買(mǎi)辦公室所有辦公物品的購(gòu)買(mǎi)均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的由報(bào)及領(lǐng)用1申報(bào)：各部門(mén)由負(fù)責(zé)人將每月之所需辦公用品申報(bào)至行政部,由行政部統(tǒng)一購(gòu)置。各部所需之辦公用品，單價(jià)為1000元以上，需特別注明,行政部將報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。如有急需之辦公用品未能在20日計(jì)入申報(bào)計(jì)劃的，請(qǐng)書(shū)面報(bào)知行政部并注明原因。各部門(mén)不得自行購(gòu)買(mǎi)辦公用品，如無(wú)特殊原因,公司將不預(yù)支付。申報(bào)日期：每月20日2領(lǐng)?。褐燎芭_(tái)處領(lǐng)取辦公用品，要寫(xiě)清名稱、數(shù)量并簽字。如有辦公用品急需購(gòu)買(mǎi),需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理及行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，方可購(gòu)買(mǎi)。前臺(tái)要在月未將本月辦公用品的領(lǐng)取情況匯報(bào)至行政部,以便行政部制定下一個(gè)月的辦公用品之預(yù)算.前臺(tái)在月未提交下月辦公用品之購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃時(shí)，也要將本月辦公用品領(lǐng)取情況一并交至行政部。辦公用品的報(bào)廢處理:對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品，要作好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫(xiě)清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。辦公用品的保管1對(duì)入庫(kù)之辦公用品要進(jìn)行登帳記錄；2行政部要清楚掌握辦公用品庫(kù)的情況;3要在每月月底進(jìn)行盤(pán)存,以便做好下月之預(yù)算。員工領(lǐng)取的辦公用品要節(jié)約使用，避免浪費(fèi)公司固定資產(chǎn)的管理1行政部負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的保管：建帳。資產(chǎn)到位后,行政部系統(tǒng)建帳并細(xì)化至各部門(mén)及個(gè)人;建立編號(hào)，將資產(chǎn)統(tǒng)一編號(hào)歸檔貼固資標(biāo)簽；定期盤(pán)點(diǎn);2固定資產(chǎn)調(diào)配及新員工辦公用機(jī)：固定資產(chǎn)調(diào)配需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)調(diào)配單》由行政部進(jìn)行固定資產(chǎn)的調(diào)配；新員工辦公用機(jī)。由行政部統(tǒng)一根據(jù)人力資源部提供的各部到崗名單進(jìn)行調(diào)撥或配備；3固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)：固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)要經(jīng)公司審批決定后方可購(gòu)買(mǎi),由財(cái)務(wù)部通知行政部入庫(kù)并歸檔。公司辦公設(shè)備的停用1員工應(yīng)愛(ài)惜公司的辦公設(shè)備，珍惜公司的資源2員工要愛(ài)護(hù)公司的辦公設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題請(qǐng)即時(shí)與行政部聯(lián)系。3員工如在使用過(guò)程中損壞了公司的辦公設(shè)備，公司要依據(jù)情況對(duì)員工進(jìn)行處罰情節(jié)嚴(yán)重：照價(jià)賠償［如造成設(shè)備無(wú)法恢復(fù)等給公司造成損失］情節(jié)較輕：100—500元之間［未造成設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，還可以修復(fù)使用］視情況而定復(fù)印機(jī)的使用；如員工需要復(fù)印大量的文件，需交由前臺(tái)處理。如員工對(duì)復(fù)印機(jī)的使用不了解，可以向前臺(tái)處咨詢。如員工發(fā)現(xiàn)復(fù)印機(jī)卡紙或有其它問(wèn)題出現(xiàn)，請(qǐng)與前臺(tái)聯(lián)系處理，不要自行修理。傳真機(jī)的使用：如員工要向外地或境外發(fā)送傳真，需與前臺(tái)聯(lián)系，由前臺(tái)協(xié)助發(fā)送并記錄;如發(fā)現(xiàn)傳真缺紙或缺墨，請(qǐng)與前臺(tái)聯(lián)系更換，以保證工作如發(fā)現(xiàn)傳真機(jī)有問(wèn)題出現(xiàn)，請(qǐng)與前臺(tái)聯(lián)系傳真接收：前臺(tái)會(huì)將各部門(mén)的傳真送至各部門(mén)。在將傳真送至各部門(mén)時(shí),前臺(tái)會(huì)請(qǐng)接收人在傳真領(lǐng)取單上簽字.員工不得使用公司的辦公設(shè)備處理與工作無(wú)關(guān)的事情。申，話仲甲視范公司員工在禁止使用公司電話聯(lián)系私人業(yè)務(wù)員工在通話時(shí)要簡(jiǎn)潔扼要,以免耗時(shí)占線，浪費(fèi)資金注重禮貌，體現(xiàn)公司員工良好的文化素養(yǎng)和精神風(fēng)貌長(zhǎng)途電話使用規(guī)范：公司員工在撥打國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途時(shí)請(qǐng)使用公司申請(qǐng)的IP業(yè)務(wù)，如需撥打國(guó)際長(zhǎng)途請(qǐng)通知前臺(tái)由前臺(tái)接通并紀(jì)錄;?禁止因私撥打長(zhǎng)途電話。電腦及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定電腦的使用管理：電腦是公司配給各位員工的工作用具,請(qǐng)勿使用其辦理私人業(yè)務(wù)。員工不得自行對(duì)電腦進(jìn)行修理拆裝等，如有問(wèn)題請(qǐng)通知行政部處理。手提電腦的領(lǐng)用及保管手提電腦由行政部保管；1領(lǐng)取及退還程序:填寫(xiě)領(lǐng)取單，經(jīng)批準(zhǔn)后至行政部領(lǐng)取退還時(shí)需經(jīng)技術(shù)部檢驗(yàn)簽字技術(shù)部要對(duì)手提電腦的外觀、硬件設(shè)備等進(jìn)行檢查，如歸還后出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)由技術(shù)部檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé).辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用辦公網(wǎng)絡(luò)需從結(jié)構(gòu)盡量避免危害性問(wèn)題的擴(kuò)散,一些智能性的設(shè)備往往會(huì)破壞良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境.而撥號(hào)設(shè)備的使用從網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)上使外部網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊者有了可乘之機(jī)。因此如下規(guī)定應(yīng)嚴(yán)格遵守：1。辦公網(wǎng)和測(cè)試網(wǎng)要嚴(yán)格分開(kāi)，所有測(cè)試用機(jī)及測(cè)試設(shè)備不得連接到辦公網(wǎng)上；2。辦公網(wǎng)內(nèi)添加任何特殊功能的設(shè)備（包括防火墻、路由器、交換機(jī)、集線器等）需填寫(xiě)增加設(shè)備申請(qǐng)表并由網(wǎng)管或技術(shù)部負(fù)責(zé)安裝。．嚴(yán)禁辦公用機(jī)在辦公網(wǎng)上利用辦公電話撥號(hào)上網(wǎng)。.辦公網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)名稱應(yīng)與使用者相同（若多臺(tái)機(jī)器屬同一責(zé)任人則在該口后添加數(shù)字以區(qū)別），計(jì)算機(jī)說(shuō)明應(yīng)以＊＊部*＊人的方式填寫(xiě)。.辦公用機(jī)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)軟件配置為windowsXP、windows7、Office2007等，以上軟件由技術(shù)部支持維護(hù)；其它各類(lèi)未經(jīng)技術(shù)部同意的軟件，不得安裝，已安裝的應(yīng)主動(dòng)到技術(shù)部備案或刪除。.員工不得私自拆卸辦公用機(jī)及不可擅自維修公司的電腦設(shè)備,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題請(qǐng)與行政部聯(lián)系,由行政部統(tǒng)一處理。.電腦是公司配備給員工的辦公用具，員工只可以用于工作;.公司員工不能利用公司的硬件設(shè)施作兼職工.員工不能利用公司設(shè)備和技術(shù)做私人業(yè)務(wù)。IP地址使用IP地址是一種資源，任何占用他人IP地址的行為將會(huì)造成他人無(wú)法使用網(wǎng)絡(luò)資源。因此，IP地址的整齊、規(guī)律是辦公網(wǎng)絡(luò)可用、高效的重要保證。請(qǐng)大家嚴(yán)格遵守如下規(guī)定：.公司的IP地址由技術(shù)部統(tǒng)一規(guī)劃、管理、按工位分配IP地址。.不得非法盜用或私自設(shè)定IP地址；網(wǎng)絡(luò)安全及防病毒目前各種黑客軟件及病毒的瘋狂流行對(duì)任何公司來(lái)說(shuō)都是重大的威脅，公司曾投入巨大人力和物力來(lái)盡力防范安全問(wèn)題的發(fā)生和病毒的流行,為了能保證公司網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行下述規(guī)定請(qǐng)大家一定遵守：1．所有上網(wǎng)計(jì)算機(jī)必須安裝技術(shù)部指定的防病毒軟件，并及時(shí)升級(jí)。2．每位員工在給其他員工發(fā)送帶有附件的郵件時(shí)，必須對(duì)所發(fā)的附件進(jìn)行查毒工作。以免病毒大規(guī)模擴(kuò)散。3．辦公網(wǎng)內(nèi)設(shè)備嚴(yán)禁安裝、下載、使用各種造成安全隱患的軟件，如：掃描器、端口攻擊程序、木馬程序、郵件炸彈、口令破解工具、嗅包器、鍵盤(pán)記錄程序等。由于此類(lèi)程序?qū)W(wǎng)絡(luò)安全及員工的個(gè)人隱私有很大威脅,請(qǐng)大家勿必遵守,如經(jīng)信息管理部檢查發(fā)現(xiàn)違反本規(guī)定的情況,將視情節(jié)對(duì)違反者處以通報(bào)批評(píng)至開(kāi)除的行政處罰。4．嚴(yán)禁在未授權(quán)的情況下對(duì)辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行試探、掃描、偵聽(tīng)等行為。為保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的重要信息及關(guān)鍵設(shè)備的安全，請(qǐng)大家遵守本規(guī)定，對(duì)違反本規(guī)定的情況將視情節(jié)對(duì)違反者處以直至開(kāi)除的行政處罰.5．為防止病毒侵?jǐn)_，在安裝、使用任何外來(lái)的軟盤(pán)和光盤(pán)時(shí)需經(jīng)網(wǎng)管許可，不得擅自裝載軟件,尤其是盜版軟件。6．公司的軟盤(pán)、光盤(pán)等不得私自帶出公司；7．員工不得將自用之光盤(pán)、軟盤(pán)帶入公司，以免感染病毒;處罰措施1．辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備的正確使用是公司網(wǎng)絡(luò)環(huán)境得以正常運(yùn)行的基本保證，請(qǐng)大家勿必遵守辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用規(guī)定，如員工違反本規(guī)定者將視情節(jié)處以100-500元罰款,造成破壞性后果的同時(shí)考慮一定程度的行政處罰。.IP地址的任意使用將導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)的徹底混亂嚴(yán)重影響其他設(shè)備、主機(jī)的正常使用，因此請(qǐng)大家嚴(yán)格遵守IP地址使用規(guī)定，切勿違反規(guī)定自行設(shè)定、更改IP地址,如員工違反本規(guī)定將視情節(jié)處以300—1000元罰款，對(duì)造成破壞性后果的同時(shí)考慮一定程度的行政處罰。.公司所有員工有義務(wù)維護(hù)辦公網(wǎng)絡(luò)的安全和健康，請(qǐng)大家嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)安全及防病毒規(guī)定以防止病毒給整個(gè)辦公網(wǎng)絡(luò)帶來(lái)災(zāi)害性影響,如員工違反本規(guī)定將視情節(jié)處以100-1000元的罰款，造成破壞性后果的同時(shí)考慮一定程度的行政處罰。瀏覽帳號(hào)使用原則.嚴(yán)禁利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)從事違反國(guó)家現(xiàn)行法律、法規(guī)和政策的活動(dòng)。任何使用恤進(jìn)行違法活動(dòng)的員工，公司將給予相應(yīng)處罰直至除名,同時(shí)所引起的法律責(zé)任全部由其本人承擔(dān)..未經(jīng)許可，不得在網(wǎng)上傳播有關(guān)公司管理、技術(shù)和財(cái)務(wù)機(jī)密的資料.違反者按公司保密規(guī)定予以處罰。.嚴(yán)禁利用網(wǎng)絡(luò)從事危害他人信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全及侵犯他人合法權(quán)益的活動(dòng)。違反者按危害程度處以100-1000元罰款直至除名。如觸犯法律，則由當(dāng)事人承擔(dān)全部法律責(zé)任..WWW瀏覽帳號(hào)僅限于帳號(hào)所有人使用，因借給他人使用而產(chǎn)生的一切后果，由帳號(hào)所有人負(fù)全部責(zé)任。.員工不得利用公司的internet設(shè)施上網(wǎng)瀏覽有關(guān)色情、反動(dòng)、暴力等網(wǎng)址，公司技術(shù)部可適當(dāng)封掉一些訐網(wǎng)址。違反者將處以100—500元罰款，情節(jié)嚴(yán)重處以除名。.員工不得使用公司的電腦在網(wǎng)上使用qq或其它方式進(jìn)行聊天、網(wǎng)上炒股及網(wǎng)上游戲等活動(dòng)；違反者將處以100—500元罰款,情節(jié)嚴(yán)重處以除名。6。1非指定員工不得進(jìn)入服務(wù)器設(shè)備間（機(jī)房）；6.2技術(shù)部任何人不得不經(jīng)允許把公司源代碼和程序帶出公司6。3未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將公司的程序、源代碼以任何形式進(jìn)行復(fù)制及進(jìn)行私人用途

6.4公司員工（非技術(shù)部）不得隨意向技術(shù)部人員了解相關(guān)的技術(shù)資料（除培訓(xùn)外）辦公室鑰匙的管理鑰匙：公司交給員工的建筑物、辦公室鑰匙或任何種類(lèi)的設(shè)備、必須安全和妥當(dāng)?shù)谋９?不得復(fù)制、不得借轉(zhuǎn)借他，并在離職是交還行政部.員工遺失鑰匙，需立即報(bào)知行政部。下班后請(qǐng)各位員工關(guān)好電腦,最后離開(kāi)辦公室的員工請(qǐng)關(guān)好燈及門(mén)窗.大家請(qǐng)隨時(shí)愛(ài)護(hù)及節(jié)約公司的資源!謝謝!三、文書(shū)資料管理規(guī)定文書(shū)管理體系圖：收收寄、制作、整理總則:文書(shū)處理4文書(shū)管理體系文書(shū)檔案I.處理、分發(fā)、保管、...借用分類(lèi)、編輯、歸檔、廢除、調(diào)用文件檔案管理子系統(tǒng)總則:文書(shū)處理4文書(shū)管理體系文書(shū)檔案I.處理、分發(fā)、保管、...借用分類(lèi)、編輯、歸檔、廢除、調(diào)用文件檔案管理子系統(tǒng)合同書(shū)、專(zhuān)利許可證、電報(bào)、1所謂文書(shū)是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書(shū)、專(zhuān)利許可證、電報(bào)、各種帳薄、圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)與公文。2全部文書(shū)歸公司所有并收藏、任何人不得私自占有.3必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密。4凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書(shū)”的形式進(jìn)行，所有文書(shū)的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則。5在緊急情況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書(shū)形式記錄下來(lái)。6公司文件的收發(fā)、領(lǐng)用、寄送、入檔及保管均由行政部負(fù)責(zé)。文件收發(fā):一般文件予以啟封，分送各部門(mén)私人文件不必開(kāi)啟，直接送收信人分送各部門(mén)之文件若有差錯(cuò),必須立即退回行政部文件管理：i行文編號(hào)：一般文檔：按公司、部門(mén)、文類(lèi)、年月日、編號(hào)的順序進(jìn)行文檔編號(hào)例1:行政部于3月28日的報(bào)告或?qū)徟募?部門(mén)/文類(lèi)/年月日-編號(hào)EN/Adm/Report/010328-001規(guī)定和通知按部門(mén)、文類(lèi)、字第幾號(hào)進(jìn)行文檔的編號(hào)例1：行政部2011年下發(fā)的第一份規(guī)定政規(guī)字2011第001號(hào)例2:行政部2011年下發(fā)的第一份通知政通字2011第001號(hào)1文檔的統(tǒng)一抬頭:（擬準(zhǔn)備,現(xiàn)行政部暫行）文件申報(bào)：1請(qǐng)認(rèn)真填寫(xiě)公司的文件簽報(bào)表，進(jìn)行文件的上報(bào)審批工作。2公司行文、簽報(bào)應(yīng)新遵循上呈下達(dá)原則，逐級(jí)傳遞，按規(guī)定簽閱。3各部門(mén)需將申報(bào)單存檔妥善保管，以備查。存檔工作:1文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行事理后,可分為兩類(lèi)保管,一類(lèi)是尚未完結(jié)的文書(shū),另一類(lèi)是可以歸檔的文書(shū)。全部完結(jié)的文書(shū)，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書(shū)保存薄”上做好登記，歸檔保存各部門(mén)將自行管理本部門(mén)之文檔。并按月進(jìn)行歸檔，即將文檔交至行政部進(jìn)入公司的檔案庫(kù)內(nèi)統(tǒng)一保存.以便管理及查找。各部門(mén)要做好會(huì)議紀(jì)要，平時(shí)的例會(huì)及一些重要的會(huì)議均要有會(huì)議紀(jì)錄并按月交由行政部封存?zhèn)洳椤?各部門(mén)做好資料收集、保存工作,對(duì)帶有機(jī)密性的廢棄物要及時(shí)進(jìn)行處理銷(xiāo)毀.文件的郵寄的管理:公司的文件的收發(fā)、郵寄由前臺(tái)負(fù)責(zé)。4。2員工如需從公司發(fā)傳真或郵寄物品,須先填寫(xiě)有關(guān)表格,在寫(xiě)明主要內(nèi)容并經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交行政部登記辦理。4。3員工在郵寄前須將要郵寄之地址及收件人等情況告知前臺(tái)，以便前臺(tái)協(xié)助辦理.4。4每日郵寄文件需在16:30分前通知前臺(tái)辦理,如果在16:30之后交至前臺(tái)將安排在次日辦理。文件的領(lǐng)取：行政部做好文件的借閱及領(lǐng)取的登記工作。1公司的機(jī)要文件和技術(shù)資料不得私自復(fù)印，員工借閱、復(fù)印資料,必須征得部門(mén)經(jīng)理的同意.2機(jī)要文件復(fù)印件的領(lǐng)取，需填寫(xiě)機(jī)要文件復(fù)印件申請(qǐng)單,由本部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由行政部提供復(fù)印件并記錄備查.3行政部復(fù)印的公司資料需加蓋行政部COPY章，以視區(qū)分。公司文件的領(lǐng)取1員工領(lǐng)取公司相關(guān)的資料:公司的專(zhuān)有資料（即有關(guān)公司權(quán)益和業(yè)務(wù)的資料），不論是屬于技術(shù)的、商業(yè)的、財(cái)務(wù)的或其它方面的，亦不論是否特別指明是專(zhuān)有資料的，均不能隨便透露,員工不能使用專(zhuān)用資料謀取私利,不論員工是否由于在公司任職而取得公司和他人的專(zhuān)用資料，不論資料的性質(zhì)是屬于技術(shù)的、商業(yè)的、財(cái)務(wù)的或其它方面的,上述規(guī)定一律適用，濫用專(zhuān)用資料的例子如下:出售上述資料，或在未經(jīng)任何授權(quán)的貿(mào)易或交易中使用上述資料，謀取公司的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)為其個(gè)人所有，取得明知是公司利益有關(guān)的財(cái)產(chǎn)。2員工領(lǐng)取資料：文件按性質(zhì)和機(jī)密性分類(lèi)，不同級(jí)別的文件鄰取資料權(quán)限不同，公司嚴(yán)格按此規(guī)定領(lǐng)取資料。至行政部領(lǐng)取，并要簽字登記；保守公司的機(jī)密；員工離職時(shí)須將資料返還行政部.3公司圖書(shū)的借閱：在前臺(tái)處填寫(xiě)借書(shū)卡，領(lǐng)取圖書(shū);愛(ài)護(hù)公司的圖書(shū)使用完畢后請(qǐng)盡早歸還如有遺失，由責(zé)任人照價(jià)賠償。重要文件管理：公司的重要文件（原件）由行政部負(fù)責(zé)保管。如下發(fā)之規(guī)定、意項(xiàng)書(shū)等。各部門(mén)如需要保存，只可保存復(fù)印件（復(fù)印件需加蓋行政部COPY章）。帶有公司標(biāo)識(shí)的信紙、信封的停用:9.7。1以公司名義對(duì)外行文可使用公司標(biāo)識(shí)的信紙及信封，如對(duì)客戶等9。7。2公司內(nèi)部行文（日常行文）則無(wú)需使用公司標(biāo)識(shí)的信紙及信封，統(tǒng)一使用公司行文抬頭即可9。7。3員工因私對(duì)外之行文則不允許使用任何帶有公司標(biāo)識(shí)的信紙、信封等公堂及葭W執(zhí)照的停用:1公司的公章、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等相關(guān)文件均由行政部保存。2如部門(mén)需要使用以上文件，程序如下:2。1填寫(xiě)申請(qǐng)單2。2經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、CEO批示后方可使用2.3見(jiàn)公章及營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用簽報(bào)單4如員工因個(gè)人需要開(kāi)具介紹信或開(kāi)具相應(yīng)之證明，可填寫(xiě)申請(qǐng)單由本部門(mén)經(jīng)理及行政部經(jīng)理批示即可.5以上公司文件原則上不允許外帶出公司，除非經(jīng)過(guò)CEO批準(zhǔn)。用印原則:1公司、部門(mén)名章及分部、分公司名章,分別用于以各自名義行文時(shí);2職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時(shí)使用用印方法1公司印章應(yīng)蓋在文件下面;2蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫印;四、保密規(guī)定1電子郵件要標(biāo)密發(fā)出內(nèi)容涉及秘密信息的電子郵件時(shí)，應(yīng)在“郵遞選項(xiàng)件選擇”中同時(shí)選擇“加密"、“禁止拷貝”、和“機(jī)密"郵戳，并在郵件結(jié)尾加注法務(wù)部統(tǒng)一提供的保密提示。2設(shè)置開(kāi)機(jī)/屏保/共享文件夾口令工作經(jīng)常涉及商業(yè)秘密的員工應(yīng)在自己的辦公用機(jī)上設(shè)置開(kāi)機(jī)口令和屏幕保護(hù)密碼。共享文件夾必須加設(shè)口令，用戶級(jí)共享文件夾必須設(shè)定權(quán)限.3打印/傳真密件要守侯打印密件時(shí)應(yīng)跟蹤打印過(guò)程。打印錯(cuò)誤的廢棄密件，應(yīng)用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀.傳真密件時(shí)應(yīng)首先通知收件人，并在收件人在場(chǎng)時(shí)發(fā)傳真.對(duì)方向我公司傳真密件時(shí)，我方收件人應(yīng)在傳真機(jī)旁等待接收.4廢棄密件要銷(xiāo)毀少量的廢棄紙質(zhì)密件要用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，不得隨意丟棄在廢紙簍中，大量的廢棄密件請(qǐng)交由行政后勤部銷(xiāo)毀。為杜絕泄密可能,其它非密件在丟棄時(shí)也應(yīng)撕毀。5密件單獨(dú)保管密件應(yīng)與普通文件分開(kāi)保管，電子密件及其存放目錄應(yīng)采用技術(shù)手段加密。公司重點(diǎn)保密部門(mén)應(yīng)逐步設(shè)立專(zhuān)門(mén)的保密柜存放密件.6離開(kāi)辦公位應(yīng)收好密件離開(kāi)辦公位時(shí)，應(yīng)將紙質(zhì)密件收入加鎖抽屜或文件柜，在辦公用機(jī)上打開(kāi)的電子密件應(yīng)予關(guān)閉。禁止將內(nèi)容涉及商業(yè)秘密的紙張或便條張貼于辦公位。7離崗應(yīng)交還密件員工離職時(shí),其上級(jí)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)清點(diǎn)并收回該員工管理、存檔和使用過(guò)的密件，在沒(méi)有交清有關(guān)涉及商業(yè)秘密的資料前，不得辦理離崗手續(xù)。對(duì)于內(nèi)部調(diào)動(dòng)的員工,應(yīng)清點(diǎn)并收回與其新崗位無(wú)關(guān)的密件.8不接觸、不打聽(tīng)、不傳播與己無(wú)關(guān)的秘密只接觸與自己工作有關(guān)的商業(yè)秘密,對(duì)與自己工作無(wú)關(guān)的商業(yè)秘密不打聽(tīng)，不收集，不在公共場(chǎng)所談?wù)摴旧虡I(yè)秘密。9接待應(yīng)在辦公區(qū)外公司員工應(yīng)該在接待區(qū)接待來(lái)訪人員。未經(jīng)本部門(mén)處級(jí)經(jīng)理以上干部書(shū)面許可，公司員工不得將公司以外人員領(lǐng)入辦公區(qū)。涉密信息謹(jǐn)慎答復(fù)不得在電話中高聲談?wù)撋婷軆?nèi)容，禁止向未證實(shí)身份者透露公司情況。涉密會(huì)議參會(huì)人員要控制對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)按照保密范圍確定參會(huì)人員，并于會(huì)議開(kāi)始前核對(duì)到會(huì)人員。五、出差管理制度員工出差機(jī)票及酒店的預(yù)訂：1員工出差不得自行預(yù)訂機(jī)票、火車(chē)票及酒店，需經(jīng)行政部統(tǒng)一預(yù)訂。2行政部會(huì)依據(jù)人事部、財(cái)務(wù)部之差旅規(guī)定為員工進(jìn)行出差的預(yù)訂事宜.3行政部會(huì)在員工的差旅報(bào)銷(xiāo)單上注明機(jī)票、火車(chē)票及酒店費(fèi)用，以便財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。六、安全管理制度：火災(zāi)和火災(zāi)的預(yù)防發(fā)現(xiàn)火警的任何人應(yīng)敲響最靠近的火警鐘以警告所有員工，然后向控制臺(tái)報(bào)告發(fā)生火警的位置.在不危及自身的情況下,利用最近的消防栓或滅火器撲滅火種,并警告其它員工關(guān)閉所有窗門(mén).如果不能控制火勢(shì)，全部員工應(yīng)將立即撤離現(xiàn)場(chǎng)，撤離時(shí)切勿使用電梯,應(yīng)關(guān)閉所有門(mén)窗，切勿冒不必要的危險(xiǎn)而危害員工本身的安全.熟知你最近的警鐘，滅火器和消防栓的位置，并熟知其操作方法.安傘及隱、熏的預(yù)防:為員工本身和他人的安全起見(jiàn)，員工應(yīng)將其認(rèn)為可能導(dǎo)致意外發(fā)生的不安全慣例或任何情況報(bào)其部門(mén)主管。員工應(yīng)妥善保管好自已的財(cái)物,避免丟失，如有遺失,公司不負(fù)責(zé)任.建議員工不要將自已的貴重物品帶至公司，以免遺失。ApplicationFrom簽報(bào)編號(hào)（No）：Department申請(qǐng)部門(mén)Applicant申請(qǐng)人Date2011年5月21日

Applicationform(articleforuse)日期⑴冊(cè)）:部門(mén) 申請(qǐng)人Department Proposer編號(hào)No類(lèi)別Sort數(shù)量amount備注Remark12345678910部門(mén)主管directorofdepartment

復(fù)核Check行政部確定購(gòu)買(mǎi)：Confirmbuy類(lèi)別Sort數(shù)量amount類(lèi)別Sort數(shù)量amount預(yù)計(jì)金額外行政部(Administration)Signature：辦公用品領(lǐng)用單ReceivelistDepartment: Date:編號(hào)No類(lèi)別Sort規(guī)格Spec單位Unit數(shù)量Amount單價(jià)Unitprice金額Price123456789101112131415L請(qǐng)驗(yàn)收后簽字：合計(jì)金額經(jīng)辦人行政部領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人注:本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，第二聯(lián)為出庫(kù)憑證。辦公用品盤(pán)存報(bào)告表CheckList(Articleforuse)

Date編號(hào)類(lèi)別規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)上期結(jié)存心”本期結(jié)存3口人本期購(gòu)進(jìn)本期發(fā)放3口人數(shù)量金額數(shù)量金額保管員:主管：復(fù)印文件申請(qǐng)單編號(hào)：申請(qǐng)部門(mén): 年月日文件名稱原稿頁(yè)數(shù)復(fù)印份數(shù)用紙類(lèi)型備注A3A4B4B5

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復(fù)印文件申請(qǐng)單編號(hào)：申請(qǐng)部門(mén)： 年月日文件名稱原稿頁(yè)數(shù)復(fù)印份數(shù)用紙類(lèi)型備注A3A4B4B5長(zhǎng)途電話使用登記

制表人印章登記表印章登記臺(tái)帳年月日行政部 呈報(bào)者登記年月日名稱印模管理人：經(jīng)手人：公類(lèi)名章職員其它 形狀圓其它用途：制成時(shí)期：年月日印章材質(zhì) 制印人金屬、水晶、其它廢止年月日廢止的理由：備注※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※印章登記表印章登記臺(tái)帳年月日行政部呈報(bào)者登記年月日名稱印模管理人：經(jīng)手人：種類(lèi)公司名章 職員其它形狀方圓其它用途：制成時(shí)期：年月日印章材質(zhì)金屬、水晶、其它制印人廢止年月日廢止的理由：備注

用章申請(qǐng)單部門(mén)申請(qǐng)日期用印類(lèi)別份數(shù)（頁(yè)數(shù)）文件名稱及說(shuō)明印鑒留存：申請(qǐng)人：部門(mén)經(jīng)理批示：CEO批求：經(jīng)手人：※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※用章申請(qǐng)單部門(mén)申請(qǐng)日期用印類(lèi)別份數(shù)（頁(yè)數(shù)）文件名稱及說(shuō)明印鑒留存：申請(qǐng)人：部門(mén)經(jīng)理批示：CEO批求：經(jīng)手人印章使用登記薄蓋章時(shí)間文件名稱及發(fā)文號(hào)公章類(lèi)別使用部門(mén)批準(zhǔn)人公章管理人及代行人印備注

制表人:文件收發(fā)登記單月日發(fā)件部門(mén)密（速）級(jí)件數(shù)編號(hào)收件部門(mén)或收件人收件人蓋

制表人:固定資產(chǎn)申請(qǐng)單資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱設(shè)備內(nèi)容備注品牌配置部門(mén) 申請(qǐng)人部門(mén)經(jīng)理：申請(qǐng)?jiān)颍侯I(lǐng)用人簽字：※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※固定資產(chǎn)申請(qǐng)單資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱設(shè)備內(nèi)容備注品牌配置部門(mén) 申請(qǐng)人部門(mén)經(jīng)理：申請(qǐng)?jiān)颍侯I(lǐng)用人簽字:固定資產(chǎn)調(diào)配單資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱設(shè)備內(nèi)容備注品牌配置

原使用部門(mén)使用人現(xiàn)使用部門(mén)使用人要求調(diào)配原因：行政部：經(jīng)手人:※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※固定資產(chǎn)調(diào)配單資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱設(shè)備內(nèi)容備注品牌配置原使用部門(mén)使用人現(xiàn)使用部門(mén)使用人要求調(diào)配原因：行政部：經(jīng)手人:手提電腦領(lǐng)用表申請(qǐng)部門(mén)Department申請(qǐng)人：（Signature：）事由Reason部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)DepartmentalManager所領(lǐng)